Obsługa kalendarza wizyt w serwisie elekarze. Podręcznik użytkownika

Transkrypt

1 Obsługa kalendarza wizyt w serwisie elekarze Podręcznik użytkownika

2 Informacje ogólne... 3 Cennik usług Ustawianie cennika w Strefie Lekarza... 4 a) Kolumna specjalizacja... 4 b) Kolumna nazwa usługi... 5 c) Kolumna cena usługi, czas w minutach oraz osób na wizytę... 5 d) Kolumna dostępność w kalendarzu Ustawianie cennika w Strefie Placówki... 7 a) Kolumna specjalizacja... 8 b) Kolumna nazwa usługi... 8 c) Kolumna cena usługi, czas w minutach oraz osób na wizytę... 9 d) Kolumna dostępność w kalendarzu Usuwanie usług z cennika Kalendarz Ustawianie kalendarza Kalendarz objaśnienie a) Widok kalendarza po zalogowaniu do Strefy Lekarza b) Ostatnio zarezerwowane wizyty w elekarze c) Przewijanie kalendarza d) Legenda Rejestrowanie wizyt Rejestrowanie wizyt pacjentów spoza serwisu elekarze Rejestrowanie wizyt pacjentów poprzez serwis elekarze Odwoływanie wizyt a) Odwoływanie wizyty przez pacjenta b) Odwoływanie wizyt przez lekarza Funkcjonalności gwarantowane w ramach aplikacji kalendarz

3 Informacje ogólne Kalendarz wizyt to narzędzie do zarządzania wizytami pacjentów zarówno tych pochodzących z serwisu elekarze jak i pacjentów spoza serwisu. Kalendarz jest narzędziem płatnym. Aby otrzymać dostęp do tego produktu, należy kontaktować się z działem sprzedaży (telefon: ). Aby kalendarz został uruchomiony, muszą być spełnione poniższe warunki: Podpisanie zamówienia przekazanego przez przedstawiciela handlowego Podpisanie umowy licencyjnej oraz umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych Posiadanie zweryfikowanego konta w elekarze (konta, do którego został nadany dostęp) Ustawienie cennika Ustawienie kalendarza Poniżej instrukcja objaśniająca ustawianie kalendarza i zarządzanie nim. 3

4 Cennik usług 1. Ustawianie cennika w Strefie Lekarza Proszę zalogować się do Strefy Lekarza dostępnej pod adresem podając swój login i hasło. Po kliknięciu w zakładkę cennik, zostanie wyświetlony widok jak poniżej. Domyślnie wyświetla się okno do wprowadzenia jednej usługi. Aby dodać kolejną, wystarczy kliknąć na +dodaj kolejną usługę. Jeżeli wprowadziłeś kilka miejsc swojej pracy, a został wykupiony kalendarz dla jednego miejsca pracy, powyższy widok zostanie wyświetlony tylko dla miejsca pracy dla którego został kupiony kalendarz. Dla pozostałych miejsc pracy również będzie możliwe wprowadzenie cennika, jednak nie wszystkie pola będą dostępne. a) Kolumna specjalizacja W kolumnie specjalizacja, będą dostępne specjalizacje wprowadzone na stronie Edycja danych lekarza. Jeżeli chcesz wprowadzić usługę w ramach specjalizacji, której nie ma na liście, należy kliknąć w link edytuj widoczny w sekcji Twoje dane ( 4

5 Specjalizację wybiera się poprzez rozwinięcie listy i wybranie nazwy specjalizacji dla której chcesz wprowadzić usługę. b) Kolumna nazwa usługi W tym miejscu wpisujesz nazwę usługi, którą chcesz wprowadzić do cennika. Możesz również skorzystać z podpowiedzi wyświetlanych podczas wpisywania nazwy usługi wystarczy kliknąć na jedną z wyświetlonych propozycji. Nazwa usługi będzie widoczna dla pacjentów podczas rezerwacji wizyty w Twoim gabinecie wraz ceną tej usługi i specjalizacją, której dotyczy. c) Kolumna cena usługi, czas w minutach oraz osób na wizytę W polu Cena usługi wprowadź cenę usługi w PLN. Cena wraz z nazwą usługi jest wyświetlana pacjentom podczas rezerwacji wizyty w Twoim kalendarzu. Następnie podaj czas trwania wizyty (czas jest wyrażony w minutach) oraz wpisz ilość osób, jaka może jednocześnie zapisać się na jedną wizytę. W przypadku wizyt indywidualnych wprowadź 1. Jeżeli np. prowadzisz terapie grupową, wprowadź 10 lub inną ilość osób. 5

