Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej

Transkrypt

1 Strona1 Załącznik nr 1 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA na organizację dwóch wizyt studyjnych na terenie Niemiec w ramach Programu Poprawa jakości usług świadczonych w domach pomocy społecznej i placówkach opiekuńczo wychowawczych obszaru tematycznego Ochrona Zdrowia Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy realizowanego przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie. Zamówienie obejmuje następujący zakres: I. Usługę transportu autokarowego uczestników dwóch wizyt studyjnych. II. Zapewnienie noclegów w hotelu dla uczestników wizyt studyjnych w Niemczech (na terenie miasta Berlin). III. Zapewnienie pełnego wyżywienia. IV. Usługę tłumaczenia. V. Ubezpieczenie uczestników. VI. Opiekę pilota. Planowane miejsce wizyty studyjnej w Berlinie: a) Seniorenstiftung Prenzlauer Berg Berlin, Gürtelstraße 32, b) Seniorenheim Alfred Jung Alfred-Jung-Str. 17, Berlin, c) Altenzentrum Erfülltes Leben ggmbh Volkradstraße 28, Berlin, d) Spastikerhilfe Berlin e. G. (Tagesförderstätte) Lindenstr , Berlin. Planowana liczba uczestników: - 30 osób w ramach pierwszej wizyty studyjnej; - 30 osób w ramach drugiej wizyty studyjnej. I. Usługa transportu autokarowego uczestników wizyty studyjnej I.1. Świadczenie usługi przewozu osób w transporcie krajowym i międzynarodowym przy wykorzystaniu autokaru na rzecz grupy uczestników wizyt studyjnych w Niemczech w zakresie i terminach oraz na trasach określonych w niniejszym szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Zakres usługi obejmuje w szczególności: 1) Zapewnienie przez Wykonawcę do dyspozycji Zamawiającego autokaru co najmniej klasy LUX wraz z niezbędną obsługą. 2) Przewóz osób wskazanych przez Zamawiającego w terminach i na trasach międzynarodowych wskazanych przez Zamawiającego. 3) Przewóz osób wskazanych przez Zamawiającego w terminach i na trasach lokalnych w Niemczech wskazanych przez Zamawiającego. 4) Wykonawca powinien w pełni przestrzegać bezpieczeństwa wszystkich przewożonych osób w autokarze, zabezpieczyć na własny koszt wszelkie środki konieczne do udzielenia pierwszej pomocy w czasie przebywania ludzi w autokarze oraz dbać o czystość

2 Strona2 i porządek w autokarze. 5) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 6) Zamawiający nie zapewnia noclegu i wyżywienia dla kierowców. 7) Zamawiający nie pokrywa w ramach oddzielnej odpłatności kosztów Wykonawcy związanych z opłatami drogowymi w kraju i za granicą (w tym za przejazd autostradą) oraz opłatami parkingowymi jak i korzystaniem przez Wykonawcę z obsługi technicznej pojazdu (toaleta, klimatyzacja). Wykonawca wszystkie te koszty powinien uwzględnić w stawce za km przejazdu. 8) Wykonawca zapewni kierowców do wymienionego wyżej pojazdu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania odpowiednich służb celem przeprowadzenia kontroli stanu trzeźwości kierowców w każdym momencie trwania transportu. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania odpowiednich służb, celem sprawdzenia stanu technicznego pojazdów. W przypadku stwierdzenia, iż autokar jest niesprawny technicznie lub nie spełnia wymaganego standardu Zamawiający ma prawo żądać podstawienia autokaru sprawnego o wymaganym standardzie a Wykonawca ma to żądanie spełnić. Jeżeli wykonawca nie wywiąże się z tego obowiązku Zamawiający na koszt wykonawcy podstawi sprawny autokar o wymaganym standardzie od innego podmiotu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości korzystania ze środków transportu zbiorowego. I.2. Zakres rzeczowy i sposób realizacji zamówienia. 1) W zakresie zapewnienia przez Wykonawcę autokaru co najmniej klasy LUX wraz z niezbędną obsługą. Wykonawca zapewni do nieprzerwanej, całodobowej dyspozycji Zamawiającego autokar klasy LUX spełniający każdorazowo, co najmniej następujące warunki: a) Pojazd sprawny technicznie m.in. posiadający aktualne ważne badanie techniczne; b) Pojazd spełniający co najmniej normę EURO 4; c) Pojazd nie starszy niż 10 lat na dzień rozpoczęcia świadczenia usługi; d) Pojazd, w którym świadczona będzie usługa posiada ważną, aktualną polisę ubezpieczeniową OC oraz NNW w transporcie krajowym i międzynarodowym obejmującą pasażerów. e) Liczba miejsc siedzących dla pasażerów wskazanych przez Zamawiającego nie mniej niż 30; f) Konstrukcja pojazdu umożliwia przewóz przez każdego z 30 pasażerów bagażu podstawowego o wadze do 20 kg w luku bagażowym oraz bagażu podręcznego o wadze do 6 kg w kabinie; g) Pojazd wyposażony w następujące sprawnie funkcjonujące i dostępne dla podróżujących elementy zapewniające komfort podróży: toaleta, klimatyzacja i ogrzewanie, system video/dvd, barek (kawa, herbata, woda). h) W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, powodującej, że niemożliwe jest uruchomienie pojazdu lub jazda nim naraża jego pasażerów na niebezpieczeństwo lub jest niezgodna z przepisami prawa Wykonawca ma

