Zapytanie ofertowe nr 2/2013 ( dotyczy zamówienia ORGANIZACJA SEMINARIUM EKSPERCKIEGO I KONFERENCJI)

Transkrypt

1 Naukowe Centrum Prawno- Informatyczne Warszawa, ul. Wóycickiego 1/3 bl Warszawa tel Zapytanie ofertowe nr 2/2013 ( dotyczy zamówienia ORGANIZACJA SEMINARIUM EKSPERCKIEGO I KONFERENCJI) I. ZAMAWIAJĄCY ul. Wóycickiego 1/3 bl Warszawa NIP: , REGON: , KRS: II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest zespół usług seminaryjno-konferencyjnej, cateringowej i hotelarskiej w celu organizacji sześciodniowego seminarium i jednodniowej konferencji w ramach projektu Model regulacji jawności i jej ograniczeń w demokratycznym państwie prawnym, współfinansowanego ze środków Narodowego Centrum Prawno- Informatycznego, w tym zakwaterowania i wyżywienia uczestników seminariów i konferencji. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 2.1. Zapewnienie sali konferencyjnej w trzy gwiazdowym hotelu, ośrodku konferencyjnym lub ośrodku szkoleniowym w tym Zamawiający wymagać będzie od Wykonawcy: 1. Zapewnienia Sali seminaryjno-konferencyjnej bez filarów, kolumn (sala nie może zawierać elementów utrudniających kontakt wizualny), z zapleczem sanitarnym, odpowiednio oświetlonej, umożliwiającej komfortowe usadzenie około 30 osób przy stole lub 40 osób zwróconych w kierunku ekranu, zaopatrzonej w sprzęt techniczny: ekran odpowiedniej wielkości zapewniający komfort śledzenia informacji z każdego punktu sali, rzutnik, komputer podłączony do projektora multimedialnego, drukarkę, dwa mikrofony bezprzewodowe. 2. zapewnienia obsługi technicznej sprzętu w zakresie wymaganym do jego sprawnego i bezawaryjnego działania 1

2 3. zapewnienia bieżącej obsługi organizacyjnej, w tym wydruku materiałów i potwierdzania delegacji służbowych. 4. zapewnienia oddzielnego pomieszczenia w pobliżu sali seminaryjno-konferencyjnej na potrzeby organizacji przerw kawowych i lunchu Zapewnienie usług cateringowych, w tym Zamawiający wymagać będzie od Wykonawcy: 1. zapewnienia w miejscu zajęć seminaryjno-konferencyjnych dla ich uczestników zaopatrzenia w napoje (kawa, herbata, woda niegazowana/gazowana) i świeże ciastka dla 15 osób przez 6 dni, 2. zapewnienia dla uczestników zajęć seminaryjno-konferencyjnych wyżywienia obejmującego: śniadanie, obiad i kolację dla 15 osób przez 7 dni, w tym 2 uroczyste kolacje, 3. zapewnienia w dniu konferencji zaopatrzenia w napoje (soki, kawa, herbata, woda niegazowana/gazowana) i świeże ciastka w miejscu konferencji oraz lunchu (obiadu) dla 40 osób w miejscu konferencji lub w lokalu gastronomicznym (położonym w odległości do 500 m. od miejsca odbywania się konferencji, bez konieczności korzystania z transportu aby dotrzeć do lokalu). 4. Menu zawierające specyfikację dotyczącą przerw kawowych i obiadów musi być przedstawione przez Wykonawcę Zamawiającemu i zaakceptowane przez Zamawiającego nie później niż na dwa dni przed rozpoczęciem zajęć seminaryjno-konferencyjnych Zapewnienie usług hotelarskich, w tym Zamawiający wymagać będzie od Wykonawcy: zapewnienia w miejscu zajęć seminaryjno-konferencyjnych pokoi noclegowych z łazienkami do pojedynczego wykorzystania na 7 noclegów dla 15 uczestników seminarium. Po uzyskaniu zgody zamawiającego istnieje możliwość zakwaterowania części osób w pokojach o niższym standardzie, według następującego założenia: od 15 sierpnia do 19 sierpnia nocleg dla grupy 15 uczestników (I tura), od 19 sierpnia do 22 sierpnia nocleg dla grupy 15 uczestników (II tura) zapewnienia miejsc parkingowych, dla co najmniej 6 samochodów osobowych Indywidualne wydatki: telefon, mini bar, pralnia, płatna telewizja, płatny internet oraz inne wprost niewynikające z umowy są pokrywane indywidualnie przez uczestników spotkania. Zamawiający nie odpowiada za nieuregulowane opłaty uczestników spotkania Wykonawca zapewni zwrot kosztów transportu materiałów konferencyjnych, tj. jednego samochodu osobowego z Warszawy do miejsca odbywania się warsztatów. Koszty transportu, wyliczone zostaną według stawek obowiązujących dla samochodów osobowych tj. 0,83 zł za kilometr przejazdu, zaś długość trasy, wyliczona zostanie w oparciu o trasę optymalną zgodnie z mapą dostępną na stronie 2

