OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. II. LOKALIZACJA Usługi będą realizowane w obiekcie znajdującym się w powiecie augustowskim lub hajnowskim.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie warunków technicznych dla zorganizowania serii wyjazdowych szkoleń oraz seminariów. Zadaniem Wykonawcy będzie świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze planowanych przez Zamawiającego na rok 2011 r. szkoleń oraz seminariów. II. LOKALIZACJA Usługi będą realizowane w obiekcie znajdującym się w powiecie augustowskim lub hajnowskim. III. TERMIN Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji wszystkich zaplanowanych przez Zamawiającego szkoleń oraz seminariów od dnia podpisania umowy do końca 2011 r. Szkolenia odbywać się będą w terminie wskazanym przez Zamawiającego, co najmniej 7 dni przed działaniem w formie pisemnej lub telefonicznej rezerwacji, szkolenia trzydniowe w dniu r. i r., seminarium dwudniowe odbędzie się w dniu r., seminarium trzydniowe odbędzie się r. Zamawiający dopuszcza negocjacje z Wykonawcą w sprawie terminu realizacji poszczególnych części zamówienia. IV. PLANOWANE ETAPY REALIZACJI ZAMÓWIENIA: I. Szkolenia dla kadry kierowniczej instytucji pomocy społecznej - dwa szkolenia trzydniowe jednocześnie dla trzech grup po ok. 22 osób, w dniu r. i r. II. Seminarium dwudniowe dla grupy ok. 150 osób w dniu r., III. Seminarium trzydniowe dla grupy ok. 60 osób w dniu r. IV. Szkolenie dwudniowe dla dwóch i trzech grup jednocześnie 5 szkoleń po ok. 22 osób. V. Szkolenie - trening 1 spotkanie 4 dniowe dla 2 grup po ok. 16 osób, CZĘŚĆ 1 Szkolenia trzydniowe składają się z następujących usług: a) przerwa kawowa (kanapki, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna) dla ok 66 osób, podawana w pierwszym dniu szkolenia, b) przerwa kawowa (owoce, ciasto, kawa, herbata, soki, woda mineralna) dla ok 66 osób, podawana w drugim i trzecim dniu szkolenia, mineralna) dla 66 osób, podawana przez 3 dni trwania szkolenia, d) dwudaniowy obiad (zupa, drugie danie, deser, kompot, woda mineralna) dla 66 osób podany pierwszego, drugiego i trzeciego dnia trwania szkolenia, e)śniadanie w formie bufetu szwedzkiego w drugim i trzecim dniu szkolenia dla wszystkich uczestników szkolenia (66 osób), f) kolacja (danie gorące, zimne przystawki wędliny, sery, sałatki, napoje zimne i gorące)

2 pierwszego dnia szkoleń dla wszystkich uczestników szkolenia (66 osób), g) kolacja w drugim dniu trwania szkolenia dla około 66 osób - (uwzględniająca starter 100 g, zupę 350 g, danie główne 250 g, przekąski (min. 5), pieczywo, wędliny, sery, deser), napoje, soki, wodę mineralną, kawę, herbatę, h) nocleg w pierwszym i drugim dniu szkolenia w pokoju jednoosobowym (12 osób), i) nocleg w pierwszym i drugim dniu szkolenia pokoju dwuosobowym (54 osoby), j) trzy sale szkoleniowe na minimum 22 osób każda, k) sala konferencyjna na pół godziny w celu przywitania gości i przedstawienia spraw organizacyjnych szkolenia (min. 66 osób). CZĘŚĆ 2 Seminarium dwudniowe dla ok. 150 osób. a) przerwa kawowa (ciasto, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna) podana w pierwszym i drugim dniu seminarium dla ok. 150 osób, b) uzupełnienie przez cały dzień przerwy kawowej (ciasto, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna) podana w pierwszym i drugim dniu seminarium dla ok. 150 osób, c) dwudaniowy obiad pierwszego i drugiego dnia (zupa, drugie danie, deser, kompot, woda mineralna) podany przez dwa dni seminarium dla ok. 150 osób, d) śniadanie w formie bufetu szwedzkiego drugiego dnia seminarium dla wszystkich uczestników (ok. 150 osób), e) kolacja (uwzględniająca starter 100 g, zupę 350 g, danie główne 250 g, przekąski (min. 5), pieczywo, wędliny, sery, deser), napoje, soki, wodę mineralną, kawę, herbatę, dla wszystkich uczestników seminarium (ok. 150 osób), podana pierwszego dnia, f) nocleg w pokoju jednoosobowym (ok. 36 osób), g) nocleg w pokoju dwuosobowym (ok. 114 osób), h) sala konferencyjna mieszcząca minimum 150 osób dostępna przez 2 dni (3h pierwszego i 5h drugiego dnia seminarium), i) dwie sale konferencyjne mieszczące minimum 30 osób dostępna przez 2 dni (3h pierwszego i 5h drugiego dnia seminarium). CZĘŚĆ 3 Seminarium trzydniowe. a) przerwa kawowa (ciasto, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna) dla ok. 60 osób, podana w pierwszym i trzecim dniu trwania seminarium, b) uzupełnienie przez cały dzień przerwy kawowej (ciasto, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna) dla 60 osób, podawana w pierwszym i trzecim dniu trwania seminarium, c) dwudaniowy obiad (zupa, drugie danie, deser, kompot, woda mineralna) dla ok. 60 osób podawany w pierwszym i drugim dniu seminarium, d) śniadanie w formie bufetu szwedzkiego drugiego i trzeciego dnia szkolenia podawane wszystkim uczestnikom seminarium (60 osób), e) kolacja (danie gorące, zimne przystawki wędliny, sery, sałatki, napoje zimne i gorące) drugiego dnia seminarium dla wszystkich uczestników (ok. 60 osób), f) kolacja w pierwszym dniu trwania seminarium dla około 60 osób - (uwzględniającą starter 100 g, zupę 250 g, danie główne 250 g, przekąski (min. 5), pieczywo, wędliny, sery, deser), napoje, soki, wodę min, kawę, herbatę, g) nocleg w pierwszym i drugim dniu seminarium w pokoju jednoosobowym (ok. 20 osób), h) nocleg w pierwszym i drugim dniu seminarium w pokoju dwuosobowym (ok. 40 osób), i) sala konferencyjna mieszcząca min. 60 osób pierwszego i trzeciego dnia seminarium. CZĘŚĆ 4 Szkolenie dwudniowe dla dwóch i trzech grup jednocześnie (łącznie 5 szkoleń dwudniowych, jedna grupa 22 osoby).

3 a) przerwa kawowa (kanapki, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna) dla ok. 44 i ok. 66 osób, podana w pierwszym dniu trwania szkoleń, b) przerwa kawowa (owoce, ciasto, kawa, herbata, soki, woda mineralna) dla ok 44 i ok. 66 osób, podawana w drugim dniu szkolenia, mineralna) dla 44 i 66 osób, podawana przez 2 dni trwania szkoleń, d) dwudaniowy obiad (zupa, drugie danie, deser, kompot, woda mineralna) dla ok. 44 lub ok. 66 osób podawany przez dwa dni trwania szkoleń, e) śniadanie w formie bufetu szwedzkiego drugiego dnia szkoleń podawane wszystkim uczestnikom szkoleń (ok. 44 i ok. 66 osób), f) kolacja w dniu pierwszym (danie gorące, zimne przystawki wędliny, sery, sałatki, napoje zimne i gorące) szkoleń podawana wszystkim uczestnikom (ok. 44 i ok. 66 osób), g) nocleg w pokoju jednoosobowym (ok. 6 i ok. 8 osób), h) nocleg w pokoju dwuosobowym (ok. 38 i ok. 58 osób), i) dwie i trzy sale szkoleniowe mieszczące po minimum 22 osób każda. CZĘŚĆ 5 - Szkolenie - trening 1 spotkanie 4 dniowe dla 2 grup po ok. 16 osób a) przerwa kawowa (kanapki, owoce, kawa, herbata, soki, woda mineralna) dla ok. 35 osób, podana w pierwszym dniu trwania szkolenia b) przerwa kawowa (owoce, ciasto, kawa, herbata, soki, woda mineralna) dla ok 35 osób, podawana w drugim, trzecim i czwartym dniu szkolenia, mineralna) dla 35 osób, podawana przez 4 dni trwania szkoleń, d) dwudaniowy obiad (zupa, drugie danie, deser, kompot, woda mineralna) dla 35 osób podany przez cztery dni trwania szkolenia, e) śniadanie w formie bufetu szwedzkiego w drugim, trzecim i czwartym dniu szkolenia podany dla osób nocujących (35 osób), f) kolacja (danie gorące, zimne przystawki wędliny, sery, sałatki, napoje zimne i gorące) pierwszego, drugiego i trzeciego dnia szkoleń dla osób nocujących (35 osób), g) nocleg w pokoju jednoosobowym (7 osób), h) nocleg w pokoju dwuosobowym (28 osób), i) dwie sale szkoleniowe mieszczące minimum 20 osób V. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SAL SZKOLENIOWYCH I KONFERENCYJNYCH Wykonawca musi dysponować 3 salami szkoleniowymi w tym 1 salą konferencyjną. Sale szkoleniowe powinny pomieścić min. 30 osób (powierzchnia min. 60 m 2 ), sala konferencyjna powinna pomieścić minimum 150 osób przy kinowym ustawieniu krzeseł (powierzchnia min. 150 m 2 ). Sale muszą być klimatyzowane i wyposażone w następujący sprzęt: a. sprzęt do prezentacji (ekran, flipchart, stół pod rzutnik i laptop, mównica dla trenera, zasilanie z przewodami), b. nagłośnienie, mikrofony bezprzewodowe, c. stoły i krzesła tapicerowane 22 miejsc (w każdej z sal) w przypadku szkoleń oraz 150 w przypadku seminarium dwudniowego oraz 60 w przypadku seminarium trzydniowego, d. stół recepcyjny przy wejściu do sal. Sale powinny być dostępne w dniach szkoleń/seminariów, w godzinach wskazanych przez Zamawiającego, co najmniej 7 dni przed działaniem. Działanie będą realizowane w dniach tygodnia od poniedziałku do piątku. Ustawienie stołów i krzeseł w podkowę w przypadku szkoleń oraz

