ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/2016 NA:

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/2016 NA: Organizację w dniu 19 maja 2016r. sesji eksperckiej w ramach Projektu Model regulacji jawności i jej ograniczeń w demokratycznym państwie prawnym 1. Naukowe Centrum Prawno - Informatyczne Ul. Kazimierza Wójcickiego 1/3 lok Warszawa 2. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zorganizowanie w dniu 19 maja 2016r. od godziny do godziny sesji eksperckiej w ramach projektu badawczo- rozwojowego Model regulacji jawności i jej ograniczeń w demokratycznym państwie prawa. Sesja ekspercka odbędzie się w obrębie Starego Miasta w Warszawie. W Sesji uczestniczyć będzie około 60 osób. Ostateczna liczba uczestników ustalona zostanie dwa dni przed Sesją. Dla potrzeb zamówienia, określone zostaną ceny jednostkowe za jednego uczestnika Sesji. 1. Kompleksowa obsługa Seminarium : 1.1 Informacje na temat sali seminaryjnej zarezerwowanej na potrzeby organizacji seminarium naukowego. Sesja ekspercka, musi być zorganizowane w lokalu położonym w obrębie Starego Miasta w Warszawie, w odległości nie większej niż 700 metrów od Kolumny Zygmunta. Lokal musi umożliwić przeprowadzenie sesji naukowej, dyskusji jak również zapewnić usługę cateringową. Sala Seminaryjna, musi umożliwić swobodną dyskusję prelegentów. Stoły muszą być ustawione w sposób zapewniający dogodną wizualizację Prelegenta. Zamawiający wymaga dostępu do dwóch sąsiadujących ze sobą sal. Jedna sala przeznaczona będzie na catering, w drugiej odbędzie się dyskusja. Uczestnicy Seminarium, muszą mieć swobodny dostęp do obu sal w trakcie trwania Seminarium Naukowego, z możliwością przeniesienia części cateringu do sali gdzie będą trwały obrady. 1.2 Pozostałe obowiązki Wykonawcy w zakresie obsługi Seminarium

2 a) Wykonawca przygotuje według dyspozycji Zamawiającego 60 kompletów materiałów konferencyjnych obejmujących publikacje książkowe wskazane przez zamawiającego. Każdy komplet publikacji będzie kosztował 250 zł. Dla potrzeb stworzenia oferty prosimy przyjąć taką wartość. 1.3 Catering podczas seminarium. Wykonawca zapewni uroczystą kolację w miejscu organizowanego Seminarium Naukowego (od godziny do 20.00) dla 60 osób w tym: W sali przeznaczonej do cateringu Wykonawca zapewni kolację w postaci szwedzkiego stołu ze swobodnym dostępem uczestników Seminarium. Menu obejmować będzie: - przystawki na zimno (minimum 3 rodzaje) w ilości łącznej co najmniej 100 g. na osobę, - sałatki (minimum 2 rodzaje) w ilości łącznej co najmniej 200 g na osobę, -dania główne na gorąco ( minimum 2 rodzaje), w tym 1 dania mięsne i 1 danie jarskie, - deser, składający się z minimum 3 rodzajów ciast porcjowanych (w ilości łącznej 70 g na osobę) - napoje gorące (minimum 1 filiżanka kawy o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i minimum 1 filiżanka herbaty dla każdej osoby do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach o wadze 1,5 2 g), - napoje zimne (minimum 3 rodzaje 100 % soków owocowych pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby oraz wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby, W sali przeznaczonej do obrad, Wykonawca zapewni dla każdego uczestnika filiżankę herbaty i kawy oraz termosy z gorącą kawą i herbatą oraz napoje zimne w postaci dzbanków z sokami. Uczestnicy Seminarium będą mogli swobodnie przenosić catering z sali cateringowej do sali obrad.

3 1.4 Pozostałe obowiązki Wykonawcy w zakresie kompleksowej obsługi gastronomicznej Konferencji: a) Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji menu usług gastronomicznych opisanych w pkt 1.3nie później niż na 3 dni robocze przed podpisaniem Umowy. b) Świadczenie usług żywienia odbywać się musi wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006 Nr 171 poz z późn. zm.). Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia. Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji posiłki specjalne, tzn. posiłki związane ze szczególną dietą uczestnika, w tym posiłki wegetariańskie lub posiłki przygotowane z uwzględnieniem wymogów religijnych lub medycznych. c) Wykonawca będzie odpowiedzialny w całości za serwis gastronomiczny w ramach kompleksowej obsługi gastronomicznej dla uczestników konferencji (tj. przygotowanie, obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów - obrusy, zastawa biała lub ecru, nie jednorazowego użytku oraz sprzątanie). d) Wykonawca wyznaczy osobę do kontaktów roboczych między Wykonawcą i Zamawiającym w zakresie kompleksowej obsługi gastronomicznej. Przy realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcą drogą mailową oraz za pomocą telefonów i faksu. 3. Termin wykonania zamówienia 19 maja 2016r. 4. Warunki udziału w postępowaniu 1. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia/ 5. Waluta, w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zapytania ofertowego Cena oferty zostanie podana przez Wykonawcę w PLN. 6. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Wymagania podstawowe 1) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

4 7. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami Kamil Czaplicki Tel: adres mailowy k.czaplicki@uksw.edu.pl 8. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty Ofertę należy złożyć w postaci elektronicznej na adres: k.czaplicki@uksw.edu.pl w nieprzekraczalnym terminie: r. godz Decyduje data wpływu oferty. 9. Kryteria oceny ofert 1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. 2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Kryterium Waga 1. Cena ofertowa 100% 10. Tryb oceny ofert i ogłoszenia wyników 1. Wyjaśnienia treści ofert i poprawianie oczywistych omyłek. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Zamawiający jest upoważniony do wezwania do uzupełniania ofert jeżeli nie naruszy to konkurencyjności oraz do poprawiania oczywistych omyłek. 2. Sprawdzanie wiarygodności ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji. 3. Ogłoszenie wyników postępowania. Wykonawca zostanie wybrany nie później niż po upływie 2 dni od zakończenia terminu składania ofert. Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postepowania w formie elektronicznej na adres wskazany w ofercie. Zamawiający przekaże zlecenie do realizacji Wykonawcy drogą elektroniczną w dniu wyboru wykonawcy.

5 11. Odrzucenie wykonawcy Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania: 1) w przypadku niespełniania warunków udziału w postępowaniu; 2) w przypadku niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem; 3) w przypadku przedstawienia przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych. 12. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują poprzez Unieważnienie postępowania Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 14. Pozostałe informacje 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom niezwłocznie drogą elektroniczną. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 2. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą oraz który spełni wymogi określone w Zapytaniu Ofertowym. O terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą ową wraz z informacją o wynikach postępowania. 15. Zamówienie uzupełniające Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia mniejszego zamówienia niż zamówienie opisane w zapytaniu. 16. Finansowanie Zamówienie jest finansowane w ramach projektu badawczo rozwojowego realizowanego na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa Model regulacji jawności i jej ograniczeń w demokratycznym państwie prawnym współfinansowanego ze środków Narodowego Centrum Badań i Rozwoju". Sposób płatności: Na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę po akceptacji przez Zamawiającego usługi Termin płatności : 14 dni od dnia dostarczenia faktury do siedziby Zamawiającego