Grupa Doradcza Projekt Sp. z o.o. ul. Sokołowskiego Kraków Numer postępowania: 17/OS/SZKOLENIA/KONK/ZS/2015 ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Grupa Doradcza Projekt Sp. z o.o. ul. Sokołowskiego Kraków Numer postępowania: 17/OS/SZKOLENIA/KONK/ZS/2015 ZAPYTANIE OFERTOWE 1. Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru wykonawców dostaw towarów i usług z zastosowaniem zasady konkurencyjności dla zamówienia realizowanego w ramach Projektu: PI - Zrozumieć seniora kompendium metod i narzędzi efektywnego doradztwa i edukacji dla osób w wieku Zamawiający: GRUPA DORADCZA PROJEKT SPÓŁKA Z O.O. ul. Sokołowskiego Kraków NIP REGON Telefon: Fax strona WWW Zamawiającego: 3. Przedmiot zamówienia: I. Wynajem sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem, zapewnienie wyżywienia i noclegów dla uczestników szkoleń: 5 grup x około 9 osób, realizowanych w ramach projektu innowacyjnego PI - Zrozumieć seniora kompendium metod i narzędzi efektywnego doradztwa i edukacji dla osób w wieku +50 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki. KOD CPV: Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne; KOD CPV: Usługi hotelarskie; KOD CPV: Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków; KOD CPV: Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; KOD CPV: Hotelarskie usługi noclegowe. 4. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia: 4.1. Wynajem sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem, zapewnienie wyżywienia i noclegów dla uczestników szkoleń: 5 grup każda składająca się z około 9 osób, realizowanych w ramach projektu innowacyjnego PI - Zrozumieć seniora kompendium metod i narzędzi efektywnego doradztwa i edukacji dla osób w wieku +50 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia:

2 a) wynajem sali szkoleniowej o powierzchni nie mniejszej niż 60 m2, z dostępem do naturalnego światła na okres dwóch dni w niżej wymienionych terminach w okresie od 20 lutego do 9 maja 2015 r., wyposażonej w ekran, rzutnik multimedialny, nagłośnienie, flipchart; Wielkość sali musi zapewniać prowadzenie zajęć w dwóch układach bez konieczności zmiany układów w trakcie zajęć lub przerw: - pierwszy: krzesła w półokręgu, z przodu ekran, flipchart, rzutnik multimedialny, - drugi: 3 stoły oddzielnie z krzesłami dla co najmniej 3 osób. b) liczba osób: szkolenia będą realizowane dla 5 grup szkoleniowych każda składająca się z około 9 osób; c) system realizacji szkoleń: 4 dni szkolenia na jedną grupę w rozbiciu na dwie tury (2x2 dni); TERMINY realizacji szkoleń/poszczególnych tur szkoleniowych (2015 r.): lutego, lutego, marca, marca, marca, marca, kwietnia, kwietnia, kwietnia, maja. d) nocleg (wyłącznie pokoje 1-osobowe) dla nie więcej niż 49 uczestników szkoleń (1 nocleg w jednej turze) Zamawiający zastrzega, iż nie wszyscy Uczestnicy szkoleń będą korzystać z noclegów; Zamawiający zastrzega, iż pokoje hotelowe muszą zostać udostępnione Uczestnikom najpóźniej o godzinie 9.45 dotyczy pierwszego dnia zajęć. Wymeldowanie z pokoi drugiego dnia zajęć może nastąpić nie wcześniej niż o godz Wymóg ten stanowić będzie część umowy, zawieranej z Wykonawcą. e) wyżywienie: Wykonawca zapewni ciągłą (uzupełnianą na bieżąco) przerwę kawową w trakcie trwania każdego dnia szkolenia (kawa, herbata, woda mineralna, świeże ciastka), dwa posiłki w trakcie pierwszego dnia szkolenia (obiad zupa, II danie, deser, kawa lub herbata, woda mineralna, kolacja w formie szwedzkiego stołu kawa lub herbata, woda mineralna) oraz dwa posiłki w drugim dniu szkolenia (śniadanie w formie szwedzkiego stołu oraz obiad zupa, II danie, deser, kawa lub herbata, woda mineralna); g) zapewnienie bezpłatnych (dla Uczestników szkolenia) miejsc parkingowych Zamawiający zastrzega, iż nie wszyscy Uczestnicy szkoleń będą korzystać z miejsc parkingowych; h) miejsce realizacji usługi: teren miasta Kielce; Zamawiający zastrzega, że obiekt hotelowy musi znajdować się w odległości nie większej niż 2 km od dworca PKP i PKS w Kielcach. i) standard hotelu: hotel co najmniej 3 gwiazdkowy. W przypadku realizacji każdego ze szkoleń (terminów) wymienionych w specyfikacji, Zamawiający zastrzega, iż potwierdzenie rezerwacji pokoi (liczby noclegów), miejsc parkingowych i liczby posiłków nastąpi w terminie do 5 dni kalendarzowych przed

