Zapytanie ofertowe 11/2011/GSWB. Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku

Transkrypt

1 Gdańsk, Zapytanie ofertowe 11/2011/GSWB Kierujący zapytanie: Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr Gdańsk KRS , NIP , zwane dalej Zamawiającym Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art Kodeksu cywilnego na usługę noclegową, cateringową, wynajem sali szkoleniowej z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkania Grupy Zarządzającej w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. Zakres usługi w szczególności obejmuje: I. Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej, wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkania Grupy Zarządzającej. 1. Miejsce: Warszawa i okolice (do 30 km od Warszawy). 2. Termin: Ilość osób osób nocujących 4. Ilość sal konferencyjnych 1 dla 20 osób Specyfikacja zamówienia: Usługa noclegowa: - usługa noclegowa musi być realizowana przez jeden obiekt hotelarsko szkoleniowy - obiekt musi spełniać warunki wymagane dla hotelu dwugwiazdkowego - obiekt musi dysponować pokojami 2 osobowymi z łazienką i pojedynczymi łóżkami dla osób - przy obiekcie musi być zlokalizowany bezpłatny parking dla samochodów osobowych, ewentualnie cena ma obejmować miejsca parkingowe

2 Usługa cateringowa: 1 dzień spotkania - dwudaniowy obiad zasiadany w postaci gorącego bufetu zawierającego potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne i deser dla 20 osób - przerwa kawowa całodzienna w postaci kawy, herbaty, soków, wody gazowanej i niegazowanej, drobnych ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla 20 osób - kolacja zasiadana przystawki, danie ciepłe, napoje zimne i ciepłe dla 20 osób 2 dzień spotkania - śniadanie standard dla osób - przerwa kawowa całodzienna w postaci kawy, herbaty, soków, wody gazowanej i niegazowanej, drobnych ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla 20 osób - dwudaniowy obiad zasiadany w postaci gorącego bufetu zawierającego potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne i deser dla 20 osób - kolacja zasiadana przystawki, danie ciepłe, napoje zimne i ciepłe dla 20 osób 3 dzień spotkania - śniadanie standard dla osób - przerwa kawowa całodzienna w postaci kawy, herbaty, soków, wody gazowanej i niegazowanej, drobnych ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla 20 osób - dwudaniowy obiad zasiadany w postaci gorącego bufetu zawierającego potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne i deser dla 20 osób Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji przedstawionych przez wybranego Wykonawcę. Usługa cateringowa musi być realizowana w tym samym obiekcie co usługa hotelarsko szkoleniowa (bez konieczności wychodzenia z budynku). Usługa wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem: Wykonawca zapewni 1 salę szkoleniową. Sala powinna pomieścić określoną powyżej ilość osób (20 osób) powinna mieć dostęp do bezprzewodowego Internetu, powinna być wyposażona w ekran, flipchart, papier do flipcharta, markery, rzutnik, klimatyzację lub otwierane okna. Uwagi ogólne:

3 Nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem spotkania Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w spotkaniu. Cena będzie zależna od ostatecznej liczby uczestników. Nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający dostarczy szczegółową agendę pobytu z zaznaczeniem godzin poszczególnych posiłków, przerw kawowych, godzin wykorzystania sali szkoleniowej. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić założenia planu szkolenia. Termin realizacji usługi: Oferta powinna zawierać 1. Oświadczenie Wykonawcy iż akceptuje wszystkie warunki zlecenia, określone w niniejszym zapytaniu posiada odpowiednie zaplecze techniczne, które pozwoli na realizację przedmiotowego zlecenia w przeciągu ostatnich trzech lat swojej działalności przeprowadził min. 3 imprezy (konferencje, szkolenia, spotkania), w których uczestniczyło min. 30 osób akceptuje bez zastrzeżeń wzór umowy (załącznik nr 1 do oferty) 2. Kosztorys wycenę poszczególnych elementów zamówienia (kwoty brutto): a. koszt noclegu w przeliczeniu na 1 osobę b. koszt cateringu w przeliczeniu na 1 osobę c. koszt wynajmu sali szkoleniowej 3. Prezentację obiektu w postaci opisu obiektu wskazującego jego położenie, otoczenie, wyposażenie, ilości miejsc parkingowych, bliskości środków publicznego transportu. Kryteria wyboru oferty: 1. doświadczenie w organizowaniu konferencji, szkoleń, spotkań warunek konieczny oceniany na zasadzie spełnia/nie spełnia 2. lokalizacja od 0 do 5 punktów, 3. cena (planowana ilość uczestników x (catering + hotel) + wynajem sali ) oferta z najkorzystniejszą ceną otrzymuje 5 punktów, a każda kolejno mniej korzystna pod względem ceny o jeden punkt mniej. W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty drogą mailową na adres a.maj@pfwb.org.pl lub w biurze Zamawiającego ul. Ks. J. Zator Przytockiego 4, Gdańsk do dnia do godziny Decydująca jest data wpływu oferty.

4 Zamawiający zastrzega, iż warunki przetargu mogą być zmienione lub odwołane, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Przetarg może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert. W załączeniu przesyłamy: 1. wzór umowy Wzór umowy zawarta w dniu... między: Pomorskim Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr Gdańsk KRS , NIP , reprezentowanym przez: zwanym dalej Zamawiającym a...,

5 z siedzibą przy ul....,...-, posiadającym wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy w, pod numerem KRS..., reprezentowanym przez: zwanym dalej Wykonawcą. W wyniku przeprowadzonego przetargu strony postanawiają co następuje: Wykonawca zobowiązuje się do: Zapewnienia usługi noclegowej, cateringowej, wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkanie Grupy Zarządzającej w terminie w miejscu. dla.. osób. 2. Przedmiot zlecenia ma być wykonany zgodnie z wymaganiami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym (i ewentualnymi wyjaśnieniami i zmianami do Zapytania) oraz zgodnie z ofertą złożoną przez Wykonawcę. Zapytanie ofertowe stanowi załącznik nr 1 do umowy, zaś oferta Wykonawcy załącznik nr 2 do umowy. 2 Nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w szkoleniu. Tym samym płatność za usługę będzie uzależniona od liczby osób uczestniczących w szkoleniu, która może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu.

6 3 Za wynajęcie sal Zamawiający zapłaci kwotę w wysokości. brutto/za salę, za catering podczas szkolenia Zamawiający zapłaci kwotę w wysokości brutto/za osobę, za usługę hotelarską Zamawiający zapłaci kwotę w wysokości brutto/za osobę w pokojach dwuosobowych. 4 Wynagrodzenie wykonawcy jest płatne w terminie 7 dni po otrzymaniu faktury wystawionej po wykonaniu umowy W przypadku rozwiązania umowy przez Wykonawcę lub odmowy jej wykonania z przyczyn nie dotyczących Zamawiającego, Zamawiający ma prawo powierzyć wykonanie umowy innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo Wykonawcy, a Wykonawca ponadto zobowiązany jest pokryć ewentualne dodatkowe koszty Zamawiającego związane ze zmianą bazy. W sytuacji określonej w poprzednim zdaniu Zamawiającemu przysługuje również kara umowna w wysokości 20% całkowitego wynagrodzenia brutto określonego na podstawie 3 umowy. Zamawiający jest upoważniony do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych. 2. W przypadku opóźnienia w płatności Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe. 6 Zmiany dotyczące niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 7 Spory wynikłe z realizacji niniejszej umowy będzie rozstrzygać Sąd Rejonowy w Gdańsku.

7 8 Umowa została sporządzona w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 dla każdej ze stron.