6 d) Kolumna dostępność w kalendarzu W tym miejscu zaznaczasz, która z wprowadzonych usług ma być dostępna w kalendarzu on-line i na którą z nich pacjenci mogą rezerwować wizyty. Jeżeli przy danej usłudze zaznaczysz checkbox dostępna w kalendarzu on-line, pacjent będzie mógł umówić się na taką wizytę korzystając z Twojego kalendarza (wyświetli się na liście Usług przy rezerwacji wizyt). Jeżeli przy danej usłudze odznaczysz checkbox dostępna w kalendarzu on-line nie będzie widoczna na liście Usług, podczas rezerwacji wizyt przez pacjenta. Usługa będzie widoczna w cenniku wyświetlanym na Twojej wizytówce. Poniżej widok dla poprawnie wprowadzonego cennika (2 usługi dostępne w kalendarzu, 1 nieodstępna ale wyświetlana w cenniku na wizytówce lekarza) 6

7 2. Ustawianie cennika w Strefie Placówki Jeżeli dla każdego z lekarzy z Twojej placówki chcesz ustawić odrębny cennik, proszę skorzystaj z instrukcji z pkt.1 Ustawianie cennika Strefa Lekarza. Osoby, które zarejestrowały się w serwisie elekarze, jako Placówka, mogą ustawić jeden cennik dla centrali, który będzie następnie dziedziczony przez wszystkie oddziały i lekarzy w tych oddziałach. Zanim przystąpisz do definiowania cennika, dodaj wszystkie placówki należące do centrali i lekarzy z tych placówek (zakładka Dodaj Placówkę, Dodaj lekarza widoczna po zalogowaniu do Strefy Placówki). Gdy dodasz informacje o placówkach i lekarzach, przejdź do zakładki Cennik. Otrzymasz poniższy widok. Po prawej stronie otrzymasz informację o liczbie placówek, która oczekuje na zdefiniowanie cennika. Guzik Dodaj cennik do placówki umożliwia dodanie cennika do wybranych placówek. Możesz zaznaczyć kilka placówek i zdefiniować dla nich jeden cennik. Gdy dla wszystkich zdefiniowanych oddziałów chcesz ustawić jeden cennik wybierz guzik Edytuj cennik centrali. 7

8 Otrzymasz taki widok: Domyślnie wyświetla się okno na jedną usługę. Aby dodać kolejną, wystarczy kliknąć na +dodaj kolejną usługę. a) Kolumna specjalizacja W kolumnie specjalizacja, będą dostępne wszystkie specjalizacje z serwisu elekarze. Aby wybrać specjalizację, rozwiń listę, wpisz kilka pierwszych liter specjalizacji, którą chcesz wprowadzić a następnie zaznacz specjalizację klikając na nią myszką. b) Kolumna nazwa usługi W tym miejscu wpisujesz nazwę usługi, którą chcesz wprowadzić do cennika. Możesz również skorzystać z podpowiedzi wyświetlanych podczas wpisywania nazwy usługi wystarczy kliknąć na jedną z wyświetlonych propozycji. 8