3 rozpoczęciem każdego ze szkoleń (grupy szkoleniowej). 4.1 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4.2 UWAGA! ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT WYŁĄCZNIE BEZPOŚREDNIO PRZEZ HOTELE PODMIOTY GOSPODARCZE, KTÓRE SAMODZIELNIE WYKONAJĄ PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA. Zgodnie z treścią oferty Oferent składa oświadczenie, iż dysponuje wszelkimi środkami i zasobami umożliwiającymi samodzielne wykonanie przedmiotu zamówienia. W związku z tym Zamawiający nie dopuszcza składania ofert przez podmioty, które nie są wyłącznymi dysponentami zaplecza hotelowego (np. biura podróży, pośredników turystycznych, itp.). Oferty takie zostaną odrzucone na etapie oceny formalnej. Wyłączenie podmiotów innych niż hotele jest uzasadnione także faktem, iż w umowie z Oferentem Zamawiający zastrzega, iż w trakcie realizacji usługi nie jest dopuszczalna zmiana obiektu hotelowego wskazanego w ofercie na inny obiekt. 5. Kryteria dostępu (opis warunków koniecznych do spełnienia przez Oferentów): I. Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Dokumenty Oferenta potwierdzające spełnienie tego warunku: 5.1. Kserokopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru, albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert Dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień/pełnomocnictw osób składających ofertę, o ile nie wynika to z przedstawionych dokumentów rejestrowych Dokument potwierdzający posiadanie przez hotel określonego w zapytaniu standardu Oświadczenie o braku powiązań między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą (w treści formularza oferty). 6. Kryteria wyboru oferty: Kryteria wyboru oferty: - Cena oferty 100 %; - PREMIA PUNKTOWA 20 punktów w przypadku realizacji usług objętych niniejszym zapytaniem w hotelu co najmniej 4-gwiazdkowym. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium: PUNKTACJA wg wzoru: K = ( A x 100%)+PP Gdzie:

4 A - Cena oferty PP punkty przyznawane w przypadku realizacji usług w hotelu co najmniej 4-gwiazdkowym K - Uzyskana liczba punktów Oferent, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt. za kryterium A natomiast pozostali oferenci odpowiednio mniej punktów wg wzoru: A=(Am : Ac) x 100 pkt. gdzie: A- liczba punktów za kryterium cena Am- najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert Ac- cena oferty badanej 7. Wymagania dotyczące przygotowania oferty: 7.1. Ofertę należy sporządzić na druku OFERTA Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem Oferta musi mieć formę trwale spiętego dokumentu, a poszczególne strony oferty muszą być kolejno ponumerowane Do oferty należy załączyć następujące dokumenty: - Kserokopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru, albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. - Dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień/pełnomocnictw osób składających ofertę, o ile nie wynika to z przedstawionych dokumentów rejestrowych. - Dokument potwierdzający posiadanie przez hotel określonego w zapytaniu standardu. - Oświadczenie (w treści wzoru oferty) o braku powiązań między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli Wszystkie dokumenty załączone przez Oferenta do oferty w postaci kopii muszą zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem i opatrzone datą Ofertę należy dostarczyć w zamkniętej kopercie. Na kopercie należy umieścić napis Oferta na

5 realizację zamówienia w postaci: Obsługa szkoleń Numer zamówienia: 17/OS/SZKOLENIA/KONK/ZS/2015 oraz podać nazwę Oferenta i adres korespondencyjny. 8. Wymagania dotyczące miejsca, terminu i formy złożenia oferty: 8.1 Oferta może zostać złożona osobiście, przesłana pocztą tradycyjną lub pocztą kurierską na adres: Grupa Doradcza Projekt Sp. z o.o., ul. Sokołowskiego 6, Kraków. Nie dopuszcza się składania ofert poprzez fax lub pocztę elektroniczną. 8.2 Ofertę należy złożyć w ciągu 10 dni roboczych, licząc od dnia upublicznienia zapytania ofertowego, jednak nie później niż do dnia 13 lutego 2015 r., do godziny: Przez Ofertę rozumie się odpowiedź na Zapytanie ofertowe, złożoną zgodnie z wytycznymi w nim zawartymi, co w szczególności oznacza sporządzenie jej na formularzu oferty, którego wzór stanowi załącznik do Zapytania ofertowego. 8.4 Oferty sporządzone w innej niż określona przez Zamawiającego w Zapytaniu ofertowym formie, zostaną uznane za niespełniające wymogów formalnych i jako takie odrzucone przez Komisję Oceny Ofert. 8.5 Za datę i godzinę złożenia Oferty uznaje się datę i godzinę potwierdzenia przez upoważnioną przez Zamawiającego osobę odbioru Oferty składanej przez Oferenta osobiście w miejscu wskazanym w Zapytaniu ofertowym lub datę i godzinę wpływu - odbioru przez Zamawiającego Oferty przesyłanej drogą pocztową lub kurierską, na adres wskazany w Zapytaniu ofertowym. 8.6 Zamawiający zastrzega, iż pod uwagę będą brane wyłącznie oferty złożone przez Hotele, oferty złożone przez innych oferentów będą odrzucone i uznane jako błędne formalnie. 9. Osoba odpowiedzialna za udzielanie informacji (wyłącznie drogą ową) na temat zamówienia: Katarzyna Romańska Kierownik projektu, adres biuro@gdp-krakow.pl. 10. Wykaz załączników do Zapytania ofertowego: - Wzór Oferty, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego 11. Osoba zatwierdzająca treść zapytania ofertowego: Katarzyna Romańska Kierownik Projektu.