OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA WARIANT I Łódź, 220 uczestników I. Informacja o przedmiocie zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest usługa konferencyjna, restauracyjna i hotelowa na potrzeby konferencji rozpoczynającej projekt Poprawa zdolności administracyjnych sądów w tym systemów informatycznych finansowany ze środków funduszy norweskich oraz środków krajowych. II. Standard hotelu. Zamawiane usługi świadczone są w hotelu posiadającym decyzje o zaszeregowaniu do rodzaju oraz nadaniu kategorii co najmniej hotelu dwugwiazdkowego, zgodnie z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.). III. Lokalizacja hotelu 1. Miejsce konferencji: Łódź. Obiekt konferencyjno-hotelowy usytuowany w odległości umożliwiającej dotarcie z dworca kolejowego - Łódź Kaliska do miejsca konferencji pieszo lub środkiem komunikacji miejskiej w czasie nie dłuższym niż 45 minut (według rozkładu jazdy). 2. Zamawiający dopuszcza możliwość zorganizowania konferencji w Łodzi w obiekcie konferencyjno-hotelowym usytuowanym w innej odległości niż wskazana w pkt.iii.1, pod warunkiem zapewnienia transportu z dworca kolejowego Łódź Kaliska do miejsca konferencji oraz po zakończeniu konferencji z miejsca konferencji na dworzec kolejowy Łódź Kaliska dla wszystkich uczestników konferencji. IV. Termin wykonania zamówienia: Realizacja w I kwartale 2015 r. (od zakwaterowania i obiadu pierwszego dnia konferencji do obiadu i wykwaterowania drugiego dnia konferencji): usługa konferencyjna w obu dniach konferencji; usługa hotelowa 1 doba hotelowa; usługa restauracyjna w obu dniach konferencji. Rozliczenie nastąpi po protokolarnym odbiorze przedmiotu umowy, w terminie do 21 dni od dnia dostarczenia faktury do Zamawiającego. V. Usługa konferencyjna. 1. W pierwszym dniu konferencji od obiadu do kolacji, a w drugim dniu konferencji od śniadania do obiadu. 2. Wymagania ogólne: a) sala konferencyjna A w godzinach 14:00-15:30 pierwszego dnia konferencji i w godzinach 11:00-12:30 drugiego dnia dla 220 uczestników konferencji bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność; b) sale konferencyjne B, C i D dla 75 uczestników każda, dostępne w godzinach 15:45-18:30 pierwszego dnia konferencji i w godzinach 9:00-11:15 drugiego dnia bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność; c) personel zapewniający obsługę techniczną sali konferencyjnej w zakresie wymaganym do sprawnego i bezawaryjnego działania znajdującego się w niej 1

2 sprzętu, dostępny dla uczestników szkolenia co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem konferencji i w trakcie konferencji, aż do jej zakończenia w danym dniu; d) podczas konferencji warunki zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (wymóg dotyczy w szczególności oświetlenia i wentylacji, wykorzystywanego sprzętu komputerowego, jak też pozostałego sprzętu). 3. Ustawienie stołów w sali konferencyjnej A teatralne (np. 11 rzędów po 20 miejsc) plus stół prezydialny dla pięciu osób. 4. Ustawienie stołów w sali konferencyjnej B, C i D w podkowę (kształt litery U ) wraz ze stołem prezydialnym. 5. Wyposażenie sali konferencyjnej: co najmniej 2 mikrofony mobilne/bezprzewodowe; projektor multimedialny wraz z ekranem projekcyjnym; możliwość podłączenia komputera prelegenta do projektora multimedialnego Wykonawcy; możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych; flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru; możliwość podłączenia laptopów do zasilania oraz swobodny dostęp do internetu z każdego miejsca w sali dla każdego z uczestników szkolenia, dostęp do Internetu bezprzewodowego dla wszystkich uczestników konferencji. 6. Stół recepcyjny oraz krzesła przed salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników konferencji jak i rozmieszczenie materiałów konferencyjnych dla uczestników. 7. Serwis na stołach podczas obrad będzie uzupełniany na bieżąco szklanki i woda mineralna w butelkach 0,5 litra, w ilości minimum 1 butelka wody gazowanej i 1 butelka wody niegazowanej na uczestnika konferencji. VI. Usługa restauracyjna. 1. Śniadanie w drugim dniu konferencji: danie gorące, wędliny, sery, twaróg, sałatki, świeże warzywa, dżemy, pieczywo ciemne i białe, ciasto domowe, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna. 2. Obiad w pierwszym i drugim dniu konferencji: przystawka, zupa co najmniej 350 g na osobę, 2 dania gorące do wyboru (danie mięsne lub wegetariańskie) co najmniej 150 g na osobę, zestaw surówek lub warzywa gotowane co najmniej 150 g na osobę, porcja ziemniaków lub frytek / makaronu / ryżu / kaszy co najmniej 200 g na osobę, deser, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, wybór soków owocowych około 0,5 litra na osobę. 