ZAPYTANIE OFERTOWE NR KRK/2014/10. Ogólnopolskie Towarzystwo Ochrony Ptaków, ul. Odrowąża 24, Marki k. Warszawy.

Transkrypt

1 Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz dofinansowywane ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ZAPYTANIE OFERTOWE NR KRK/2014/10 Marki, 19 marca 2014 r. I. ZAMAWIAJĄCY Ogólnopolskie Towarzystwo Ochrony Ptaków, ul. Odrowąża 24, Marki k. Warszawy. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest przygotowanie trwającego 30 sekund spotu telewizyjnego reklamującego realizację projektu Aktywna ochrona kraski na Równinie Kurpiowskiej przeznaczonego do emisji w telewizji oraz w Internecie. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu Aktywna ochrona kraski na Równinie Kurpiowskiej", (nr POIS /10) współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. 2. Spot reklamowy przygotowany na postawie scenariusza stanowi jeden z elementów materiałów informacyjno-promocyjnych przygotowanych w ramach projektu Aktywna ochrona kraski na Równinie Kurpiowskiej. Spot ma na celu informowanie ogółu społeczeństwa o idei i działaniach realizowanych w ramach projektu, jako przykładu dobrych praktyk aktywnej ochrony zagrożonych gatunków ptaków przy wykorzystaniu środków z Unii Europejskiej. 3. Przed realizacją zamówienia Wykonawca powinien zapoznać się z informacjami nt. projektu opublikowanymi na stronie oraz 4. Zamówienie obejmuje realizację następujących zadań: 1) Przygotowanie 30 spotu telewizyjnego, które będzie obejmować: a. przygotowanie scenariusza spotu reklamowego, b. wykonanie projektu spotu reklamowego,

2 c. opracowanie oprawy wizualnej spotu, d. opracowanie oprawy muzycznej i dźwiękowej spotu, e. dostarczenie projektów przygotowanych spotów do akceptacji Zamawiającego, f. dostarczenie do siedziby Zamawiającego przygotowanego spotu na nośniku elektronicznym DVD nagrany w formatach AVI, MOV, Quick Time HD w standardzie umożliwiającym jego wielokrotne wykorzystanie przez Zamawiającego do emisji w telewizji i Internecie, g. przeniesienie na Zamawiającego praw autorskich do spotu. 2) Forma produkcji spotu musi być zgodna z wymogami emisyjnymi materiałów telewizyjnych w standardzie PAL (lub wyższym) oraz standardami do emisji w Internecie. 3) Wykonawca zapewni profesjonalną jakość wyprodukowanego spotu. 4) Pełny zakres usług produkcyjnych: montaż, oprawa graficzna, podkład dźwiękowy, usługi lektora leżą po stronie Wykonawcy. 5) Koncepcja wizualna spotu powinna być spójna z innymi materiałami informacyjnopromocyjnymi (strona internetowa: ulotka, tablica informacyjna, koszulki) wykonanymi przez Zamawiającego w ramach ww. projektu. Zamawiający przekaże Wykonawcy do wglądu ww. projekty / materiały po podpisaniu Umowy. 6) Przy wykonywaniu zamówienia Wykonawca weźmie pod uwagę specyfikę realizowanego projektu. 7) Przy wykonywaniu zamówienia Wykonawca zapozna się ze informacjami nt. działań realizowanych w ramach projektu oraz z jego celem strategicznym. 8) Zamawiający przekaże Wykonawcy materiał filmowy do realizacji spotu obejmujący sfilmowane główne działania realizowane w ramach projektu wraz z ujęciami przedstawiającymi kraskę w różnych sytuacjach. Zamawiający przekaże Wykonawcy również propozycję tekstu (informacji o projekcie i krasce) do wykorzystania w spocie. 9) Wykonawca sam opracuje scenariusz spotu zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego, zapewni lektora, licencjonowaną muzykę z uwzględnieniem opłaty licencyjnej za ewentualne wykorzystane utwory. 10) Koncepcja spotu powinna uwzględniać sugestie i uwagi Zamawiającego, przedkładane na każdym etapie realizacji zamówienia. 5. Scenariusz spotu powinien uwzględniać: 1) Ciekawe ujęcia sfilmowanych najważniejszych działań realizowanych w ramach projektu, tj.: a. Instalacja budek lęgowych, b. Sezonowa instalacja czatowni dla krasek, c. Dokarmianie krasek wraz ze stacjami dokarmiania, d. Przeciwdziałanie presji wywieranej przez obserwatorów w czasie sezonu lęgowego,

