OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich Załącznik nr 3 do SIWZ Załącznik nr 1 do umowy 1. Przedmiot zamówienia OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Kompleksowa organizacja szkoleń dla beneficjentów (potencjalnych beneficjentów) środków unijnych oraz organizacja posiedzenia członków Komitetu Monitorującego Zakres zadań podlegających wykonaniu przez Wykonawcę w ramach przedmiotu zamówienia: zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników (zgodnie z pkt. 2.1), zapewnienie wyżywienia dla uczestników (zgodnie z pkt. 2.2), zapewnienie sal szkoleniowych dla uczestników (zgodnie z pkt. 2.3) Zapewnienie wyposażenia technicznego sali szkoleniowej (zgodnie z pkt. 2.4), Zapewnienie transportu dla uczestników (zgodnie z pkt. 2.5) 1.2. Założenia podstawowe: termin szkoleń/ posiedzenia komitetu: 17 marca 2014 r.- 15 grudnia 2014 r miejsce szkoleń / posiedzenia komitetu: - 2 szkolenia w ośrodku szkoleniowym* położonym na terenie województwa kujawsko-pomorskiego, - 8 szkoleń w Brukseli, Av. de Tervuren Bruksela oraz instytucjach UE i przedstawicielstwie RP w Brukseli i innych biurach regionalnych. - 1 posiedzenie Komitetu Monitorującego w Parlamencie Europejskim liczba uczestników szkoleń: - szkolenia na terenie województwa kujawsko-pomorskiego dla maksymalnie 40 osób, w tym:

2 2 szkolenia dla maksymalnie 20 uczestników - szkolenia w Brukseli dla maksymalnie 120 uczestników, w tym: 8 szkoleń dla maksymalnie 15 uczestników - posiedzenie Komitetu w Brukseli dla maksymalnie 60 uczestników *ośrodek szkoleniowy - podmiot prowadzący działalność gospodarczą dysponujący odpowiednim zapleczem noclegowo-szkoleniowym umożliwiającym prawidłową realizację zadania oddalony w odległości nie większej niż 100 km od Torunia Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników szkolenia o nie więcej niż 5 osób w każdym ze szkoleń i 10 osób podczas posiedzenia Komitetu Monitorującego o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż 5 dni przed terminem danego szkolenia/komitetu. Ostateczna liczba uczestników każdego ze szkoleń/komitetu zostanie ustalona w kontaktach roboczych. Zamawiający każdorazowo ustali z Wykonawcą termin szkolenia w kontaktach roboczych, nie później niż 14 dni przed odbyciem się szkolenia, przy założeniu, iż Posiedzenie Komitetu Monitorującego odbędzie się w terminie r. oraz jedno ze szkoleń w Brukseli w terminie r. w trakcie obchodów Europejskiego Tygodnia Regionów i Miast (Open Days). Zamawiający ustali z Wykonawcą ostateczną wersję harmonogramu w trakcie kontaktów roboczych nie później niż 5 dni roboczych przed odbyciem szkolenia Przewidywany harmonogram szkoleń / posiedzenia Komitetu Monitorującego: Przykładowy harmonogram szkolenia na terenie województwa kujawsko-pomorskiego I dzień II dzień godzina Program godzina Program przybycie uczestników szkolenia kawa powitalna śniadanie szkolenie szkolenie kawowa kawowa szkolenie szkolenie obiadowa obiadowa szkolenie szkolenie kawowa kawowa blok dyskusyjny blok dyskusyjny czas wolny wyjazd uczestników szkolenia kolacja Przykładowy harmonogram szkolenie w Brukseli I dzień II dzień III dzień IV dzień godzina Program godzina Program godzina Program godzina Program wyjazd z śniadanie śniadanie śniadanie Torunia 9.00 wymeldowanie z wymeldowanie z przejazdowaobiad Venlo hotelu - wyjazd z szkolenie hotelu - wyjazd z Venlo przyjazd Venlo zakwaterowa przyjazd Bruksela kawowa przejazdowaobiad