3. Miejsce wydawania posiłków (śniadanie, obiad, kolacja) musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywała się Konferencja, w oddzielnym / wyodrębnionym pomieszczeniu niż sala konferencyjna. W/w miejsce tj. przeznaczone dla celów konsumpcyjnych musi być wyposażone w krzesła i stoły według obowiązujących standardów. 4. Kolacja w pierwszym dniu konferencji: danie gorące, wędliny, sery, twaróg, sałatki, warzywa świeże i marynowane, ryby, dżemy, różne rodzaje pieczywa, ciasto domowe, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna. 5. Serwis kawowy: w pierwszym i drugim dniu konferencji (co najmniej 2 przerwy). Serwis kawowy składa się z co najmniej: świeżo parzonej kawy, wyboru herbat, mleka do kawy, cytryn w plastrach, cukru, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, wyboru soków owocowych, ciasta domowego. Serwis uzupełniany przed każdą przerwą oraz na bieżąco w razie potrzeby uczestników konferencji. 6. Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji wszystkich posiłków (między innymi: stoły, obrusy - tkanina, krzesła, naczynia, sztućce itp.). 2

3 7. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską - serwis gastronomiczny wszystkich posiłków (nakładanie i podawanie posiłków, sprzątanie stołów) w liczbie zapewniającej sprawną organizację, podawanie posiłków i sprzątanie. 8. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić menu do akceptacji Zamawiającego nie później niż na 7 dni przed pierwszym dniem Konferencji. 9. Wykonawca zobowiązany jest do terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym planem wydarzenia. 10. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków. VII. Usługa hotelowa. 1. Nocleg świadczony jako jedna doba hotelowa. 2. Wykonawca zapewnia zakwaterowanie, pobyt i nocleg dla 220 osób w następujących pokojach: a) 35 pokoi dwuosobowych; b) 150 pokoi jednoosobowych. 3. Zakwaterowanie uczestników konferencji w pierwszym dniu szkolenia od godziny 12:00. Wykwaterowanie drugiego dnia konferencji do godziny 14: Wykonawca zapewnia parking strzeżony dla uczestników konferencji przynajmniej na 75 samochodów osobowych. 5. Zamawiający zastrzega, że w ramach przedmiotowego zamówienia zapłaci jedynie za wykorzystane pokoje - warunek konieczny. VIII. Ogólne warunki dotyczące współpracy i komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcą. 1. Po podpisaniu Umowy wszelkie informacje (harmonogram konferencji, menu, rozmieszczenie pokoi, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz pozostałe informacje) przekazywane są przez strony wyłącznie w formie pisemnej (listownie, pocztą kurierską, faksem, osobiście) lub elektronicznej. W przypadku otrzymania każdego z dokumentów każda ze stron może zażądać potwierdzenia faktu ich otrzymania. 2. Wykonawca w złożonej ofercie wskazuje szczegółowe dane teleadresowe (adres do korespondencji, telefony, faks, , itp.). UWAGA: Za chwilę dostarczenia jakiegokolwiek dokumentu/materiału Zamawiającemu przyjmuje się datę i godzinę wpływu danego dokumentu/materiału do punktu podawczego Ministerstwa Sprawiedliwości w budynku przy Al. Ujazdowskich 11, Warszawa, lub chwilę uzyskania potwierdzenia odbioru w przypadku dokumentów/materiałów przekazywanych za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (w sytuacjach, gdy dostarczenie dokumentów/materiałów drogą faksową i/lub elektroniczną jest dopuszczone przez Zamawiającego) przy czym Wykonawca nie komunikuje się w zakresie realizacji Umowy z Zamawiającym poza dniami tygodnia od poniedziałku do piątku poza godzinami od Numer faksu oraz adresy poczty elektronicznej zostały wskazane w 11 ust. 2 Umowy. IX. Wykonanie. Umowę uważa się za wykonaną po podpisaniu przez Zamawiającego protokołu odbioru bez zastrzeżeń. Protokół odbioru uwzględnia wyniki ankiety przeprowadzonej wśród uczestników konferencji. X. Zastrzeżenie. 3

4 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji nie więcej niż o 15 osób. W takim przypadku wartość umowy ulegnie zmniejszeniu lub zwiększeniu stosownie i proporcjonalnie do kosztów świadczonych usług w przeliczeniu na 1 uczestnika konferencji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia Wykonawcy zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji na 7 dni przed planowanym wydarzeniem i przekaże ramowy plan konferencji nie później niż 3 dni robocze przed wydarzeniem. Liczba rzeczywistych uczestników kolacji/lunchów/uroczystych kolacji może odbiegać od liczb podanych przez Zamawiającego w granicach do 30% In minus. Zamawiający zastrzega iż zapłaci jedynie za potwierdzonych uczestników ww. wydarzenia. Do wyliczenia kwot posłużą listy obecności uczestników oraz jednostkowe stawki Wykonawcy zgodnie z formularzem zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się do oddelegowania osób do obsługi wydarzenia, w szczególności do obsługi recepcji konferencji, funkcji - osoby technicznej, serwisu gastronomicznego. WARIANT II - Łódź, 150 uczestników I. Informacja o przedmiocie zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest usługa konferencyjna, restauracyjna i hotelowa na potrzeby konferencji rozpoczynającej projekt Poprawa zdolności administracyjnych sądów w tym systemów informatycznych finansowany ze środków funduszy norweskich oraz środków krajowych. II. Standard hotelu. Zamawiane usługi świadczone są w hotelu posiadającym decyzje o zaszeregowaniu do rodzaju oraz nadaniu kategorii co najmniej hotelu dwugwiazdkowego, zgodnie z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.). III. Lokalizacja hotelu 1. Miejsce konferencji: Łódź. Obiekt konferencyjno-hotelowy usytuowany w odległości umożliwiającej dotarcie z dworca kolejowego Łódź Kaliska do miejsca konferencji pieszo lub środkiem komunikacji miejskiej w czasie nie dłuższym niż 45 minut (według rozkładu jazdy). 2. Zamawiający dopuszcza możliwość zorganizowania konferencji w Łodzi w obiekcie konferencyjno-hotelowym usytuowanym w innej odległości niż wskazana w pkt.iii.1, pod warunkiem zapewnienia transportu z dworca kolejowego- Łódź Kaliska do miejsca konferencji oraz po zakończeniu konferencji z miejsca konferencji na dworzec kolejowy Łódź Kaliska dla wszystkich uczestników konferencji. IV. Termin wykonania zamówienia: Realizacja w I kwartale 2015 r. (od zakwaterowania i obiadu pierwszego dnia konferencji do obiadu i wykwaterowania drugiego dnia konferencji): usługa konferencyjna w obu dniach konferencji; usługa hotelowa 1 doba hotelowa; usługa restauracyjna w obu dniach konferencji. Rozliczenie nastąpi po protokolarnym odbiorze przedmiotu umowy, w terminie do 21 dni od dnia dostarczenia faktury do Zamawiającego. V. Usługa konferencyjna. 4

5 1. W pierwszym dniu konferencji od obiadu do kolacji, a w drugim dniu konferencji od śniadania do obiadu. 2. Wymagania ogólne: e) sala konferencyjna A w godzinach 14:00-15:30 pierwszego dnia konferencji i w godzinach 11:00-12:30 drugiego dnia dla 150 uczestników konferencji bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność; f) sale konferencyjne B i C dla 75 uczestników każda, dostępne w godzinach 15:45-18:30 pierwszego dnia konferencji i w godzinach 9:00-11:15 drugiego dnia bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność; g) personel zapewniający obsługę techniczną sali konferencyjnej w zakresie wymaganym do sprawnego i bezawaryjnego działania znajdującego się w niej sprzętu, dostępny dla uczestników szkolenia co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem konferencji i w trakcie konferencji, aż do jej zakończenia w danym dniu; h) podczas konferencji warunki zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (wymóg dotyczy w szczególności oświetlenia i wentylacji, wykorzystywanego sprzętu komputerowego, jak też pozostałego sprzętu). 3. Ustawienie stołów w sali konferencyjnej A teatralne (np. 10 rzędów po 15 miejsc) plus stół prezydialny dla pięciu osób. 4. Ustawienie stołów w sali konferencyjnej B i C w podkowę (kształt litery U ) wraz ze stołem prezydialnym. 5. Wyposażenie sali konferencyjnej: co najmniej 2 mikrofony mobilne/bezprzewodowe; projektor multimedialny wraz z ekranem projekcyjnym; możliwość podłączenia komputera prelegenta do projektora multimedialnego Wykonawcy; możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych; flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru; możliwość podłączenia laptopów do zasilania oraz swobodny dostęp do Internetu z każdego miejsca w sali dla każdego z uczestników szkolenia, dostęp do Internetu bezprzewodowego dla wszystkich uczestników konferencji. 6. Stół recepcyjny oraz krzesła przed salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników konferencji jak i rozmieszczenie materiałów konferencyjnych dla uczestników. 7. Serwis na stołach podczas obrad będzie uzupełniany na bieżąco szklanki i woda mineralna w butelkach 0,5 litra, w ilości minimum 1 butelka wody gazowanej i 1 butelka wody niegazowanej na uczestnika konferencji. VI. Usługa restauracyjna. 1. Śniadanie w drugim dniu konferencji: danie gorące, wędliny, sery, twaróg, sałatki, świeże warzywa, dżemy, pieczywo ciemne i białe, ciasto domowe, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna. 2. Obiad w pierwszym i drugim dniu konferencji: przystawka, zupa co najmniej 350 g na osobę, 2 dania gorące do wyboru (danie mięsne lub wegetariańskie) co najmniej 150 g na osobę, zestaw surówek lub warzywa gotowane co najmniej 150 g na osobę, porcja ziemniaków lub frytek / makaronu / ryżu / kaszy co najmniej 200 g na osobę, deser, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, wybór soków owocowych około 0,5 litra na osobę. 3. Miejsce wydawania posiłków (śniadanie, obiad, kolacja) musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywała się Konferencja, w oddzielnym / wyodrębnionym pomieszczeniu niż sala konferencyjna. W/w miejsce tj. przeznaczone dla celów konsumpcyjnych musi być wyposażone w krzesła i stoły według obowiązujących standardów. 5