3 2) Interesujące ujęcia z biologii gatunku, w tym obrazujące wygląd i zachowania kraski, np.: wygląd, głos, kraska w czasie lotu, zdobywanie pokarmu, toki, przebywanie w okolicach dziupli / budki lęgowej, 3) Ujęcia przedstawiające siedliska kraski z obszaru realizacji projektu: siedliska kraski na Równinie Kurpiowskiej w okresie wegetacji roślinności, ogólne ujęcia z Równiny Kurpiowskiej w okresie wegetacji roślinności. 6. Forma spotu powinna być dynamiczna, z dynamicznym montażem, przewagą obrazu i dźwięku nad słowem i tekstem. 7. Plansza końcowa spotu powinna uwzględniać: logo Narodowej Strategii Spójności (wersja dotycząca Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko), logo OTOP, flaga Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu rozwoju Regionalnego, informacja o współfinansowaniu publikacji ze środków UE, dane kontaktowe OTOP. Rozmieszczenie znaków graficznych zostanie uzgodnione z Wykonawcą. 8. W terminie do 3 dni od dnia podpisania umowy, Zamawiający przekaże Wykonawcy cały materiał filmowy do produkcji spotu, który stawi ok. 5 godz. nagrań. 9. Ostateczne wykonanie spotu jest możliwe po akceptacji wersji próbnej spotu przez Zamawiającego. 10. Oferowana cena powinna zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia wraz z przeniesieniem na Zamawiającego praw autorskich do spotu. Wykonawca przekaże Zamawiającemu majątkowe prawa autorskie do wykorzystywania wszelkich materiałów zawartych w spocie reklamowym, w tym prawa autorskie do wykorzystywania motywów muzycznych oraz wszelkich utworów powstałych w wyniku realizacji umowy, do eksploatacji w celach promocyjnych poprzez emisję telewizyjną, internetową oraz wszelkie inne prezentacje publiczne. 11. Forma płatności - płatność przelewem w ciągu 14 dni po otrzymaniu faktury VAT lub rachunku, dostarczonego do siedziby Zamawiającego. Podstawą do wystawienia faktury VAT lub rachunku jest protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez Wykonawcę i Zamawiającego. III. INFORMACJA O DOPUSZCZENIU SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH I WARIANTOWYCH 1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. Rozwiązania wariantowe nie będą rozpatrywane. 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty częściowej.

4 IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Wciągu 7 dni od dnia podpisania umowy Zamawiający otrzyma do wyboru 3 projekty spotu, które będą podlegały weryfikacji Zamawiającego. 2. Wykonawca będzie wprowadzał wszelkie uwagi Zamawiającego w terminie 3 dni od dnia ich otrzymania. 3. Zamówienie powinno być zrealizowane w terminie do 4 tygodni od dnia podpisania umowy. 4. Wykonane zamówienie należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego: ul. Odrowąża 24, Marki k. Warszawy w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. Wszelkie koszty dostawy wykonanego zamówienia do siedziby zamawiającego ponosi Wykonawca. V. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1. Posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w realizacji obrazu filmowego/spotu reklamowego. Wykonawca zrealizował należycie w okresie ostatnich trzech lat przed złożeniem zapytania - a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie co najmniej dwie produkcje (film reklamowy/spot) przeznaczone do emisji w telewizji, tj. wykonał według indywidualnego, scenariusza film reklamowy lub spot o łącznej wartości minimum ,00 PLN brutto, co potwierdzą referencje. Ocena spełniania wskazanego warunku będzie dokonana na podstawie oświadczenia zawartego w formularzu ofertowym oraz dołączonych referencji. Wykonawcy zobowiązani są wskazać w formularzu oferty posiadane doświadczenie (zgodnie z postawionymi przez Zamawiającego warunkami). 2. Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 3. Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4. Posiadania sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację niniejszego zamówienia. 5. W postępowaniu w trybie rozeznania rynku dopuszcza się udział oferentów zagranicznych na opisanych w ogłoszeniu warunkach.

