Instrukcja importu dokumentów z programu Fakt do programu Płatnik

Transkrypt

1 1 Instrukcja importu dokumentów z programu Fakt do programu Płatnik I. EKSPORT DANYCH Z PROGRAMU FAKT DO PŁATNIKA...2 I.1. WYSYŁANIE DEKLARACJI Z PROGRAMU FAKT....2 I.2. KATALOGI I ŚCIEŻKI DOSTĘPU....2 II. IMPORT (DODANIE) PŁATNIKA DO REJESTRU PŁATNIKÓW...3 II.1. REJESTR PŁATNIKÓW...3 III. IMPORT NOWYCH DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH/ZGŁOSZENIOWYCH DO PROGRAMU PŁATNIK...7 IV. WYSYŁANIE DOKUMENTÓW DO ZUS ZA POŚREDNICTWEM FIRMY FAKT...11 DODATEK A...15

2 2 I. Eksport danych z Programu Fakt do Płatnika. I.1. Wysyłanie deklaracji z programu Fakt. - W programie Fakt wybieramy Zestawienia Pracownicy Wyślij do Programu Płatnika rozliczeniowe/zgłoszeniowe lub Zestawienia Właściciele Wyślij do Programu Płatnika rozliczeniowe/zgłoszeniowe (rys. I.1) I.2. Katalogi i ścieżki dostępu. Rys. I.1. - Katalogi jak i ścieżki dostępu do programu Płatnik ustawiamy za pomocą opcji (przycisk) Zaawansowane (rys. I.2). W sekcji F7. Położenie plików (nowa wersja płatnika od ) możemy ustawić domyślną scieżke do której będą zapisywane (wysyłane) dokumenty (rozliczeniowe/zgłoszeniowe) KEDU. Domyślnie jest to ścieżka: C:\Fakt95\xxx\Platnik\yyyy gdzie: xxx nazwa użytkownika identyfikator (tylko przy korzystaniu z programu Fakt w sieci) yyyy numer firmy, z której wysyłane zostały dokumenty, np. 0001, 0002 itd. Drugą domyślną scieżką, jest ścieżka dostępu do programu Płatnik, domyślnie jest to: C:\Program Files\Prokom Software S.A\Płatnik\p2.exe Ścieżki tej nie należy zmieniać, chyba że została zmieniona domyślna ścieżka instalacji programu Płatnik. (rys. I.2)

3 3 Rys. I.2 II. Import (dodanie) płatnika do rejestru płatników. - Uruchamiamy program Płatnik II.1. Rejestr płatników - Warunkiem poprawnego zaimportowania dokumentów jest praca w odpowiednim kontekscie płatnika. Aby to sprawdzić należy wybrać z menu: Płatnik -> Rejestr płatników... (rys II.1) Rys. II.1

4 4 - W oknie Rejestr płatników widnieje lista płatników, których możemy wybrać do kontekstu. Tzn. jeżeli dane wysyłane z programu Fakt dotyczą firmy, np. Firma Moja, musimy mieć taki konspekt (płatnika) na liście (rys. II.2). Rys. II.2 - W przypadku braku odpowiedniego konspektu (płatnika), możemy dopisać go ręcznie (nie zalecane) lub zaimportować z programu Fakt (plik REP), aby to zrobić należy wybrać z menu: Płatnik -> Nowy (rys. II.3) Rys. II.3 - Uruchomi się Kreator tworzenia nowego płatnika. Składa się on z 6 kroków. - W okienku 2 (rys. II.4) Krok 2/6 należy wpisać symbol płatnika (identyfikator, który będzie wyświetlany na liście) zaznaczając odpowiednio czy płatnik jest osobą fizyczną, czy osobą prawną. Opcja Posiadam uprawnienia do przesyłania dokumentów za siebie i innych płatników przydatna jest dla Biur Rachunkowych lub firm wysyłających nie tylko dokumenty swojej firmy drogą elektroniczną. Rys. II.4

5 5 UWAGA!! Należy pamiętać, że opcja Posiadam uprawnienia do... powinna być zaznaczona tylko dla podmiotu posiadającego odpowiednie certyfikaty otrzymane z ZUS. - W okienku 3 (rys. II.5) Krok 3/6 mamy możliwość wyboru czy dodawanego płatnika chcemy zaimportować z pliku, czy też będziemy wypełniać jego kartotekę ręcznie. Rys. II.5 - Po zaznaczeniu opcji Import danych płatnika z pliku *.rep w okienku 4 Krok 4/6 (rys. II.6) należy wskazać ścieżkę do pliku REP (utworzonego przy wysyłaniu deklaracji z programu Fakt rys. I.1). Pliki płatnika znajdują się w tej samej lokalizacji co dokumenty (KEDU). Domyślna ścieżka: C:\Fakt95\xxxx\Platnika\yyyy (patrz rozdział I.1 Katalogi i ścieżki dostępu) Rys. II.6

6 - W okienku 5 Krok 5/6 (rys. II.7) wybieramy zakres danych, które zostaną zaimportowane z pliku REP. 6 Rys. II.7 - W okienku 7 Krok 6/6 potwierdzamy zaimportowane dane przyciskiem Zakończ. Proces zostanie potwierdzony informacją, tak jak na rys. II.8 i II.9 Rys. II.8 Rys. II.9 - W okienku Kartoteka Płatnika należy sprawdzić poprawność zaimportowanych danych (menu: Narzędzia -> Weryfikuj) - Jeżeli wynik weryfikacji przebiegł prawidłowo (rys. II.10), należy kartotekę zapisać i zamknąc (menu: Płatnik -> Zapisz i zamknij) rys. II.10 Rys. II.10

7 7 - Po wprowadzeniu kartoteki nowego płatnika, aby poprawnie zaimportować dane rozliczeniowe/zgłoszeniowe danej firmy, należy wybrać płatnika do kontekstu. Chcąc wybrać płatnika, należy go zaznaczyć na liście w okienku Rejestr Płatników i z menu: Płatnik wybrać opcję Wybierz do kontekstu. III. Import nowych dokumentów rozliczeniowych/zgłoszeniowych do programu Płatnik - Z górnego menu programu wybieramy kolejno: Narzędzia importuj dokumenty (rys.iii.1). Rys. III.1 - Uruchamia się kreator importu dokumentów. W okienku 1 i 2 kreatora wciskamy przycisk Dalej. - W okienku 3 (rys. III.2) wciskamy przycisk Przeglądaj. Rys.III.2 - Wskazujemy teraz gdzie jest umieszczony plik z dokumentami utworzony przez program Fakt (rys.iii.3). Domyśnie plik taki będzie w katalogu: C:\Fakt95\xxxx\Platnika\yyyy (patrz rozdział I.1 Katalogi i ścieżki dostępu Rys.III.3

8 8 - Zaznaczamy kliknięciem plik z dokumentami i wciskamy przycisk Otwórz. - W okienku 3 i 4 kreatora wciskamy przycisk Dalej. - Teraz nastąpi proces importu i analizy zaimportowanych dokumentów (rys.iii.4). Rys.III.4 - W okienku 6 kreatora (rys.iii.5) możemy wcisnąć przycisk Raport gdy chcemy obejrzeć co program ma zamiar zaimportować lub też wcisnąć przycisk Zakończ aby zaimportowane dokumenty zostały zapisane w bazie danych. Rys.III.5

9 9 - Zalecane jest sprawdzenie poprawności importowanych dokumentów. Służy do tego przycisk Raport. Zostanie wyświetlone okienko Raport z importu (rys.iii.6) Rys.III.6 UWAGA!! Ważną informacją pokazaną na raporcie jest (na rys. III.6 zaznaczone w czerwonej ramce) Liczba dokumentów pominiętych.... Powinna być ona zawsze zero. - Po obejrzeniu raportu zamykamy go przyciskiem Zamknij i w okienku nr 6 kreatora wciskamy przycisk Zakończ (rys.iii.5). - Przechodzimy do widoku Dokumenty wprowadzone wybierając kolejno z menu po lewej stronie ekranu zakładkę Dokumenty Dokumenty wprowadzone (rys.iii.7). Rys.III.7

10 10 - W widoku Dokumenty wprowadzone widać wszystkie zaimportowane dokumenty. Zaznaczamy je kolejno i weryfikujemy wciskając ikonkę weryfikacji jak na rys.iii.8. Rys.III.8 - Kolejnym etapem jest utworzenie zestawu dokumentów. Z menu po lewej stronie ekranu wybieramy kolejno zakładkę Zestawy zestawy wprowadzone (rys.iii.9) i wciskamy ikonkę tworzenia nowego zestawu. Rys.III.9 - Otworzy się okno zestawu dokumentów (rys.iii.10), w którym wpisujemy nazwę zestawu (podawana nazwa jest tylko informacją dla Nas) i wciskamy przycisk Dodaj. Rys.III.10

11 11 - W kolejnym okienku Lista dokumentów (rys.iii.11) dostępna jest lista dokumentów, które możemy dodać do zestawu. Dokumenty wybieramy poprzez zaznaczenie (postawienie przy nich haczyka ) i klikamy przycisk Ok. Rys.III.11 IV. Wysyłanie dokumentów do ZUS za pośrednictwem firmy FAKT. Mając utworzony zestaw dokumentów możemy przystąpić do przesłania go do ZUS. Warunkiem poprawnego przesłania dokumentów do ZUS jest: a) poprawne ustawienie przekazywania dokumentów w programie Płatnik (zobacz: dodatek A) - Będąc w oknie utworzonego zestawu klikamy w ikonkę Wyślij (rys.iii.12). Rys.III.12

12 12 - Program poinformuje nas komunikatem (rys.iii.13), że wysłanie dokumentów uniemożliwi ich edycję. Wciskamy przycisk Tak. - Nastąpi weryfikacja zestawu (rys.iii.14) Rys.III.13 Rys.III.14 - Po weryfikacji program automatycznie wydrukuje zestaw dokumentow. Po czym pokaże się komunikat Czy chcesz oznaczyć... (rys. III.15). Wciskam przycisk Tak. - W nastepnym okienku (rys. III.16) wciskamy OK. Rys. III.15 Rys. III.16

13 13 - W okienku Zestaw dokumentów nr... (rys. III.17) wybieramy z munu: Zestaw opcję Zapisz i zamknij. Rys. III.17 Zapisany zestaw został przeniesiony z Zestawów wprowadzonych do zakładki Zestawy wysłane. - W zakładce Zestawy wysłane (rys. III.18) podświetlamy w/w zestaw. Rys. III.18

14 14 - Po podświetleniu (wybraniu) zestawu klikamy na nim prawym klawiszem myszy. Rozwinie się lista menu. Należy z niej wybrać opcje Zapisz do pliku (rys. III.19) Rys. III.19 - W okienku Zapisz jako... (rys. III.20) wybieramy z listy rozwijanej Pulpit. Rys. III.20 - W polu Nazwa pliku: wpisujemy własną nazwę pod którą zapisany zostanie zestaw, bądź pozostawiamy nazwę już wpisaną w tym polu. Klikamy przycisk Zapisz (rys. III.20). - Zapisanie pliku potwierdzamy wciskając przycisk OK (rys. III.21). Rys. III.21 Na Pulpicie został utworzony plik zawierający zestaw dokumentów. Należy przesłać ten plik w załączniku maila na adres zus@fakt.com.pl

15 15 DODATEK A Poprawne ustawienie przekazywania dokumentów w programie Płatnik. Przed rozpoczęciem wysyłania dokumentów drogą elektroniczną, należy sprawdzić poprawność ustawień. Z menu: Przekaz należy wybrać opcję Ustawienia przekazu elektronicznego... (rys. 1) Rys. 1 W okienku Ustawienia przekazu elektronicznego (rys. 2) przechodzimy do zakładki drugiej Metoda przekazu. Należy upewnić się, czy na pewno zaznaczone (wybrane) jest: Wydruk. Klikamy przycisk OK. Rys. 2