3 nie w hotelu kolacja kawowa szkolenie obiadowa szkolenie kawowa blok dyskusyjny zakwaterowanie w hotelu - czas wolny kolacja szkolenie obiadowa blok dyskusyjny wymeldowanie z hotelu wyjazd z Brukseli przyjazd Venlozakwaterowanie w hotelu kolacja przyjazd do Torunia Przykładowy harmonogram posiedzenia Komitetu Monitorującego w Brukseli I dzień 17 marca II dzień- 18 marca III dzień- 19 marca IV dzień- 20 marca godzina Program godzina Program godzina Program godzina Program wyjazd z Torunia śniadanie śniadanie śniadanie Zakwaterowanie w hotelu 10:00-13:00 13:00 14:00 18:30 Posiedzenie Komitetu przejazdowaobiad Przerwa przejazdowa - kolacja Obiadrestauracja poselska Zwiedzanie Brukseli Udział w otwarciu wystawy dotyczącej innowacyjności Województwa (Parlament) 20:00 kolacja :00-13:00 13:30 Wyjazd do Levuen Spotkanie w Leuven 14:30 Zwiedzanie Miasta 16:00 Powrót do Brukseli 16:30 19: Obiad Czas wolny Kolacja 22:00 wymeldowanie z hotelu przejazdowa - obiad Przerwa przejazdowa - kolacja Powrót do Torunia 2. Wymagania niezbędne do prawidłowej realizacji usługi 2.1. Miejsca noclegowe szkolenie na terenie województwa kujawsko-pomorskiego 1) nocleg w ośrodku szkoleniowym o którym mowa w pkt ,

4 2) dopuszcza się zakwaterowanie tylko w jednym ośrodku szkoleniowym 3) nocleg w pokojach jedno lub dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, 4) nie dopuszcza się zakwaterowania w jednym pokoju osób o odmiennej płci, szkolenie zagraniczne (Bruksela) 1) 2 noclegi w Venlo i 1 nocleg w Brukseli (hotele o standardzie minimum 3 gwiazdek), 2) dopuszcza się zakwaterowanie tylko w jednym ośrodku szkoleniowym w danym mieście 3) nocleg w pokojach jedno lub dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, 4) nie dopuszcza się zakwaterowania w jednym pokoju osób o odmiennej płci 5) nocleg w Brukseli w hotelu położonym nie dalej niż w promieniu 2 km od Grand Place posiedzenie komitetu (Bruksela) 1) 3 noclegi w Brukseli (hotel o standardzie minimum 3 gwiazdek) 2) dopuszcza się zakwaterowanie tylko w jednym ośrodku szkoleniowym w danym mieście 3) nocleg w pokojach jedno lub dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, 4) nie dopuszcza się zakwaterowania w jednym pokoju osób o odmiennej płci 5) nocleg w Brukseli w hotelu położonym nie dalej niż w promieniu 2 km od Grand Place 2.2. Wyżywienie uczestników szkolenie na terenie województwa kujawsko-pomorskiego 1) 1 x śniadanie: w formie bufetu szwedzkiego składającego się co najmniej z pieczywa, dania na ciepło, bukietu warzyw, nabiału, wędlin,, kawy, herbaty, napojów zimnych, cukru, mleka 2) 2 x obiad: zupa, danie główne w tym: ziemniaki (lub inne), mięso i danie jarskie do wyboru, bukiet surówek, napoje, woda Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia minimum 2 propozycji zestawów obiadowych do wyboru przez Zamawiającego minimum na 5 dni roboczych przed odbyciem szkolenia. 