4 kinowe w przypadku seminariów. Sale muszą posiadać zaplecze sanitarne toalety powinny znajdować się w pobliżu sal szkoleniowych. Sale muszą spełniać następujące wymogi: - bezpieczeństwa, - oświetleniowe, - akustyczne, - temperatura w sali powinna oscylować w przedziale C. VI. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SALI RESTAURACYJNEJ Sala restauracyjna, w której będą podawane obiady oraz śniadania i kolacje powinna być wyposażona w stoły i krzesła w ilości adekwatnej do liczby uczestników danego szkolenia/ seminarium. VII. DODATKOWE WYMAGANIA LOKALOWE. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia możliwości nieodpłatnego korzystania z miejsc parkingowych, którymi dysponuje. Pokoje noclegowe, sale szkoleniowe oraz sala restauracyjna powinny znajdować się w jednym budynku. Obiekt musi być przystosowany do obsługi osób niepełnosprawnych. VIII. OBSŁUGA HOTELARSKA Dopuszcza się zakwaterowanie uczestników wyłącznie w pokojach jedno i dwuosobowych. Łóżka powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne posłanie. Zakwaterowanie powinno odbyć się w pierwszym dniu szkoleń maksymalnie do godziny Godziny zakwaterowania podczas seminariów wskazane będą przez Zamawiającego, co najmniej 7 dni przed działaniem. Zakwaterowanie na seminaria powinno odbyć się w pierwszym dniu seminariów. Hotel musi dysponować minimalnie 150 miejscami noclegowymi. IX. DODATKOWE WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYŻYWIENIA Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wyżywienie dla każdego uczestnika szkolenia/seminarium. Wybrany do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji własną wersję menu, która będzie obowiązywać w trakcie realizacji szkoleń/seminariów. Ogólnie na menu składa się: - przerwa kawowa w pierwszym dniu szkoleń/seminariów (kawa, śmietanka do kawy, herbata, cytryna, cukier, woda mineralna, soki, owoce 150 g ( min. 3 rodzaje), kanapki min. 3 kanapki na jednego uczestnika; - przerwa kawowa w drugim i/lub trzecim dniu szkoleń/seminarium (kawa, śmietanka do kawy, herbata, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, ciasto typu sernik, wuzetka, kremówka itp. 2 szt. na każdego uczestnika 150 g, owoce 150 g ( min. 3 rodzaje), - uzupełnienie przez cały dzień drugiej przerwy kawowej (kawa 150 ml, herbata 1 x saszetka, cukier, mleko śmietanka, cytryna, ciasto 150 g, owoce 150 g); - śniadanie ( powinno składać się z potrawy ciepłej, pieczywa 150 g, wędlin różnych 60 g, serów 40g, masła 30g, dżemu 30 g, warzyw świeżych, płatków śniadaniowych, mleka zimnego i ciepłego, miodu, napoi gorących i zimnych); - obiad ( powinien zawierać zupę min. 350 ml, drugie danie: mięso różne g, ziemniaki,

5 makarony, kasze 200g, jarzyny gotowane 100 g, surówki, deser, kompot, woda mineralna), - kolacja ( powinna zawierać potrawę gorącą 200 g, wędliny lub ryby - 80 g, sery żółte -60g, sałatkę warzywną/makaronową/mięsną 100 g, pieczywo 150 g, masło, 30 g, napoje gorące i zimne), - kolacja - (uwzględniającą starter 100 g, zupę 350 g, danie główne 250 g, przekąski (min. 5), pieczywo, wędliny, sery, deser), napoje, soki, wodę min, kawę, herbatę, Obiady i kolacje przygotowane i wydane zostaną w formie bankietu zasiadanego wraz z profesjonalną obsługą kelnerską, śniadanie - w formie bufetu szwedzkiego. Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił jednorodną zastawę stołową stosownie do ilości uczestników szkolenia, obrusy na nakrycie stołów, serwetki jednorazowe w serwetnikach. Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń plastikowych. Godziny posiłków zostaną uzgodnione z Zamawiającym. Uwaga: śniadania i kolacje w przypadku szkoleń i seminariów przysługują każdemu uczestnikowi bez względu na korzystanie z noclegu. X. DODATKOWE WYMAGANIA Wykonawca musi zapewnić: miejsca na obszarze hotelu do umieszczenia transparentów z logo Projektu, przechowywanie materiałów promocyjnych i szkoleniowych oraz sprzętu (laptop, rzutnik) w wyodrębnionym, zamkniętym pomieszczeniu, wykonawca zapewnia jedno miejsce parkingowe dla autokaru usytuowane bezpośrednio przy hotelu lub w odległości nie większej niż 200 metrów.