3 Strona3 obowiązek niezwłocznie zapewnić inny pojazd o tych samych parametrach i tym samym standardzie, na własny koszt. 2) Wykonawca zapewni do nieprzerwanej, całodobowej dyspozycji Zamawiającego obsługę pojazdu obejmującą każdorazowo co najmniej: a) Kierowców (minimum dwóch) w liczbie niezbędnej do realizacji całości usługi oraz programu wizyt studyjnych z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie odpowiednich przepisów prawa krajowego, prawa wspólnotowego oraz prawa obowiązującego w Niemczech. b) Przedstawiciela Wykonawcy na terenie Polski będącego do dyspozycji Zamawiającego przez 24 godziny na dobę poprzez dyżur telefoniczny, upoważnionego do podejmowania wiążących decyzji po stronie Wykonawcy w zakresie sposobu realizacji usługi m.in. zapewnienia autokaru zastępczego, zapewnienia noclegu dla pasażerów. 3) W zakresie przewozu osób wskazanych przez Zamawiającego w terminach i na trasach międzynarodowych wskazanych przez Zamawiającego. Termin I wizyty r. - wyjazd w godzinach porannych z Lublina (Plac Zamkowy), - wieczorem przyjazd do hotelu w Berlinie r. - przejazdy do miejsc wskazanych przez Zamawiającego w Berlinie r. - wyjazd w godzinach porannych z Berlina, - wieczorem przyjazd do Lublina (Plac Zamkowy). Termin II wizyty r. - wyjazd w godzinach porannych z Lublina (Plac Zamkowy), - wieczorem przyjazd do hotelu w Berlinie r. - przejazdy do miejsc wskazanych przez Zamawiającego w Berlinie r. - wyjazd w godzinach porannych z Berlina, - wieczorem przyjazd do Lublina (Plac Zamkowy). Szacunkowa długość trasy to ok km. 4) W zakresie przewozu osób wskazanych przez Zamawiającego w terminach i na trasach lokalnych w Niemczech wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni przewóz osób wskazanych przez Zamawiającego na trasach lokalnych w Niemczech w terminach i na trasach wskazanych przez Przedstawiciela Zamawiającego. Przedstawiciel Zamawiającego podróżujący wraz grupą będzie wskazywał każdorazowo kierowcom autokaru konkretne godziny i cel wyjazdu niezwłocznie po powzięciu informacji w tym zakresie. Przejazdy będą realizowane co do zasady od 8.00 do

4 Strona4 I TERMIN I Grupa I.3. Informacje organizacyjne dla Wykonawcy 1) Zamawiający wyznaczy swojego przedstawiciela, który będzie reprezentował jego interesy w trakcie każdego z wyjazdów. Przedstawiciel Zamawiającego będzie podróżował razem z każdą grupą na wszystkich trasach w ramach limitu osób wskazanych w SOPZ i będzie kontaktował się z Wykonawcą. 2) Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę osób podróżujących, bezpośrednio przed rozpoczęciem każdego z wyjazdów jednak nie później niż 5 dni przed każdym z wyjazdów. II. Zapewnienia noclegów w hotelu dla uczestników wizyt studyjnych w Niemczech (na terenie miasta Berlin). II.1. Zakres rzeczowy i sposób realizacji zamówienia 1) Zapewnienie miejsc noclegowych na trzy doby w Berlinie w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym wszystkim uczestnikom dwóch wizyt studyjnych w pokojach jednoosobowych. 2) Zamawiający wymaga, aby pokoje były wyposażone odpowiednio, w co najmniej: a) pojedyncze łóżka; b) pełny węzeł sanitarny tj. toaleta, prysznic, umywalka; c) suszarkę do włosów; d) żelazko; e) komplet ręczników; f) szlafrok; g) lustro i szafa lub przestrzeń ubraniowa; h) klimatyzację; i) bezpłatny dostęp do wi-fi; j) telewizor. 4) Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane oraz innych kosztów np. udostępnianie w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. Koszty te stanowią wydatki indywidualne uczestników wizyt studyjnych i należy je rozliczać bezpośrednio z poszczególnymi osobami. II.2. Harmonogram pobytu w Berlinie uczestników dwóch wizyt studyjnych Termin Termin przyjazdu Termin wyjazdu Liczba uczestników Grupa Dzień r., (wieczór poniedziałek) Dzień r., (rano czwartek) 30

