Instrukcja Ekalendarz

HTML
DOWNLOAD

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Instrukcja Ekalendarz"

Józef Król
9 lat temu
Przeglądów:

Instrukcja Ekalendarz 1. Zakładka System. W tej zakładce należy uzupełnić dane dotyczące konkretnej placów zgodnie z danymi pokazanymi na obrazku. 2. Zakładka Pracownicy.

1 Instrukcja Ekalendarz 1. Zakładka System. W tej zakładce należy uzupełnić dane dotyczące konkretnej placów zgodnie z danymi pokazanymi na obrazku. 2. Zakładka Pracownicy. Rozpoczynając pracę w systemie Ekalendarz, należy wprowadzić dane osoby, która pracuje na stanowisku dietetyka, w zależności od tego ilu dietetyków pracuje w punkcie tyle pozycji będzie widniało w oknie. Nowego dietetyka wprowadzamy klikając na przycisk Dodaj dietetyka. Chcąc zmienić dane pracownika wybieramy opcję Edytuje. Edytując dane pracownika, należy wybrać jego status (aktywny lub nieaktywny) w zależności czy obecnie pracuje w punkcie czy też nie. Wpisujemy tytuł oraz imię i nazwisko dietetyka. Następnie konieczne jest wprowadzenie godzin pracy dietetyka, i uaktualnianie ich przy jakiejkolwiek zmianie.

oknie. Nowego dietetyka wprowadzamy klikając na przycisk Dodaj dietetyka. Chcąc zmienić dane pracownika wybieramy opcję Edytuje.

2 W oknie Godziny pracy należy wpisać czas pracy dietetyka na każdy dzień tygodnia. Jeżeli Dietetyk nie pracuje w danym dniu, należy zaznaczyć taką opcję, aby klienci nie zapisali sie na ten termin przez formularz internetowy. 3. Zakładka Klienci W zakładce tej mamy listę wszystkich klientów, którzy uczęszczają do naszego punktu. Osoby, które zapisały sie przez Internet automatycznie są wciągane na ta listę. Mamy różne opcje filtrowania aby Klienta można była łatwiej znaleźć. W górnych ramkach można wpisać pełne lub cześć nazwiska, imienia, telefonu czy adresu , można sortować klientów według dietetyka dietetyka, któremu klient jest przypisany. Kartę każdego Klienta można edytować przyciskiem Edytuj.

Zakładka Klienci W zakładce tej mamy listę wszystkich klientów, którzy uczęszczają do naszego punktu.

3 Nowy klient: Chcąc założyć nowego Klienta używamy przycisku Dodaj Klienta. Otwiera nam sie Karta Klienta, która zawiera dwie zakładki: Dane Personalne oraz Notatki. W Danych Personalnych należy wprowadzić: imię, nazwisko, adres mail, telefon datę urodzenia, dietetyka prowadzącego oraz status. Elementy oznaczone gwiazdką są konieczne do założenia karty, reszta danych jest fakultatywna i można je uzupełnić w dowolnym momencie. Po założeniu karty należy zatwierdzić wpis przyciskiem Zapisz. W zakładce Notatki można umieścić wszystkie dodatkowe informacje o kliencie. W polu Utwórz hasło pozostawiając status Wygeneruj program automatycznie wysyła do Klienta maila z hasłem, które umożliwi mu logowanie się i zapisywanie na kolejne wizyty na stronie internetowej. Status Aktywny/ Nieaktywny Klient o statusie Aktywny ma możliwość logowania się za pomocą hasła na stronie internetowej i dokonywania zapisów na wizyty. W przypadku statusu Nieaktywny blokujemy mu tą możliwość. Potwierdzony zaznaczamy tą opcję, jeżeli jesteśmy pewni co do prawdziwości danych Klienta. Status Aktywny oraz zaznaczenie pola Potwierdź są warunkiem do tego aby klient miał możliwość korzystania w przyszłości z zapisów internetowych. Jeżeli klient na pierwszą wizytę umawia sie przez Internet to pola te uzupełniają sie automatycznie. 4. Zakładka Wizyty Zakładka podzielona jest na dwie sekcje: kalendarz Wizyt oraz Widok tabeli. Kalendarz Wizyt: o Zakładka ta pełni funkcję elektronicznego grafiku. Można ustawić widok całego miesiąca, tygodnia lub pojedynczego dnia.

Elementy oznaczone gwiazdką są konieczne do założenia karty, reszta danych jest fakultatywna i można je uzupełnić w dowolnym momencie. Po założeniu karty należy zatwierdzić wpis przyciskiem Zapisz.

o Klikając lewym przyciskiem myszy w pole grafiku otwieramy okna z zapisem na wizytę. Mając widok dnia lub tygodnia należy kliknąć w miejsce, w którym chcielibyśmy wpisać klienta.

4 o Klikając lewym przyciskiem myszy w pole grafiku otwieramy okna z zapisem na wizytę. Mając widok dnia lub tygodnia należy kliknąć w miejsce, w którym chcielibyśmy wpisać klienta. o Pojedynczym kliknięciem otwieramy okno do zapisu klienta. Należy wybrać specjalistę, rodzaj wizyty, datę i godzinę o ile jest inna niż wybrana uprzednim kliknięciem w grafiku. o Należy wybrać użytkownika. Jeżeli jest to klient, który jest w naszej bazie wybieramy przycisk Dalej i otwiera się okno z listą naszych klientów. Należy wybrać klienta z tej listy pojedynczym kliknięciem lewym przyciskiem myszy. W tym momencie pokaże się okno potwierdzające wizytę, po naszej akceptacji umówiona wizyta pojawia się w grafiku. Jeżeli jest to nowy klient, należy zmienić opcje Nowy użytkownik z NIE na TAK. Pokażą nam się nowe pola do uzupełnienia. Po wpisaniu danych

o Należy wybrać użytkownika. Jeżeli jest to klient, który jest w naszej bazie wybieramy przycisk Dalej i otwiera się okno z listą naszych klientów.

5 (oznaczone gwiazdką są niezbędne do założenia wizyty), wizyta pokaże się w grafiku. o o o W grafiku funkcjonują różne rodzaje zdarzeń/wizyt. Pierwsza wizyta oraz pierwsza wizyta z formularza- trwająca 30 minut. Czas wizyty został ustalony odgórnie i ma on swoje uzasadnienie. Czasami zapisują sie osoby przez Internet na pierwsze wizyty i nie przychodzą. Jeżeli znajdą sie takie 3 osoby dziennie a wizyta byłaby dłuższa wtedy zajmują nam prawie 3h. W obecnym przypadku konsekwencje wynikające z takich sytuacji są zminimalizowane. Poza tym jeżeli grafik jest zapełniony a klient chce się zapisać na pierwszą wizytę i trwałaby ona ponad 40 min to prawdopodobnie będzie miał bardzo małe możliwości terminowe lub program zaproponuje mu wizytę za tydzień a to jest zbyt długi czas oczekiwania. Jeżeli klient się zapisał na wizytę i po potwierdzeniu telefonicznym wiadomo, że pełna wizyta zostanie zrealizowana to można zablokować termin poniżej tej wizyty na czas 10 min lub jego wielokrotność, przez co mają Państwo 40 lub 50 min na przeprowadzenie wizyty. Wizyta kontrolna trwająca 10 minut. W większości punktów wizyta kontrolna trwa ok. 15 min. Skrócenie czasu trwania w grafiku pozwoli państwu zapisać więcej osób, poza pozwoli na kumulowanie klientów tak aby się mijali. Jeżeli klient poczeka 3 minuty to tylko z korzyścią dla Państwa: Będzie widział, że punkt cieszy sie dużym zainteresowaniem, a i ekspedientka będzie miała możliwość nawiązania bliższych relacji z klientem. Aby uniknąć nadmiernej kumulacji klientów należy robić zapisy według schematu: trzy wizyty kontrolne i blokada terminy (kolor czerwony) dla wyrównania różnic czasowych a następnie zapisujemy kolejne wizyty Taki system zapisów pozwoli na maksymalne wykorzystanie czasu pracy.

Czasami zapisują sie osoby przez Internet na pierwsze wizyty i nie przychodzą. Jeżeli znajdą sie takie 3 osoby dziennie a wizyta byłaby dłuższa wtedy zajmują nam prawie 3h.

Blokada terminu pozwala na wprowadzenie blokady w celu ustalenia przerwy między ciągiem wizyt, w przypadku czasowej nieobecności dietetyka, wydłużenia czasu trwania wizyty.

6 Blokada terminu pozwala na wprowadzenie blokady w celu ustalenia przerwy między ciągiem wizyt, w przypadku czasowej nieobecności dietetyka, wydłużenia czasu trwania wizyty. W grafiku nie ma opcji, bezpłatny pomiar, natomiast czas trwania pierwszej wizyty jest tak wypośrodkowany aby spełniał dwie funkcje pieszej wizyty oraz konsultacji. Jeżeli chcemy aby bezpłatna konsultacja zakończyła sie pełną wizytą nie możemy przeznaczyć na Klienta 10 min, ponieważ tyle potrwa zebranie danych osobowych suchy pomiar i omówienie wyników. Na konsultacji należy poznać Klienta, jego potrzeby, dojść do prawdziwego źródła nadwagi i przedstawić możliwość rozwiązania z naszą pomocą. Tylko taka kompleksowa konsultacja umożliwi nam powiększanie bazy klientów. o Jeżeli chcemy przenieść wizytę na inny termin, nie trzeba jej usuwać i zakładać nowej. Można najechać wskaźnikiem na daną wizytę, wcisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszy i przesunąć wizytę w dowolne miejsce grafiku. Jeżeli wizytę przenosimy w ramach tego samego dnia, wykonujemy czynności mając widok grafiku w danym dniu, jeżeli chcemy zmienić na inny dzień tygodnia, robimy to mając widok tygodniowy grafiku. Widok Tabeli: W tym oknie widzimy listę wszystkich wizyt, które odbędą się w danym dniu lub już sie odbyły (wybierając datę wstecz). Dzięki zakładce możemy analizować liczbę klientów w każdym dniu.

Jeżeli chcemy aby bezpłatna konsultacja zakończyła sie pełną wizytą nie możemy przeznaczyć na Klienta 10 min, ponieważ tyle potrwa zebranie danych osobowych suchy pomiar i omówienie wyników.

Podobne dokumenty

Dokumentacja systemu erecepcja.com SYSTEM REJESTRACJI KLIENTÓW PRZEZ INTERNET

Dokumentacja systemu erecepcja.com SYSTEM REJESTRACJI KLIENTÓW PRZEZ INTERNET Lublin 16.01.2012 1 Spis treści REJESTRACJA KONTA W SYSTEMIE... 3 PIERWSZA KONFIGURACJA... 4 PIERWSZA KONFIGURACJA - PLACÓWKI...