3 Długość trasy zostanie pomnożona razy dwa, aby zapewnić zwrot kosztów transportu w obie strony. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom. 4. Lokalizacja obiektu: Polska, rejon Zatoki Gdańskiej. 5. Zamawiający dopuszcza zmianę warunków zamówienia, maksymalnie na tydzień przed terminem rozpoczęcia warsztatów. Zmiana taka musi być uzgodniona z Wykonawcą. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 15 do 22 sierpnia 2013r. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien stworzyć ofertę w postaci pisemnej Oferta powinna być: - opatrzona pieczątką firmową, - posiadać datę sporządzenia, - zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, - podpisana czytelnie przez wykonawcę. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: kamilczaplicki@wp.pl, poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: Naukowe Centrum Prawno- Informatyczne ul. Wóycickiego 1/3 bl Warszawa do dnia 5 sierpnia 2013r. 2. Wykonawca przedstawi zamawiającemu dokumenty poświadczające doświadczenie w organizacji konferencji naukowych, w okresie ostatnich 2 lat. Wykonawca przedstawi również referencje z organizowanych wcześniej konferencji naukowych. 3. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 6 sierpnia 2013r., a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony o godzinie 12:00 w siedzibie Naukowego Centrum Prawno- Informatycznego oraz na stronie internetowej pod adresem 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane 5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 7. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 3

4 1 - Cena 70% 2 doświadczenie i referencje 30% VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Kamil Czaplicki pod numerem telefonu oraz adresem kamilczaplicki@wp.pl Załączniki: zał. 1 Umowa Zał. 2 - zał. nr 1 do umowy Szczegółowy formularz cenowy Zał. 3 zał. nr 2 do umowy Protokół odbioru umowy Zał. 4 zał. nr 3 do umowy - Wyznaczenie przedstawicieli upoważnionych do współpracy przy realizacji przedmiotu umowy Zał. 5 zał. nr 4 do umowy Wykaz wykonanych w okresie ostatnich 2 lat usług 4

5 ZAŁĄCZNIK NR 1 DO UMOWY NR Szczegółowy formularz cenowy Sale Sala seminaryjno-konferencyjna Catering Przerwy kawowe w czasie konferencji sal dni 1 6 osób 40 2x Lunch (obiad) wraz z napojami w czasie konferencji 40 1x Śniadania dla uczestników seminarium 15 7 dni Obiady dla uczestników seminarium 15 7 dni Kolacje dla uczestników seminarium 15 5 dni Uroczyste kolacje z udziałem Gości seminarium 25 2x Koszt noclegu osób nocy Pokoje dla uczestników seminarium 15 7 [+możliwość noclegu przed lub po seminarium ] RAZEM Cena PLN (brutto) za dzień za wszystkie sale Jednostkowa cena PLN (brutto) na jedną osobę Jednostkowa cena PLN (brutto) 5

6 ZAŁĄCZNIK NR 2 DO UMOWY Protokół odbioru miejscowość data NCPI PROTOKÓŁ ODBIORU Umowa nr Miejsce dokonania odbioru: Data dokonania odbioru: Przedstawiciel ze strony Wykonawcy (imię i nazwisko) Nazwa i adres firmy Wykonawcy Przedstawiciel ze strony Zamawiającego (imię i nazwisko) Nazwa i adres firmy Zamawiającego Lista zrealizowanych usług: Sale Sala seminaryjno-konferencyjna Catering Przerwy kawowe w czasie konferencji sal dni 1 6 osób 40 2x Lunch (obiad) wraz z napojami w czasie konferencji 40 1x Śniadania dla uczestników seminarium 15 7 dni Cena PLN (brutto) za dzień za wszystkie sale Jednostkowa cena PLN (brutto) na jedną osobę 6

7 Obiady dla uczestników seminarium 15 7 dni Kolacje dla uczestników seminarium 15 5 dni Uroczyste kolacje z udziałem Gości seminarium 25 2x Koszt noclegu osób nocy Pokoje dla uczestników seminarium 15 7 [skorzystanie z noclegu przed lub po seminarium ] RAZEM Jednostkowa cena PLN (brutto) Zgodnie z Umową nr Strony potwierdzają wykonanie zakresu przedmiotu w/w Umowy. Potwierdzenie kompletności usługi: Tak Nie zastrzeżenia. Potwierdzenie zgodności jakości przyjmowanej usługi z wymogami Umowy: Zgodne Niezgodne zastrzeżenia.. Końcowy wynik odbioru: Pozytywny- bez zastrzeżeń Negatywny zastrzeżenia.. Podpisy: Data, pieczątka i podpis Przedstawiciela Zamawiającego. Data, pieczątka i podpis Przedstawiciela Wykonawcy Protokół sporządzono w 2 egz. z przeznaczeniem: - dla Wykonawcy 1 egz. - dla Zamawiającego 1 egz. 7

8 ZAŁĄCZNIK NR 3 DO UMOWY NR Wzór podpisu przedstawiciela Zamawiającego upoważnionej do współpracy przy realizacji przedmiotu umowy, w tym do podejmowania decyzji związanych z zamówieniem oraz nadzorem nad realizacją zamówienia: 8

9 ZAŁĄCZNIK NR 4 DO UMOWY NR Pieczęć firmowa Wykonawcy (miejscowość, data) WYKAZ WYKONANYCH W OKRESIE OSTATNICH 2 LAT USŁUG Wykaz wykonywanych w okresie ostatnich 2 lat usług przed dniem wszczęcia postępowania o zamówienie, jeżeli okres przeprowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, polegających na zorganizowaniu konferencji (seminariów) dla przynajmniej 40 uczestników z podaniem ich wartości, przedmiotu, daty wykonania i odbiorców, oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie. Lp. Nazwa i adres odbiorcy Okres realizacji i usługi (data rozpoczęcia i zakończenia Przedmiot usługi Wartość usługi w złotych (brutto) Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że w/w usługi zostały należycie wykonane (np. referencje). pieczęć i podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy 9