6 4. Kolacja w pierwszym dniu konferencji: danie gorące, wędliny, sery, twaróg, sałatki, warzywa świeże i marynowane, ryby, dżemy, różne rodzaje pieczywa, ciasto domowe, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna. 5. Serwis kawowy: w pierwszym i drugim dniu konferencji (co najmniej 2 przerwy). Serwis kawowy składa się z co najmniej: świeżo parzonej kawy, wyboru herbat, mleka do kawy, cytryn w plastrach, cukru, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, wyboru soków owocowych, ciasta domowego. Serwis uzupełniany przed każdą przerwą oraz na bieżąco w razie potrzeby uczestników konferencji. 6. Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji wszystkich posiłków (między innymi: stoły, obrusy - tkanina, krzesła, naczynia, sztućce itp.). 7. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską - serwis gastronomiczny wszystkich posiłków (nakładanie i podawanie posiłków, sprzątanie stołów) w liczbie zapewniającej sprawną organizację, podawanie posiłków i sprzątanie. 8. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić menu do akceptacji Zamawiającego nie później niż na 7 dni przed pierwszym dniem Konferencji. 9. Wykonawca zobowiązany jest do terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym planem wydarzenia. 10. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków. VII. Usługa hotelowa. 1. Nocleg świadczony jako jedna doba hotelowa. 2. Wykonawca zapewnia zakwaterowanie, pobyt i nocleg dla 150 osób w następujących pokojach: c) 30 pokoi dwuosobowych; d) 90 pokoi jednoosobowych. 3. Zakwaterowanie uczestników konferencji w pierwszym dniu szkolenia od godziny 12:00. Wykwaterowanie drugiego dnia konferencji do godziny 14: Wykonawca zapewnia parking strzeżony dla uczestników konferencji przynajmniej na 75 samochodów osobowych. 5. Zamawiający zastrzega, że w ramach przedmiotowego zamówienia zapłaci jedynie za wykorzystane pokoje - warunek konieczny. VIII. Ogólne warunki dotyczące współpracy i komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcą. 3. Po podpisaniu Umowy wszelkie informacje (harmonogram konferencji, menu, rozmieszczenie pokoi, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz pozostałe informacje) przekazywane są przez strony wyłącznie w formie pisemnej (listownie, pocztą kurierską, faksem, osobiście) lub elektronicznej. W przypadku otrzymania każdego z dokumentów każda ze stron może zażądać potwierdzenia faktu ich otrzymania. 4. Wykonawca w złożonej ofercie wskazuje szczegółowe dane teleadresowe (adres do korespondencji, telefony, faks, , itp.). UWAGA: Za chwilę dostarczenia jakiegokolwiek dokumentu/materiału Zamawiającemu przyjmuje się datę i godzinę wpływu danego dokumentu/materiału do punktu podawczego Ministerstwa Sprawiedliwości w budynku przy Al. Ujazdowskich 11, Warszawa, lub chwilę uzyskania potwierdzenia odbioru w przypadku dokumentów/materiałów przekazywanych za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (w sytuacjach, gdy dostarczenie dokumentów/materiałów drogą faksową i/lub elektroniczną jest dopuszczone przez Zamawiającego) przy czym Wykonawca nie komunikuje się w zakresie realizacji Umowy z Zamawiającym poza dniami tygodnia od poniedziałku do piątku poza godzinami od Numer faksu oraz adresy poczty elektronicznej zostały wskazane w 11 ust. 2 Umowy. 6

7 IX. Wykonanie. Umowę uważa się za wykonaną po podpisaniu przez Zamawiającego protokołu odbioru bez zastrzeżeń. Protokół odbioru uwzględnia wyniki ankiety przeprowadzonej wśród uczestników konferencji. X. Zastrzeżenie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji nie więcej niż o 15 osób. W takim przypadku wartość umowy ulegnie zmniejszeniu lub zwiększeniu stosownie i proporcjonalnie do kosztów świadczonych usług w przeliczeniu na 1 uczestnika konferencji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia Wykonawcy zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji na 7 dni przed planowanym wydarzeniem i przekaże ramowy plan konferencji nie później niż 3 dni robocze przed wydarzeniem. Liczba rzeczywistych uczestników kolacji/lunchów/uroczystych kolacji może odbiegać od liczb podanych przez Zamawiającego w granicach do 30% In minus. Zamawiający zastrzega iż zapłaci jedynie za potwierdzonych uczestników ww. wydarzenia. Do wyliczenia kwot posłużą listy obecności uczestników oraz jednostkowe stawki Wykonawcy zgodnie z formularzem zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się do oddelegowania osób do obsługi wydarzenia, w szczególności do obsługi recepcji konferencji, funkcji - osoby technicznej, serwisu gastronomicznego. WARIANT III Warszawa, 220 uczestników I. Informacja o przedmiocie zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest usługa konferencyjna, restauracyjna i hotelowa na potrzeby konferencji rozpoczynającej projekt Poprawa zdolności administracyjnych sądów w tym systemów informatycznych finansowany ze środków funduszy norweskich oraz środków krajowych. II. Standard hotelu. Zamawiane usługi świadczone są w hotelu posiadającym decyzje o zaszeregowaniu do rodzaju oraz nadaniu kategorii co najmniej hotelu dwugwiazdkowego, zgodnie z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.). III. Lokalizacja hotelu 1. Miejsce konferencji: Warszawa. Obiekt konferencyjno-hotelowy usytuowany w odległości umożliwiającej dotarcie z dworca kolejowego Warszawa Centralna do miejsca konferencji pieszo lub środkiem komunikacji miejskiej w czasie nie dłuższym niż 45 minut (według rozkładu jazdy). 2. Zamawiający dopuszcza możliwość zorganizowania konferencji w Warszawie w obiekcie konferencyjno-hotelowym usytuowanym w innej odległości niż wskazana w pkt.iii.1, pod warunkiem zapewnienia transportu z dworca kolejowego Warszawa Centralna do miejsca konferencji oraz po zakończeniu konferencji z miejsca konferencji na dworzec kolejowy Warszawa Centralna dla wszystkich uczestników konferencji. IV. Termin wykonania zamówienia: 7

8 Realizacja w I kwartale 2015 r. (od zakwaterowania i obiadu pierwszego dnia konferencji do obiadu i wykwaterowania drugiego dnia konferencji): usługa konferencyjna w obu dniach konferencji; usługa hotelowa 1 doba hotelowa; usługa restauracyjna w obu dniach konferencji. Rozliczenie nastąpi po protokolarnym odbiorze przedmiotu umowy, w terminie do 21 dni od dnia dostarczenia faktury do Zamawiającego. V. Usługa konferencyjna. 1. W pierwszym dniu konferencji od obiadu do kolacji, a w drugim dniu konferencji od śniadania do obiadu. 2. Wymagania ogólne: i) sala konferencyjna A w godzinach 14:00-15:30 pierwszego dnia konferencji i w godzinach 11:00-12:30 drugiego dnia dla 220 uczestników konferencji bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność; j) sale konferencyjne B, C i D dla 75 uczestników każda, dostępne w godzinach 15:45-18:30 pierwszego dnia konferencji i w godzinach 9:00-11:15 drugiego dnia bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność; k) personel zapewniający obsługę techniczną sali konferencyjnej w zakresie wymaganym do sprawnego i bezawaryjnego działania znajdującego się w niej sprzętu, dostępny dla uczestników szkolenia co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem konferencji i w trakcie konferencji, aż do jej zakończenia w danym dniu; l) podczas konferencji warunki zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (wymóg dotyczy w szczególności oświetlenia i wentylacji, wykorzystywanego sprzętu komputerowego, jak też pozostałego sprzętu). 3. Ustawienie stołów w sali konferencyjnej A teatralne (np. 11 rzędów po 20 miejsc) plus stół prezydialny dla pięciu osób. 4. Ustawienie stołów w sali konferencyjnej B, C i D w podkowę (kształt litery U ) wraz ze stołem prezydialnym. 5. Wyposażenie sali konferencyjnej: co najmniej 2 mikrofony mobilne/bezprzewodowe; projektor multimedialny wraz z ekranem projekcyjnym; możliwość podłączenia komputera prelegenta do projektora multimedialnego Wykonawcy; możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych; flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru; możliwość podłączenia laptopów do zasilania oraz swobodny dostęp do internetu z każdego miejsca w sali dla każdego z uczestników szkolenia, dostęp do Internetu bezprzewodowego dla wszystkich uczestników konferencji. 6. Stół recepcyjny oraz krzesła przed salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników konferencji jak i rozmieszczenie materiałów konferencyjnych dla uczestników. 7. Serwis na stołach podczas obrad będzie uzupełniany na bieżąco szklanki i woda mineralna w butelkach 0,5 litra, w ilości minimum 1 butelka wody gazowanej i 1 butelka wody niegazowanej na uczestnika konferencji. VI. Usługa restauracyjna. 1. Śniadanie w drugim dniu konferencji: danie gorące, wędliny, sery, twaróg, sałatki, świeże warzywa, dżemy, pieczywo ciemne i białe, ciasto domowe, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna. 2. Obiad w pierwszym i drugim dniu konferencji: przystawka, zupa co najmniej 350 g na osobę, 2 dania gorące do wyboru (danie mięsne lub wegetariańskie) co najmniej 150 g 8

