Instrukcja dla użytkownika korzystającego z Usługi Moje faktury

Transkrypt

1 Instrukcja dla użytkownika korzystającego z Usługi Moje faktury Usługa Moje faktury to nowoczesny sposób płatności za faktury/rachunki poprzez system bankowości internetowej ING BankOnLine. Możesz zastąpić tradycyjne papierowe faktury rachunkami otrzymywanymi poprzez system ING BankOnLine. Wystarczy, że dokonasz Akceptacji z Dostawcą danej usługi, czyli wyrazisz zgodę na otrzymywanie dokumentów niezbędnych do dokonania płatności w formie elektronicznej. Aby przystąpić do Usługi Moje faktury w systemie bankowości internetowej, wystarczy wypełnić krótki Wniosek o akceptację dostępny w menu Przelewy => Moje faktury (1). Dostawcy usług W opcji Dostawcy usług należy wybrać dostawcę, z którym masz Umowę i od którego chcesz otrzymywać rachunki/faktury za pośrednictwem Usługi Moje faktury, wybierając opcję Dostawcy usług => Złóż nowy wniosek (2). Link do opcji Złóż nowy wniosek jest prezentowany po wybraniu Opcji na polu danego Dostawcy. 1

2 Wypełniając Nowy wniosek o akceptację z dostawcą usługi, użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie rachunków/faktur drogą elektroniczną, o ile Dostawca usługi zaakceptuje wniosek. Nowy wniosek Krok 1 Po wybraniu opcji Nowy wniosek dla danego Dostawcy należy wybrać Rachunek dla akceptacji (3) (lista rozwijalna), który będzie rachunkiem domyślnym do prezentacji akceptacji. Kolejno z listy rozwijalnej użytkownik wybiera Formę płatności (4), którą może być Przelew lub Polecenie zapłaty (dostępna forma płatności zależy od Dostawcy usług). Następnie należy wybrać Tytuł płatności (5) (lista rozwijalna tytuł zależy od Dostawcy usług). Użytkownik na formularzu musi określić czas obowiązywania akceptacji (6) na otrzymywanie faktur/rachunków w formie elektronicznej (może być to czas nieokreślony bezterminowo). Dodatkowo dany wniosek o akceptację użytkownik może uzupełnić o nazwę własną (7). 2

3 Krok 2 W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych Klienta, po zaakceptowaniu formularza, Klient otrzymuje 10 cyfrowy kod wniosku (8) (kod wniosku użytkownik otrzymuje tylko w przypadku, gdy Konsolidatorem jest Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.), który należy przekazać Dostawcy. Wywołując link Dostawcy>>> (9) do strony KIR S.A. można się zapoznać ze sposobami przekazywaniu kodu w zależności od Dostawcy usługi. 3

4 Lista wniosków Po wysłaniu wniosku o akceptację do czasu akceptacji przez Dostawcę usługi wniosek jest dostępny w menu Lista wniosków. Lista zawiera złożone wnioski o statusach: oczekujące na akceptację, odrzucone przez Dostawcę, wygasłe, odrzucona przez Płatnika, odrzucona przez bank, do akceptacji płatnika. Wniosek jest przeterminowany (wygasły), gdy strony (Dostawca, Odbiorca usługi) nie skontaktują się ze sobą w terminie ważności wniosku. Ważność wniosku upływa po 30 dniach od daty przyjęcia wniosku przez Bank. Domyślnie na formatce wyświetlane są wszystkie wysłane wnioski. Na formatce dostępny jest filtr Wybierz dostawcę (10), poprzez który użytkownik może wyszukać wysłane wnioski do danego Dostawcy usługi. Po wybraniu dostawcy dane zostaną automatycznie wyszukane. 4

5 Zaakceptowany przez Dostawcę wniosek zostaje przekształcony w akceptację, która jest prezentowana w menu Lista akceptacji. Akcja Szczegóły dostępna jest po wybraniu Opcji przy danym Wniosku. Lista akceptacji Akceptacja to zgoda na otrzymywanie dokumentów niezbędnych do dokonania płatności (faktur, rachunków itd.) w formie elektronicznej. Akceptacja to wniosek wysłany z systemu i zaakceptowany przez Dostawcę usługi. Na formatce dostępny jest filtr Wybierz dostawcę poprzez, który użytkownik może wyszukać wysłane wnioski dla danego dostawcy usługi. Dane zostaną automatycznie wyszukane. Akceptacja jest aktywna przez cały okres obowiązywania na którą została zawarta lub bezterminowo. Aktywną akceptację można w każdym momencie jej trwania odwołać poprzez opcję Odwołaj akceptację. Akceptację można również modyfikować. Aby zmodyfikować zawartą z Dostawcą akceptację, skorzystaj z opcji Modyfikuj akceptację. Faktury i rachunki, które otrzymałeś do zapłaty przed odwołaniem akceptacji nadal mogą być opłacone w systemie. Akcje Modyfikuj akceptację, Odwołaj akceptację i/lub Szczegóły (11) są dostępne po wybraniu Opcji przy danej akceptacji. 5

6 Moje faktury W opcji Moje faktury prezentowane są dostarczone od Dostawców przesyłki zawierające: listę płatności (żądanie płatności do akceptacji lub odrzucenia), informację od dostawcy nt. płatności, załączone dokumenty (obraz faktury/rachunku w formacie PDF). Po wybraniu opcji Moje faktury na formatce dostępne są filtry szukania dostarczonych przesyłek: wg dostawcy, wg nazwy akceptacji, wg formy płatności, wg zakresu dat, okresu, pokaż tylko niezapłacone. Po określeniu parametrów szukania należy użyć przycisku Pokaż. Na ekranie zostanie zaprezentowana lista przesyłek spełniająca ustalone kryteria. 6

7 Przesyłka w przypadku formy płatności w formie przelewu. Szczegóły dostarczonych przesyłek można przeglądać, akceptować lub odrzucać po użyciu linku Informacje o płatnościach. Akcja ta jest dostępna po wybraniu Opcji przy danej Przesyłce. Na formatce szczegółów jest prezentowana lista płatności z możliwością akceptacji - link Zapłać lub odrzucenia link Odrzuć, informację od dostawcy oraz załączone dokumenty z możliwością ich zapisania na dysku komputera w formacie PDF link Pobierz fakturę. Przycisk Powrót kieruje z powrotem na listę pobranych przesyłek. Akcje Zapłać i Odrzuć (12) są dostępne po wybraniu Opcji na Liście płatności przy danej Przesyłce. Akceptacja płatności Po wybraniu linku Akceptuj zostanie wyświetlona formatka polecenia przelewu z możliwością wybrania rachunku obciążanego i określenie daty realizacji przelewu. Data realizacji nie może być późniejsza niż data płatności. W przypadku akceptacji płatności w dacie płatności lub później, pole data realizacji jest nieedytowalne. Domyślna data płatności jest zgodna z datą bieżącą. 7

8 Przelew z przyszłą datą realizacji zostanie zapisany do menu Przelewy/Transakcje oczekujące bez możliwości usunięcia. Pozostałe dane są automatycznie uzupełniane przez system bez możliwości edycji. Po 60 dniach od wskazanego przez dostawcę terminu zapłaty zaakceptowanie płatności nie będzie możliwe. 8

9 Po wysłaniu przelewu płatność zmienia status na Zapłacona (13). Możliwe jest częściowe opłacenie faktury, gdyż pole Kwota przy akceptacji płatności jest aktywne. Jeśli spłata została dokonana częściowo, przesyłka ma status W trakcie realizacji. Po wejściu w Szczegóły Użytkownik na Liście płatności będzie widział status Częściowo zapłacona. Po wybraniu Opcji Użytkownik będzie mógł wejść ponownie w opcję Akceptacja i dokonać akceptacji płatności. Widoczna będzie również opcja Historia tej płatności, po której wybraniu pojawi się historia dokonanych częściowych spłat w ramach tej płatności. 9 9

10 Odrzucenie płatności Po wybraniu linku Odrzuć na danej przesyłce zostanie wyświetlona formatka z możliwością podania powodu odrzucenia. 10

11 Odrzucenie płatności spowoduje zmianę statusu na Odrzucona (14) i ponowna akceptacja płatności nie będzie możliwa. Przesyłka w przypadku formy płatności w formie polecenia zapłaty. Szczegóły dostarczonych przesyłek można przeglądać po użyciu linku Szczegóły. Akcja Szczegóły jest dostępna po najechaniu kursorem na daną Przesyłkę. Na formatce szczegółów jest prezentowana lista płatności ze statusem Zapłacona (15), co oznacza, że polecenie zapłaty zostało zrealizowane. 11

12 Użytkownik po najechaniu kursorem zobaczy opcję Historia operacji (16), po kliknięciu której pojawi się okno z historią spłaty tej przesyłki. 12

13 Po wybraniu linku Pobierz fakturę (17) w części Załączone dokumenty (widoczną po najechaniu kursorem) można zapisać/otworzyć załączony dokument (obraz faktury/rachunek/załącznik) w formacie PDF. 13

14 W przypadku braku przesyłek dla wybranego kryterium zostanie zaprezentowany komunikat: Wiadomości przesyłane Użytkownikowi Usługi Moje faktury W systemie ING BankOnLine w module Wiadomości Użytkownik otrzyma wiadomość: o nadejściu nowej przesyłki od Dostawcy, z którym ma zawartą akceptację, o zbliżającym się terminie płatności przesyłki otrzymanej od danego Dostawcy, o dostępnym do akceptacji wniosku o akceptację przesłanym przez Dostawcę. 14

15 15