5 Strona5 II TERMIN II Grupa Termin Grupa Termin przyjazdu Termin wyjazdu Liczba uczestników Dzień r. (wieczór poniedziałek) Dzień r. (rano czwartek) 30 III. Zapewnienie pełnego wyżywienia. SUMA 60 III.1. Obiad w czasie podróży do Niemiec i podróży powrotnej do Lublina. Zapewnienie w trakcie podróży godzinnej przerwy obiadowej, w lokalu gastronomicznym, w którym każdy z uczestników wizyty studyjnej będzie miał możliwość dokonania wybory dwudaniowego zestawu obiadowego wraz z bezalkoholowymi napojami: a) kilka rodzajów zup do wyboru 350 ml/os., np. zupa grzybowa, krem z brokułów, zupa z dyni lub inna; b) do wyboru drugie danie: mięsne, wegetariańskie, ryba każde po 350 g/os.; c) ziemniaki lub ryż lub makaron lub kasza g/os.; d) warzywa gotowane lub zestaw surówek z warzyw sezonowych g/os.; e) do wyboru min. 3 rodzaje sałatek do wyboru (300 g/os), np. sałatka grecka, wielowarzywna, sałatka serowa, mix sałat włoskich z orzechami w sezamowym winegret; f) pieczywo 100 g./os.; g) kawa ml/os.; h) herbata- 200 ml/os.; i) soki 200 ml/os.; j) woda mineralna gazowana 250 ml/os.; k) woda mineralna niegazowana 250 ml/os.; l) cukier 4 saszetki po dwa gramy na os. Zamawiający informuje, iż pokryje koszt zakupu zestawu obiadowego do maksymalnej ceny wynoszącej 30,00 zł brutto dla każdego uczestnika. III.2. W zakresie zapewnienia każdorazowo posiłków w Berlinie dla uczestników dwóch wizyt studyjnych. Wykonawca zapewni każdorazowo wszystkim uczestnikom wizyt studyjnych pełne wyżywienie w trakcie pobytu w Berlinie: trzy śniadania, dwa obiady, trzy kolacje. Wykonawca zapewni posiłki spełniające co najmniej następujące wymogi: 1) Śniadanie powinno mieć formę śniadania kontynentalnego lub szwedzkiego stołu. Każdy uczestnik powinien mieć dostęp do soku, wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) oraz napojów ciepłych (kawa, herbata). Menu śniadania powinno być

6 Strona6 tożsame ze standardowym menu serwowanym w danym miejscu dla klientów komercyjnych i obejmować do wyboru produkty mięsne, mleczne i warzywne. 2) Obiad powinien mieć formę obiadu serwowanego i składać się co najmniej z: a) Przystawka zgodnie z menu serwowanym w danym miejscu dla klientów komercyjnych; b) Danie główne na jedną osobę co najmniej: zupa min. 300 ml.; mięso lub ryba min. 150 g.; ziemniaki lub ryż lub makaron min. 300 g.; sos lub surówka lub sałatka min. 100 g. Uczestnicy muszą mieć możliwość wyboru dania wegetariańskiego; c) Napoje zimne i ciepłe na jedną osobę do wyboru: sok min. 250 ml.; wody mineralna (gazowana albo niegazowana) min. 250 ml; kawa albo herbata min. 250 ml; d) Deser: ciasto kruche lub z kremem: trzy rodzaje do wyboru g/os. lub porcja lodów lub owoców (do uzgodnienia z Zamawiającym). 3) Kolacja w formie serwowanej albo szwedzkiego stołu. Każdy uczestnik powinien mieć dostęp do soku, wody mineralnej oraz kawy i herbaty. Kolacja powinna zawierać co najmniej jedno danie ciepłe o gramaturze min. 400g, w tym: mięso lub ryba min. 100 g.; ziemniaki lub ryż lub makaron min. 200 g.; sałatka min. 100 g. Uczestnicy muszą mieć możliwość wyboru dania wegetariańskiego. Zamawiający bezwzględnie wymaga, aby śniadania były serwowane w hotelu, w którym będzie świadczona usługa hotelowa (nocleg) we wczesnych godzinach porannych. Zamawiający preferuje godziny serwowania śniadań od godz do godz Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego. Czas serwowania śniadań nie może kolidować z programem wizyty studyjnej. Zamawiający wymaga, aby obiady były serwowane w restauracjach oddalonych nie więcej niż 30 minut podróży autokarem od placówki wizytowanej. Zamawiający wymaga, aby kolacje były serwowane w hotelu albo miejscu oddalonym od hotelu nie więcej niż 30 minut podróży autokarem od hotelu. Zamawiający preferuje godziny serwowania kolacji od godz do godz W przypadku konieczności dojazdu do miejsca serwowania kolacji Wykonawca wskaże uczestnikom środek transportu oraz pokryje koszt przejazdu w obydwie strony. Zamawiający wymaga, aby posiłki były serwowane w miejscach do tego przystosowanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i w warunkach umożliwiających nieskrępowaną konsumpcję tj. stoły, krzesła, szatnia. IV. Usługi tłumaczenia Świadczenie usługi tłumaczeń językowych z języka polskiego na język niemiecki oraz z języka niemieckiego na język polski, w szczególności o tematyce polityki społecznej, pomocy społecznej oraz ochrony zdrowia dla uczestników wizyt studyjnych. Zakres rzeczowy i sposób realizacji zamówienia: 1) Wykonywanie wszelkich tłumaczeń ustnych, w tym tłumaczeń symultanicznych i konsekutywnych podczas spotkań uczestników wizyt w Niemczech; 2) Wykonywanie wszelkich tłumaczeń pisemnych związanych ze spotkaniami uczestników wizyt w trakcie pobytu w Niemczech;