9 na osobę, zestaw surówek lub warzywa gotowane co najmniej 150 g na osobę, porcja ziemniaków lub frytek / makaronu / ryżu / kaszy co najmniej 200 g na osobę, deser, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, wybór soków owocowych około 0,5 litra na osobę. 3. Miejsce wydawania posiłków (śniadanie, obiad, kolacja) musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywała się Konferencja, w oddzielnym / wyodrębnionym pomieszczeniu niż sala konferencyjna. W/w miejsce tj. przeznaczone dla celów konsumpcyjnych musi być wyposażone w krzesła i stoły według obowiązujących standardów. 4. Kolacja w pierwszym dniu konferencji: danie gorące, wędliny, sery, twaróg, sałatki, warzywa świeże i marynowane, ryby, dżemy, różne rodzaje pieczywa, ciasto domowe, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna. 5. Serwis kawowy: w pierwszym i drugim dniu konferencji (co najmniej 2 przerwy). Serwis kawowy składa się z co najmniej: świeżo parzonej kawy, wyboru herbat, mleka do kawy, cytryn w plastrach, cukru, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, wyboru soków owocowych, ciasta domowego. Serwis uzupełniany przed każdą przerwą oraz na bieżąco w razie potrzeby uczestników konferencji. 6. Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji wszystkich posiłków (między innymi: stoły, obrusy - tkanina, krzesła, naczynia, sztućce itp.). 7. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską - serwis gastronomiczny wszystkich posiłków (nakładanie i podawanie posiłków, sprzątanie stołów) w liczbie zapewniającej sprawną organizację, podawanie posiłków i sprzątanie. 8. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić menu do akceptacji Zamawiającego nie później niż na 7 dni przed pierwszym dniem Konferencji. 9. Wykonawca zobowiązany jest do terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym planem wydarzenia. 10. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków. VII. Usługa hotelowa. 1. Nocleg świadczony jako jedna doba hotelowa. 2. Wykonawca zapewnia zakwaterowanie, pobyt i nocleg dla 220 osób w następujących pokojach: e) 35 pokoi dwuosobowych; f) 150 pokoi jednoosobowych. 3. Zakwaterowanie uczestników konferencji w pierwszym dniu szkolenia od godziny 12:00. Wykwaterowanie drugiego dnia konferencji do godziny 14: Wykonawca zapewnia parking strzeżony dla uczestników konferencji przynajmniej na 75 samochodów osobowych. 5. Zamawiający zastrzega, że w ramach przedmiotowego zamówienia zapłaci jedynie za wykorzystane pokoje - warunek konieczny. VIII. Ogólne warunki dotyczące współpracy i komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcą. 1. Po podpisaniu Umowy wszelkie informacje (harmonogram konferencji, menu, rozmieszczenie pokoi, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz pozostałe informacje) przekazywane są przez strony wyłącznie w formie pisemnej (listownie, pocztą kurierską, faksem, osobiście) lub elektronicznej. W przypadku otrzymania każdego z dokumentów każda ze stron może zażądać potwierdzenia faktu ich otrzymania. 2. Wykonawca w złożonej ofercie wskazuje szczegółowe dane teleadresowe (adres do korespondencji, telefony, faks, , itp.). UWAGA: Za chwilę dostarczenia jakiegokolwiek dokumentu/materiału Zamawiającemu przyjmuje się datę i godzinę wpływu danego dokumentu/materiału do punktu podawczego 9

10 Ministerstwa Sprawiedliwości w budynku przy Al. Ujazdowskich 11, Warszawa, lub chwilę uzyskania potwierdzenia odbioru w przypadku dokumentów/materiałów przekazywanych za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (w sytuacjach, gdy dostarczenie dokumentów/materiałów drogą faksową i/lub elektroniczną jest dopuszczone przez Zamawiającego) przy czym Wykonawca nie komunikuje się w zakresie realizacji Umowy z Zamawiającym poza dniami tygodnia od poniedziałku do piątku poza godzinami od Numer faksu oraz adresy poczty elektronicznej zostały wskazane w 11 ust. 2 Umowy. IX. Wykonanie. Umowę uważa się za wykonaną po podpisaniu przez Zamawiającego protokołu odbioru bez zastrzeżeń. Protokół odbioru uwzględnia wyniki ankiety przeprowadzonej wśród uczestników konferencji. X. Zastrzeżenie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji nie więcej niż o 15 osób. W takim przypadku wartość umowy ulegnie zmniejszeniu lub zwiększeniu stosownie i proporcjonalnie do kosztów świadczonych usług w przeliczeniu na 1 uczestnika konferencji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia Wykonawcy zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji na 7 dni przed planowanym wydarzeniem i przekaże ramowy plan konferencji nie później niż 3 dni robocze przed wydarzeniem. Liczba rzeczywistych uczestników kolacji/lunchów/uroczystych kolacji może odbiegać od liczb podanych przez Zamawiającego w granicach do 30% In minus. Zamawiający zastrzega iż zapłaci jedynie za potwierdzonych uczestników ww. wydarzenia. Do wyliczenia kwot posłużą listy obecności uczestników oraz jednostkowe stawki Wykonawcy zgodnie z formularzem zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się do oddelegowania osób do obsługi wydarzenia, w szczególności do obsługi recepcji konferencji, funkcji - osoby technicznej, serwisu gastronomicznego. WARIANT IV Warszawa, 150 uczestników I. Informacja o przedmiocie zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest usługa konferencyjna, restauracyjna i hotelowa na potrzeby konferencji rozpoczynającej projekt Poprawa zdolności administracyjnych sądów w tym systemów informatycznych finansowany ze środków funduszy norweskich oraz środków krajowych. II. Standard hotelu. Zamawiane usługi świadczone są w hotelu posiadającym decyzje o zaszeregowaniu do rodzaju oraz nadaniu kategorii co najmniej hotelu dwugwiazdkowego, zgodnie z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.). III. Lokalizacja hotelu 1. Miejsce konferencji: Warszawa. Obiekt konferencyjno-hotelowy usytuowany w odległości umożliwiającej dotarcie z dworca kolejowego Warszawa Centralna do miejsca konferencji pieszo lub środkiem komunikacji miejskiej w czasie nie dłuższym niż 45 minut (według rozkładu jazdy). 10

11 2. Zamawiający dopuszcza możliwość zorganizowania konferencji w Warszawie w obiekcie konferencyjno-hotelowym usytuowanym w innej odległości niż wskazana w pkt.iii.1, pod warunkiem zapewnienia transportu z dworca kolejowego Warszawa Centralna do miejsca konferencji oraz po zakończeniu konferencji z miejsca konferencji na dworzec kolejowy Warszawa Centralna dla wszystkich uczestników konferencji. IV. Termin wykonania zamówienia: Realizacja w I kwartale 2015 r. (od zakwaterowania i obiadu pierwszego dnia konferencji do obiadu i wykwaterowania drugiego dnia konferencji): usługa konferencyjna w obu dniach konferencji; usługa hotelowa 1 doba hotelowa; usługa restauracyjna w obu dniach konferencji. Rozliczenie nastąpi po protokolarnym odbiorze przedmiotu umowy, w terminie do 21 dni od dnia dostarczenia faktury do Zamawiającego. V. Usługa konferencyjna. 1. W pierwszym dniu konferencji od obiadu do kolacji, a w drugim dniu konferencji od śniadania do obiadu. 2. Wymagania ogólne: m) sala konferencyjna A w godzinach 14:00-15:30 pierwszego dnia konferencji i w godzinach 11:00-12:30 drugiego dnia dla 150 uczestników konferencji bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność; n) sale konferencyjne B i C dla 75 uczestników każda, dostępne w godzinach 15:45-18:30 pierwszego dnia konferencji i w godzinach 9:00-11:15 drugiego dnia bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność; o) personel zapewniający obsługę techniczną sali konferencyjnej w zakresie wymaganym do sprawnego i bezawaryjnego działania znajdującego się w niej sprzętu, dostępny dla uczestników szkolenia co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem konferencji i w trakcie konferencji, aż do jej zakończenia w danym dniu; p) podczas konferencji warunki zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (wymóg dotyczy w szczególności oświetlenia i wentylacji, wykorzystywanego sprzętu komputerowego, jak też pozostałego sprzętu). 3. Ustawienie stołów w sali konferencyjnej A teatralne (np. 10 rzędów po 15 miejsc) plus stół prezydialny dla pięciu osób. 4. Ustawienie stołów w sali konferencyjnej B i C w podkowę (kształt litery U ) wraz ze stołem prezydialnym. 5. Wyposażenie sali konferencyjnej: co najmniej 2 mikrofony mobilne/bezprzewodowe; projektor multimedialny wraz z ekranem projekcyjnym; możliwość podłączenia komputera prelegenta do projektora multimedialnego Wykonawcy; możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych; flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru; możliwość podłączenia laptopów do zasilania oraz swobodny dostęp do internetu z każdego miejsca w sali dla każdego z uczestników szkolenia, dostęp do Internetu bezprzewodowego dla wszystkich uczestników konferencji. 6. Stół recepcyjny oraz krzesła przed salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników konferencji jak i rozmieszczenie materiałów konferencyjnych dla uczestników. 7. Serwis na stołach podczas obrad będzie uzupełniany na bieżąco szklanki i woda mineralna w butelkach 0,5 litra, w ilości minimum 1 butelka wody gazowanej i 1 butelka wody niegazowanej na uczestnika konferencji. 11

12 VI. Usługa restauracyjna. 1. Śniadanie w drugim dniu konferencji: danie gorące, wędliny, sery, twaróg, sałatki, świeże warzywa, dżemy, pieczywo ciemne i białe, ciasto domowe, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna. 2. Obiad w pierwszym i drugim dniu konferencji: przystawka, zupa co najmniej 350 g na osobę, 2 dania gorące do wyboru (danie mięsne lub wegetariańskie) co najmniej 150 g na osobę, zestaw surówek lub warzywa gotowane co najmniej 150 g na osobę, porcja ziemniaków lub frytek / makaronu / ryżu / kaszy co najmniej 200 g na osobę, deser, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, wybór soków owocowych około 0,5 litra na osobę. 