OGŁOSZENIE OFERTOWE NR KRK/2014/06. Ogólnopolskie Towarzystwo Ochrony Ptaków, ul. Odrowąża 24, Marki k. Warszawy

Transkrypt

1 Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz dofinansowywane ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej I. ZAMAWIAJĄCY OGŁOSZENIE OFERTOWE NR KRK/2014/06 Marki, 12 marca 2014 r. Ogólnopolskie Towarzystwo Ochrony Ptaków, ul. Odrowąża 24, Marki k. Warszawy II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na organizacji dwudniowych warsztatów inicjujących przygotowanie krajowego planu ochrony kraski w dniach 9 10 kwietnia 2014 r. w Warszawie w ramach projektu Aktywna ochrona kraski na Równinie Kurpiowskiej" (nr POIS /10), współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko oraz Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. 2. Określenie przedmiotu oraz zakresu zamówienia: Realizacja zamówienia składa się z następujących działań: a) Zapewnienie dwóch noclegów: w terminach: 8/9 kwietnia 2014 r. dla maksymalnie 25 osób, 9/10 kwietnia 2014 r. dla maksymalnie 40 osób oraz 10/11 kwietnia dla maksymalnie 20 osób w hotelu o standardzie, co najmniej 3-gwiazdkowym lub w ośrodku konferencyjno-szkoleniowym odpowiadającym standardem hotelowi, co najmniej 3-gwiazdkowemu zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, z późn zm.), lub w pokojach 1-osobowych lub 2-osobowych do pojedynczego wykorzystania. Wykonawca zapewni minimum 15 miejsc parkingowych dla uczestników warsztatów bez ponoszenia przez nich dodatkowych opłat.

2 Zamawiający przekaże Wykonawcy przewidywaną listę osób korzystających z noclegów, o których mowa w pkt a, na minimum 5 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia warsztatów. rozliczenie nastąpi na podstawie faktycznej ilości osób biorących udział w warsztatach oraz rzeczywistej ilości pokoi i noclegów. Zamawiający zastrzega sobie możliwość bezkosztowej redukcji ilości osób uczestniczących w Spotkaniu o maksymalnie 20%. b) zapewnienie wyżywienia: 8 kwietnia 2014 r: kolację, 9 kwietnia 2014 r.: śniadanie, obiad, kolację oraz co najmniej trzy przerwy kawowe, przy czym pierwsza będzie zorganizowana przed rozpoczęciem spotkania, 10 kwietnia 2014 r.: śniadanie dla osób, które korzystały z noclegu, suchy prowiant dla grupy maksymalnie 25 osób, obiad w podziale na 2 części, tj. pierwsza cześć obiad - zorganizowany na trasie wyjazdu terenowego (miejsce obiadu zostanie ustalone z Zamawiającym) dla grupy maks. 25 osób, druga część - dla uczestników na miejscu warsztatów grupa maks. 30 osób, dwie przerwy kawowe dla grupy maks. 30 osób, przy czym jedna będzie przed rozpoczęciem warsztatów. 1) W ramach minimum 30-minutowej przerwy kawowej, Wykonawca każdorazowo zapewni: napoje gorące, tj. świeżo parzoną, gorącą kawę z ekspresu i dwa rodzaje herbaty, mleko do kawy, cytrynę w plasterkach, cukier; napoje zimne w butelkach (0,3 0,5 l.), tj. soki owocowe (2 rodzaje) oraz wodę mineralną (gazowaną i niegazowaną); dwa rodzaje ciast, serwis gastronomiczny, przygotowanie, uzupełnianie serwisu w miarę potrzeb, sprzątanie. 2) W ramach śniadania, Wykonawca zapewni: zastaw dań ciepłych i zimnych do kompozycji zestawów wegetariańskich i mięsnych, napoje ciepłe (świeżo parzona kawa, herbata) i zimne (soki owocowe oraz woda mineralna). Miejsca siedzące przy stole, serwis gastronomiczny, nakrycie stołów/obrusy, zastawę oraz przygotowanie, obsługę i sprzątanie.

3 3) W ramach suchego prowiantu na wyjazd terenowy, Wykonawca zapewni: dwie kanapki na osobę (do wyboru mięsną i/lub wegetariańską), wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w butelkach o pojemności 0,33 l (po dwie każdego rodzaju na osobę), owoc. 4) W ramach przerwy obiadowej, w tym w czasie wyjazdu terenowego, Wykonawca zapewni dwudaniowe posiłki do wyboru mięsne i wegetariańskie wraz z napojami, po obiedzie deser, owoce, kawę i herbatę. Miejsca siedzące przy stole, serwis gastronomiczny, nakrycie stołów/obrusy, zastawę oraz przygotowanie, obsługę i sprzątanie 5) W ramach kolacji, Wykonawca zapewni: zastaw dań ciepłych i zimnych do kompozycji zestawów wegetariańskich i mięsnych, dwa rodzaje sałatek, dwa rodzaje pieczywa, napoje ciepłe (świeżo parzona kawa, herbata) i zimne (soki owocowe oraz woda mineralna). Miejsca siedzące przy stole, serwis gastronomiczny, nakrycie stołów/obrusy, zastawę oraz przygotowanie, obsługę i sprzątanie. Menu wszystkich posiłków będzie ustalane z Zamawiającym przed spotkaniem. Przerwy kawowe, obiady i kolacje będą podane w odpowiednio oznaczonym pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania lub w odpowiednio oznaczonym pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania c) Zapewnienie sali szkoleniowej, spełniającej następujące warunki: sala szkoleniowa będzie do wyłącznej dyspozycji uczestników spotkania, sala szkoleniowa powinna znajdować się co najmniej na parterze budynku, miejsca siedzące dla co najmniej 30 osób, stoły ustawione w kształt podkowy, klimatyzacja, wymogi oświetleniowe zgodne z BHP, wyposażenie w sprzęt multimedialny: laptop, rzutnik multimedialny, flipchart i pisaki do flipcharta oraz nagłośnienie, jeden mikrofon bezprzewodowy, stojak lub stół na rzutnik i laptop,

4 w sali szkoleniowej powinien znajdować się duży ekran do wyświetlania, wyżywienie powinno znajdować się poza salą szkoleniową, sala szkoleniowa powinna zostać oznakowana tabliczkami z nazwą projektu, organizatorem oraz z informacjami o źródle finansowania. Wzorce logotypów Zamawiający przekaże Wykonawcy, w terminie do 2 dni przed warsztatami, Wykonawca jest odpowiedzialny za sprawność i zapewnienie obsługi technicznej sprzętu, Wykonawca zapewni nocleg i wyżywienie w tym samym obiekcie, w którym odbywać się będzie spotkanie (z pominięciem obiadu dla części uczestników warsztatów w dniu r.). d) Zapewnienie punktu recepcyjnego i obsługi uczestników przez cały czas trwania spotkania, w tym: udzielania uczestnikom wszelkich informacji dotyczących organizacji spotkania, w tym w języku angielskim, rejestracji uczestników, w tym w języku angielskim w dniach 9 i r. od godziny 9.00 do 12:00. Pierwszego dnia spotkania rejestracja uczestników z zagranicy, wymagana jest znajomość języka angielskiego, zebranie podpisów od wszystkich uczestników na listach obecności, weryfikacja i aktualizacja poprawności umieszczonych na liście danych teleadresowych uczestników warsztatów, wydawanie materiałów warsztatowych przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego, wydrukowanie oraz zebranie podpisów na Umowach między Zamawiającym a wszystkim uczestnikami warsztatów. Zgromadzenie od uczestników pełnej dokumentacji dotyczącej rozliczenia kosztów podróży. Wykonawca powinien dysponować urządzeniem do wykonania kserokopii części dokumentów stanowiących załączniki do Umów, które dostarczą uczestnicy spotkania. Treść poszczególnych Umów do podpisu przez Uczestników dostarczy Wykonawcy Zamawiający w wersji elektronicznej, w terminie min. 2 dni przed warsztatami. Po stronie Wykonawcy należy przygotowanie wersji papierowych w liczbie 2 szt. każdej Umowy. Przewidywana liczba umów do podpisu maks. 35 szt.

5 współpracy z obsługą hotelu i przedstawicielami Zamawiającego w kwestii dotyczącej organizacji spotkania; zapewnienie wizualizacji OTOP w formie roll-up (roll-up zostanie przekazany przez Zamawiającego), e) Zapewnienie transportu wraz z kierowcą autokarem klasy lux na wyjazd terenowy dla grupy do 25 osób w dniu 10 kwietnia 2014 r. z miejsca zakwaterowania na obszar objęty działaniami projektu, tj. Równinę Kurpiowską i powrót do miejsca zakwaterowania. Transport powinien obejmować jednoczesny przewóz ww. grupy osób. Długość planowanej trasy wynosi 380 ok. km, długość trwania wyjazdu ok. 7 godz. Trasa przejazdu zostanie przekazana Wykonawcy przed wyjazdem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji trasy w zależności od potrzeb uczestników. f) Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) dla wszystkich uczestników warsztatów w czasie ich trwania. Minimalna kwota ubezpieczenia na każdą osobę powinna wynieść zł. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia propozycji ubezpieczenia całodobowego w dniu 8 kwietnia 2014 r. Wykonawca przedstawi również propozycję warunków ubezpieczenia biorąc pod uwagę konieczność ubezpieczenia grupy w trakcie wyjazdu terenowego. Zamawiający zastrzega, iż płatność zostanie dokonana za faktyczną ilość osób uczestniczących w spotkaniu, wyliczona na podstawie cen zadeklarowanych podanych w ofercie. Po spotkaniu zostanie sporządzony kosztorys powykonawczy. Wykonawca jest zobowiązany do rzetelnego udokumentowania liczy osób korzystających z usługi. 3. Miejsce wykonywania usługi: Obiekt, na terenie którego odbędą się warsztaty będzie zlokalizowany w obszarze administracyjnym miasta Warszawa, w odległości nie większej niż 10 km od dworca Warszawa Centralna, z bezpośrednim dojazdem do obiektu za pośrednictwem środków komunikacji miejskiej spod dworca, o standardzie hotelu opisanym w rozdz. II pkt 2 ppkt a). Na minimum 5 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia Spotkania, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o przewidywanej liczbie jego uczestników. Zamawiający zastrzega sobie możliwość bezkosztowej redukcji ilości osób uczestniczących w Spotkaniu o maksymalnie 20%.

6 III. INFORMACJA O DOPUSZCZENIU SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH I WARIANTOWYCH 1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. Rozwiązania wariantowe nie będą rozpatrywane. 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty częściowej. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Termin spotkania 9 10 kwietnia 2014 r. V. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1. Posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia. 2. cena spełniania wskazanego warunku będzie dokonana na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia wraz z wykazem usług. 3. W postępowaniu w trybie rozeznania rynku dopuszcza się udział oferentów zagranicznych na opisanych w ogłoszeniu warunkach. VI. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wypełniony formularz ofertowy - wg załącznika nr 1. VII. KRYTERIA I TRYB OCENY OFERT Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: Cena brutto oferty - waga kryterium: 100 % VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Wykonawca powinien sporządzić ofertę na formularzu ofertowym (Załącznik nr 1)

7 2. Oferta powinna zawierać minimum: cenę brutto, nazwę i adres oferenta, numer telefonu lub , kosztorys ceny jednostkowe wchodzące w zakres usługi, dane teleadresowe obiektu, w którym odbędą się warsztaty, datę sporządzenia. 3. Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. IX. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: dorota.ochocinska@otop.org.pl lub faksu na nr: lub na piśmie do siedziby Zamawiającego: OTOP, ul. Odrowąża 24, Marki k. Warszawy, do dnia 20 marca 2014 r., do godziny Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony po rozpatrzeniu wszystkich ofert w siedzibie Zamawiającego. 2. W przypadku, jeśli wybór najkorzystniejszej oferty nie byłby możliwy z uwagi na fakt, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie i warunkach, Zleceniobiorca wezwie tych Oferentów, do złożenia w terminie 3 dni ofert dodatkowych. 3. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych wcześniej ofertach podstawowych. 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5. Zamawiający może odwołać/zmienić lub zmodyfikować warunki postępowania w trybie zapytania ofertowego przed dniem składania ofert. 6. W przypadku określonym w pkt. 5 Zamawiający może zmienić termin składania i otwarcia ofert. 7. Zamawiający może odrzucić ofertę Wykonawcy, gdy ta nie będzie spełniać wymagań stawianych przez Zamawiającego, tj. oferta nie będzie ważna. 8. W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 9. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie internetowej: X. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIESZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego. Wybrany Wykonawca zostanie powiadomiony pisemnie.

8 Wybór najkorzystniejszej oferty będzie ostateczny i nie będzie podlegać procedurze odwoławczej. OTOP zastrzega sobie prawo nie zawarcia umowy w efekcie prowadzonego rozeznania rynku. XI. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Dorota Ochocińska pod nr telefonu: oraz adresem: wew. 206, dorota.ochocinska@otop.org.pl. Procedury zgodnie z którymi przeprowadzane jest postępowanie są dostępne na stronie internetowej Zamawiającego oraz w siedzibie Zamawiającego w Markach, przy ul. Odrowąża 24, Marki XI. ZAŁĄCZNIKI 1. Formularz oferty

9 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr KRK/2014/06 z dnia 12 marca 2014 r r. (miejscowość i data) OFERTA NA ORGANIZACJĘ DWUDNIOWYCH WARSZTATÓW W DNIACH 9 10 KWIETNIA 2014 r. W WARSZAWIE Dane Oferenta: Nazwa:... Adres siedziby:... Telefon/fax... NIP... Adres ... Regon... Oferujemy realizację całości przedmiotu zamówienia dla Ogólnopolskiego Towarzystwa Ochrony Ptaków, ul. Odrowąża 24, Marki w cenie: w tym: Lp. 1. Cena brutto:... Słownie:. Wyszczególnienie Sala szkoleniowa wraz z wyposażeniem, zgodnie z wymaganiami zawartymi w zapytaniu ofertowym cena jednostkowa brutto [zł/osobę] ILOŚĆ x 1 KOSZT OGÓŁEM 2. Wyżywienie: x x x r. kolacja 25 osób r. x x x

10 Śniadanie 25 osób Trzy przerwy kawowe 30 osób Obiad 30 osób Kolacja 30 osób r. x x x Śniadanie 30 osób Suchy prowiant na wyjazd terenowy 25 osób Obiad na wyjeździe terenowym 25 osób Obiad na miejscu 30 osób Dwie przerwy kawowe 30 osób 3. Punkt recepcyjny x 1 4. Ubezpieczenie NNW w czasie spotkania 40 osób 5. Transport x x x Przejazd w dniu r. na wyjazd terenowy na Równinę 1 Kurpiowską x 7. Zakwaterowanie x x x Nocleg 8/ r. 25 osób Nocleg 9/ r. 40 osób Nocleg 10/ r. 20 osób Oświadczamy, iż oferujemy realizację usługi w obiekcie spełniającym wymagania Zamawiającego wskazane w zapytaniu ofertowym z dnia 12 marca 2014 r. Dane teleadresowe oferowanego obiektu, w którym odbędą się dwudniowe warsztaty w terminie 9 10 kwietnia 2014 r. Nazwa obiektu:. Adres obiektu:. Deklarujemy, że oferta jest ważna 30 dni od daty sporządzenia. Oświadczamy, że dysponujemy niezbędną wiedzą i doświadczeniem do zrealizowania niniejszego zamówienia.

11 Oświadczamy, że dysponujemy możliwościami finansowymi i technicznymi do zrealizowania niniejszego zamówienia. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami postępowania w trybie rozeznania rynku i nie wnosimy do niego zastrzeżeń, akceptując wszystkie postanowienia w nim zawarte oraz uzyskaliśmy konieczne informacje i wyjaśnienia do przygotowania oferty. W razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy, na warunkach określonych w ogłoszeniu, w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego.... (podpis i pieczątka Wykonawcy)

12