9 Nazwa usługi będzie widoczna dla pacjentów podczas rezerwacji wizyty w gabinecie lekarza wraz ceną tej usługi i specjalizacją, której dotyczy. c) Kolumna cena usługi, czas w minutach oraz osób na wizytę W polu Cena usługi wprowadź cenę usługi w PLN. Cena wraz z nazwą usługi jest wyświetlana pacjentom podczas rezerwacji wizyty w kalendarzu lekarza. Następnie podaj czas trwania wizyty (czas jest wyrażony w minutach) oraz wpisz ilość osób, jaka może jednocześnie zapisać się na jedną wizytę. W przypadku wizyt indywidualnych wprowadź 1. Jeżeli np. prowadzisz terapie grupową, wprowadź 10 lub inną ilość osób. d) Kolumna dostępność w kalendarzu W tym miejscu zaznaczasz, która z wprowadzonych usług ma być dostępna w kalendarzu on-line i na którą z nich pacjenci mogą rezerwować wizyty. Jeżeli przy danej usłudze zaznaczysz checkbox dostępna w kalendarzu on-line, pacjent będzie mógł umówić się na taką wizytę korzystając z kalendarza lekarza (wyświetli się na liście Usług przy rezerwacji wizyt). Jeżeli przy danej usłudze odznaczysz checkbox dostępna w kalendarzu on-line nie będzie widoczna na liście Usług, podczas rezerwacji wizyt przez pacjenta. Usługa będzie widoczna w cenniku wyświetlanym na wizytówce lekarza. 9

10 3. Usuwanie usług z cennika Usługę można usunąć klikając na znak x wyświetlany przy danej usłudze. Usunięcie usługi z kalendarza skutkuje usunięciem jej z cennika lekarza a także listy usług dostępnej przy rezerwacji wizyty. Jeżeli chcesz, aby usługa nie była dostępna podczas rezerwacji wizyty, ale była wyświetlana w cenniku w wizytówce lekarza, wystarczy odznaczyć opcję dostępna w kalendarzu on-line. 10

11 Kalendarz 1. Ustawianie kalendarza Po tym jak zostaną wprowadzone ceny usług, w Strefie Lekarza pojawi się opcja ustawienie kalendarza. Proszę kliknij na nią, aby ustawić godziny przyjmowania pacjentów. W tych godzinach pacjenci będą mogli rezerwować wizyty w kalendarzu on-line. Jeżeli posiadasz konto placówki, nazwiska lekarzy z kalendarzem zostaną wyświetlone po zalogowaniu do konta. Kliknij na nazwisko lekarza, aby przejść do ustawiania kalendarza. Jeżeli gabinet lekarski jest otwarty w dwóch przedziałach czasowych np. rano od 8:00 do 10:00 a następnie od 16:00 do 20:00 skorzystaj z opcji dodaj przedział godzinowy. Jeżeli chcesz usunąć wiersz z godziną, proszę kliknij na szary krzyżyk przy danym wierszu. 11

12 W przypadku, gdy godziny pracy są powtarzalne np. pacjenci przyjmowani są w każdy poniedziałek i środę w stałych godzinach, skorzystaj z opcji ustaw cykliczne godziny pracy. W polu Powtarzaj co wybierz przedział czasowy, w jakim podane godziny przyjęć powtarzają się (np. gabinet otwarty jest w każdy w poniedziałek w godzinach 12:00-15:00 i środę 14:00-17:00). W oknie Początkowa data wpisz datę, od której wprowadzone godziny przyjęć mają być dostępne dla pacjentów. Gdy uzupełnisz godzinny przyjść, które chcesz udostępnić do rezerwacji on-line, kliknij na Uzupełnij pola kalendarza a następnie Zapisz zmiany. Od tego momentu kalendarz będzie widoczny w Strefie Lekarza, na liście wyników oraz na stronie wizytówki lekarza. 12

13 2. Kalendarz objaśnienie a) Widok kalendarza po zalogowaniu do Strefy Lekarza b) Ostatnio zarezerwowane wizyty w elekarze Kalendarz wyświetla się od razu po zalogowaniu do Strefy Lekarza. Jeżeli posiadasz konto placówki, kalendarz będzie widoczny po wejściu w danej lekarza (dane lekarzy z kalendarzem widoczne po zalogowaniu do Strefy Placówki). W Ostatnio zarezerwowane wizyty w elekarze wyświetlanych jest 10 ostatnio dokonanych rezerwacji. Możesz zobaczyć szczegóły wizyty klikając na guzik z terminem. c) Przewijanie kalendarza W kalendarzu wyświetlamy 7 najbliższych dni tygodnia. Aby zobaczyć wcześniejszy lub kolejny tydzień należy użyć opcji wcześniej/później wyświetlanych nad belką z datą. d) Legenda 13

14 Rejestrowanie wizyt 1. Rejestrowanie wizyt pacjentów spoza serwisu elekarze Rejestracja wizyt własnych pacjentów jest bezpłatna. Aby wprowadzić wizytę do kalendarza, należy zalogować się do Strefy Lekarza/Placówki, wybrać z listy gabinet do którego będzie rejestrowany pacjent, a następnie kliknąć na guzik z odpowiednim terminem. Wyświetli się okno Rezerwacja wizyty, w którym należy wpisać dane pacjenta tj. Imię i nazwisko pacjenta oraz jego numer pesel. Dodatkowo można podać numer telefonu pacjenta (wtedy pacjent otrzyma sms z przypomnieniem o wizycie) oraz jego adres . Wpisane dane rezerwacji należy potwierdzić przyciskiem Zapisz. 2. Rejestrowanie wizyt pacjentów poprzez serwis elekarze Kalendarz udostępnionych przez Ciebie wizyt jest wyświetlany na: a) Liście wyników wyszukiwania 14

15 b) Wizytówce lekarza Wizyty pacjentów zarejestrowanych w serwisie (tych, których dane potwierdziliśmy) automatycznie pojawiają się w Twoim kalendarzu jako potwierdzone. Termin staje się niedostępny dla innych pacjentów. Wizyty pacjentów niezarejestrowanych w serwisie trafiają do Twojego kalendarza dopiero po tym, jak zostaną zweryfikowane ich dane. Pacjenci podczas rejestrowania wizyty podają następujące dane: imię i nazwisko, numer pesel, numer telefonu oraz adres . Informacje o nowej wizycie są wysyłane sms em na podany przez Ciebie numer telefonu (jeżeli zostanie zaznaczona opcja powiadamiaj mnie o wizytach sms owo ; opcja dostępna w edycji danych lekarza) oraz na adres podany przy rejestracji. 3. Odwoływanie wizyt a) Odwoływanie wizyty przez pacjenta Pacjent może odwołać wizytę poprzez opcję Odwołaj wizytę dostępną w swojej Strefie Pacjenta lub wysyłając do nas sms. Każdorazowo, gdy taka sytuacja wystąpi otrzymasz od nas powiadomienie mailowe oraz sms (jeżeli zaznaczyłeś opcję powiadamiaj mnie o wizytach sms owo ). Takie termin staje się ponownie terminem wolnym w Twoim kalendarzu. Jeżeli rezerwacja zostanie odwołana przez pacjenta za pośrednictwem serwisu elekarze (sms/strefa Pacjenta), nie ponosisz opłat za taką rezerwację. 15

16 b) Odwoływanie wizyt przez lekarza Aby odwołać wizytę, proszę zaloguj się do Strefy Lekarza/Placówki, kliknij na termin wizyty, którą chcesz odwołać a następnie na Odwołaj wizytę. Pacjent, którego wizytę odwołałeś, zostanie przez nas powiadomiony mailowo oraz otrzyma sms na wskazany podczas rejestracji numer telefonu. 16

17 Funkcjonalności gwarantowane w ramach aplikacji kalendarz (o ile lekarz/placówka spełni warunki konieczne do uruchomienia aplikacji) 1. Wyświetlenie kalendarza z dostępnymi terminami wizyt na liście wyników wyszukiwania oraz wizytówce lekarza 2. Umożliwienie pacjentom rezerwacji wizyt on-line w kalendarzu lekarza 3. Wyświetlenie pacjentom usług na które mogą zarezerwować wizytę wraz z ich ceną 4. Umożliwienie bezpłatnej rejestracji wizyt własnych pacjentów 5. Wysyłanie wiadomości oraz sms z powiadomieniem o nowej rezerwacji dokonanej w systemie elekarze (o ile lekarz zaznaczył w swojej Strefie Lekarza opcję powiadamiaj mnie o wizytach sms owo) 6. Wysyłanie wiadomości sms do pacjentów z przypomnieniem o zbliżającej się wizycie na 24 h przed planowaną wizytą (o ile pacjent podał numer telefonu komórkowego) 7. Wysyłanie do lekarza wiadomości z informacją o odwołaniu wizyty przez pacjenta 8. Wysłanie do pacjenta wiadomości i/lub sms (dla pacjentów, którzy podali numer telefonu komórkowego) z informację o odwołaniu wizyty przez lekarza 17