Moduł Notatki Systemu Obsługi Zamówień Publicznych UTP-Bydgoszcz Instrukcja postępowania do 1000 Euro

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Moduł Notatki Systemu Obsługi Zamówień Publicznych UTP-Bydgoszcz Instrukcja postępowania do 1000 Euro"

Renata Podgórska
7 lat temu
Przeglądów:

1 Moduł Notatki Systemu Obsługi Zamówień Publicznych UTP-Bydgoszcz Instrukcja postępowania do 1000 Euro Spis treści 1. Logowanie się do systemu Wybranie z menu Nowe zamówienie Wypełnienie formularza...2 1) Przedmiot zamówienia...3 2) Wartość zamówienia...3 3)Podmioty mogące zrealizować zamówienie...5 4) Wybranie trybu...5 5) Osoba ustalająca wartość zamówienia...5 6) Dysponent środków finansowych...5 7) Załączniki...5 Potwierdzenie notatki Decyzja w sprawie notatki...7 a) wybranie decyzji poprzez b) wybranie decyzji z poziomu portalu...7 Znaczenie decyzji Finalizacja...8 Aktualnie portal znajduje się pod adresem Ostatnio edytowane dnia:

1. Logowanie się do systemu. W prawym górnym rogu strony kliknij na link Zaloguj. Na następnej stronie podaj swój login i hasło konta o roli pracownik. 2.

Na nowej stronie wybierz Notatka w postępowaniu do 1000 euro. Wyświetli się formularz do sporządzenia notatki. 3.

2 1. Logowanie się do systemu. W prawym górnym rogu strony kliknij na link Zaloguj. Na następnej stronie podaj swój login i hasło konta o roli pracownik. 2. Wybranie z menu Nowe zamówienie Po poprawnym zweryfikowaniu w lewym menu pojawi się przycisk Nowe zamówienie. Na nowej stronie wybierz Notatka w postępowaniu do 1000 euro. Wyświetli się formularz do sporządzenia notatki. 3. Wypełnienie formularza Aby system przyjął notatkę należy wypełnić wszystkie wymagane pola. Gdy wprowadzi się złą wartość lub nie wprowadzi się wymaganej informacji system wyświetli informację co należy poprawić. Gdy wszystkie wymagane dane są poprawne po kliknięciu na przycisk Dalej zostaniesz 2

przeniesiony na stronę gdzie można sprawdzić wszystkie przekazane dane i w razie wystąpienia pomyłki cofnąć się na poprzednią stronę wybierając przycisk Wróć.

W formularzu znajduje się wyszukiwarka kodów CPV. Aby znaleźć odpowiedni kod należy wpisać w pole wyszukiwanie odpowiednie słowo kluczowe, które charakteryzuje przedmiot zamówienia, np.

3 przeniesiony na stronę gdzie można sprawdzić wszystkie przekazane dane i w razie wystąpienia pomyłki cofnąć się na poprzednią stronę wybierając przycisk Wróć. 1) Przedmiot zamówienia W tym polu należy wpisać wszystkie informacje o przedmiocie zamówienia. Do każdego zamówienia należy przypisać odpowiedni kod CPV ze Wspólnego Słownika Zamówień. W formularzu znajduje się wyszukiwarka kodów CPV. Aby znaleźć odpowiedni kod należy wpisać w pole wyszukiwanie odpowiednie słowo kluczowe, które charakteryzuje przedmiot zamówienia, np. nazwę przedmiotu. Po kliknięciu przycisku Szukaj po prawej stronie wyświetli się rozwijana lista z której należy wybrać odpowiednią pozycję. Kod CPV automatycznie skopiuje się do odpowiedniego pola. Uwaga: wyszukiwarka porównuje dokładnie wpisane słowo z bazą danych z kodami CPV. Np. wyrazy pszenica i pszenicy są uznawane za różne. Aby zapobiec temu problemowi należy opuszczać końcówkę wyrazu, w tym przypadku bezpiecznie jest wpisać wyraz pszenic. Oznacza to, że należy wpisywać wartość, która nie zmienia się przy zmianie słowa na liczbę mnogą, przypadek itp. W systemie jest zablokowana możliwość wybierania zamówień, znajdujących się na liście zamawianych centralnie. W sytuacji, gdy wyszukuje się przedmiot lub usługę zamawiane centralnie pokaże się zablokowana opcja. 2) Wartość zamówienia Sekcja ta składa się z kilku pól tekstowych i wyboru. Należy określić wartość zamówienia netto, 3

oraz podać informacje o dacie i źródle ustalenia tej wartości. Pole Wartość netto w zł przyjmuje tylko liczby rozdzielone kropką lub przecinkiem.

