ZAPYTANIE OFERTOWE nr 11/OWES/2015 z dnia roku prowadzone w trybie zasady konkurencyjności

Transkrypt

1 Białystok, ZAPYTANIE OFERTOWE nr 11/OWES/2015 z dnia roku prowadzone w trybie zasady konkurencyjności I. Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych, ul. Ks. Abramowicza 1, III piętro, Białystok, tel/fax , NIP: , Regon: , zaprasza do złożenia oferty cenowej dotyczącej wynajmu sali szkoleniowej (z wyposażeniem) wraz z obsługą cateringową szkolenia oraz z zakwaterowaniem (nocleg) dla uczestników dwudniowych warsztatów : 1) Szkolenie Klastra Ekonomii Społecznej, organizowane przez Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych w ramach projektu Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej Subregion Łomżyński współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. II. Przedmiot zamówienia: Nazwa i kod CPV: USŁUGI HOTELARSKIE W ZAKRESIE SPOTKAŃ I KONFERENCJI CPV: USŁUGI ŚWIADCZONE PRZEZ PLACÓWKI OFERUJĄCE WYŻYWIENIE I MIEJSCA NOCLEGOWE Przedmiot zamówienia obejmuje usługę wynajęcie sali szkoleniowej z wyposażeniem, usługę gastronomiczną i usługę hotelową zgodnie ze szczegółowym opisem zamieszczonym poniżej. Ośrodek w którym realizowana będzie usługa powinien być usytuowany w Augustowie w województwie podlaskim lub w okolicach 10km od Augustowa. Ośrodek musi posiadać standard co najmniej 3-gwiazdkowy oraz darmowy parking dla uczestników szkolenia. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. WYNAJEM SALI SZKOLENIOWEJ WRAZ Z WYPOSAŻENIEM w celu realizacji szkolenia dwudniowego w terminie: 1) Szkolenie Klastra Ekonomii Społecznej r. 15 uczestników - (niezbędna sala szkoleniowa na min. 15 osób) Wykonawca zobligowany jest zapewnić salę szkoleniową wyposażoną w: sprzęt multimedialny (ekran, laptop, rzutnik), tablicę flipchartową z papierem, stoły, krzesła dla min. 15 osób, bezprzewodowy dostęp do Internetu,

2 Ponadto sala powinna być: przestronna, ogrzewana (temperatura na sali wynosić będzie min. 20 C maks. 22 C), być autonomiczna (tj. nie dzielona z jednej dużej sali), wyposażona w oświetlenie umożliwiające pracę szkoleniową sala nie może być usytuowana w piwnicy lub suterenie, musi posiadać okna, dostęp do toalety. 2. PRZYGOTOWANIE I DOSTARCZENIE USŁUGI CATERINGOWEJ dla uczestników warsztatów dwudniowych w wyżej wymienionych dniach w miejscu realizacji szkoleń. Usługa cateringowa podczas dwudniowego szkolenia obejmuje: a. I dzień szkolenia 2 przerwy kawowe, dwudaniowy obiad z deserem i napojem oraz kolacja b. II dzień szkolenia 2 przerwy kawowe, śniadanie i obiad z deserem i napojem Wymogi dotyczące usługi cateringowej podczas dwudniowego szkolenia: - obiad dwudaniowy z deserem oraz napój (sok, woda); - przerwy kawowe w ramach których Wykonawca winien zapewnić: kawa, herbata, cukier, mleko, cytryna woda (niegazowana, gazowana do wyboru), soki naturalne ciasto pieczone, owoce - kolacja ciepłe danie, przystawki, sałatki, pieczywo, gorące i zimne napoje; - wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia; 3. USŁUGI NOCLEGOWE - wykonawca winien zapewnić noclegi dla następującej ilości osób w terminach jak poniżej (jeden nocleg ze śniadaniem): 1) Szkolenie Klastra Ekonomii Społecznej r. 15 uczestników w ośrodku, w którym jednocześnie wynajęta zostanie sala szkoleniowa. Kryteria jakie powinny spełniać dostarczone noclegi: a. pokoje hotelowe powinny znajdować się w kompleksie, w którym realizowane będzie szkolenie; b. zakwaterowanie w pokojach dwuosobowych z pojedynczymi łóżkami lub pokojach jednoosobowych z łazienkami;

3 Kryteria i zasady złożenia oferty: 1. Składana oferta (załącznik nr 1), musi być zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym. 2. Wykonawca ubiegający się o realizacje zamówienia musi złożyć następujące dokumenty potwierdzające spełnienie kryteriów formalnych: oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych (załącznik nr 2), referencji 3. Referencje mogą dotyczyć tylko hotelu/ośrodka w którym będzie realizowana usługa 4. W przypadku niezgodności złożonej oferty z opisem przedmiotu zamówienia i/lub innymi wymaganiami Zamawiającego ( w szczególności niespełniania warunków załącznika nr 2) dana oferta nie będzie brana pod uwagę na etapie oceny ofert. Opis kryteriów i sposobu oceny ofert: Wykonawca zostanie wyłoniony na podstawie najwyższej otrzymanej ilości punktów (na sumę otrzymanej ilości punktów składać się będzie: doświadczenie/referencje + łączna cena oferty). Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, jeśli jego cena przekracza możliwości finansowe projektu. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od zawarcia umowy z takim Wykonawcą, w przypadku, gdy w wyniku negocjacji nie uda się wynegocjowanej ceny, która mieściłaby się w budżecie projektu. Szczegółowe kryteria oceny KRYTERIUM Doświadczenie/referencje * obejmujące zrealizowane zamówienie o podobnym charakterze (obsługa szkoleniowa grup) SPOSÓB OCENY 1 pkt. 1-2 referencje*; 2 pkt. 3-4 referencje*; 3 pkt. 5-6 referencji*;

4 Łączna cena oferty 1. Szkolenia Klastra Rozliczenie usługi: gdzie: C K liczba punktów za łączną cenę oferty C min wartość najtańszej łącznej ceny oferty Cof wartość ocenianej łącznej ceny oferty 10 maksymalna ilość punktów możliwa do uzyskania za cenę oferty 1. Zamawiający zastrzega, że rozliczenie nastąpi na podstawie faktury za faktycznie wykonaną usługę wynikającą z liczby uczestników szkolenia. Rzeczywista ilość osób uczestniczących w szkoleniu może być mniejsza niż określona w opisie przedmiotu zamówienia. 2. Zamawiający zastrzega, że ostateczna liczba osób biorących udział w szkoleniu może być mniejsza wskutek różnego rodzaju zdarzeń losowych. O ewentualnej zmianie ilości osób na w/w liście Wykonawca zostanie powiadomiony niezwłocznie po ustaleniu okoliczności mających wpływ na nieobecność danej osoby na szkoleniu nie później niż dzień przed rozpoczęciem szkolenia. 3. Faktura będzie płatna w terminie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego proporcjonalnie do osób korzystających z usług ośrodka (wyżywienie i noclegi) Pozostałe informacje 1. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Wykonawcy będą zobowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, na każdym jego etapie bez podania przyczyny. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy cena tej oferty przekroczy o mniej niż 25% kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przekroczy o ponad 25% kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminów po wcześniejszym uzgodnieniu z Wykonawcą.

5 Ofertę należy złożyć do dnia 11 czerwca 2015r. do godziny 12:00 poprzez pocztę elektroniczną na adres lub pocztę tradycyjną bądź osobiście na adres: Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych ul. Ks. Abramowicza 1 III p Białystok W razie pytań prosimy o kontakt z biurem projektu, Krzysztof Leończuk, tel ;. Podpis osoby upoważnionej

6 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego formularz ofertowy Nazwa wykonawcy miejscowość i data OFERTA 1. Odpowiadając na zapytanie ofertowe dotyczące wynajmu sali szkoleniowej wraz z obsługą cateringową szkolenia oraz na noclegi i wyżywienie dla uczestników podczas dwudniowych warsztatów organizowanych przez Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych w ramach projektu Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej Subregion Łomżyński współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym, 1) oferujemy realizacje usługi będącej przedmiotem zamówienia Szkolenia Klastra Ekonomii Społecznej za cenę w wysokości:... zł brutto, słownie: zł, w tym należny podatek VAT, Powyższa wartość została wyliczona na podstawie niżej zamieszczonej tabeli (do uzupełnienia białe pola): LP Nazwa j.m. Ilość j.m Cena jedn. brutto w zł Cena łączna brutto w zł na jednego uczestnika Cena łączna brutto w zł I II III IV V VI VII = IV x V Sala szkoleniowa na 15 osób dzień 2 1. Nocleg jednej osoby ze śniadaniem doba/osoba Obiad osoba 30 3.

7 4. 5. Kolacja osoba 15 Przerwa kawowa osoba 60 RAZEM: 2. Ponadto oświadczamy, iż: a) Spełniamy wszystkie kryteria usługi wymienione w zapytaniu ofertowym, dysponujemy pokojem z łazienka dostosowanym do potrzeb osób niepełnosprawnych; b) dysponujemy miejscami noclegowymi oraz salami niezbędnymi do przeprowadzenia szkoleń określonych w Zapytaniu ofertowym, uczestnicy szkolenia zostaną zakwaterowani w pokojach dwuosobowych; c) sala szkoleniowa, pokój oraz restauracja są dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. d) akceptujemy termin oraz warunki realizacji i rozliczenia usługi;... /podpis Wykonawcy/

8 Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego oświadczenie o braku występowania powiązań. Miejsce, data... Nazwa i adres podmiotu OŚWIADCZENIE Oświadczam, iż... nie ma powiązań z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: a) Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; c) Pełnieni funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.. Podpis Wykonawcy