OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wykonanie usługi hotelarskiej wraz z usługą restauracyjną podczas dwudniowych spotkań konsultacyjnych/ sieciujących

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ DSP.KM OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wykonanie usługi hotelarskiej wraz z usługą restauracyjną podczas dwudniowych spotkań konsultacyjnych/ sieciujących Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarskiej wraz z usługą restauracyjną podczas dwudniowych spotkań konsultacyjnych/ sieciujących. Wykonawca wykona wszystkie elementy wchodzące w skład usługi. W ramach świadczonej usługi Wykonawca: zapewni wyżywienie dla maksymalnie 525 uczestników spotkań (maksymalnie 75 osób na każdym ze spotkań), zapewni nocleg ze śniadaniem dla maksymalnie 525 uczestników spotkań (maksymalnie 75 osób na każdym ze spotkań), zapewni bezpłatny parking dla uczestników spotkań, zapewni 1 salę konferencyjną mieszczącą 75 osób i 3 małe sale szkoleniowe mieszczące 25 osób każda przy realizacji Zadania 1- Spotkania konsultacyjne dla samorządów terytorialnych i ich jednostek organizacyjnych realizujących działania z obszaru włączenia społecznego. (czas trwania zajęć w sali konferencyjnej mieszczącej 75 osób 4 godziny; czas trwania zajęć w każdej z trzech sal szkoleniowych mieszczących 25 osób każda - 12 godzin dla każdej z trzech sal) na każdym ze spotkań. Zapewni 1 salę konferencyjną mieszczącą 50 osób i 2 małe sale szkoleniowe mieszczące 25 osób każda przy realizacji Zadania 2 - Koordynacja sieci PES oraz usług wsparcia PES- Tworzenie regionalnych sieci podmiotów ekonomii społecznej. (czas trwania zajęć w sali konferencyjnej mieszczącej 50 osób 8 godzin; czas trwania zajęć w każdej z dwóch sal szkoleniowych mieszczących 25 osób każda - 8 godzin dla każdej z dwóch sal) na każdym ze spotkań. zapewni osobę do obsługi sprzętu technicznego. Zadanie powinno być realizowane w hotelu posiadającym kategorię przynajmniej 3* (słownie: trzy gwiazdki). Zamawiający wymaga, aby wszystkie usługi, tj. zakwaterowanie, wyżywienie oraz sale konferencyjne/ szkoleniowe wraz z niezbędną infrastrukturą zlokalizowane były w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia, w jednym budynku. Hotel pozbawiony jest barier architektonicznych w stosunku do osób z niepełnosprawnością ruchową. Hotel odda do dyspozycji Zamawiającego co najmniej 1 pokój w pełni przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową. ZADANIE - usługa hotelarska wraz z usługą restauracyjną podczas dwudniowych spotkań konsultacyjnych/ sieciujących Termin i miejsce Usługa powinna zostać zrealizowana w terminie: luty realizacji zamówienia: listopad 2016 r. w dni robocze od poniedziałku do piątku, w przedziale godzin od 9.00 do Wstępny harmonogram spotkań: 1

2 Zadanie 1. Spotkania konsultacyjne dla samorządów terytorialnych i ich jednostek organizacyjnych realizujących działania z obszaru włączenia społecznego: a) spotkania konsultacyjne w ramach budowanej platformy współpracy (maksymalnie 75 uczestników na każdym ze spotkań): I spotkanie: luty 2016 r. II spotkanie: maj 2016 r. III spotkanie: 4-5 październik 2016 r. Zadanie 2. Koordynacja sieci PES oraz usług wsparcia PES- Tworzenie regionalnych sieci podmiotów ekonomii społecznej (maksymalnie 50 uczestników na każdym ze spotkań: a) Spotkania sieciujące dla spółdzielni socjalnych i przedsiębiorstw społecznych I spotkanie: marzec 2016 r. II spotkanie: październik 2016 r. b) Spotkania sieciujące dla centrów integracji społecznej i klubów integracji społecznej: I spotkanie: luty 2016 r. II spotkanie: sierpień 2016 r. c) Spotkania sieciujące dla zakładów aktywności zawodowej i warsztatów terapii zajęciowej: I spotkanie: 8-9 marzec 2016 r. II spotkanie: listopad 2016 r. Ostateczny harmonogram i termin realizacji spotkań zostanie ustalony z wybranym Wykonawcą przy podpisaniu umowy. Miejsce realizacji zamówienia: miasto Lublin. Sale konferencyjne/ szkoleniowe Sala konferencyjna z wyposażeniem (nagłośnienie, krzesła dla uczestników, stolik dla prelegentów, ekran, projektor multimedialny, 2 mikrofony bezprzewodowe, laptop, dostęp do Internetu, flipchrt + blok papierowy, flamastry). Sala wraz ze sprawnym sprzętem i jego obsługą techniczną musi być dostępna w danym terminie min. 1 godz. przed planowaną godziną rozpoczęcia spotkania. Sala konferencyjna musi posiadać dobre naświetlenie światłem dziennym i sztucznym, dobre zaciemnienie, klimatyzację oraz spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy. Uczestnicy w trakcie spotkania mają mieć zapewniony dostęp do szatni, węzła 2

