Gliwice, r. AT GROUP S.A. ul. Chopina Gliwice

Transkrypt

1 ul. Chopina 10 Gliwice, r. ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYBORU WYKONAWCY USŁUGI ZAPEWNIENIA BAZY NOCLEGOWO-SZKOLENIOWEJ DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU (Usługa hotelowa, wyżywienie, wynajem sali szkoleniowej w Karkonoszach) W związku z realizacją przez LD Holding S.A. oraz projektu partnerskiego pn.: Sprzedawca ważne ogniwo nowoczesnego handlu realizowanego w okresie od r. do r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Poddziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, poszukujemy Wykonawcy, który w ramach świadczonych przez siebie usług zrealizuje następujące usługi: I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zapewnienie bazy noclegowo-szkoleniowej dla grupy uczestników projektu, celem przeprowadzenia szkolenia w terminie r., a w szczególności: a) Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników (12 osób), trenera (1 osoba) oraz osoby zarządzającej Projektem (1 osoba), b) Wynajęcie sali szkoleniowej, c) Organizacja przerw kawowych (m.in. kawa, herbata, napoje, ciasteczka). Nazwy i kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień Publicznych (CPV): CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji. Wymagania dotyczące organizacji szkolenia: 1. Zakwaterowanie w pokojach jedno i dwu osobowych z pełnym węzłem sanitarnym trener oraz osoba zarządzająca projektem w pokojach jednoosobowych, uczestnicy szkoleń w zależności od potrzeb w pokojach dwu i jednoosobowych. Obiekt musi być zlokalizowany w Karkonoszach i gwarantować miejsca noclegowe dla wszystkich uczestników nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) obiekcie. Koszt zakwaterowania powinien obejmować śniadanie. Dodatkowe warunki: a. Zakwaterowanie uczestników na min. 1 godzinę przed rozpoczęciem szkolenia i wykwaterowanie w dniu zakończenia szkolenia na 1 godzinę po zakończeniu szkolenia. b. Zakwaterowanie trenera oraz osoby zarządzającej projektem w godzinach wieczornych na dzień przed rozpoczęciem szkolenia i wykwaterowanie w dniu zakończenia szkolenia na 1 godzinę po zakończeniu szkolenia. 2. Wyżywienie: a. Wyżywienie dla uczestników: min. dwudaniowy obiad i kolacja w pierwszym dniu szkolenia oraz śniadanie (wliczone w cenę noclegu) i min. dwudaniowy obiad w drugim dniu szkolenia. b. Wyżywienie dla trenera oraz osoby zarządzającej obejmuje: kolację w dniu przyjazdu, śniadanie (wliczone w cenę noclegu), min. dwudaniowy obiad i kolację w pierwszym dniu szkolenia oraz śniadanie (wliczone w cenę noclegu), min. dwudaniowy obiad w drugim dniu szkolenia. 3. Przerwy kawowe (2 przerwy kawowe w każdym dniu szkolenia) serwowane dla uczestników, trenera oraz osoby zarządzającej. Podczas przerw kawowych ma być serwowana: kawa, herbata, woda, kruche ciasteczka. Wykonawca zapewni stałe uzupełnienie składników przerw kawowych.

2 4. Sala szkoleniowa powinna być przeznaczona do przeprowadzenia szkolenia dla 15 osób w formie warsztatowej (możliwość ustawienia stołów w kształcie litery U), wyposażona w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia szkolenia (rzutnik multimedialny, ekran, tablica typu flipchart). Sala powinna posiadać naturalne i sztuczne oświetlenie oraz klimatyzację, a optymalna temperatura ma wynosić 22 C. 5. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość oznakowania sali szkoleniowej oraz korytarzy symbolami unijnymi (plakaty, ulotki, baner stojący). 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmian w liczbie uczestników szkolenia oraz całkowitego odwołania szkolenia na dwa dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia bez ponoszenia opłat. 7. Płatność za wykonaną usługę zostanie dokonana do 14 dni od daty wystawienia faktury, pod warunkiem dostępności środków na wyodrębnionym dla projektu rachunku bankowym. Podstawą do dokonania płatności będzie faktura VAT wystawiona w oparciu o ceny jednostkowe wskazane w Formularzu Oferty z uwzględnieniem warunku wskazanego w pkt.2 części V Zapytania. II. III. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Szkolenie trwa od r. do r., przyjazd uczestników w dniu , przyjazd trenera oraz osoby zarządzającej w dniu r. ZAMAWIAJĄCY Krupski Młyn Ul. Główna 5 OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ Cenę brutto za przedmiot zamówienia, uwzględniającą ceny jednostkowe elementów określonych w pkt I, skalkulowaną dla całej usługi: - koszt wynajęcia sali (2 dni), koszt pobytu, wyżywienia i przerw kawowych grupy szkoleniowej, przy założeniu pobytu dla 12 uczestników, 1 trenera i 1 osoby zarządzającej. Warunki rozliczenia usługi informację czy ostateczny koszt usługi (kwota faktury Vat) będzie zgodny z rzeczywistym stanem wykorzystania (tj. będzie obejmował koszt pobytu rzeczywistej liczby osób zakwaterowanych podczas szkolenia). V. KRYTERIA OCENY OFERTY 1. Łączna cena brutto za zakwaterowanie, wyżywienie, przerwy kawowe oraz wynajem 2 sal szkoleniowych spełniających wymagania zawarte w zapytaniu -80% (maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium - 80 pkt.) Łączna cena oznacza cenę skalkulowaną na podstawie przedstawionych przez oferenta stawek jednostkowych dla całej usługi. Oferta, która będzie zawierać najniższą cenę, otrzyma maksymalną liczbę punktów, natomiast pozostałe oferty będą liczone według wzoru: liczba punktów oferty badanej za kryterium = (najniższa cena spośród wszystkich ważnych ofert x maksymalna ilość punktów do zdobycia) /cena oferty badanej 2. Warunki rozliczenia usługi - ostateczny koszt usługi (kwota faktury VAT) zgodny z rzeczywistym stanem wykorzystania 20% (maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium - 20pkt.) Przy odpowiedzi Tak 20 punktów, przy odpowiedzi Nie -0 punktów 3. Wykonawca może zdobyć maksymalnie 100 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych podkryteriach otrzyma największą liczbę punktów.

3 VI. TERMIN ORAZ SPOSÓB SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać do dnia r. do godz (decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego) na adres: ul. Fryderyka Chopina 10 fax: , tel.: aleksandra.potyka@atgroupsa.pl 2. Dopuszcza się drogę korespondencji elektronicznej (skan) oraz fax. 3. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 4. Oferta musi być przygotowana na formularzu wg wzoru Formularz oferty załączonego do niniejszego zapytania. Oferta powinna być: - opatrzona pieczątką firmową, - posiadać datę sporządzenia, - zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, - podpisana czytelnie przez wykonawcę. 5. Składać oferty mogą Wykonawcy, którzy: -posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, -posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, -znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 6. W przypadku przedstawienia oferty niezgodnej z niniejszym zapytaniem, przedstawienia informacji nieprawdziwych lub nie spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania. 7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo złożenia wizyty w ośrodku, którego dotyczy oferta celem potwierdzenia informacji zawartych w ofercie, w szczególności w zakresie standardu ośrodka. 9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. VII. VIII. UWAGI I KONTAKT 1. Za niedotrzymanie warunków przesłanych w ofercie będzie stosowana kara umowna w wysokości 30% ustalonej wartości ceny. 2. Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Aleksandra Potyka ul. Fryderyka Chopina 10 fax: , tel.: aleksandra.potyka@atgroupsa.pl Termin rozstrzygnięcia r. Wyniki rozstrzygnięcia zostaną umieszczone na stronie internetowej firmy ( Załączniki: Wzór Formularz oferty.

4 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTY dotyczący wyboru Wykonawcy usługi zapewnienia w Karkonoszach bazy noclegowo-szkoleniowej dla uczestników projektu Sprzedawca ważne ogniwo nowoczesnego handlu (termin r.) Zamawiający: Krupski Młyn Ul. Główna 5 Oferent: Nazwa oferenta Adres Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za zamówienie Telefon, adres Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia 1. Kalkulacja kosztów zamówienia: 1. Cena brutto za 1 nocleg ze śniadaniem za 1 osobę w pokoju jednoosobowym. 2. Cena brutto za 1 nocleg ze śniadaniem za 1 osobę w pokoju dwuosobowym. 3. Cena brutto za wyżywienie za 1 osobę za 1 dzień szkolenia (obiad i kolacja). 4. Cena brutto za 2 przerwy kawowe za 1 dzień szkolenia za 1 osobę. 5. Cena brutto za wynajem sali szkoleniowej za 1 dzień szkolenia. Cena jednostkowa Kalkulacja ceny usługi brutto brutto Liczba Razem brutto Razem: 2. Warunki rozliczenia usługi: określenie ( TAK lub NIE) Czy ostateczny koszt usługi (kwota faktury VAT) będzie zgodny z rzeczywistym stanem wykorzystania?

5 Oświadczamy, iż: posiadamy uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, zapoznaliśmy się z treścią zapytania dla niniejszego zamówienia, gwarantujemy wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią zapytania, w przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego, zapoznaliśmy się w sposób wystarczający i konieczny ze szczegółowym zakresem zamówienia zawartym w zapytaniu oraz wszystkimi informacjami niezbędnymi do zrealizowania zamówienia, a nieznajomość powyższego stanu nie może być przyczyną dodatkowych roszczeń finansowych. Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 7 dni od daty, w której upływa termin składania ofert.. pieczęć firmowa. data, czytelny podpis