3. Miejsce wydawania posiłków (śniadanie, obiad, kolacja) musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywała się Konferencja, w oddzielnym / wyodrębnionym pomieszczeniu niż sala konferencyjna. W/w miejsce tj. przeznaczone dla celów konsumpcyjnych musi być wyposażone w krzesła i stoły według obowiązujących standardów. 4. Kolacja w pierwszym dniu konferencji: danie gorące, wędliny, sery, twaróg, sałatki, warzywa świeże i marynowane, ryby, dżemy, różne rodzaje pieczywa, ciasto domowe, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna. 5. Serwis kawowy: w pierwszym i drugim dniu konferencji (co najmniej 2 przerwy). Serwis kawowy składa się z co najmniej: świeżo parzonej kawy, wyboru herbat, mleka do kawy, cytryn w plastrach, cukru, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, wyboru soków owocowych, ciasta domowego. Serwis uzupełniany przed każdą przerwą oraz na bieżąco w razie potrzeby uczestników konferencji. 6. Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji wszystkich posiłków (między innymi: stoły, obrusy - tkanina, krzesła, naczynia, sztućce itp.). 7. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską - serwis gastronomiczny wszystkich posiłków (nakładanie i podawanie posiłków, sprzątanie stołów) w liczbie zapewniającej sprawną organizację, podawanie posiłków i sprzątanie. 8. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić menu do akceptacji Zamawiającego nie później niż na 7 dni przed pierwszym dniem Konferencji. 9. Wykonawca zobowiązany jest do terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym planem wydarzenia. 10. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków. VII. Usługa hotelowa. 1. Nocleg świadczony jako jedna doba hotelowa. 2. Wykonawca zapewnia zakwaterowanie, pobyt i nocleg dla 150 osób w następujących pokojach: g) 30 pokoi dwuosobowych; h) 90 pokoi jednoosobowych. 3. Zakwaterowanie uczestników konferencji w pierwszym dniu szkolenia od godziny 12:00. Wykwaterowanie drugiego dnia konferencji do godziny 14: Wykonawca zapewnia parking strzeżony dla uczestników konferencji przynajmniej na 75 samochodów osobowych. 5. Zamawiający zastrzega, że w ramach przedmiotowego zamówienia zapłaci jedynie za wykorzystane pokoje - warunek konieczny. VIII. Ogólne warunki dotyczące współpracy i komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcą. 1. Po podpisaniu Umowy wszelkie informacje (harmonogram konferencji, menu, rozmieszczenie pokoi, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz pozostałe informacje) 12

13 przekazywane są przez strony wyłącznie w formie pisemnej (listownie, pocztą kurierską, faksem, osobiście) lub elektronicznej. W przypadku otrzymania każdego z dokumentów każda ze stron może zażądać potwierdzenia faktu ich otrzymania. 2. Wykonawca w złożonej ofercie wskazuje szczegółowe dane teleadresowe (adres do korespondencji, telefony, faks, , itp.). UWAGA: Za chwilę dostarczenia jakiegokolwiek dokumentu/materiału Zamawiającemu przyjmuje się datę i godzinę wpływu danego dokumentu/materiału do punktu podawczego Ministerstwa Sprawiedliwości w budynku przy Al. Ujazdowskich 11, Warszawa, lub chwilę uzyskania potwierdzenia odbioru w przypadku dokumentów/materiałów przekazywanych za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (w sytuacjach, gdy dostarczenie dokumentów/materiałów drogą faksową i/lub elektroniczną jest dopuszczone przez Zamawiającego) przy czym Wykonawca nie komunikuje się w zakresie realizacji Umowy z Zamawiającym poza dniami tygodnia od poniedziałku do piątku poza godzinami od Numer faksu oraz adresy poczty elektronicznej zostały wskazane w 11 ust. 2 Umowy. IX. Wykonanie. Umowę uważa się za wykonaną po podpisaniu przez Zamawiającego protokołu odbioru bez zastrzeżeń. Protokół odbioru uwzględnia wyniki ankiety przeprowadzonej wśród uczestników konferencji. X. Zastrzeżenie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji nie więcej niż o 15 osób. W takim przypadku wartość umowy ulegnie zmniejszeniu lub zwiększeniu stosownie i proporcjonalnie do kosztów świadczonych usług w przeliczeniu na 1 uczestnika konferencji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia Wykonawcy zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji na 7 dni przed planowanym wydarzeniem i przekaże ramowy plan konferencji nie później niż 3 dni robocze przed wydarzeniem. Liczba rzeczywistych uczestników kolacji/lunchów/uroczystych kolacji może odbiegać od liczb podanych przez Zamawiającego w granicach do 30% In minus. Zamawiający zastrzega iż zapłaci jedynie za potwierdzonych uczestników ww. wydarzenia. Do wyliczenia kwot posłużą listy obecności uczestników oraz jednostkowe stawki Wykonawcy zgodnie z formularzem zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się do oddelegowania osób do obsługi wydarzenia, w szczególności do obsługi recepcji konferencji, funkcji - osoby technicznej, serwisu gastronomicznego. 13