Warszawa, r.

Transkrypt

1 Warszawa, r. Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CEO/Au/ZO/100/KSKN usługi związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem i udostępnieniem sal warsztatowych w projekcie Akademia uczniowska. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego Przedmiotem Zapytania ofertowego są usługi związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem i udostępnieniem sal warsztatowych w projekcie Akademia uczniowska. 1. Wynajem sali konferencyjnej dla 100 osób z wyposażeniem prezentacyjnym; 2. Wynajem czterech sal warsztatowych dla minimum 18 osób z wyposażeniem prezentacyjnym; 3. Wynajem trzech sal warsztatowych dla minimum 15 osób z wyposażeniem prezentacyjnym; 4. Wynajem 50 pokoi 2-osobowych; 5. Wynajem 4 pokoi 1-osobowych; 6. Wynajem 1 sali na sekretariat konferencji; 7. Przygotowanie i obsługa cateringu dla ok. 100 osób. Rodzaj zamówienia wg nazw i kodów określonych we Wspólnotowym Słowniku Zamówień 1 : CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji. Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy, który będzie odpowiedzialny za usługi związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem i udostępnieniem sal warsztatowych na: szkolenie trzydniowe w Warszawie w terminie września 2014 roku 1 O którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień. Strona 1

2 szkolenie dwudniowe w Warszawie w terminie listopada 2014 roku. Ostateczne określenie dokładnej liczby osób korzystających z usług Usługodawcy (noclegi i wyżywienie) oraz ilości sal zostanie potwierdzone i przekazane przez Zamawiającego drogą mailową na adres opiekuna szkolenia po stronie Ośrodka najpóźniej 3 dni przed szkoleniem do godz. 16:30. Organizator zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zamówienia o 50% lub zwiększenia o 20%. Do składania ofert zapraszamy przedstawicieli obiektów w obrębie miasta stołecznego Warszawa prowadzących działalność zgodną z opisanym zapytaniem. Obiekty muszą spełniać następujące warunki: 1. Obiekt hotelarski/ szkoleniowy/ konferencyjny/ wystawienniczy o standardzie co najmniej 2-gwiazdkowym w przypadku hotelu (potwierdzone kopią Decyzji o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego) lub odpowiadający standardem hotelowi co najmniej 2-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie). 2. Zapewnienie podczas konferencji, zaplecza noclegowego - dwóch noclegów dla 100 osób w terminie pokoi 2-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym z pojedynczymi łóżkami - 4 pokoi 1-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym. oraz jednego noclegu dla 100 osób w terminie listopada 2014: - 50 pokoi 2-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym z pojedynczymi łóżkami - 4 pokoi 1-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym. Nocleg zapewniony w tym samym budynku, w którym będzie prowadzone szkolenie. 3. Zapewnienie 1 sali konferencyjnej dla 100 uczestników w trakcie obu szkoleń. a) Sala w ustawieniu kinowym b) rozmiar przynajmniej 1,5 m 2 na uczestnika, Strona 2

3 c) odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, d) krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, e) łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), f) ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, g) możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, h) ogrzewanie sali z regulacją temperatury, i) klimatyzacja z regulacją temperatury, j) odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, k) zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), l) wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, rzutnik multimedialny, laptop zsynchronizowany z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. 4. Czterech sal, w kształcie umożliwiającym ustawienie stołów i krzeseł w formie litery U, dla minimum 18 osób w trakcie obu szkoleń. a) rozmiar - przynajmniej 1,5 m 2 na uczestnika, b) odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, c) krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, Strona 3

4 d) stanowiska do pracy w podgrupach: co najmniej 6 oddzielnych stolików o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, z możliwością rozstawienia ich w odległości co najmniej 2 m od siebie, e) łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), f) ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, g) możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, h) ogrzewanie sali z regulacją temperatury, i) odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, j) zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), k) wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, rzutnik multimedialny, laptop zsynchronizowany z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. 5. Trzech sal, w kształcie umożliwiającym ustawienie stołów i krzeseł w formie litery U, dla minimum 15 osób w trakcie obu szkoleń. l) rozmiar - przynajmniej 1,5 m 2 na uczestnika, m) odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, n) krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, o) stanowiska do pracy w podgrupach: co najmniej 6 oddzielnych stolików o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, z możliwością rozstawienia ich w odległości co najmniej 2 m od siebie, p) łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), Strona 4

