1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 2. HARMONOGRAM KONFERENCJI. Załącznik nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia 1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1.1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa dwudniowej konferencji podsumowującej projekty epuap2 i SIPR w hotelu lub ośrodku szkoleniowo/konferencyjnym o standardzie odpowiadającym co najmniej hotelom 3 gwiazdkowym Przedmiot zamówienia obejmuje zakup usług hotelarskich, gastronomicznych, konferencyjnych, przejazdu uczestników oraz obsługi organizacyjnej i technicznej na potrzeby przeprowadzenia konferencji. 2. HARMONOGRAM KONFERENCJI 2.1. Dwudniowy konferencja zostanie zorganizowany w dniach września br Harmonogram konferencji: Dzień pierwszy: godz. 9:00 wyjazd I grupy uczestników konferencji spod siedziby CPI do Hotelu lub ośrodka szkoleniowego/konferencyjnego (około 50 osób) godz. 10:00 10:45 przyjazd i zameldowanie uczestników godz. 11:00 14:00 prezentacje godz. 12:00-12:30 przerwa kawowa godz. 14:00 14:45 obiad godz. 15:00 18:30 prezentacje godz. 16:00 16:45 przerwa kawowa Ok 17:00 Wyjazd II grupy Ok. 18:00 18:30 Zameldowanie II grupy i gości (około 20 osób) Godz. 19:00 - oficjalne wystąpienia gości na sali konferencyjnej ( w tym wystąpienia/prezentacje gości) godz. 20:00 rozpoczęcie uroczystej kolacji Dzień drugi: godz. 7:30 9:30 śniadanie godz. 10:00 13:35 zajęcia interpersonalne uczestników konferencji godz. 12:00 12:15 przerwa kawowa godz. 14:00 14:30 podsumowanie konferencji godz. 14:30 15:00 obiad

2 godz. 16:00 17:00 wymeldowanie godz. 17:00 wyjazd pod siedzibę Zamawiającego 3. LOKALIZACJA 3.1. Hotel lub ośrodek szkoleniowy/konferencyjny znajdujący się do 100 km od Centrum Warszawy (dojazd ok 1,5 h) Hotel lub ośrodek szkoleniowy/konferencyjny musi umożliwić przeprowadzenie konferencji poprzez zapewnienie odpowiednich sal wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym Sala konferencyjna, wyżywienie i nocleg zostaną zorganizowane na terenie jednego ośrodka/budynku. 4. UCZESTNICY KONFERENCJI: MAKSYMALNIE 80 OSÓB 4.1. Uczestnikami konferencji będą osoby wskazane przez Zamawiającego Łączna liczba uczestników nie przekroczy 80 osób Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników konferencji maksymalnie o 20%. 4.4 Zamawiający pokrywa koszty związane z organizacją konferencji (m.in. usługa hotelowa, gastronomiczna, transport, posiłki, parking) dla liczby uczestników konferencji zgłoszonej na 2 dni przed jej rozpoczęciem w zakresie określonym w szczegółowej liście uczestników konferencji przekazanej na 2 dni przed jej rozpoczęciem. Wynagrodzenie brutto Wykonawcy za prawidłowe wykonanie Umowy zostanie obliczone przy uwzględnieniu stawek wskazanych w załączniku nr 5 do umowy oraz liczby uczestników określonej w szczegółowej liście Uczestników przedstawionej Wykonawcy. 5 ZADANIA WYKONAWCY Poprzez organizację konferencji rozumie się w szczególności obowiązek Wykonawcy w zakresie: 5.1. Zapewnienia sali (min. 80 miejsc siedzących) do przeprowadzenia konferencji wraz z odpowiednim sprzętem technicznym w godzinach 11:00-14:00 i 15:00-20:00 I dnia oraz 14:00-14:30 II dnia, w tym w szczególności: a) stół prezydialny (miejsca siedzące dla maksymalnie 6 osób) w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, b) miejsca siedzące, dostosowane odpowiednio do liczby pozostałych uczestników w ustawieniu kinowym, str. 2 z 6