Datę ustalenia zamówienia można wpisać ręcznie używając formatu 'dd.mm.rrrr' albo korzystając z interaktywnego kalendarza, który pojawia się po kliknięciu w ikonę kalendarza.

: oferta internetowa zapytanie telefoniczne zapytanie emailowe analiza cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego, a obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia inne.

4 oraz podać informacje o dacie i źródle ustalenia tej wartości. Pole Wartość netto w zł przyjmuje tylko liczby rozdzielone kropką lub przecinkiem. Po kliknięciu na przycisk Przelicz system przeliczy wprowadzoną wartość w złotych na wartość w euro wg ustalonego kursu oraz przybliży liczby do dwóch znaków po kropce. Po kliknięciu na przycisk Przelicz system przeliczy wprowadzoną wartość w złotych na wartość w euro wg ustalonego kursu oraz przybliży liczby do dwóch znaków po kropce. Datę ustalenia zamówienia można wpisać ręcznie używając formatu 'dd.mm.rrrr' albo korzystając z interaktywnego kalendarza, który pojawia się po kliknięciu w ikonę kalendarza. Aby określić podstawę ustalenia wartości zamówienia należy wybrać jedną z dostępnych opcji: kosztorys inwestorski analiza cen rynkowych według miejsca realizacji zamówienia lub siedziby zamawiającego : oferta internetowa zapytanie telefoniczne zapytanie owe analiza cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego, a obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia inne. W przypadku wyboru opcji inne należy wpisać źródło ustalenia W przypadku wyboru opcji oferta internetowa należy dodać do notatki zrzut ekranu (print screen) z widoczną ceną przedmiotu. 4

W pzypadku, gdy dane zamówienie może wykonać tylko jeden podmiot należy zaznaczyć pod tabelą pole Jedyny wykonawca. W przeciwnym wypadku trzeba wpisać przynajmniej dwa podmioty.

5 3)Podmioty mogące zrealizować zamówienie W tabeli należy wpisać podmioty, które mogą zrealizować zamówienie. Przy każdym podmiocie należy wypełnić pola Nazwa i adres wykonawcy oraz Cena brutto, pole Uwagi jest opcjonalne. W pzypadku, gdy dane zamówienie może wykonać tylko jeden podmiot należy zaznaczyć pod tabelą pole Jedyny wykonawca. W przeciwnym wypadku trzeba wpisać przynajmniej dwa podmioty. Dodawać podmioty do tabeli można za pomocą przycisku Dodaj wykonawcę. Wtedy pierwszy na liście jest ten wykonawca, który zrealizuje zamówienie. 4) Wybranie trybu Należy wybrać jeden z dwóch dostępnych trybów: podpisanie umowy, udzielenie zamówienia. 5) Osoba ustalająca wartość zamówienia Jeżeli nie jesteś osobą ustalającą wartość zamówienia, w tym polu należy wpisać imię i nazwisko osoby, która tego dokonała. 6) Dysponent środków finansowych Do twojej jednostki może być przydzielonych więcej niż jeden dysponent środków finansowych. Wtedy należy wybrać z listy dysponenta, który będzie podejmował decyzję dotyczącą tworzonej notatki. 7) Załączniki Przesłanie dodatkowych plików nie jest wymagane, chyba że podstawą zamówienia jest oferta internetowa. Jeżeli chcesz dodać załącznik do notatki kliknij na przycisk Dodaj plik. 5

6 Po wybraniu przycisku Przeglądaj... pojawi się standardowe okno przeglądarki Wysyłanie pliku z widocznymi zasobami komputera. Następnie należy odnaleźć odpowiedni plik i kliknąć na przycisk Wyślij. W aplikacji można zmieniać liczbę wysłanych plików korzystając z przycisków Więcej plików i Mniej plików. Gdy wszystko jest w porządku należy wybrać przycisk Dalej. Potwierdzenie notatki Na następnej stronie wszystkie dane dane zostaną odpowiednio sformatowane i przedstawione w formalnej postaci. Gdy występuje jakiś błąd można cofnąć się do formularza przyciskiem Cofnij. Jeżeli wszystko jest w porządku ostatnim krokiem jest wybranie przycisku Potwierdzam. System wprowadzi dane do bazy danych, utworzy dokument w formacie pdf o nazwie Notatka_PDF.pdf oraz wyśle informację o nowej notatce do wybranego dysponenta. W tym momencie trzeba oczekiwać na decyzję dysponenta. Notatkę można przeglądać w na stronie z notatkami własnej jednostki na którą można wejść wybierając z menu serwisu opcje Notatki. Notatka ma status oczekuje. Informacja o poprawnym przetworzeniu notatki. 6

7 4. Decyzja w sprawie notatki. Gdy pracownik w danej jednostce stworzy w systemie notatkę w postępowaniu do 1000 euro, wybrany przez niego dysponent środków finansowych będzie musiał podjąć decyzję czy zezwolić na te postępowanie bądź zabronić jego realizacji. Dysponent może ustalić status notatki dwiema drogami: a) wybranie decyzji poprzez Po sporządzeniu notatki system wysyła maila do wybranego dysponenta. W wiadomości zawarte są wszystkie informacje o notatce oraz załączony dokument w formacie pdf. W dolnej części wiadomości dostępne są dwa linki. Po kliknięciu na jeden z nich otworzy się przeglądarka internetowa a w niej portal. Jeśli w tym momencie dysponent nie był zalogowany będzie musiał podać swój login i hasło. Po weryfikacji w systemie notatka zmieni swój status na Odzucono lub Zatwierdzono w zależności od wybranego hiperłącza. b) wybranie decyzji z poziomu portalu Jeżeli dysponent zaloguje się do systemu i przejdzie na stronę z notatkami, będzie mógł dokonać decyzji przy notatce, która ma status oczekuje oraz wybrany na niej dysponent zgadza się z obecnie zalogowanym. W takim przypadku pod notatką pokażą się dwa przyciski: Odrzuć i Zatwierdź. 7

Zatwierdzenie notatki oznacza, że pracownik, który rozpoczął zamówienie może go dokonać. Po otrzymaniu faktury za zamówienie musi on dokonać w systemie finalizacji notatki. 5.

8 Po wybraniu któregoś status notatki odpowiednio się zmieni. W notatce pojawi się cyfrowy podpis dysponenta. Znaczenie decyzji. Odrzucenie notatki powoduje zatrzymanie procedury, pracownik dostaje maila z informacją, że nie może wykonać danego zamówienia. Zatwierdzenie notatki oznacza, że pracownik, który rozpoczął zamówienie może go dokonać. Po otrzymaniu faktury za zamówienie musi on dokonać w systemie finalizacji notatki. 5. Finalizacja Po akceptacji zamówienia przez dysponenta pracownik dokonujący zamówienia dostanie wiadomość z specjalnym linkiem, który przeniesie go do finalizacji notatki. Po wybraniu linku Finalizacja otworzy się przeglądarka internetowa a w niej portal. Jeśli pracownik nie był zalogowany musi podać swój login i hasło. Po weryfikacji pracownika pokaże się tabela z danymi notatki a pod nią formularz. Aby dokończyć finalizację notatki należy podać ostateczną wartość zamówienia, która znajduje się na fakturze, numer NIP wykonawcy, numer faktury oraz datę faktury. Opcjonalnie można załączyć również skan faktury. Pole Ostateczna wartość zamówienia przyjmuje tylko liczby, rozdzielone przecinkiem lub kropką. Pole Data faktury przyjmuje datę w formacie 'dd.mm.rrrr' ale można też skorzystać z kalendarza. Po wybraniu przycisku Wyślij i zweryfikowaniu poprawności wprowadzonych danych system dodaje wprowadzone dane do notatki i zmienia jej status na Zakończone. 8

Podobne dokumenty

Moduł Zaproszenia Systemu Obsługi Zamówień Publicznych UTP-Bydgoszcz Instrukcja postępowania od 1000 do Euro

Moduł Zaproszenia Systemu Obsługi Zamówień Publicznych UTP-Bydgoszcz Instrukcja postępowania od 1000 do 14000 Euro Spis treści 1. Logowanie się do systemu...2 2. Wybranie z menu Nowe zamówienie...2 3.