Szczegółowy opis zamówienia

Transkrypt

1 Szczegółowy opis zamówienia Przedmiot zamówienia Zamówienie obejmuje zapewnienie zakwaterowania, przewozu, wyżywienia oraz sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem technicznym dla pracowników Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego (DWF) w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej na dwudniowe szkolenie. Podczas pierwszego dnia szkolenia uczestnicy zdobędą praktyczną wiedzę związaną ze skutecznym radzeniem sobie ze stresem, natomiast drugi dzień szkoleniowy poświęcony zostanie omówieniu głównych założeń związanych z wdrażaniem EFS w perspektywie finansowej Unii Europejskiej na lata Odbiorcami zamówienia będą pracownicy Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego (DWF) w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, pełniącego funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetu I i II PO KL, a także Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Działania 5.4 i 5.5 Priorytetu V PO KL. Przewidywana liczba uczestników to maksymalnie 60 osób, ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 3 dni przed pierwszym dniem szkolenia. Zakres zamówienia 1. Termin szkolenia i czas trwania: 2 dni robocze, w terminie od 2 do 3 grudnia 2013 r. (jeden nocleg). 2. Miejsce organizacji szkolenia: Hotel/ośrodek zlokalizowany w odległości do 100 km od siedziby Departamentu Wdrażania EFS Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (ul. Tamka 3, Warszawa), w okolicy cichej i spokojnej, z dala od głównych ciągów komunikacyjnych. Zakwaterowanie uczestników szkolenia: pokoje 1-osobowe i/lub 2-osobowe, w tym co najmniej 15 pokoi jednoosobowych (lub do jednoosobowego użytku) odpowiadających standardem minimum trzygwiazdkowemu hotelowi zgodnym z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r. Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U z późniejszymi zmianami). Wszystkie pokoje i sala konferencyjna muszą znajdować się w jednym budynku. 3. Wymagania odnośnie przejazdu: Transport dla maksymalnie 60 osób. Wyjazd z Warszawy, ul Tamka 3, w dniu 2 grudnia ok. godz. 8.30, wszyscy uczestnicy szkolenia muszą wyjechać z ww. miejsca jednocześnie. 1

2 Przyjazd do Warszawy, ul. Tamka 3, w dniu 3 grudnia ok. godz Minimalny standard pojazdów: autokary sprawne technicznie, rocznik nie starszy niż 2007, przystosowany do przewozu osób wraz z bagażami, przy czym miejsce na bagaż musi być wydzielone w taki sposób, by nie zmniejszało komfortu podróżowania pasażerów (np. luk bagażowy pod pokładem autokaru), posiadający aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej i następstw nieszczęśliwych wypadków. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia pojazdów wraz z kierowcami posiadającymi odpowiednie uprawnienia do prowadzenia danej kategorii pojazdu. 4. Wymagania dot. sali konferencyjnej i sprzętu technicznego: W ramach wynagrodzenia Wykonawca zobowiązany jest do: zapewnienia sali klimatyzowanej z dobrą akustyką wraz z niezbędnym wyposażeniem adekwatnym do przedmiotu i zakresu szkolenia zaproponowanego przez Wykonawcę, tj. ekran, projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem, mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu, laptop kompatybilny z projektorem z zainstalowanym pakietem MS Office, pilot do zmieniania slajdów, mikrofon, tablica typu flipchart z markerami, obsługa techniczna sprzętu, nagłośnienie i obsługa wizualna powinna być tak zorganizowana, aby prezentacja multimedialna była widoczna oraz czytelna, a przekaz trenera słyszalny dla wszystkich uczestników. Ustawienie stołów dla uczestników szkolenia w podkowę lub w dwa rzędy stołów ustawionych naprzeciwko siebie. 5. Wstępny harmonogram: I dzień 8:30 11:00 przejazd z Warszawy, 11:00 12:00 zakwaterowanie, przerwa kawowa 12:00 14:00 szkolenie Radzenie sobie ze stresem 14:00 15:00 obiad 15:00 17:00 szkolenie Radzenie sobie ze stresem 17:00 17:30 przerwa kawowa 17:30 18:30 szkolenie Radzenie sobie ze stresem 19:30 kolacja II dzień 8:00 9:00 śniadanie 9:00 10:30 szkolenie Nowa perspektywa finansowa Unii Europejskiej :30 11:00 przerwa kawowa 11:00 12:30 szkolenie Nowa perspektywa finansowa Unii Europejskiej :00 14:00 obiad 14:00 wykwaterowanie, przejazd do Warszawy. 2

