Zapytanie ofertowe na realizację zamówienia, zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE na organizację spotkania dla Banku Gospodarstwa Krajowego finansowanego w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych na lata wraz z zapewnieniem noclegu uczestnikom spotkania. W związku z realizacją projektów realizowanych w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych na lata , współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Strukturalnego i Inwestycyjnego, Bank Gospodarstwa Krajowego, poszukuje wykonawcy usługi polegającej na organizacji spotkania wraz z zapewnieniem noclegu dla uczestników. ZAMAWIAJACY: Bank Gospodarstwa Krajowego Al. Jerozolimskie Warszawa TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zapytanie ofertowe na realizację zamówienia, zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Strukturalnego i Inwestycyjnego. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiot zamówienia: Zorganizowanie dwudniowego spotkania dla 80 osób wraz z noclegiem dla uczestników. 2. Szczegółowy opis zadań: Spotkanie odbędzie się w terminie 9-10 stycznia 2017 roku w okolicach Warszawy (poza centrum Warszawy*). Spotkanie będzie trwało dwa dni w godzinach od pierwszego dnia do drugiego dnia. Zamawiający zapewnia program merytoryczny i moderację wydarzenia. Ramowa agenda spotkania:

2 9 stycznia 2017 r przyjazd uczestników i zakwaterowanie w miarę dostępności pokoi lunch spotkanie na sali konferencyjnej kolacja 10 stycznia 2017 r śniadanie spotkanie na sali konferencyjnej lunch Zadaniem wykonawcy jest zapewnienie: miejsca organizacji spotkania dla 80 osób, będącego obiektem hotelowym (co najmniej czterogwiazdowym), położonego maksymalnie 50 km od centrum Warszawy*, posiadającego: a) salę mieszczącą 80 osób wraz z obsługą organizacyjno-techniczną, która umożliwia swobodne przeprowadzenie spotkań w różnych ustawieniach stołów: podkowa kinowy kawiarniany oraz posiada: ogrzewanie i klimatyzację, których użytkowanie nie powoduje hałasu mogącego zakłócić komfort uczestników spotkania, sprzęt komputerowy przystosowany do wyświetlania prezentacji power point lub innym równoważnym programie, rzutnik podłączony do ekranu, ekran podłączony do sprzętu komputerowego oraz rzutnika multimedialnego do wyświetlania prezentacji power point lub innym równoważnym programie, stół dla prelegentów, który swobodnie zmieści 5 osób, mikrofony bezprzewodowe wraz z nagłośnieniem sali - minimum 3 mikrofony, flipchart wraz z kartami i mazakami, stoły i miękkie krzesła. Sala nie może posiadać elementów wnętrza lub wyposażenia, które utrudniać będą odbiór spotkania przez jej uczestników. Wyżej wymieniony sprzęt powinien być sprawny i stanowić stały element wyposażenia sal.

3 b) miejsca noclegowe dla 80 osób w pokojach jedno i dwuosobowych ze śniadaniem, powinny znajdować się w tym samym miejscu, w którym odbędzie się spotkanie, w następującej ilości: 60 szt. pokoje jednoosobowe 10 szt. pokoje dwuosobowe c) Zaplecze gastronomiczne niezbędne do przygotowania cateringu dla uczestników spotkania, w którego skład wejdą: dwie przerwy kawowe ciągłe: dostępny dla gości ekspres kawowy, herbata, woda, soki, owoce, tartinki, ciasteczka, dostępne dla uczestników w sali lub przy wejściu do niej I dnia w godzinach oraz II dnia w godzinach , dwa lunche bufetowe w restauracji hotelowej: dania gorące: zupa + II danie, deser + napoje, dostępne dla uczestników I i II dnia w godzinach , kolacja bufetowa I dnia o godz w restauracji hotelowej: przystawki, ciepłe dania, napoje, desery/ciasta, obsługa kelnerska, zastawa stołowa i sztućce inne niż papierowe i plastikowe, stoliki koktajlowe lub stoły lunchowe. d) szatnia wraz z jej obsługą oraz foyer, które powinno umożliwić organizację przerw kawowych i lunchu (szwedzki stół) dla uczestników spotkania. Jeżeli nie jest to możliwe, to wykonawca zapewni inną salę, w której będą mogły odbyć się przerwy kawowe i lunch. W foyer powinien znajdować się stół, przy którym swobodnie zmieszczą się 3 osoby. e) parking znajdujący się w miejscu realizacji spotkania dostępny dla uczestników w ilości min 30 miejsc parkingowych. 4. Warunki realizacji zamówienia: a) Miejsce wydarzenia powinno być dostępne dla organizatorów w dniu spotkania od godziny 10:00. b) Zamawiający dostarczy Wykonawcy szczegółową agendę spotkania we wspólnie uzgodnionym terminie. c) Zamawiający dostarczy Wykonawcy listę nazwisk gości celem zakwaterowania w miejscu realizacji spotkania.

4 d) Wykonawca zobowiązany jest konsultować z Zamawiającym szczegóły realizacji usługi, m.in. menu. Usługa może zostać zrealizowana tylko po uprzedniej akceptacji szczegółowych założeń realizacji usługi przez Zamawiającego. e) Osoby realizujące zamówienie zobowiązane są do rzetelnej i terminowej jego realizacji. f) Zamawiający wymaga założenie dodatkowego budżetu w wysokości zł brutto na potrzeby dodatkowych, niezbędnych usług koniecznych do realizacji przedmiotu zamówienia. 5. Wymagania dotyczące Wykonawcy: a) Referencje - realizacja co najmniej czterech spotkań dla liczby osób większej niż 70. b) Dysponowanie zasobami zapewniającymi realizację zamówienia. 6. Kryteria wyboru oferty: a) Cena (70%) b) Realizacja podobnych zamówień (30%) 7. Termin związania ofertą: Termin związania ofertą wynosi 14 dni, licząc od upływu terminu składania ofert. 8. Informacje dotyczące składania ofert: Wykonawca składa Zamawiającemu: - oświadczenie, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania, - ofertę Wykonawcy (Załącznik nr 2 do zapytania) wraz ze zdjęciami proponowanych miejsc, - referencje - wykaz wykonanych usług (zgodnie z pkt. 5a) (Załącznik nr 3 do zapytania), Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy przesłać em najpóźniej do dnia 13 grudnia 2016 roku, do godziny 12:00, na adres: edyta.zak@bgk.pl. Osobą odpowiedzialną za zapytanie po stronie Zamawiającego jest Katarzyna Borowiecka, tel.: , katarzyna.borowiecka@bgk.pl. 9. Informacje końcowe

5 a) Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymanie oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron. b) O ewentualnym wybraniu oferty Zamawiający poinformuje poprzez złożenie zamówienia. c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia ofert złożonych po wyznaczonym terminie lub niezgodnych z opisem przedmiotu zamówienia. d) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. *przez centrum Warszawy Zamawiający rozumie siedzibę główną Urzędu Pocztowego w Warszawie przy ul. Świętokrzyskiej 31/33