Zapytanie ofertowe nr 2/2013 ( dotyczy zamówienia ORGANIZACJA WARSZTATÓW NAUKOWYCH )

Transkrypt

1 Naukowe Centrum Prawno- Informatyczne Warszawa, ul. Wóycickiego 1/3 bl Warszawa tel Zapytanie ofertowe nr 2/2013 ( dotyczy zamówienia ORGANIZACJA WARSZTATÓW NAUKOWYCH ) I. ZAMAWIAJĄCY Naukowe Centrum Prawno- Informatyczne ul. Wóycickiego 1/3 bl Warszawa NIP: , REGON: , KRS: II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na organizacji dwunastodniowych warsztatów naukowych w ramach projektu Model regulacji jawności i jej ograniczeń w demokratycznym państwie prawnym, współfinansowanego ze środków Narodowego Centrum Prawno- Informatycznego 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Usługa obejmuje zakwaterowanie i wyżywienie dla uczestników warsztatów naukowych w obrębie Zatoki Gdańskiej oraz wyżywienie gości jednej konferencji naukowej i dwóch seminariów naukowych, które odbędą się w trakcie warsztatów. Zakres zadań : - Zapewnienie sal konferencyjnych dla uczestników warsztatów, gości konferencji i seminariów wraz z nagłośnieniem i wyposażeniem umożliwiającym dokonanie prezentacji multimedialnej - zakwaterowanie uczestników warsztatów naukowych - Catering dla uczestników warsztatów naukowych i gości konferencji 1

2 - obsługę logistyczną warsztatów naukowych - obsługę techniczną warsztatów naukowych - zwrot kosztów transportu materiałów promocyjnych Plan usługi Dzień 1 przyjazd uczestników warsztatów naukowych Dzień 1- zakwaterowanie uczestników w hotelu/ośrodku konferencyjnym Dzień 2- pierwsze pięciodniowe seminarium naukowe Dzień 7- konferencja naukowa Dzień 8 drugie pięciodniowe seminarium naukowe Dzień 12- wyjazd uczestników warsztatów. Warsztaty naukowe W warsztatach naukowych uczestniczyć będzie maksymalnie 30 osób. W trakcie warsztatów stale przebywać będzie 16 osób, a pozostałe osoby przebywać będą na pięciodniowych seminariach. Zakwaterowanie: Wykonawca zapewni uczestnikom warsztatów nocleg w hotelu lub ośrodku konferencyjnoszkoleniowym, w pokojach jednoosobowych lub 2- osobowych do pojedynczego wykorzystania. Po uzyskaniu zgody zamawiającego istnieje możliwość zakwaterowania części osób w pokojach o większej ilości łóżek niż jedno i dwu osobowych. Konferencja naukowa W trakcie warsztatów zorganizowana będzie konferencja. Wykonawca zorganizuje konferencję dla realizatorów Projektu Model regulacji jawności i jej ograniczeń w demokratycznym państwie prawnym oraz zaproszonych gości. W konferencji weźmie udział 60 osób, w tym 30 osób z rejonu Gdańska. Zapewnione zostaną posiłki na 2 przerwy kawowe i lunch. W trakcie trwania konferencji, Wykonawca zorganizuje sekretariat oraz zapewni co najmniej trzy osoby do jego obsługi. Zadania sekretariatu to: - wydawanie materiałów konferencyjnych i identyfikatorów, - udzielanie informacji uczestnikom, - potwierdzanie delegacji służbowych - zajmowanie się bieżącymi sprawa organizacyjnymi dotyczącymi konferencji 2