3 sanitarnego, sali cateringowej, bezpłatnego parkingu. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w miejscu zakwaterowania i spożywania posiłków. Sale szkoleniowe małe ( 3 sale przy realizacji Zadania 1 oraz 2 sale przy realizacji Zadania 2) o pojemności min. 25 osób z wyposażeniem (nagłośnienie, krzesła i stoliki dla uczestników, stolik dla prelegenta, ekran, projektor multimedialny, laptop, dostęp do internetu, flipchrt + blok papierowy, flamastry). Sale małe szkoleniowe muszą posiadać dobre naświetlenie światłem dziennym i sztucznym, dobre zaciemnienie, klimatyzację oraz spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy. Małe Sale szkoleniowe powinny być zlokalizowane w miejscu zakwaterowania i spożywania posiłków. Wyżywienie W razie awarii sprzętu, Hotel zobowiązuje się go wymienić na sprawny w ciągu 15 minut od chwili zgłoszenia awarii przez Zamawiającego. Zamawiający pokryje koszty wynajmu Sali w kwocie maksymalnie 60 zł brutto za godzinę. Świadczenie usług żywienia powinno odbywać się wg ustawy z dnia r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia, tj. Dz. U. z 2010 r. nr 136 poz. 914 z póz. zmianami. Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia. Na życzenie Zamawiającego Hotel uwzględni w menu dania dietetyczne (np. dania spełniające wymogi diety bezglutenowej, wegańskiej itp.). Zamawiający zapewni wyżywienie w ilości adekwatnej do liczby uczestników każdego ze spotkań. Wyżywienie w czasie każdego spotkania w postaci co najmniej (na każdego uczestnika): 2 ciepłe posiłki - obiady, 2 przerwy kawowe, 1 kolacja Zamawiający pokryje koszty: - 1 ciepłego posiłku obiadu maksymalnie w kwocie 30 zł brutto na osobę, - 1 przerwy kawowej maksymalnie w kwocie 10 zł brutto na osobę, - 1 kolacji maksymalnie w kwocie 20 zł za osobę, Obiad powinien być podawany w innej sali niż sala konferencyjna/warsztatowa. Wykonawca musi zapewnić 3

4 wydanie posiłku jednocześnie dla wszystkich uczestników danego spotkania i zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków. Ciepły posiłek - obiad Ciepły posiłek - obiad w tym każdy składający się przynajmniej z: I dania: - zupy np. (rosół, pomidorowa, grzybowa) 350 ml/osobę. II dania: - np. ziemniaki, ryż, kasza 200 g/osoba, sztuka mięsa (drobiowego/wieprzowego) z sosem lub bez 120 g/osoba, lub kotlet schabowy 120 g/osoba lub ryba 120 g/osoba, surówka (np. z gotowanych warzyw lub świeżych warzyw sezonowych) g/os. Deseru: - podanego w pucharku np. lody z owocami/galaretka z kremem i owocami/pudding/tiramisu Napoje zimne: - soki owocowe - 3 rodzaje (pomarańczowy, jabłkowy, grejpfrutowy) ml na osobę, woda mineralna gazowana (250 ml na osobę) i niegazowana (250 ml na osobę). Podane gramatury są już po obróbce termicznej. Ostateczne menu dań ciepłych Wykonawca ustali po konsultacji z Zamawiającym. Ciepły posiłek - obiad dla każdego uczestnika powinien być podany na ciepło na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Danie obiadowe będzie serwowane w formie porcji podanych na talerzach dla każdego uczestnika spożywanych przy stole. Przerwy kawowe Wymagania dotyczące serwisu kawowego: - zapewnienie serwisu kawowego w miejscu wyznaczonym przez Wykonawcę poza salą konferencyjną/ warsztatową, bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej/ sal warsztatowych, - dostępność serwisu kawowego: nieprzerwanie każdego dnia spotkania, - zapewnienie pełnej zastawy serwisowej wraz z przygotowaniem serwisu oraz uprzątnięciem po zakończonym spotkaniu: serwetki, filiżanki do herbaty i kawy ze spodeczkami i łyżeczkami, sztućce do ciasta. 4

5 Systematyczna wymiana zastawy na czystą. Serwis kawowy składający się z : - kawy z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego (250 ml/os.), - herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach - owocowa, zielona, czarna 3 szt./os.), - gorącej wody w termosach do zaparzania herbaty, - mleka w dzbankach (50 ml/os.), - cukru (4 łyżeczki lub 4 saszetki po 2 gramy na osobę), - ciasta 3 rodzaje ciasta pieczonego 100 g/os. (np. sernik, szarlotka, wz-tka, min. 3 szt./os.), - wody mineralnej gazowanej (250 ml/os.) i niegazowanej (250 mln/os.), Zamawiający wymaga przygotowania i obsługi serwisu kawowego na bieżąco i uzupełniania serwisu kawowego podczas spotkań. Kolacja Zakwaterowanie ze śniadaniem: W ramach kolacji Wykonawca zapewni: Kolację składająca się przynajmniej z: przystawki, dania głównego podanego na ciepło, zimnej płyty składającej się z różnorodnych składników: np. wędlin, serów, jajek, warzyw sezonowych, warzyw marynowanych, ryb, sałatek, itp. (minimum 4 rodzaje) napojów różnorodnych (ciepłych i zimnych). Wszystkie składniki kolacji powinny być różne od składników obiadów podawanych podczas spotkań. Hotel zakwateruje uczestników spotkania zgodnie z wytycznymi, które zostaną przekazane przez Zamawiającego na 1 dzień przed terminem każdego ze spotkań. Pokoje, w których zakwaterowani będą uczestnicy spotkań mają standard określony zgodnie z art. 2 pkt. 4 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z dnia 24 stycznia 2006 r. Nr 22, poz. 169). Zadanie powinno być realizowane w obiektach dostępnych dla osób niepełnosprawnych. Zgodnie z art. 2 pkt. 4 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 5

6 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z dnia 24 stycznia 2006 r. Nr 22, poz. 169), minimalne wymagania co do wyposażenia w zakresie dostosowania obiektów hotelarskich do potrzeb osób niepełnosprawnych określa załącznik nr 8 do rozporządzenia. Zakwaterowanie w pokojach 1,2 i 3 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym, przy czym powinny być dostępne co najmniej 4 pokoje jednoosobowe. Powierzchnia pokoi powinna być nie mniejsza niż powierzchnia określona w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie dla pokoi 1,2,3 osobowych w hotelach trzy gwiazdkowych. Minimalne wyposażenie pokoi (1, 2 i 3 - osobowych): łóżko lub łóżka, nocny stolik lub półka, szafa lub zabudowana wnęka garderobiana, biurko lub stół, krzesło, lustro. Wszystkie pokoje powinny posiadać łazienki wyposażone min. w: wannę z baterią i natryskiem lub kabinę natryskową, umywalkę, WC, zestaw ręczników, artykuły higieny osobistej. Łóżka powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne posłanie. W przypadku niemożliwości podzielenia uczestników do pary pod względem płci, Wykonawca zobowiązany będzie do udostępnienia pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. W okresie grzewczym pokoje muszą być ogrzewane. Wykonawca zapewni przechowanie bagażu uczestników spotkania przed zajęciem i po zwolnieniu pokoju. Śniadanie w formie szwedzkiego bufetu wliczone w cenę noclegu, w tym co najmniej: pieczywo różnorodne, danie na ciepło do wyboru: (np. jajecznica, kiełbaski na gorąco), wędliny różnorodne, sery różnorodne, dżemy, mleko: ciepłe, zimne, przetwory jogurtowe, płatki śniadaniowe, świeże warzywa: np. pomidory, ogórek zielony, papryka napoje różnorodne: kawa, herbata, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana, dodatki: cytryna, cukier, mleko, masło. Śniadanie dla każdego uczestnika powinno być podane na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Zamawiający pokryje koszty: - 1 noclegu ze śniadaniem max. w kwocie 150 zł brutto na 6

7 osobę, Wymagania dotyczące współpracy w ramach spotkań Hotel zobowiązany jest wskazać 1 osobę koordynującą realizację wszystkich usług w ramach spotkań. W trakcie trwania spotkań wskazany koordynator będzie obecny i dyspozycyjny w miejscu ich realizacji. Zamawiający i Hotel będą kontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej i telefonu oraz osobiście w trakcie trwania spotkania w sprawie szczegółów jego realizacji. Przed rozpoczęciem realizacji spotkań Zamawiający spotka się z koordynatorem wskazanym przez Wykonawcę na miejscu realizacji spotkań w celu ustalenia szczegółów współpracy i zapoznania się z obiektem, w terminie dogodnym dla obu stron. Zamawiający może w ciągu 2 dni przed terminem spotkania dostarczyć na miejsce realizacji spotkania materiały warsztatowe, które Hotel zobowiązany jest zmagazynować i na 1 godzinę przed realizacją spotkania dostarczyć do sal konferencyjnych/ szkoleniowych, w których będzie ono realizowane. 7