3 c) rzutnik multimedialny i ekran (opcjonalnie TV (>40 ) z podłączeniem do komputera) z możliwością wyświetlenia prezentacji, d) flipchart wraz z flamastrami i papierem, e) nagłośnienie, w tym mikrofony bezprzewodowe dla prelegentów, f) klimatyzacja, g) dostęp do Internetu bezprzewodowego dla uczestników konferencji, h) zapewnienie obsługi technicznej przed i w trakcie i po konferencji (w celu sprawnego przeprowadzenia konferencji), i) woda mineralna gazowana i niegazowana dla każdego uczestnika przy stole prezydialnym, j) zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, 5.2. Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej w trakcie konferencji a) śniadania w formie bufetu drugiego dnia konferencji. Śniadania składające się z minimum: i. ciepłego dania (minimum dwa rodzaje do wyboru np. parówki, jajecznica) ii. wędliny (dwa rodzaje) iii. Serów (dwa rodzaje) iv. Pieczywa (chleb, bułki) v. warzywa surowe ( minimum dwa rodzaje np. pomidory, ogórki ) vi. napoje: świeżo parzona kawa, herbata (minimum trzy rodzaje), mleko do kawy w dzbankach, woda mineralna (gazowana, niegazowana), sok owocowe (minimum dwa rodzaje), cukier. b) całodniowych serwisów kawowych (dostępnych minimum 30 min. przed rozpoczęciem każdej przerwy kawowej i w trakcie przerw kawowych, pierwszego i drugiego dnia zgodnie z harmonogramem) dla maksymalnie 80 osób, w skład, których wchodzą: i. świeżo parzona gorąca kawa, ii. gorąca woda, iii. herbata (min. 3 rodzaje do wyboru), iv. mleko do kawy w dzbankach, v. cytryna, cukier, vi. woda mineralna (gazowana i niegazowana), vii. soki owocowe (min. 2 rodzaje), viii. ciasteczka (min. 3 rodzaje). Serwis kawowy musi znajdować się w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali, w której będą odbywały się konferencja i musi być uzupełniany na bieżąco. Łączna ilość serwisów kawowych: 3. c) dwóch obiadów dla maksymalnie 80 osób każdego dnia konferencji w formie bufetu, podanych w sali restauracyjnej (z miejscami siedzącymi przy stołach), zarezerwowanej str. 3 z 6

4 wyłącznie dla uczestników konferencji lub w sali restauracyjnej z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji. Obiady składające się z: i. zupy (minimum 2 rodzaje do wyboru), ii. ciepłego dania (minimum 3 rodzaje do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska [bez ryby]), iii. sałatek (minimum 3 rodzaje do wyboru), iv. deseru (minimum 2 rodzaje do wyboru), v. napojów zimnych (woda mineralna gazowana i niegazowana, dwa rodzaje soków owocowych), vi. napojów gorących (świeżo parzona gorąca kawa, gorąca woda, herbata (czarna, owocowa, zielona) mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier). d) uroczystej kolacji dla maksymalnie 80 osób w formie bufetu pierwszego dnia konferencji, zorganizowanej na świeżym powietrzu/otwartym terenie lub - w szczególności w razie niesprzyjających warunków atmosferycznych lub lokalizacyjnych w pomieszczeniu. Kolacja zostanie zorganizowana w godz. 20:00 2:00. Wykonawca zapewni: oprawę muzyczną (nagłośnienie, sprzęt audio itp.) wraz z bieżącą obsługą techniczną nagłośnienia oraz wolnego miejsca do zajęć integracyjnych. miejsca siedzące zarezerwowane wyłącznie dla wszystkich uczestników konferencji cztery gorące dania podczas trwania kolacji w tym jedna propozycja wegetariańska, trzy dania w formie przekąsek podczas trwania kolacji, napoje zimne podczas trwania kolacji (woda mineralna gazowana i niegazowana, dwa rodzaje soków owocowych), napoje gorące podczas trwania kolacji (świeżo parzona gorąca kawa, gorąca woda, herbata (czarna, owocowa, zielona) mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier). posiłki podane zostaną w formie bufetu. e) Wykonawca przedstawi Menu poszczególnych posiłków do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niż 2 dni przed konferencją. Zamawiający zaakceptuje Menu poszczególnych posiłków lub zgłosi uwagi. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji Menu uwzględniające uwagi Zamawiającego. Menu wszystkich posiłków musi zostać uzgodnione z Zamawiającym najpóźniej 1 dzień przez pierwszym dniem konferencji. f) Wykonawca zapewni w trakcie konferencji: i. niezbędną obsługę kelnerską w trakcie śniadania, obiadów, serwisów kawowych oraz kolacji, ii. przygotowaną salę restauracyjną i catering, w tym odpowiednie nakrycie stołów, m.in. obrusy, zastawa porcelanowa i szklana, sztućce oraz sprzątanie. str. 4 z 6

5 5.3. Zapewnienie miejsc hotelowych a) Wykonawca zapewni w hotelu lub ośrodku szkoleniowo/konferencyjnym o standardzie odpowiadającym co najmniej hotelom 3 gwiazdkowym, w tym maksymalnie : i. 33 pokoi dwuosobowych, ii. 14 pokoi jednoosobowych. b) Ostateczną liczbę pokoi wraz z listą osób przyporządkowaną do pokoi Zamawiający przekaże Wykonawcy nie później niż na 2 dni przed pierwszym dniem konferencji. c) Pokój musi posiadać podstawowe wyposażenie łóżko (jednoosobowe 90x200 cm x 2 szt. pokój dwuosobowy lub jednoosobowe 90x200 w pokoju jednoosobowym), szafę lub wnękę garderobianą (min. 2 wieszaki dla każdego gościa), szafkę nocną lub stolik, krzesło dla każdego gościa (min. 2 krzesła), wieszak ścienny na odzież wierzchnią, oświetlenie górne, bezpośredni i łatwy dostęp do co najmniej jednego gniazdka elektrycznego. Uzupełnieniem wyposażenia są wykładzina dywanowa w całym pomieszczeniu lub dywaniki przy każdym łóżku, zasłony, żaluzje lub rolety, szklanki lub inne naczynia do picia dla każdego gościa, woda butelkowana dla każdego gościa. d) Każdy pokój musi posiadać oddzielną łazienkę, która powinna być wyposażona w wannę z baterią i natryskiem lub kabinę natryskową oraz w osłonę na wannę lub prysznic, umywalkę z blatem lub półką, wc. Wyposażenie uzupełniające to lustro, pojemnik na śmieci e) Minimalna powierzchnia pokoju: I) pokój dwuosobowy minimum 12 m kw II) pokój jednoosobowy minimum 9 m kw f) Wykonawca zapewni możliwość zakwaterowania uczestników konferencji od godz. 9:00 pierwszego dnia konferencji oraz możliwość wykwaterowania do godz. 17:00 drugiego dnia konferencji Transport a) Wykonawca zapewni transport (klimatyzowany autokar) spod miejsca wskazanego przez Zamawiającego do hotelu/ośrodka szkoleniowego oraz z powrotem do miejsca wskazanego przez Zamawiającego w Warszawie dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestników konferencji. Szacunkowo z transportu będzie korzystała 60 uczestników, jednak ostateczna liczba uczestników korzystająca z transportu zostanie podana na 2 dni przez rozpoczęciem konferencji. b) Transport w dniu 17 września 2015 r. odbywać się będzie w II turach do hotelu/ ośrodka szkoleniowego. o godz. 9:00 spod siedziby Zamawiającego do miejsca docelowego odjedzie I tura uczestników konferencji licząca maksymalnie do 40 osób. o godz. 17:00 spod siedziby Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji odjedzie II tura uczestników konferencji licząca maksymalnie do 20 osób. str. 5 z 6

6 5.5. Zapewnienie zajęć interpersonalnych: a) Zapewnienie i organizacja zajęć interpersonalnych od godz. 10:00 do godz. 13:35:00 II dnia konferencji. b) Wykonawca wskaże propozycje zajęć interpersonalnych w godz. 10:00 13:35 dla uczestników konferencji - maksymalnie 7 grup dziesięcioosobowych c) W przypadku zajęć na wolnym powietrzu konieczność uwzględnienia niesprzyjających warunków atmosferycznych d) Zajęcia interpersonalne mają mieć charakter integrujący i budujący grupy biorące w nich udział. Powinny polegać na odpowiednio dobranych grach logicznych rozwijających współpracę w grupie. e) Wykonawca zapewni możliwość spędzenia czasu przewidzianego dla zajęć interpersonalnych dla uczestników konferencji, którzy nie będą uczestniczyć ww. zajęciach np. czytelnia, siłownia, ogród, basen - maksymalnie 10 osób Zapewnienie miejsc parkingowych a) Wykonawca zapewni miejsca parkingowe dla uczestników konferencji na terenie hotelu/ ośrodka szkoleniowego. Szacunkowo potrzebnych będzie 20 miejsc parkingowych. Ostateczna liczba miejsc parkingowych zostanie podana na 2 dni przez rozpoczęciem konferencji Dodatkowo Wykonawca: a) zobowiązany jest nadzoru organizacyjnego oraz zapewnienia osoby do bieżących kontaktów z Zamawiającym, a także do stałej konsultacji z Zamawiającym w celu akceptacji poszczególnych etapów realizacji konferencji oraz stałej współpracy w trakcie trwania konferencji. Osoba ta będzie dbała o prawidłową organizację oraz przebieg wyjazdu (m.in. przyjęcie gości, zakwaterowanie, sprawy techniczne). str. 6 z 6