3 6. Wymagania odnośnie wyżywienia: W zakres usługi cateringowej wchodzą: przerwa kawowa dla jednej osoby obejmować będzie co najmniej: napoje gorące: świeżo parzona kawa (co najmniej 250 ml na osobę, herbata (co najmniej 250 ml na osobę), napoje zimne: soki 3 rodzaje soków 100% (co najmniej 300 ml na osobę), woda gazowana (co najmniej 150 ml na osobę), woda niegazowana (co najmniej 300 ml na osobę), co najmniej 5 kanapek dekoracyjnych na osobę co najmniej dwie z pięciu kanapek muszą być wegetariańskie, 3 rodzaje ciast (co najmniej 100 g na osobę), 3 ciasteczka deserowe (co najmniej 80 g na osobę), do napojów gorących podane będą dodatki: mleczko, cytryna, cukier, słodzik. Kanapki podane będą na pieczywie jasnym i ciemnym wyklucza się pieczywo tostowe. obiad podczas dwóch dni szkolenia, ciepły posiłek złożony z co najmniej dwóch dań (w tym zupa lub krem-przynajmniej dwa rodzaje i danie główne składające się z mięsa bądź ryb, dodatku w postaci ziemniaków, frytek, ryżu, klusek śląskich, itp. W ilości co najmniej 250 g na osobę oraz zestawu surówek i jarzyn w ilości co najmniej 150 g na osobę dla każdego uczestnika oraz prowadzących szkolenie (należy uwzględnić kuchnię wegetariańską dla liczby osób podanych przez Zamawiającego), napoje ciepłe i zimne (rodzaje i ilości takie jak wymienione przy przerwach kawowych) oraz deser w ilości co najmniej 75 g na osobę, obiad podawany osobno dla każdego uczestnika; kolacja dzień pierwszy szkolenia, w formie ciepłego i zimnego bufetu: przystawki mięsne i bezmięsne (minimum 4 rodzaje w ilości co najmniej 80 g na osobę), sałatki (minimum 5 rodzajów, w ilości co najmniej 150 g. na osobę), co najmniej dwa rodzaje zup lub kremów do wyboru, co najmniej dwa dania główne na gorąco mięsne i dwa wegetariańskie, dodatki do dań głównych, deser składający się z minimum 4 rodzajów ciast porcjowanych w ilości 50g na osobę z wyłączeniem, minimum 5 rodzajów owoców krojonych w ilości co najmniej 50 g na osobę oraz minimum 2 deserów podawanych w pucharku w ilości co najmniej 50 g na osobę, słone przekąski, napoje ciepłe i zimne (rodzaje i ilości takie same jak wymienione przy przerwach kawowych); śniadanie dzień drugi szkolenia, w formie ciepłego i zimnego bufetu: świeże różnorodne pieczywo, przystawki mleczne, mięsne i bezmięsne, wędlina, sery, sałatki, świeże warzywa, owoce, ciasta, napoje ciepłe i zimne, śniadanie wliczone w cenę i ofertę noclegu; Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania. 7. Obowiązki Wykonawcy: Wykonawca pokrywa koszty ubezpieczenia uczestników wyjazdu (ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków na czas podróży i pobytu w ośrodku). Wykonawca zapewnia serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa, nakrycie stołów/obrusy, zastawa). Wykonawca proszony jest o dołączenie do oferty przykładowego menu, z uwzględnieniem wielkości porcji przypadających na jednego uczestnika szkolenia. Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania. Wykonawca musi zapewnić wyżywienie podczas szkolenia dla osoby prowadzącej szkolenia z zakresu radzenia sobie ze stresem. 3

4 8. Kryteria oceny ofert: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach: L.p. Kryterium Liczba punktów (waga) 1. Cena Lokalizacja obiektu przeprowadzenia szkolenia 30 RAZEM W kryterium Cena najwyższą liczbę punktów (70) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem: cena oferty najniżej skalkulowanej Liczba punktów = x 70 cena oferty ocenianej 2. W kryterium Lokalizacja obiektu przeprowadzenia szkolenia ocenione zostaną warunki lokalowe miejsca przeprowadzenia szkolenia, tj. lokalizacja obiektu, wyposażenie sali konferencyjnej, sala, w której będą podawane posiłki, zakwaterowanie uczestników szkolenia. Wykonawca wraz z ofertą przekaże Zamawiającemu następujące dokumenty: Zamawiający wymaga, by Wykonawca przedłożył wraz z ofertą szczegółowy opis miejsca wykonania zamówienia i warunków zakwaterowania. Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania działalności i czynności powyżej opisanych, posiadać wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia. Warunek ten uznaje się za spełniony, jeżeli wykonał należycie w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, co najmniej 3 zamówienia o charakterze porównywalnym z zakresem niniejszego zamówienia. Spełnienie warunku potwierdzają następujące dokumenty: oświadczenie Wykonawcy o wykonanych lub wykonywanych usługach ze wskazaniem danych adresowych podmiotów gospodarczych lub instytucji publicznych, przedmiotu usługi, dat wykonywania usługi. referencje potwierdzające należyte wykonanie zamówienia. 4

5 Wykonawca musi dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Spełnienie warunku potwierdzają przedłożone przez Wykonawcę oświadczenia. Informacje dotyczące naboru ofert Oferty wraz ze skanami ww. dokumentów należy przesyłać do 31 października 2013 r. do godz w wersji elektronicznej, na adres mailowy: Wioletta.Wlodek@mpips.gov.pl. Ze względu na ograniczenia poczty elektronicznej w przyjmowaniu dużych plików należy potwierdzić telefonicznie wpływ oferty na ww. adres mailowy. Wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia ww. dokumentów w wersji papierowej. W ofercie należy podać całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia oraz cenę jednostkową w przeliczeniu na jednego uczestnika szkolenia. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. Po wyborze Wykonawcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę, Umowa zawarta z Wykonawcą będzie opierała się na wzorach umów obowiązujących w MPiPS. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Dodatkowych informacji udziela: Pani Wioletta Włodek, tel.: