WPROWADZANIE ZLECEŃ POPRZEZ STRONĘ INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA

Transkrypt

1 WPROWADZANIE ZLECEŃ POPRZEZ STRONĘ INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA

2 WSTĘP UWARUNKOWANIA TECHNICZNE UWARUNKOWANIA FORMALNE LOGOWANIE DO SERWISU WIDOK STRONY GŁÓWNEJ Funkcje: Zmień hasło/login, wyloguj, przejście do strony firma Kaczmarski Inkasso Informacja o zakresie danych wyświetlanych w tabeli głównej Pasek wyszukiwania Tabele z danymi w Serwisie Funkcja otwierająca zakładkę nowego zlecenia: Wprowadź zlecenie Przycisk otwierający zakładkę nowego zlecenia: Dodaj zlecenie dla nowego dłużnika SPOSÓB WPROWADZANIA DANYCH DO SERWISU, UZUPEŁNIANIE PÓL Dane unikalne, identyfikujące zlecenia i dłużników ZAKŁADKA DŁUŻNICY (TABELA DŁUŻNICY ) ZAKŁADKA DODAJ ZLECENIE Pola wyboru umowy z Kaczmarski Inkasso Dodatkowe pozycje zlecenia, dodatkowe adresy i telefony ZAKŁADKA DODAJ ZLECENIE DLA NOWEGO DŁUŻNIKA ZAKŁADKA SPRAWY OPCJONALNE SPOSOBY WPROWADZANIA DANYCH DO SERWISU Wprowadzanie dłużnika Wprowadzanie zleceń ZAKOŃCZENIE PRACY Z SERWISEM

3 Wstęp Poniższa instrukcja dotyczy użytkowania serwisu internetowego umożliwiającego wprowadzanie zleceń poprzez strony WWW. Poszczególne rozdziały opisują techniczne i merytoryczne aspekty korzystania z omawianego serwisu. W dalszej części instrukcji poprzez Serwis rozumiane są strony internetowe umożliwiające, po zalogowaniu się, wprowadzanie zleceń przekazywanych do postępowania polubownego firmy Kaczmarski Inkasso. 1 Uwarunkowania techniczne Serwis jest aplikacją internetową. Aby mieć możliwość korzystania z niego należy posiadać komputer wyposażony w przeglądarkę internetową oraz dostęp do sieci Internet. Wymagania dotyczące sprzętu komputerowego, jakim powinien posługiwać się Klient, wynikają ze stosowanego przez niego systemu operacyjnego, stosowanej przeglądarki oraz obciążenia sprzętu przez uruchomione na nim inne oprogramowanie. Adres strony www Serwisu zostanie wskazany Użytkownikowi przez upoważnionego pracownika Kaczmarski Inkasso lub dostęp do Serwisu będzie możliwy ze stron informacyjnych firmy Kaczmarski Inkasso ( 2 Uwarunkowania formalne Serwis może być udostępniony jedynie dla kontrahentów związanych z firma Kaczmarski Inkasso umową o współpracy: umową stałą lub umową promesy. Potrzebę korzystania z Serwisu należy zgłosić upoważnionemu pracownikowi Kaczmarski Inkasso. Zawarcie umowy odbywa się bez korzystania z opisywanego Serwisu. 3 Logowanie do Serwisu Korzystanie z Serwisu jest możliwe po zalogowaniu się na stronie startowej. Login oraz hasło zostanie przesłane użytkownikowi w formie listu poczty elektronicznej lub dokumentu wydrukowanego przez upoważnionego pracownika Kaczmarski Inkasso. Rysunek 1 Strona logowania do Serwisu 2

4 UWAGA Po otrzymaniu loginu i hasła należy niezwłocznie zastąpić je własnymi danymi. Pozwoli to zabezpieczyć konto przed nieupoważnionym dostępem. Zmiany powyższej dokonuje się używając opcji Zmień hasło/login ze strony głównej Serwisu. Rysunek 2 Przycisk zmiany loginu/hasła Rysunek 3 Okno zmiany loginu i hasła 3

5 Przy trzykrotnej, nieudanej próbie zalogowania do Serwisu (błędnie wprowadzony login lub hasło) system zablokuje dostęp do konta. Jego odblokowanie będzie możliwe po zgłoszeniu powyższego faktu upoważnionemu pracownikowi Kaczmarski Inkasso. Jeśli zaistnieje konieczność ponownego wygenerowania loginu lub hasła takie zgłoszenie należy również przekazać upoważnionemu pracownikowi Kaczmarski Inkasso: nowy login i hasło zostaną dostarczone analogicznie jak hasło i login startowe. W wypadku braku aktywności w Serwisie przez 20 minut ze względu na bezpieczeństwo danych sesja wygaśnie (konieczne będzie ponowne zalogowanie) 4 Widok strony głównej Strona główna aplikacji zawiera: - przyciski Zmień hasło/login, wyloguj, przejście do strony firma Kaczmarski Inkasso - informację o zakresie danych wyświetlanych w tabeli głównej (startowo zakładka Zlecenia ) - pasek wyszukiwania - tabelę zleceń zalogowanego użytkownika - zakładkę Dłużnicy - zakładkę Sprawy - przycisk otwierający zakładkę nowego zlecenia: Dodaj zlecenie dla nowego dłużnika Rysunek 4 Serwis po zalogowaniu 4.1 Funkcje: Zmień hasło/login, wyloguj, przejście do strony firma Kaczmarski Inkasso 1. Zmiana hasła/loginu Hasło i login wygenerowane przez system dla nowego użytkownika powinny zostać zmienione po pierwszym logowaniu. I login, i hasło muszą składać się z przynajmniej sześciu znaków. W haśle brana jest pod uwagę wielkość liter. 2. Funkcja Wyloguj służy do kończenia pracy w Serwisie. Jej użycie zamyka sesję, przed ponownym rozpoczęciem pracy istnieje konieczność ponownego zalogowania się. 3. Funkcja przejścia do stron informacyjnych Kaczmarski Inkasso umożliwia otworzenie strony w nowym oknie dialogowym przeglądarki internetowej. 4

6 Rysunek 5 funkcje "zmień hasło/login", "wyloguj", stronna Kaczmarski Inkasso 4.2 Informacja o zakresie danych wyświetlanych w tabeli głównej Tekst ten powiadamia o zakresie informacji wyświetlanych w tabeli głównej. Zakres ten może być ograniczony np. poprzez użycie paska wyszukiwania (patrz punkt 4.3) Rysunek 6 Informacja o zakresie danych wyświetlanych w tabeli 5

7 4.3 Pasek wyszukiwania Pasek wyszukiwania służy do przeszukiwania tabeli, w celu zawężenia wyświetlanych danych według potrzeb użytkownika. Aby prawidłowo przeprowadzić wyszukiwanie należy: 1. Wybrać kolumnę, w której znajdują się szukane informacje (okno w polu ). 2. Wprowadzić w oknie szukaj dane, według których ma się odbyć wyszukiwanie (np. nazwę dłużnika, kwotę wierzytelności, numer zlecenia). Treść umieszczana w oknie szukaj nie musi być pełna, szukanie będzie skuteczne również przy użyciu fragmentu słowa, numeru, liczby itd. 3. Użyć przycisku szukaj aplikacja wyświetli wynik wyszukiwania w tabeli. 4. W razie potrzeby powrotu do pełnej listy rekordów należy skorzystać z przycisku Pokaż wszystkie UWAGA Dla każdej tabeli w Serwisie (na odrębnych zakładkach) znajduje się pasek wyszukiwania (np. w zakładce Zlecenia, na stronie głównej). Konkretny pasek służy do wyszukiwania danych tylko w przypisanej do niego tabeli. Rysunek 7 Pasek wyszukiwania 6

8 4.4 Tabele z danymi w Serwisie Wszystkie tabele w Serwisie składają się z kolumn zawierających informacje dotyczące danej zakładki, na jakiej tabela się znajduje (np. tabela zawierająca rekordy zleceń w zakładce Zlecenia, zawierająca rekordy dłużników w zakładce Dłużnicy ). Jeśli tabela zawiera więcej niż 10 rekordów, to kolejne będą wyświetlane na następnych stronach tabeli. Poruszanie się pomiędzy stronami tabeli jest możliwe poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na cyfry oznaczające kolejne strony (lewy dolny róg tabeli) Rysunek 8 Przykładowa tabela serwisu - rekordy zleceń Oprócz kolumn zawierających dane merytoryczne tabele zawierają również kolumnę Akcje, za pomocą, której można dokonać określonych czynności dotyczących danego rekordu (wyświetlić szczegóły, dokonać edycji itp.) Rysunek 9 Przykładowa tabela z kolumną "Akcje" 7

9 Wyszukiwanie rekordów w tabeli może odbywać się poprzez użycie paska wyszukiwania (patrz punkt 4.3) lub poprzez użycie opcji sortowania kolumny (rosnąco-malejąco).sortowania dokonuje się poprzez kliknięcie lewym klawiszem myszy na nazwę kolumny znajdującą się u góry tabeli, ponad wybraną kolumną. Sposób, w jaki została kolumna posortowana pokazuje odpowiednio skierowana strzałka. Rysunek 10 Widok posortowanej kolumny 4.5 Funkcja otwierająca zakładkę nowego zlecenia: Wprowadź zlecenie Przycisk służy do otwierania zakładki Wprowadź zlecenie, której funkcjonalność została opisana w punkcie 7 instrukcji. Przycisk ten jest na liście akcji w zakładce Dłużnicy Rysunek 11 Przyciski "Wprowadź zlecenie" 4.6 Przycisk otwierający zakładkę nowego zlecenia: Dodaj zlecenie dla nowego dłużnika Przycisk służy do otwierania zakładki Dodaj zlecenie dla nowego dłużnika, której funkcjonalność została opisana w punkcie 8 instrukcji. 8

10 Rysunek 12 Przycisk Dodaj zlecenie dla nowego dłużnika 5 Sposób wprowadzania danych do Serwisu, uzupełnianie pól Dane do Serwisu wprowadza się poprzez uzupełnianie pól, wybór pozycji z list rozwijalnych i zaznaczanie pól wyboru. Niektóre pola są oznaczone czerwoną gwiazdką, co oznacza, że ich wypełnienie jest konieczne do wprowadzenia danego zlecenia lub dłużnika. Przy niektórych polach opisany jest format, w jakim dane mają zostać wprowadzone (np. pola datowe, pole nip) Uzupełniając pola w trakcie wprowadzania dłużnika czy zlecenia należy pamiętać o starannym sprawdzeniu wpisywanych danych, ich zgodności ze stanem faktycznym. Koniecznym jest również stosowanie formatów danych wskazanych w aplikacji przy niektórych polach. UWAGA Niektóre dane wprowadzone do aplikacji nie będą mogłyby być edytowane lub usuwane przez użytkownika (np. nazwa firmy i forma prawna przy edycji dłużnika). Ich zmiana lub usunięcie będzie wymagała kontaktu z upoważnionym pracownikiem Kaczmarski Inkasso i zgłoszenie mu powyższej konieczności 5.1 Dane unikalne, identyfikujące zlecenia i dłużników. Wprowadzając zlecenie lub dane dłużnika do Serwisu użytkownik ma możliwość wpisania własnego identyfikatora dłużnika (pole Identyfikator klienta, zakładka Dodawanie dłużnika ) oraz własnego numeru zlecenia (pole Numer zlecenia, zakładka Dodawanie zlecenia ). Uzupełnienie powyższych pól pozwoli w kontaktach z upoważnionymi pracownikami Kaczmarski Inkasso posługiwać się własnymi identyfikatorami i numerami. Ponadto w Serwisie wyświetlany numer zlecenia będzie w/w numerem własnym. (jeśli numer zlecenia nie zostanie wprowadzony to wyświetlany będzie numer nadany przez system informatyczny firmy Kaczmarski Inkasso) 6 Zakładka Dłużnicy (tabela Dłużnicy ) Zakładka Dłużnicy zawiera tabelę z dłużnikami dopisanymi przez użytkownika do Serwisu. Umożliwia ponadto przeglądanie listy dłużników, dodanie nowego dłużnika, edycję danych dłużników, przeglądanie zleceń wybranego dłużnika, dodanie zlecenia dla wybranego dłużnika oraz przejście do zakładki Zlecenia. 9

11 Rysunek 13 Zakładka "Dłużnicy" 7 Zakładka Dodaj zlecenie Zakładka Dodaj zlecenie służy do wprowadzania zleceń dla znajdujących się już w Serwisie dłużników zalogowanego użytkownika. Wprowadzone zlecenia zostaną poprzez stronę WWW przekazane do upoważnionego pracownika Kaczmarski Inkasso, który podejmie działania windykacyjne, wynikające z umowy zawartej pomiędzy zalogowanym użytkownikiem a firmą Kaczmarski Inkasso. Dalszy kontakt dotyczący wprowadzonych przez Serwis sprawach będzie odbywał się poprzez pisma, pocztę elektroniczną i telefonicznie, poza Serwisem. Rysunek 14 Zakładka "Dodaj zlecenie 7.1 Pola wyboru umowy z Kaczmarski Inkasso W wypadku, gdy zalogowany Użytkownik ma podpisane z firmą Kaczmarski Inkasso dwie umowy (np. umowa standardowa KI, umowa Programu Weryfikacji Dłużnika itp.), przy wprowadzaniu zlecenia niezbędne jest zaznaczenie jego rodzaju. 10