5 VI. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wypełniony i podpisany formularz ofertowy, zgodnie z dołączonym do zapytania wzorem. Referencje potwierdzające posiadane doświadczenie w realizacji filmów/spotów reklamowych. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferent powinien sporządzić ofertę na formularzu ofertowym w języku polskim. 2. Oferta powinna zawierać minimum: cenę całkowitą brutto podaną w złotych polskich z dokładnością nie większą niż 2 miejsca po przecinku, nazwę i adres Oferenta, numer telefonu lub oraz datę sporządzenia. 3. Cena oferty powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu Zamówienia, w tym przekazanie na Zamawiającego praw autorskich i pokrewnych na wszystkich płaszczyznach eksploatacji, opłaty licencyjne za wykorzystanie materiałów/utworów do produkcji spotu reklamowego. VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: dorota.ochocinska@otop.org.pl lub faksu na nr: lub dostarczona w formie pisemnej na adres: Dorota Ochocińska OTOP, ul. Odrowąża 24, Marki k. Warszawy, do dnia 27 marca 2014 r., do godziny 10:00. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony po rozpatrzeniu wszystkich ofert w siedzibie Zamawiającego. 2. W przypadku, jeśli wybór najkorzystniejszej oferty nie byłby możliwy z uwagi na fakt, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie i warunkach, Zamawiający wezwie tych Oferentów, do złożenia w terminie 3 dni ofert dodatkowych. 3. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych wcześniej ofertach podstawowych. 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5. Zamawiający może odwołać/zmienić lub zmodyfikować warunki postępowania w trybie zapytania ofertowego przed dniem składania ofert, w tym termin składania i otwarcia ofert. 6. Zamawiający może odrzucić ofertę Oferenta, gdy ta nie będzie spełniać wymagań stawianych przez Zamawiającego, tj. oferta nie będzie ważna. 7. W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert 8. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie internetowej:

6 IX. KRYTERIA WYBORU OFERTY Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium: Cena 100% X. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIESZEJ OFERTY: O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego oraz publikację informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej Zamawiającego. Wybrany Oferent zostanie powiadomiony o wyborze pisemnie. Wybór najkorzystniejszej oferty będzie ostateczny i nie będzie podlegać procedurze odwoławczej. OTOP zastrzega sobie prawo nie zawarcia umowy w efekcie prowadzonego rozeznania rynku. XI. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pani Dorota Ochocińska, nr telefonu: dorota.ochocinska@otop.org.pl. Procedury, zgodnie z którymi przeprowadzane jest postępowanie, są dostępne na stronie internetowej Zamawiającego oraz w siedzibie Zamawiającego w Markach, przy ul. Odrowąża 24, Marki XII. ZAŁĄCZNIKI 1. Formularz ofertowy

7 Załącznik do zapytania ofertowego nr KRK/2014/10 z dnia 19 marca 2014 r r. (miejscowość i data) OFERTA NA PRZYGOTOWANIE 30 SEKUNDOWEGO SPOTU REKLAMOWEGO PRZEZNACZONEGO DO EMISJI W TELEWIZJI I INTERNECIE Dane Oferenta: Nazwa:... Adres siedziby:... Telefon/faks:... Adres ... NIP... Regon... Oferujemy realizację przedmiotu zamówienia dla Ogólnopolskiego Towarzystwa Ochrony Ptaków, ul. Odrowąża 24, Marki w cenie: Cena całkowita brutto:.. Słownie: Oświadczamy, że oferta jest ważna co najmniej 30 dni od momentu złożenia. Oświadczamy, że dysponujemy możliwościami finansowymi i technicznymi do zrealizowania niniejszego zamówienia. Oświadczamy, że dysponujemy niezbędną wiedzą i doświadczeniem do zrealizowania niniejszego zamówienia. Posiadamy następujące doświadczenie w realizacji obrazu filmowego/spotu reklamowego:

8 Lp. Nazwa zleceniodawcy Tytuł obrazu filmowego/spotu reklamowego 1. Wartość zamówienia Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami Zapytania ofertowego i nie wnosimy do niego zastrzeżeń, akceptując wszystkie postanowienia w nim zawarte oraz uzyskaliśmy konieczne informacje i wyjaśnienia do przygotowania oferty. W razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy, w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego.... (podpis i pieczątka upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy)