System Muflon. Moduł: Sekretariat Wersja 1.0. Dokument zawiera instrukcję dla użytkownika systemu Muflon, moduł Sekretariat

Transkrypt

1 System Muflon Moduł: Sekretariat Wersja 1.0 Dokument zawiera instrukcję dla użytkownika systemu Muflon, moduł Sekretariat

2 1. Korespondencja wychodząca - rejestracja. Rejestracja korespondencji wychodzącej odbywa się na zakładce Korespondencja wychodząca. Zakładka ta pozwala przygotowywać tzw. serie wysyłek, drukowanie adresów na etykietach lub kopertach (można to zdefiniować w ustawieniach modułu Sekretariat ). Po przygotowaniu serii wysyłek zapisujemy ją w archiwum. Po zapisaniu w archiwum, przesyłki nie można już usunąć (można ją anulować). Rysunek 1. Rejestracja korespondencji wychodzącej. Aby dodać nową korespondencję należy najpierw określić na rzecz jakiego działu / oddziału jest ona wysyłana (1) (oddziały można dodawać w module Firmy -> edycja firmy -> zakładka Adresy administrator musi też nadać prawa poszczególnym użytkownikom do nowych oddziałów/działów) a następnie dodać adresata do listy wciskając przycisk Dodaj (2). Po wciśnięciu przycisku Dodaj pojawi się lista firm (adresatów). Dwukrotne szybkie kliknięcie na wybranej firmie spowoduje dodanie jej do listy wysyłkowej (3). Kolejnym krokiem jest ewentualne wpisanie danych nadawczych (4), które są drukowane w książce nadawczej (można ją drukować na zakładce Rejestr korespondencji wychodzącej ). Następnie przechodzimy do dodawania dokumentów wysyłanych do adresata wskazanego na liście Adresaci (3). Aby tego dokonać należy wpisać nazwę dokumentu w pole Rodzaj dokumentu lub wybrać ją z umieszczonej obok liście rozwijanej (najczęściej wysyłane nazwy dokumentów najlepiej dodać w ustawieniach modułu Sekretariat ). Następnie wpisujemy numer dokumentu w pole Numer(y) dokumentu oraz opcjonalnie określamy datę dokumentu i wpisujemy uwagi. Naciśnięcie przycisku Dodaj (5) spowoduje dodanie dokumentu do listy dokumentów wysyłanych do adresata zaznaczonego na liście Adresaci (3). Po dodaniu dokumentu do listy pola zostają wyczyszczone można dodawać kolejne dokumenty. 2 S t r o n a

3 W zakładce Uwagi (8) można opcjonalnie dodać uwagi, które dotyczą całej wysyłki!nie poszczególnego dokumentu!. Powyższe czynności należy powtarzać aby dodać wszystkie wysyłki i wszystkie związane z nimi dokumenty. Po wprowadzeniu wszystkich przesyłek można wydrukować etykiety na koperty lub drukować bezpośrednio na kopertach (ustawić to można w opcji Ustawienia (9). Jeśli ustawiona jest opcja drukowania na etykietach samoprzylepnych na koperty (opcja zalecana) to po wciśnięciu przycisku Drukuj pojawi się możliwość określenia od której naklejki rozpocząć drukowanie (przydatne jeśli nie zużyliśmy przy wcześniejszym drukowaniu całego arkusza naklejek). Po dokonaniu wyboru pojawi się podgląd wydruku arkusza naklejek możemy drukować. Po wydrukowaniu etykiet/kopert możemy serię wysyłek zapisać w archiwum. W ciągu dnia użytkownik może zapisać wiele serii korespondencji do archiwum. Może to także robić wielu użytkowników mających uprawnienia do danego działu/oddziału firmy. Na koniec dnia można wydrukować jedną wspólną książkę nadawczą (opcja dostępna w zakładce Rejestr korespondencji wychodzącej ). 2. Rejestr korespondencji wychodzącej (archiwum) wyszukiwanie, książka nadawcza, raport. Rejestr korespondencji wychodzącej (trzecia zakładka) służy do przeglądania archiwum wysłanej poczty. Za jego pomocą można także drukować książkę nadawczą oraz raporty poczty wychodzącej za zadany okres. Ekran przeszukiwania rejestru posiada możliwość określenia wielu warunków wyszukiwania (np. data od do, adresat, rodzaj/nr wysyłanego dokumentu, itd.). Warunki wyszukiwania można ze sobą łączyć np. wyszukujemy dla firmy ADATEC wszystkie faktury wystawione w okresie od do wartości należy wpisać w odpowiednie pola a następnie nacisnąć przycisk Szukaj. Rysunek 2. Przeglądanie korespondencji wychodzącej. 3 S t r o n a

4 Przyciśnięcie prawego klawisza myszki na okienku zawierającym wyniki wyszukiwania poczty wychodzącej spowoduje wyświetlenie menu kontekstowego pozwalającego na: dodanie dokumentu (tylko w dniu rejestracji przesyłki), uzupełnienie uwag, uzupełnienia danych nadawczych oraz anulowanie przesyłki. Wyniki wyszukiwania można wydrukować jako pocztową książkę nadawczą. Można to zrobić naciskając przycisk Dziennik nadawczy. 3. Korespondencja przychodząca - rejestracja. Rejestracja korespondencji przychodzącej jest podobna do rejestracji korespondencji wychodzącej i odbywa się na zakładce Korespondencja przychodząca. Zakładka ta pozwala przygotowywać tzw. serie przyjętej korespondencji. Po przygotowaniu takiej serii należy ją zapisać w archiwum. Po zapisaniu w archiwum, przesyłki nie można już usunąć (można ją natomiast anulować). Rysunek 3. Rejestracja korespondencji przychodzącej. Aby dodać korespondencję przychodzącą należy określić do jakiego działu / oddziału jest ona kierowana (1) (oddziały można dodawać w module Firmy -> edycja firmy -> zakładka Adresy administrator musi też nadać prawa poszczególnym użytkownikom do nowych oddziałów/działów) oraz określamy w jaki sposób została ona dostarczona(2) (domyślnie tradycyjna poczta). Następnie dodajemy nadawcę do listy wciskając przycisk Dodaj (3). Po wciśnięciu przycisku Dodaj pojawi się lista firm (nadawców). Dwukrotne szybkie kliknięcie na wybranej firmie spowoduje dodanie jej do listy nadawców (4). Następnie przechodzimy do dodawania przysłanych do nas dokumentów od nadawcy wskazanego na liście Nadawcy (4). Aby tego dokonać należy wpisać nazwę dokumentu w pole Rodzaj dokumentu lub wybrać ją z umieszczonej obok liście rozwijanej (najczęściej odbierane/wysyłane nazwy dokumentów najlepiej dodać w ustawieniach modułu Sekretariat ). Następnie wpisujemy numer 4 S t r o n a

5 dokumentu w pole Numer(y) dokumentu oraz opcjonalnie określamy datę dokumentu i wpisujemy uwagi. Naciśnięcie przycisku Dodaj (5) spowoduje dodanie dokumentu do listy dokumentów przysłanych przez nadawcę zaznaczonego na liście Nadawcy (4). Po dodaniu dokumentu do listy pola zostają wyczyszczone można dodawać kolejne dokumenty. W zakładce Uwagi (6) można opcjonalnie dodać uwagi, które dotyczą całej poczty otrzymanej od zaznaczonego nadawcy!nie poszczególnego dokumentu!. Powyższe czynności należy powtarzać aby dodać całą otrzymaną pocztę i wszystkie związane z nimi dokumenty. Po dodaniu całej otrzymanej poczty należy wszystko zapisać w archiwum naciskając przycisk Przenieś do archiwum (7). 4. Rejestr korespondencji przychodzącej (archiwum) wyszukiwanie, raport. Rejestr korespondencji przychodzącej (czwarta zakładka) służy do przeglądania archiwum otrzymanej poczty. Za jego pomocą można także raporty, które mogą służyć jako potwierdzenie odebrania poczty przez osoby do których jest ona kierowana. Rysunek 4. Rejestr korespondencji przychodzącej. Obsługa tego rejestru odbywa się na tych samych zasadach jak rejestr korespondencji wysyłanej. 5 S t r o n a

6 5. Ustawienia użytkownika. Każdy użytkownik systemu może zadecydować jak mają wyglądać drukowane przez niego etykiety tzn. jakie elementy mają się drukować i jakie ma być ich rozmieszczenie. Takich ustawień można dokonywać w opcji Ustawienia modułu sekretariat. Rysunek 5. Ustawienia modułu Sekretariat. Jeśli checkbox obok nazwy pola jest zaznaczony pole będzie się drukowało na etykiecie. Aby zmienić umiejscowienie pola na etykiecie należy kliknąć w jego nazwę na wzorze etykiety (zaznaczy się ono na żółto) a następnie przesunąć klawiszami strzałek znajdującymi się z prawej strony. Po odpowiednim ustawieniu pół należy nacisnąć klawisz Zapisz. Każdy użytkownik może także zadecydować czy etykieta drukowana będzie na arkuszu naklejek (8x3) czy na kopertach służy do tego zakładka Wydruk etykiet. Jeśli zostanie wybrany wydruk bezpośrednio na kopertach należy także ustawić położenie etykiety na kopercie (pola góra oraz lewa ). Najczęściej wysyłane lub odbierane dokumenty najlepiej zapisać na zakładce Dokumenty będzie wtedy można je wybierać z pola rozwijanego (combobox) w trakcie wprowadzania dokumentów. Zakładka Inne zawiera dodatkowe ustawienia. Uwaga! Ustawienia dotyczą każdego użytkownika osobno zmiany wprowadzone przez jednego z użytkowników nie są widoczne u innych użytkowników. 6 S t r o n a