12 Rysunek 15 Pola wyboru typu umowy z Kaczmarski Inkasso 7.2 Dodatkowe pozycje zlecenia, dodatkowe adresy i telefony Domyślnie zakładka Nowe zlecenie umożliwia wpisanie jednej pozycji zlecenia (faktury, weksla, umowy itd.). Jeśli tych pozycji ma być więcej to należy użyć przycisku dodatkowe pozycje zlecenia. Po wybraniu liczby kolejnych pozycji, jakie mają zostać dodane (domyślnie pojawi się jedna pozycja zlecenia) należy użyć przycisku Dodaj : spowoduje to pojawienie się wymaganej ilości kolejnych pozycji zlecenia do uzupełnienia. Rysunek 16 Dodawanie pozycji zlecenia Analogicznie można wprowadzić dodatkowe adresy i numery telefonów przy wprowadzaniu danych dłużnika do bazy. 11

13 Rysunek 17 Dodawanie adresów i telefonów 8 Zakładka Dodaj zlecenie dla nowego dłużnika Jeśli dłużnik nie został umieszczony przez użytkownika w Serwisie wcześniej, przed dodaniem dla niego zlecenia należy go wprowadzić do bazy. Można to zrobić z zakładki Dłużnicy ( patrz punkt 6) lub z przyciskiem Dodaj zlecenie dla nowego dłużnika : Rysunek 18 Zakładka Dodaj zlecenie dla nowego dłużnika, dodawanie dłużnika Po uzupełnieniu danych automatycznie pojawia się zakładka służąca do wprowadzenia zlecenia dla powyżej dopisanego dłużnika 12

14 Rysunek 19 Zakładka dodawania zlecenia po dopisaniu nowego dłużnika 9 Zakładka Sprawy Zakładka Sprawy udostępnia podgląd spraw przekazanych już do KI, dla Klientów posiadających odpowiednie uprawnienia. Dane wyświetlane w tej zakładce są tylko od odczytu i odzwierciedlają aktualny stan w procesie windykacyjnym, prowadzonym przez Kaczmarski Inkasso. Rysunek 21 Zakładka Sprawy, widok po przejściu na zakładkę. Przycisk szczegółów zlecenia Po przejściu na zakładkę Sprawy widoczna jest lista przekazanych zleceń oraz standardowy pasek wyszukiwania (opisany w punkcie 4.3). Przy każdym zleceniu znajduje się przycisk umożliwiający wyświetlenie szczegółów dotyczących danego rekordu. 13

15 Rysunek 22 Zakładka Sprawy, wyświetlone szczegóły konkretnej sprawy W danych szczegółowych rekordu znajdują się informacje adresowo-osobowe dłużnika, numery zlecenia i sprawy nadawne przez Kaczmarski Inkasso, data przyjęcia sprawy, kwota przyjętej wierzytelności, prowizja wynikacjąca z umowy, dane teleosobowe negocjatora ze strony Kaczmarski Inkasso, status sprawy (Otwarta/Zamknięta) Kolejnie wyświetlana jest lista pozycji zlecenia ze szczegółowym opisem. Ostatnim elementem jest lista zdarzeń, jakie są przypisane do danego rekordu. Zdarzeniami są wykonane telefony, wysłane pisma, inne notatki, dokonane wpłaty itp. Zdarzenia są wyświetlane chronologicznie, od najnowszego zaczynając. 10 Opcjonalne sposoby wprowadzania danych do Serwisu Konstrukcja Serwisu umożliwia Użytkownikowi wprowadzanie danych (dłużników, zleceń) opcjonalnie, poprzez użycie różnych akcji, w różniej kolejności. Poniżej, skrótowo, zostały opisane poszczególne scenariusze wprowadzania danych Wprowadzanie dłużnika 1. Zakładka Dłużnicy, przycisk Dodaj nowego dłużnika. 2. Zakładka Zlecenia, przycisk Dodaj zlecenie dla nowego dłużnika (umożliwia wprowadzenie od razu zlecenia dla nowego dłużnika) Wprowadzanie zleceń 1. Zakładka Zlecenia, przycisk Dodaj zlecenie dla nowego dłużnika (Jeśli dłużnik nie figuruje w Serwisie). 2. Zakładka Dłużnicy, opcja wprowadź zlecenie znajdująca się w kolumnie Akcje, w tabeli z dłużnikami. 11 Zakończenie pracy z serwisem Po wykonaniu wszystkich zaplanowanych operacji należy zakończyć pracę z Serwisem. Prawidłowym sposobem dokonania powyższego działania jest użycie przycisku Wyloguj opisanego w punkcie 4.1 instrukcji. KONIEC DOKUMENTU 14