Warszawa, r.

Transkrypt

1 Warszawa, r. Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CEO/Au/ZO/37/szkolenie usługi związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem i udostępnieniem sal warsztatowych w projekcie Akademia uczniowska. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego Przedmiotem Zapytania ofertowego są usługi związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem i udostępnieniem sal warsztatowych w projekcie Akademia uczniowska. 1. Wynajem sali konferencyjnej dla 70 osób z wyposażeniem prezentacyjnym; 2. Wynajem czterech sal warsztatowych dla 24 osób z wyposażeniem prezentacyjnym; 3. Wynajem 35 pokoi 2-osobowych; 4. Wynajem 4 pokoje 1-osobowe; 5. Wynajem sali na sekretariat konferencji; 6. Przygotowanie i obsługa cateringu dla max 70 osób. Rodzaj zamówienia wg nazw i kodów określonych we Wspólnotowym Słowniku Zamówień1: CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji. Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy, który będzie odpowiedzialny za usługi związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem i udostępnieniem sal warsztatowych jednego, trzydniowego szkolenia w Warszawie w terminie 31stycznia 2 luty 2014 roku. Ostateczne określenie dokładnej liczby osób korzystających z usług Usługodawcy (noclegi i wyżywienie) oraz ilości sal zostanie potwierdzone i przekazane przez Zamawiającego drogą mailową na adres opiekuna szkolenia po stronie Ośrodka najpóźniej 3 dni przed szkoleniem do godz. 16:30. Organizator zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zamówienia o 30%. 1 O którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień Strona 1

2 Do składania ofert zapraszamy przedstawicieli obiektów w obrębie miasta stołecznego Warszawa prowadzących działalność zgodną z opisanym zapytaniem. Obiekty muszą spełniać następujące warunki: 1. Zapewnienie obiektu o standardzie minimum 3-gwiazdkowym (potwierdzone kopią Decyzji o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego). 2. Zapewnienie podczas konferencji, zaplecza noclegowego - dwóch noclegów dla 70 osób: - 35 pokoi 2-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym z oddzielnymi łóżkami - 4 pokoje 1-osobowe z pełnym węzłem sanitarnym. Nocleg zapewniony w tym samym budynku, w którym będzie prowadzone szkolenie. 3. Zapewnienie 1 sali konferencyjnej dla wszystkich uczestników szkolenia 70 osób. a) Sala w ustawieniu kinowym b) rozmiar - przynajmniej 2 m2 na uczestnika, c) odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, d) krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, e) łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), f) ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, g) możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, h) ogrzewanie sali z regulacją temperatury, i) klimatyzacja z regulacją temperatury, Strona 2

3 j) odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, k) zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), l) wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, rzutnik multimedialny, laptop zsynchronizowany z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. 4. Cztery sale, w kształcie umożliwiającym ustawienie stołów i krzeseł w formie litery U, każda dla minimum 24 osób. a) rozmiar - przynajmniej 2 m2 na uczestnika, b) odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, c) krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, d) stanowiska do pracy w podgrupach: co najmniej 6 oddzielnych stolików o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, z możliwością rozstawienia ich w odległości co najmniej 2 m od siebie, e) łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), f) ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, g) możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, h) ogrzewanie sali z regulacją temperatury, i) odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, j) zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), Strona 3

4 k) wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, rzutnik multimedialny, laptop zsynchronizowany z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. 5. Zapewnienie miejsca na recepcję przed salą konferencyjną (2 stoły, min. 2 krzesła, dostęp do prądu i WiFi). 6. Zapewnienie jednego pokoju służbowego dla organizatorów położon ego w bezpośrednim sąsiedztwie sal szkoleniowych. (2 stoły, min. 2 krzesła, dostęp do prądu i WiFi.) 7. Zapewnienie restauracji, która pomieści 70 uczestników. Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywać się szkolenie, w oddzielnym pomieszczeniu niż sale, w których będzie odbywać się szkolenie. 8. Zapewnienie miejsca na catering w bezpośrednim sąsiedztwie sal. 9. Zapewnienie wyżywienia, w tym: a)pierwszy dzień :obiad, kolacja, dwie przerwy kawowe. b)drugi dzień : śniadanie, obiad, kolacja, cztery przerwy kawowe. c)trzeci dzień : śniadanie, obiad, dwie przerwy kawowe. 10. Śniadanie i kolacja w formie bufetu szwedzkiego. 11. Obiady do wyboru: zupa oraz zupa wegetariańska (gotowana bez użycia dodatków mięsnych w tym wywaru), dania główne mięsne oraz danie wegetariańskie, warzywa na ciepło i zimno, deser, soki 100%, woda gazowana oraz niegazowana. Jadłospis powinien uwzględniać produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Menu każdego dnia musi być inne. Wszystkie posiłki muszą zawierać dania wegetariańskie. Zasada urozmaicania musi dotyczyć wszystkich posiłków. 12. Zamawiający na trzy dni przed szkoleniem poinformuję Wykonawcę o liczbie dań wegetariańskich. 13. Przerwy kawowe organizowane poza salami szkoleniowymi. Każda przerwa musi zawierać następujące elementy: kawa, herbata - wybór smaków, woda mineralna Strona 4

5 gazowana oraz niegazowana, soki 100%, cukier, mleko, cytryna, drobne ciasteczka, różne owoce filetowane min 2 sztuki na osobę ). 14. zapewnienie kawiarni lub baru gdzie uczestnicy szkolenia będą mogli spotkać się i spędzić czas wieczorem w miłej atmosferze. 15. Zapewnienie miejsca w częściach wspólnych ośrodka na nieformalne spotkania w czasie wolnym (foyer). 16. Bezpłatny parking dla gości 17. Dostęp do bezpłatnego sprzętu biurowego: xero, drukarka, skaner, 18. Dostęp do toalety (bliski, na tym samym piętrze), 19. Wykonawca zapewni osobę/osoby do obsługi technicznej przed i w trakcie trwania szkoleń, odpowiedzialną za poprawne działanie sprzętu elektronicznego, 20. Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wy mianę naczyń (zastawa ceramiczna i szklana, sztućce nie plastikowe) oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. Strona 5