7 Strona7 3) Wykonywanie tłumaczeń okazjonalnych w trakcie pobytu uczestników wizyt w Niemczech. 4) Zamawiający wyznaczy swojego przedstawiciela, który będzie reprezentował jego interesy w trakcie każdego z wyjazdów. Przedstawiciel Zamawiającego będzie permanentnie podróżował razem z każdą grupą i będzie upoważniony do wydawania dyspozycji tłumaczom wyznaczonym przez Wykonawcę. 5) Zamawiający nie pokrywa w ramach oddzielnej odpłatności kosztów Wykonawcy lub wskazanego przez niego tłumacza wynikających z realizacji dodatkowych tłumaczeń na indywidualny wniosek uczestników wizyt. Koszty te stanowią wydatki indywidualne uczestników wizyt studyjnych i należy je rozliczać bezpośrednio z poszczególnymi osobami. V. Ubezpieczenie uczestników. W zakresie zapewnienia pakietu ubezpieczeń dla każdego z uczestników wizyty zgłoszonych uprzednio przez Zamawiającego na czas przejazdu i pobytu w Niemczech. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca ubezpieczył na własny koszt każdego z uczestników wizyty studyjnej od następujących ryzyk: 1) Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na kwotę co najmniej ,00 zł na osobę; 2) Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) na kwotę co najmniej ,00 zł na osobę; 3) Ubezpieczenie kosztów leczenia na kwotę co najmniej ,00 zł na osobę; 4) Ubezpieczenie bagażu na kwotę co najmniej 2.000,00 zł dla każdej z osób. VI. Opiekę pilota. Zamawiający wymaga, aby w trakcie świadczenia usługi Wykonawca zapewnił obecność swojego reprezentanta - pilota, który będzie odpowiedzialny za kontakty z Przedstawicielem Zamawiającego i czuwał, w imieniu Wykonawcy, nad sposobem świadczenia usługi na rzecz uczestników wizyty, przyjmowanie od nich zgłoszeń dotyczących związanych z tym uchybień, sprawowanie opieki nad uczestnikami wizyty w zakresie wynikającym z umowy, wskazanie lokalnych atrakcji oraz przekazywanie podstawowych informacji dotyczących odwiedzanego kraju i miasta. Pilot będzie bezpośrednio odpowiedzialny wobec Przedstawiciela Zamawiającego za: 1) organizację miejsc noclegowych i przyjmowanie reklamacji w tym zakresie; 2) organizację posiłków i przyjmowanie reklamacji w tym zakresie. Zamawiający wymaga, aby Pilot, jako reprezentant Wykonawcy był odpowiednio umocowany tj. posiadał kompetencje i środki do działania w imieniu Wykonawcy w zakresie koniecznym do należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga aby Wykonawca w trakcie realizacji usługi wziął pod uwagę bezwzględną konieczność punktualnej realizacji przez uczestników programu wizyty studyjnej i w taki sposób zorganizował swoją pracę, aby nie stała ona z przyczyn zależnych

8 Strona8 od Wykonawcy w kolizji z załączonym programem (np. kwestia czasu pracy kierowców, obowiązek serwisowania pojazdu, organizacji podawania posiłków). W przypadku zmiany programu wizyty studyjnej Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę o tym fakcie.