OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Usługa hotelarska z wyżywieniem i salą szkoleniową na potrzeby organizacji cyklu szkoleń, w ramach projektu Systemowe wsparcie procesów zarządzania w Jednostkach Samorządu Terytorialnego. TERMINY: Pakiet 1 Łódź: stycznia 2014 (2 grupy: grupa nr 1, grupa nr 2) lutego 2014 (2 grupy: grupa nr 1, grupa nr 2) Pakiet 2 Łódź: stycznia 2014 (2 grupy: gr. 3, gr. 4) lutego 2014 (2 grupy: gr. 3, gr. 4) Pakiet 3 Łódź: lutego 2014 (2 grupy: gr. 5, gr. 6) lutego 2014 (2 grupy: gr. 5, gr. 6) Pakiet 4 Łódź: lutego 2014 (1 grupa: gr. 13) marca 2014 (1 grupa: gr. 13) Pakiet 5 Warszawa: stycznia 2014 (2 grupy: gr. 7, gr. 8) stycznia 2014 (2 grupy: gr. 7, gr. 8) Pakiet 6 Warszawa: stycznia 2014 (2 grupy: gr. 9, gr. 10) lutego 2014 (2 grupy: gr. 9, gr. 10) Pakiet 7 Warszawa: stycznia 2014 (2 grupy: gr. 11, gr. 12) lutego 2014 (2 grupy: gr. 11, gr. 12)

2 I. USŁUGA HOTELARSKA: Wytyczne i zakres zadań do realizacji przez Wykonawcę: 1. Zamawiający wymaga aby nocleg z wliczonym w koszty śniadaniem uczestników kursów odbył się w hotelu o standardzie minimum trzygwiazdkowym w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie. 2. Hotel lub kompleks budynków połączonych ze sobą musi być zlokalizowany w okolicy umożliwiającej łatwy dojazd zarówno samochodem jak i środkami komunikacji miejskiej oraz dysponować ilością miejsc noclegowych (także restauracyjnych i konferencyjnych) dostosowaną do ilości uczestników podczas każdego zjazdu (pokoje 2 osobowe, ewentualnie jednoosobowe). 3. Wymagana lokalizacja hotelu: ŁÓDŹ: położony w Łodzi w granicach administracyjnych miasta. WARSZAWA: położony w centrum Warszawy max. 10 km od Dworca PKP - Warszawa Centralna. Odległość mierzona za pomocą portali umożliwiających pomiar odległości, tj. mapa.pf.pl; lub podobnych. 4. Liczba uczestników do usługi noclegu ze śniadaniem: Pakiet 1 Łódź: stycznia min. 2 osoby max. 6 osób lutego min. 2 osoby max. 6 osób Pakiet 2 Łódź: stycznia min. 25 osób max. 30 osób lutego min. 25 osób max. 30 osób Pakiet 3 Łódź: lutego 2014 min. 34 osoby max. 39 osób lutego 2014 min. 34 osoby max. 39 osób

3 Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST Pakiet 4 Łódź: lutego 2014 min. 14 osób max. 19 osób marca 2014 min. 14 osób max. 19 osób Pakiet 5 Warszawa: stycznia 2014 min. 24 osób max. 29 osób stycznia 2014 min. 24 osób max. 29 osób Pakiet 6 Warszawa: stycznia 2014 min. 32 osoby max. 36 osób lutego 2014 min. 32 osoby max. 36 osób Pakiet 7 Warszawa: stycznia 2014 min. 31 osób max. 36 osób lutego 2014 min. 31 osób max. 36 osób 5. Zamawiający dokładną liczbę i listę uczestników oraz strukturę wykorzystania zarezerwowanych pokoi przekaże na dwa tygodnie przed rozpoczęciem szkoleń. 6. Hotel zapewni 10 miejsc parkingowych przy budynku hotelowym w terminach kursów - zjazdów. 7. Śniadania: Śniadania w formie szwedzkiego bufetu minimalna wartość kaloryczna 800 kcal/1 osobę; z uwzględnieniem posiłków wegetariańskich. UWAGA!! Napoje: kawa, herbata, soki, woda mineralna oraz dodatki bez ograniczeń. 8. Noclegi: Pokoje dwuosobowe o powierzchni nie mniej niż 20 m 2, Wyposażenie meblowe: 2 łóżka 1-osobowe każde o wymiarach co najmniej cm, stolik okolicznościowy, szafka nocna przy łóżku, szafa na garderobę, biurko lub stół oraz krzesło, lustro i wieszak ścienny na odzież wierzchnią, lampka nocna przy łóżku, oświetlenie pokoju, dywan lub wykładzina dywanowa, odbiornik TV, dostęp do Internetu bezprzewodowego w pokoju, klimatyzacja. Łazienka w pokoju z wanną z baterią i natryskiem lub kabiną natryskową, umywalkę z blatem lub półką, dostępem do wody ciepłej i zimnej przez całą dobę, WC, lustro z oświetleniem, gniazdko elektryczne, kosz na śmieci. 9. Zamawiający wymaga co najmniej 2 miejsc w pokojach przystosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych.

4 10. Pokoje, część restauracyjna i sale konferencyjne muszą znajdować się w jednym budynku lub w kompleksie budynków połączonym zadaszonymi przejściami. 11. W pokojach wymagane są czyste ręczniki. 12. W przypadku otrzymania przez Wykonawcę informacji o przybyciu mniejszej niż wskazane wyżej w poszczególnych pakietach ilości uczestników szkolenia z planowanym noclegiem (ale nie mniej niż podane ilości minimalne) Wykonawca zobowiązuje się do wyliczenia ceny zakwaterowania w oparciu o faktyczną ilość uczestników (z zachowaniem warunku ilości minimalnych gwarantowanych przez Zamawiającego). 13.Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane. 14. Zamawiający nie pokrywa również kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. 15. Wymienione koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiającego zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. 16. Wykonawca zobowiązuje się udostępnić trenerom prowadzącym szkolenia (2 osoby) dwa pokoje na czas szkolenia oraz wyżywienie w cenie przewidzianej dla uczestników szkolenia, oddzielnie płatne przez trenerów. 17. Wykonawca zapewnieni obsługę recepcyjno-hotelową uczestników. Zakwaterowanie uczestników szkoleń będzie obejmować zameldowanie oraz udostępnienie do dyspozycji pokoi hotelowych w dniu rozpoczęcia szkolenia, w miarę możliwości i dyspozycyjności pokoi od godziny 9:30 w dniu przyjazdu, do opuszczenia i wymeldowania z pokoi hotelowych w dniu następnym zgodnie z obowiązującymi w hotelu godzinami doby hotelowej. W przypadku braku możliwości udostępnienia pokoi uczestnikom szkolenia w dniu rozpoczęcia szkolenia od godziny 9.30 hotel obowiązany jest do zapewnienia przechowalni bagażu dla uczestników szkolenia oraz szatni.

5 II. WYŻYWIENIE: 1. Wyżywienie: na każdy zjazd dwa dni żywieniowe: 1. dzień: 2 serwisy kawowe (tartinki, ciasteczka drobne, kawa rozpuszczalna i parzona, herbata czarna oraz smakowa, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana, dodatki: cukier, mleczko, cytryna) serwowane podczas zajęć w salach szkoleniowych od rana około 09:30 do południa oraz po południu do wieczora do około 17:00. UWAGA! Napoje: kawa, herbata, soki, woda mineralna oraz dodatki bez ograniczeń; tartinki, ciasteczka drobne dokładane podczas trwania zajęć w salach szkoleniowych, wymagana osoba do obsługi serwisu kawowego. obiad (zupa, drugie danie z wkładem mięsnym, deser) minimalna wartość kaloryczna 1500 kcal/1 osobę; z uwzględnieniem posiłków wegetariańskich. - w godzinach popołudniowych podczas przerwy w zajęciach merytorycznych. kolacja (zimne przekąski, danie na ciepło) minimalna wartość kaloryczna 1100 kcal/1 osobę; z uwzględnieniem posiłków wegetariańskich. - w godzinach wieczornych. UWAGA! Obiad i kolacja w części restauracyjnej znajdującej się w hotelu bądź kompleksie budynków połączonych ze sobą, w którym będą zakwaterowani uczestnicy szkoleń. Napoje: kawa, herbata, soki, woda mineralna oraz dodatki do wszystkich posiłków bez ograniczeń. UWAGA! Kolacja tylko dla uczestników korzystających z noclegu ze śniadaniem. 2. dzień: 2 serwisy kawowe (tartinki, ciasteczka drobne, kawa rozpuszczalna i parzona, herbata czarna oraz smakowa, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana, dodatki :cukier, mleczko, cytryna) serwowany podczas zajęć w salach szkoleniowych od rana około 08:30 do południa oraz po południu do wieczora do około 16:00. UWAGA! Napoje: kawa, herbata, soki, woda mineralna oraz dodatki bez ograniczeń; tartinki, ciasteczka drobne dokładane podczas trwania zajęć w salach szkoleniowych; wymagana osoba do obsługi serwisu kawowego. obiad (zupa, drugie danie z wkładem mięsnym, deser) minimalna wartość kaloryczna 1500 kcal/1 osobę; z uwzględnieniem posiłków wegetariańskich. - w godzinach dopasowanych do zajęć merytorycznych

6 UWAGA! Obiad w części restauracyjnej znajdującej się w hotelu bądź kompleksie budynków połączonych ze sobą, w którym będą zakwaterowani uczestnicy szkoleń. Napoje: kawa, herbata, soki, woda mineralna oraz dodatki do posiłków bez ograniczeń. 2. liczba uczestników korzystających z wyżywienia: Pakiet 1 Łódź: stycznia 2014: lutego 2014: Obiady i serwisy kawowe min. 37 osób max. 42 osób. Kolacja - min. 2 osoby max. 6 osób. Pakiet 2 Łódź: stycznia 2014: lutego 2014: Obiady i serwisy kawowe min. 41 osób max. 46 osób. Kolacja - min. 25 osób max. 30 osób. Pakiet 3 Łódź: lutego 2014: lutego 2014: Obiad i serwisy kawowe - min. 40 osób max. 45 osób. Kolacja - min. 34 osoby max. 39 osób. Pakiet 4 Łódź: lutego marca 2014: Obiady i serwisy kawowe - min. 20 osób max. 25 osób. Kolacja - min. 14 osób max. 19 osób. Pakiet 5 Warszawa: stycznia 2014: stycznia 2014: Obiady i serwisy kawowe - min. 44 osób max. 49 osób. Kolacje - min. 24 osób max. 29 osób. Pakiet 6 Warszawa: stycznia 2014: lutego 2014:

7 Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST Obiady i serwisy kawowe - min. 35 osób max. 40 osób. Kolacje - min. 32 osoby max. 36 osób. Pakiet 7 Warszawa: stycznia 2014: lutego 2014: Obiady i serwisy kawowe - min. 36 osób max. 41 osób. Kolacje - min. 31 osób max. 36 osób. 3. Zamawiający dokładną liczbę i listę uczestników przekaże na dwa tygodnie przed rozpoczęciem szkoleń. 4. Wykonawca zobowiązuje się udostępnić trenerom prowadzącym szkolenia (2 osoby) wyżywienie w cenie przewidzianej dla uczestników szkolenia, oddzielnie płatne przez trenerów. 5. W przypadku otrzymania przez Wykonawcę informacji o przybyciu mniejszej niż wskazane wyżej w poszczególnych pakietach ilości uczestników korzystających z posiłków (ale nie mniej niż podane ilości minimalne) Wykonawca zobowiązuje się do wyliczenia ceny wyżywienia w oparciu o faktyczną ilość uczestników (z zachowaniem warunku ilości minimalnych gwarantowanych przez Zamawiającego). III. SALA SZKOLENIOWA: 1. Sala szkoleniowa musi spełniać warunki: * klimatyzowana * z dostępem do Internetu * rzutnik * 2 flipcharty z mazakami * ilość miejsc dostosowana do ilości uczestników szkolenia, trenera oraz serwowanego podczas zajęć serwisu kawowego * układ stolików w podkowie z możliwością ich rozstawiania * Sale z oświetleniem dziennym UWAGA!! Serwisy kawowe odbywają się podczas zajęć w salach szkoleniowych. 2. Ilość sal szkoleniowych - dni szkoleniowych oraz uczestników:

8 Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST Pakiet 1 - Łódź: stycznia 2014 (2 grupy: 1 gr.- 20 osób; 2 gr. 20 osób) - 2 sale na dwa dni szkoleniowe 5-6 lutego 2014 (2 grupy: 1 gr.- 20 osób; 2 gr. 20 osób) - 2 sale na dwa dni szkoleniowe Pakiet 2 - Łódź: stycznia 2014 (2 grupy:3 gr.- 24 osób; 4 gr. 20 osób) - 2 sale na dwa dni szkoleniowe 5-6 lutego 2014 (2 grupy: 3 gr.-24 osób; 4 gr. 20 osób) - 2 sale na dwa dni szkoleniowe Pakiet 3 - Łódź: lutego 2014 (2 grupy: 5 gr.- 23 osoby; 6 gr. 20 osób) - 2 sale na dwa dni szkoleniowe lutego 2014 (2 grupy: 5 gr.- 23 osoby; 6 gr. 20 osób) - 2 sale na dwa dni szkoleniowe Pakiet 4 - Łódź: lutego 2014 (1 grupa: 13 gr.- 22 osoby) - 1 sala na dwa dni szkoleniowe 5-6 marca 2014 (1 grupa: 13 gr.- 22 osoby) - 1 sala na dwa dni szkoleniowe Pakiet 5 - Warszawa: stycznia 2014 (2 grupy: 7gr osoby; 8gr.- 24 osoby) - 2 sale na dwa dni szkoleniowe stycznia 2014 (2 grupy:7gr.-23 osoby; 8gr.-24 osoby) - 2 sale na dwa dni szkoleniowe Pakiet 6 - Warszawa: stycznia 2014(2 grupy: 9 gr.- 20 osób; 10 gr.- 18 osób) - 2 sale na dwa dni szkoleniowe 3-4 lutego 2014 (2 grupy: 9 gr.- 20 osób; 10 gr.- 18 osób - 2 sale na dwa dni szkoleniowe: Pakiet 7 - Warszawa: stycznia 2014 (2 grupy: 11 gr.- 22osoby; 12 gr.- 17osób) - 2 sale na dwa dni szkoleniowe 3-4 lutego 2014 (2 grupy: 11gr.- 22 osoby; 12 gr.- 17 osób) - 2 sale na dwa dni szkoleniowe: UWAGA!! Serwisy kawowe odbywają się podczas zajęć w salach szkoleniowych.

9 Rozliczenie poszczególnych części usługi Pakiet 1. Pakiet 1 - Łódź wykorzystanie noclegi ze śniadaniem wyżywienie - obiad i przerwa kawowa wyżywienie - kolacja sale konf. ilość do wyliczenia ceny styczeń luty grupa nr 1 (20 osób) grupa nr 2 (20 osób) I. Nocleg (ze śniadaniem) 6 osób 2 dni 12 II. Sala konferencyjna 2 grupy 4 dni 8 III. Obiad 42 osoby 4 dni 168 IV. Kolacja 6 osób 2 dni 12 V. Serwis kawowy 42 osoby 4 dni 168

10 Pakiet 2. Pakiet 2 - Łódź wykorzystanie noclegi ze śniadaniem wyżywienie - obiad i przerwa kawowa wyżywienie - kolacja styczeń luty grupa nr 3 (24 osób) grupa nr 4 (20 osób) sale konf. ilość do wyliczenia ceny I. Nocleg (ze śniadaniem) 30 osób 2 dni 60 II. Sala konferencyjna 2 grupy 4 dni 8 III. Obiad 46 osób 4 dni 184 IV. Kolacja 30 osób 2 dni 60 V. Serwis kawowy 46 osób 4 dni 184

11 Pakiet 3. Pakiet 3 - Łódź wykorzystanie noclegi ze śniadaniem wyżywienie - obiad i przerwa kawowa wyżywienie - kolacja luty luty grupa nr 5 (23 osoby) grupa nr 6 (20 osób) sale konf. ilość do wyliczenia ceny I. Nocleg (ze śniadaniem) 39 osób 2 dni 78 II. Sala konferencyjna 2 grupy 4 dni 8 III. Obiad 45 osób 4 dni 180 IV. Kolacja 39 osób 2 dni 78 V. Serwis kawowy 45 osób 4 dni 180

12 Pakiet 4. Pakiet 4 - Łódź wykorzystanie noclegi ze śniadaniem wyżywienie - obiad i przerwa kawowa wyżywienie - kolacja luty marzec grupa nr 13 (22 osoby) sale konf. ilość do wyliczenia ceny I. Nocleg (ze śniadaniem) 19 osób 2 dni 38 II. Sala konferencyjna 1 grupa 4 dni 4 III. Obiad 25 osób 4 dni 100 IV. Kolacja 19 osób 2 dni 38 V. Serwis kawowy 25 osób 4 dni 100

13 Pakiet 5. Pakiet 5 - Warszawa wykorzystanie noclegi ze śniadaniem wyżywienie - obiad i przerwa kawowa wyżywienie - kolacja styczeń styczeń grupa nr 7 (23 osoby) grupa nr 8 (24 osoby) sale konf. ilość do wyliczenia ceny I. Nocleg (ze śniadaniem) 29 osób 2 dni 58 II. Sala konferencyjna 2 grupy 4 dni 8 III. Obiad 49 osób 4 dni 196 IV. Kolacja 29 osób 2 dni 58 V. Serwis kawowy 49 osób 4 dni 196

14 Pakiet 6. Pakiet 6 - Warszawa wykorzystanie noclegi ze śniadaniem wyżywienie - obiad i przerwa kawowa wyżywienie - kolacja styczeń luty grupa nr 9 (20 osób) grupa nr 10 (18 osób) sale konf. ilość do wyliczenia ceny I. Nocleg (ze śniadaniem) 36 osób 2 dni 72 II. Sala konferencyjna 2 grupy 4 dni 8 III. Obiad 40 osób 4 dni 160 IV. Kolacja 36 osób 2 dni 72 V. Serwis kawowy 40 osób 4 dni 160

15 Pakiet 7. Pakiet 7 - Warszawa wykorzystanie noclegi ze śniadaniem wyżywienie - obiad i przerwa kawowa wyżywienie - kolacja styczeń luty grupa nr 11 (22 osoby) grupa nr 12 (17 osób) sale konf. ilość do wyliczenia ceny I. Nocleg (ze śniadaniem) 36 osób 2 dni 72 II. Sala konferencyjna 2 grupy 4 dni 8 III. Obiad 41 osób 4 dni 164 IV. Kolacja 36osób 2 dni 72 V. Serwis kawowy 41 osób 4 dni 164