5 q) ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, r) możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, s) ogrzewanie sali z regulacją temperatury, t) odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, u) zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), v) wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, rzutnik multimedialny, laptop zsynchronizowany z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. 6. Zapewnienie miejsca na recepcję przed salą konferencyjną (2 stoły, min. 2 krzesła, dostęp do prądu i WiFi). 7. Zapewnienie jednego pokoju służbowego dla organizatorów położonego w bezpośrednim sąsiedztwie sal szkoleniowych. (2 stoły, min. 2 krzesła, dostęp do prądu i WiFi.) 8. Zapewnienie restauracji, która pomieści jednocześnie 110 uczestników. Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywać się szkolenie, w oddzielnym pomieszczeniu niż sale, w których będzie odbywać się szkolenie. 9. Zapewnienie miejsca na catering (serwis kawowy) w bezpośrednim sąsiedztwie sal. 10. Zapewnienie wyżywienia, w tym: Szkolenie I: a)pierwszy dzień :obiad, kolacja, dwie przerwy kawowe: pełna i podstawowa. b)drugi dzień : śniadanie, obiad, kolacja, dwie przerwy kawowe pełne. c)trzeci dzień : śniadanie, obiad, jedna przerwa kawowa pełna. Strona 5

6 Szkolenie II: a)pierwszy dzień : obiad, kolacja, dwie przerwy kawowe: pełna i podstawowa. b)drugi dzień : śniadanie, obiad, jedna przerwa kawowa pełna. 11. Śniadanie i kolacja w formie bufetu szwedzkiego. 12. Obiady do wyboru: zupa oraz zupa wegetariańska (gotowana bez użycia dodatków mięsnych w tym wywaru), dania główne mięsne oraz danie wegetariańskie 2, warzywa na ciepło i zimno, deser, soki 100%, woda gazowana oraz niegazowana. Usługodawca przedstawi co najmniej trzy propozycje zestawów obiadowych. 13. Jadłospis powinien uwzględniać produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Zamawiający na trzy dni przed konferencją poinformuję Wykonawcę o liczbie dań wegetariańskich oraz wybranym zestawie obiadowym. 14. Zapewnienie miejsca na catering (serwis kawowy) w bezpośrednim sąsiedztwie sal. 15. Serwis kawowy podstawowy przed salą konferencyjną - kawa, herbata - wybór smaków, cukier, mleko, cytryna 16. Pełen serwis kawowy poza salami szkoleniowymi składający się z następujących elementów: kawa, herbata - wybór smaków, woda mineralna gazowana oraz niegazowana, soki 100%, cukier, mleko, cytryna, drobne ciasteczka. 17. zapewnienie kawiarni lub baru, gdzie uczestnicy szkolenia będą mogli spotkać się i spędzić czas wieczorem w miłej atmosferze. 18. Zapewnienie miejsca w częściach wspólnych ośrodka na nieformalne spotkania w czasie wolnym (foyer). 19. Bezpłatny parking dla gości 20. Dostęp do bezpłatnego sprzętu biurowego: xero, drukarka, skaner, 21. Dostęp do toalety (bliski, na tym samym piętrze), 2 Wg słownika PWN wegetarianizm «sposób odżywiania się polegający na wyłączeniu z diety mięsa, ryb i wszystkich lub tylko niektórych produktów pochodzenia zwierzęcego» Strona 6

7 22. Wykonawca zapewni osobę/osoby do obsługi technicznej przed i w trakcie trwania szkoleń, odpowiedzialną za poprawne działanie sprzętu elektronicznego na 15 min przed każdym szkoleniem cały sprzęt powinien być podłączony i sprawdzony czy działa poprawnie (komputer, rzutnik oraz Internet) tak, by nie wystąpiły opóźnienia w realizacji szkolenia ze względu na problemy techniczne. Na 2 dni przed szkoleniem Wykonawca prześle na adres mailowy Zamawiającego nazwisko oraz telefon komórkowy do osoby odpowiedzialnej za obsługę techniczną. 23. Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń (zastawa ceramiczna i szklana, sztućce nie plastikowe) oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. Strona 7