3) 1 x kolacja: poczęstunek przy ognisku obejmujący pieczoną: karkówkę, rybę, ziemniaki oraz bukiet surówek, napoje ciepłe i zimne (w przypadku złej pogody kolacja na terenie ośrodka szkoleniowego) 4) 5 x kawowa: kawa, herbata, cukier, mleko, ciasto (różne rodzaje po 3 porcje na każdego uczestnika szkolenia) 5) wykonawca zobowiązany również jest zapewnić podczas całego dnia szkolenia napoje zimne, wodę, kawę, herbatę, cukier, mleko dla uczestników szkolenia szkolenie w Brukseli 1) 3 x śniadanie: w miejscu zakwaterowania w formie bufetu szwedzkiego składającego się co najmniej z pieczywa, dania na ciepło, bukietu warzyw, nabiału, wędlin, kawy, herbaty, napojów zimnych, cukru, mleka 2) 2 x obiadowa: - w miejscu szkolenia tj. Av. de Tervuren Bruksela, lub w miejscu ustalonym z organizatorem na 14 dni przed terminem szkolenia - lunch: kanapki, danie na ciepło, kawa, herbata, woda, napoje, cukier, mleko - zapewnienie zastawy niejedno razowej, - posprzątanie po lunchu 3) 3 x kolacja: a) pierwszego i trzeciego dnia szkolenia w miejscu zakwaterowania

5 - zupa, posiłek regionalny, deser, napoje zimne i ciepłe, woda b) drugiego dnia szkolenia w restauracji w pobliżu Grand Place - dania i napoje do wyboru z menu restauracji w kwocie nie przekraczającej 35 euro na jednego uczestnika szkolenia, - wyboru restauracji dokonają uczestnicy szkolenia na miejscu 4) 2 x kawowa : kawa, herbata, cukier, mleko, ciasto (różne rodzaje po 3 porcje na każdego uczestnika szkolenia) 5) wykonawca zobowiązany również jest zapewnić podczas całego dnia szkolenia napoje zimne, wodę, kawę, herbatę, cukier, mleko dla uczestników szkolenia 6) 2 x przejazdowa: zupa, danie główne w tym: ziemniaki (lub inne), mięso i danie jarskie do wyboru, bukiet surówek, napoje, woda Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia minimum 2 propozycji zestawów obiadowych do wyboru przez Zamawiającego minimum na 5 dni roboczych przed odbyciem szkolenia Posiedzenie komitetu w Brukseli 1) 3 x śniadanie: w miejscu zakwaterowania w formie bufetu szwedzkiego składającego się co najmniej z pieczywa, dania na ciepło, bukietu warzyw, nabiału, wędlin, kawy, herbaty, napojów zimnych, cukru, mleka 2) 2 x lunch w formie serwowanej drugiego i trzeciego dnia: - w miejscu posiedzenia tj. w Parlamencie Europejskim, lub w miejscu ustalonym z organizatorem na 5 dni przed terminem posiedzenia komitetu - lunch: powinien zawierać danie tradycyjne dla lokalnej kuchni, danie na ciepło, deser, kawa, herbata, woda, napoje, cukier, mleko - zapewnienie zastawy niejedno razowej, - posprzątanie po lunchu 3) 4 x kolacja: a) pierwszego i czwartego dnia kolacja na trasie przejazdu: - danie ciepłe-starter, danie główne, napoje zimne i ciepłe, woda b) drugiego dnia w restauracji w pobliżu Grand Place - dania i napoje do wyboru z menu restauracji w kwocie nie przekraczającej 35 euro na jednego uczestnika szkolenia, - wyboru restauracji dokonają uczestnicy szkolenia na miejscu c) trzeciego dnia w miejscu zakwaterowania: - - zupa, posiłek regionalny, deser, napoje zimne i ciepłe, woda 4) 1 x serwis kawowy w trakcie II dnia : kawa, herbata, cukier, mleko, ciasto (różne rodzaje po 3 porcje na każdego uczestnika szkolenia) 5) wykonawca zobowiązany również jest zapewnić podczas całego dnia szkolenia napoje zimne, wodę, kawę, herbatę, cukier, mleko dla uczestników szkolenia 6) 2 x przejazdowa/lunch : zupa, danie główne w tym: ziemniaki (lub inne), mięso i danie jarskie do wyboru, bukiet surówek, napoje, woda Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia minimum 2 propozycji zestawów obiadowych do wyboru przez Zamawiającego minimum na 5 dni roboczych przed odbyciem szkolenia Sale szkoleniowe szkolenie na terenie województwa kujawsko-pomorskiego - wielkość sali szkoleniowej dostosowana do liczby uczestników szkolenia, - sala klimatyzowana/ogrzewana

6 szkolenie w Brukseli zamawiający zapewnia salę szkoleniową 2.4. Wyposażenie techniczne sali szkoleniowej szkolenie na terenie województwa kujawsko-pomorskiego - stół prezydialny dla trenerów, - nagłośnienie, - ekran, - projektor multimedialny, - tablica typu Flipchart + flamastry, - Internet bezprzewodowy - komputer szkolenie w Brukseli zamawiający zapewnia wyposażenie sali szkoleniowej 2.5. Transport uczestników szkoleń szkolenie na terenie województwa kujawsko-pomorskiego - samodzielny transport uczestników szkolenia, - wykonawca zapewni bezpłatny parking do dyspozycji uczestników szkolenia na terenie ośrodka szkoleniowego szkolenie i posiedzenie Komitetu Monitorującego w Brukseli - dwóch kierowców przypadających na jeden autokar/bus - pilot / przewodnik grupy (na trasie przejazdu oraz w Brukseli i Levuen) - transport busem / autobusem na trasie Toruń Bruksela - Toruń z uwzględnieniem przerw w godz. 23:00-6:00 - transport, na każde żądanie na terenie i w odległości do 100 km od Brukseli - pokrycie wszystkich wymaganych przepisami prawa opłat drogowych, opłat parkingowych - ubezpieczenie uczestników szkolenia: NNW na kwot min ,00 zł i KL na kwotę min ,00 zł oraz bagażu każdego uczestnika szkolenia na kwotę 1 000,00 zł - Wymagania minimalne bus: środek transportu nie starszy niż 5 lat, wyposażony w sprawna klimatyzację i sprawne ogrzewanie, wyposażony w rozkładane fotele, wyposażony w przyciemniane szyby, środek transportu posiadający aktualne badania techniczne, polisę ubezpieczeniową, Wykonawca zobowiązany jest zgłosić bus do oględzin przez służby Policji w dniu wyjazdu. Wykonawca musi posiadać aktualne licencje oraz certyfikaty wymagane w zakresie świadczenia usług krajowego i międzynarodowego transportu. 3. Warunki płatności - wynagrodzenie płatne w częściach po wykonaniu każdego szkolenia w terminie 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury z tym, że za wykonanie ostatniego szkolenia płatność nastąpi nie później niż do 31 grudnia 2014 r. - wynagrodzenie zostanie odpowiednio pomniejszone o iloczyn stawki kosztu jednostkowego przypadającego na jednego uczestnika szkolenia/posiedzenia Komitetu Monitorujacego.

7 - pomniejszenie nie nastąpi jeżeli Zamawiający nie poinformuje Wykonawcy o uczestnictwie w szkoleniu/posiedzeniu Komitetu Monitorującego mniejszej liczby osób, o czym mowa w pkt pomniejszenie wynagrodzenia nie może być większe niż o iloczyn stawki kosztu jednostkowego przypadającego na jednego uczestnika szkolenia/posiedzenia Komitetu Monitorującego i liczby osób jaką zastrzegł sobie Zamawiający 4. Oferta powinna zawierać: - ofertę cenową brutto za wykonanie całego przedmiotu zamówienia (z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku) - ofertę cenową brutto przypadającą na każdego uczestnika szkolenia (z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku) - nazwę przewoźnika/ów, 5. Zamawiający zobowiązuje się: do przekazywania informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania usługi, w terminach o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia