Organizer Pracy - instrukcja obsługi

Transkrypt

1 Do czego służy Organizer Pracy? Pozwala na: Tworzenie bazy Klientów - aktualnie obsługiwanych, - potencjalnych odbiorców naszych usług. Pracę z Klientem - usystematyzowanie pracy, - wywiązywanie się z obietnic dot. kontaktu, - dostęp do wspólnego kalendarza z poziomu całego sklepu (z informacją kto kiedy kontaktował się z Klientem, kto jest twórcą rekordu), - zarządzanie kalendarzem spotkań z Klientami, - ułatwienie pracy z danymi Klientów - rejestracji zmian (kto, kiedy), przesuwanie terminów. Kontrolę pracy z Klientem - raporty, - historia kontaktów z Klientem. Co daje Organizer Pracy? Wspomaga wykonanie planu sprzedaży poprzez uruchamianie akcji obdzwaniania Klientów; Wspomaga sprzedaż usług dodatkowych (Internet, Plus); Pozwala podnieść sprzedaż w trudniejszych okresach; Pozwala uniknąć rezygnacji Klientów z naszych usług, dzięki systemowi przypomnień o kończącej się umowie i konieczności skontaktowania się z nimi; Buduje wiarygodny wizerunek Pełnomocnika Handlowego i całego Autoryzowanego Punktu Sprzedaży (APS). Porządkuje pracę z Klientem mamy podstawowe dane, z kim współpracuje co mu zaproponowaliśmy, kiedy kończy mu się umowa; Pozwala zaoszczędzić czas Ogranicza rejestrację papierową - karteczki na biurko, papierowe kalendarze; Wspomaga lokalne akcje marketingowe Wejście do Organizera Pracy Wystarczy wybrać odpowiedni przycisk w Intranecie w części Systemy wspierające Strona 1 z 13

2 Moduły: Moduł 1. Praca z modułem Klienci. Dodawanie nowego klienta: Strona 2 z 13

3 Wpisywanie danych: Opis danych: (1) Dane adresowe Klienta (pola obowiązkowe z gwiazdką) - im więcej informacji wpiszesz, tym łatwiej będzie go później zidentyfikować ułatwi to obsługę, umożliwi złożenie propozycji. (2) Uwagi (ważne pole!) im więcej wpiszesz informacji dot. Klienta, tym łatwiej będzie później prowadzić rozmowę handlową. Nie zakładaj, że będziesz pamiętać o Kliencie! Wpisz jak najwięcej danych Klienta, które ułatwiają dobranie najlepszej oferty dla niego, jego rodziny, osób zainteresowanych itd. Strona 3 z 13

4 (3) Pole obowiązkowe zgoda na przetwarzanie danych potwierdzona podpisem Klienta. Bez zaznaczenia tego pola nie ma możliwości zapisu danych Klienta. (4) Dane dotyczące aktualnie posiadanej usługi Telefonu. Operator wybieramy jest spośród dostępnych w rozwijanej liście. NA PRZYKŁADZIE ZE SCREENU: Klient posiada obecnie ofertę u innego operatora, kontrakt kończy się 3 stycznia 2012 r., kontakt ustalony automatycznie na 4 listopada Data końca umowy data końca kontraktu Klienta, po której może skorzystać z naszej oferty. Jest to najczęściej data, którą uzyskaliśmy od Klienta (może być przybliżona). Służy do określenia czasu kontaktu z Klientem w celu zaproponowania oferty i finalizacji transakcji. Datę zapisz w kalendarzu (funkcja Zapisz w kalendarzu) pole ustawione automatycznie checkboxem (odznaczamy, gdybyśmy nie chcieli dublować daty kontraktu i kontaktu w przyszłości). Przypomnienie służy do ustalenia godziny, o której ma się wyświetlić przypomnienie. Domyślnie jest to godzina 10:00 dla każdego dnia i dla każdego spotkania. Jeśli chcielibyśmy ustawić np. godzinę 12 musimy ustawić przypomnienie na 2 godziny (10+2h=12). Uwagi uwagi dot. obecnej oferty Klient Zaproponowana oferta propozycja złożona Klientowi, to czym jest zainteresowany. Data kontaktu w przyszłości data następnego kontaktu (przy wprowadzeniu daty końca umowy, data ta ustawia się domyślnie 60 dni przed końcem umowy), można ją dowolnie edytować. Jeśli nie wpiszemy daty końca umowy, możemy ją ręcznie zapisać w kalendarzu. Przypomnienie ustawiamy, ile minut po godzinie 10:00 w dniu kontaktu ma się włączyć przypomnienie. Jeśli chcemy by w kalendarzu przypomnienie nie pojawiało się o godzinie 10:00, dodajemy do określoną ilość czasu. W przykładzie w usługach Internet przypomnienie ustawione jest na 6 h, co oznacza, iż dostaniemy maila z przypomnieniem o 10+6h, czyli o godzinie 16tej w dniu 9 lipca 2010 roku. (5) TV - dane dot. Telewizji j.w. (6) Internet - dane dot. Internetu -j.w. UWAGA! w przykładzie Klient będąc w punkcie w dniu /data rozmowy/ nie znał (nie pamiętał) daty końca umowy, pozostawiono to pole puste, zaś zaznaczono datę kontaktu na dwa dni później tj o godzinie 16:00 (przypomnienie - 6 godzin). Umawiamy się z Klientem, by sprawdził datę końca umowy, dzwoniąc za dwa dni po godzinie 16 o czym system automatycznie przypomni. Jeśli np. nic nie ustalimy w dniu 09 lipca, możemy wówczas ponownie zmienić datę kolejnego kontaktu, np. za trzy dni czyli 12 lipca te pola możemy edytować do skutku tj. aż dodzwonimy się do Klienta i ustalimy termin końca umowy. Wówczas automatycznie ustawi się data przypomnienia o kontakcie na 60 dni wcześniej (lub dowolna ustawiona przez użytkownika). (6a) Klient zainteresowany Internetem (brak zasięgu) - checkbox zaznaczany wtedy, gdy Klient jest zainteresowany ofertą, jednak na razie nie jest w zasięgu usługi Strona 4 z 13

5 (6a) Kod pocztowy - dodatkowo (opcjonalnie) wpisujemy kod pocztowy miejsca ewentualnego użytkowania Internetu, ułatwi nam to weryfikację Klientów w przyszłości. Checkbox ten umożliwi nam także znalezienie wszystkich Klientów zainteresowanych Internetem w dowolnym momencie np. gdy pojawi się nowa stacja bazowa w pobliżu, będziemy mogli sprawdzić, którzy Klienci są potencjalnie zainteresowani usługą i do których usługa może dotrzeć. Zapisz i drukuj oświadczenie: Oświadczenie zgoda na przetwarzanie danych aby wprowadzić do systemu, to proste przypomnienie: Potrzebuję Pana zgody., proszę o podpis UWAGA: Po wejściu na kartę Klienta, oświadczenie wypełni się danymi Klienta automatycznie. Można również wydrukować czyste oświadczenie należy w tym celu wybrać oświadczenie nie zaznaczając żadnego Klienta. Pamiętaj, że zgody na oświadczeniu Klient musi zaznaczyć ręcznie przy czym zgoda nr. 1 jest obowiązkowa, przy braku jej wyrażenia, dane Klienta nie mogą zostać wpisane do systemu, lub po ich wpisaniu należy je usunąć. Strona 5 z 13

6 Strona 6 z 13

7 OŚWIADCZENIA DANE OSOBOWE: Każdy Klient, którego dane będziemy przetwarzać w Organizerze Pracy zgodnie z Ustawa o Ochronie Danych Osobowych powinien wyrazić zgodę na przetwarzanie danych. Zgoda taka drukuje się automatycznie przy zapisywaniu danych Klienta. Podpisaną zgodę przechowujemy w sklepie, następnie cyklicznie, wraz z dokumentami podpisanych umów, w oddzielnej kopercie wysyłamy do Archiwum. Z punktu widzenia ochrony danych osobowych i oświadczeń, każdy Klient, którego dane zostały wprowadzone do Organizera Pracy może posiadać dwa statusy, odznaczone kolorami w jakich wyświetlane są dane Imię i Nazwisko Klienta. Jeśli oświadczenie Klienta nie zostało z jakichś powodów zachowane i przesłane do sklepu, zawsze istnieje możliwość dodrukowania w trakcie wizyty Klienta. Po wybraniu opcji drukowania oświadczenia informacja o tym fakcie zostanie zapisana w rekordzie Klienta. Należy raz w tygodniu wysłać do Cyfrowego Polsatu oświadczenia zebrane od Klientów na poniższy adres: Cyfrowy Polsat S.A. ul. Łubinowa 4a Warszawa Cyfrowy Polsat potwierdza otrzymane oświadczenia dla danego Klienta w systemie. Klienci, których oświadczenia Archiwum nie otrzymało są zaznaczeni odpowiednim kolorem: - kolor pomarańczowy Klient przyjęty do bazy, którego oświadczenie znajduje się jeszcze w sklepie; - kolor czarny Klient, którego oświadczenie dotarło do Archiwum i zostało zarchiwizowane. Edycja rekordów: Po zapisaniu Klienta, można w dowolnym momencie dokonać edycji danych Klienta odnajdujemy w wyszukiwarce Klienta: Organizer Pracy > Klienci > Wpisz dane > Szukaj Wyszukiwanie Klienta można dokonać również poprzez Wyszukiwanie zaawansowane: Strona 7 z 13

8 Funkcja: Szukaj umożliwia odnalezienie danych Klienta pozyskanych w jednym APSie. Funkcja: Sprawdź klienta umożliwia odnalezienie danych Klienta pozyskanych w całej sieci sprzedaży Cyfrowego Polsatu. Przy wyszukiwaniu Klienta za pośrednictwem funkcji Sprawdź klienta wymagane jest w prowadzenie dwóch parametrów wyszukiwania: Strona 8 z 13

9 Po odnalezieniu rekordu: Kliknij na ikonkę Edytuj Klienta lub wejdź w rekord i dokonaj edycji w danych Klienta. Moduł 2. Praca z Modułem Kalendarz Przeglądanie zaplanowanych terminów: a) Funkcje są analogiczne do zwykłego kalendarza. Możemy przeglądać terminy widokami tygodniowymi, oraz tworzyć nowe b) Jak wyświetlić sobie listę terminów Możemy ustawić wg zapotrzebowania widok: (dzień, tydzień roboczy, tydzień, miesiąc): Strona 9 z 13

10 Najeżdżając na wpis pojawia się opis danego kontaktu: Po kliknięciu w kontakt pojawia się okno wyboru akcji przy Kliencie: Zaplanuj Spotkanie umożliwia wprowadzenie terminu kontaktu z Klientem Strona 10 z 13

11 Zaproś uczestników - możemy dodać osoby, które dodatkowo mają otrzymać powiadomienie mailowe o zaplanowanym spotkaniu Przypominanie o terminie możemy ustawić przypomnienie w systemie Intranet wskazując ile minut lub dni przed planowaną datą spotkania/ kontaktu z Klientem, chcemy otrzymać przypomnienie: poza wyświetleniem przypomnienia w systemie Intranet o zaplanowanej wcześniej godzinie, dostajemy maila z powiadomieniem i linkiem, który automatycznie przekieruje do zdarzenia. Strona 11 z 13

12 Edytuj pełna edycja Klienta (zmiana danych, dopisanie itd.) Usuń kasowanie terminu z bazy Obsługa Klienta- możliwość wpisania informacji ułatwiających późniejszy kontakt i obsługę Klienta Szczegóły terminu dzięki tej funkcjonalności możesz szybko zapoznać się ze szczegółami terminu spotkania z Klientem Strona 12 z 13

13 W razie pytań skontaktuj się z biuletyncp@dystrybutor.net.pl Strona 13 z 13