3 Zamawiający wymaga spełnienia następującego standardu Sali konferencyjnej: - sala konferencyjna z oświetleniem umożliwiającym komfortowy przebieg konferencji. Wielkość sali musi być dostosowana do ilości uczestników konferencji. Zamawiający nie dopuszcza wykorzystania sali restauracyjnej do celów przeprowadzenia konferencji. Sala konferencyjna musi być wyposażona w: zaplecze sanitarne, wygodne miejsca dla każdego uczestnika, co najmniej dwa mikrofony przewodowe lub bezprzewodowe, komputer podłączony do projektora multimedialnego, projektor multimedialny, odpowiedniej wielkości ekran do projekcji. Wykonawca jest odpowiedzialny za sprawność i zapewnienie obsługi technicznej sprzętu wykorzystywanego podczas konferencji. Każdy uczestnik konferencji musi otrzymać w momencie rozpoczęcia konferencji imienny identyfikator. Wykonawca przygotuje według dyspozycji zamawiającego 60 kompletów materiałów konferencyjnych wraz z programem konferencji w postaci papierowej, o wartości ok. 60 zł za komplet. Seminaria naukowe W trakcie warsztatów zorganizowane będą dwa seminaria naukowe. Każde seminarium będzie trwało pięć dni w sumie czas trwania seminariów= 10 dni. W ramach seminariów, wykonawca zapewni sale konferencyjną w standardzie opisanym powyżej dla konferencji naukowej. Catering Wykonawca zapewni obsługę cateringową uczestników warsztatów naukowych. Usługa cateringowa za zgodą zamawiającego może być zorganizowana w innym miejscu niż zakwaterowanie, jednakże miejsce to nie może być oddalone od miejsca zakwaterowania dalej niż 500 metrów. Dla uczestników warsztatów naukowych, stale przebywających na warsztatach naukowych - do 16 osób, wykonawca zapewni stałe wyżywienie obejmujące każdego dnia: śniadanie, obiad i kolację. Stałe wyżywienie obejmować będzie również uczestników dwóch pięciodniowych seminariów naukowych. Uczestnicy konferencji nie będący uczestnikami warsztatów naukowych otrzymają catering konferencyjny przerwa kawowa oraz lunch. W dniu poprzedzającym rozpoczęcie każdego pięciodniowego seminarium naukowego, wykonawca zorganizuje uroczystą kolację dla uczestników. W każdej kolacji uczestniczyć będzie do 25 osób. 3

4 Dodatkowo wykonawca zapewni zwrot kosztów transportu materiałów konferencyjnych, tj. jednego samochodu osobowego z warszawy do miejsca odbywania się warsztatów. Koszty transportu, wyliczone zostaną według stawek obowiązujących dla samochodów osobowych tj. 0,83 zł za kilometr przejazdu, zaś długość trasy, wyliczona zostanie w oparciu o trasę optymalną zgodnie z mapą dostępną na stronie Długość trasy zostanie pomnożona razy dwa aby zapewnić zwrot kosztów transportu w obie strony. 2. Zamawiający dopuszcza składanie oferty wspólnej w ramach konsorcjum 5. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom. 6. Zamawiający dopuszcza zmianę warunków zamówienia, maksymalnie na tydzień przed terminem rozpoczęcia warsztatów. Zmiana taka musi być uzgodniona z Wykonawcą. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 12 do 25 sierpnia 2013r. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien stworzyć ofertę w postaci pisemnej Oferta powinna być: - opatrzona pieczątką firmową, - posiadać datę sporządzenia, - zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, - podpisana czytelnie przez wykonawcę. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: kamilczaplicki@wp.pl, poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: Naukowe Centrum Prawno- Informatyczne ul. Wóycickiego 1/3 bl Warszawa do dnia 24 lipca 2013r. 2. Wykonawca przedstawi zamawiającemu dokumenty poświadczające doświadczenie w organizacji konferencji naukowych, w tym również międzynarodowych, w przeciągu ostatnich 2 lat. Wykonawca przedstawi również referencje z organizowanych wcześniej konferencji naukowych. 4

5 3. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 25 lipca 2013r., a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony o godzinie 12:00 w siedzibie Naukowego Centrum Prawno- Informatycznego oraz na stronie internetowej pod adresem 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane 5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 7. Zapytanie ofertowe zamieszczone zostanie na stronie: VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1 - Cena 50% 2 doświadczenia i referencji 50% VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem oraz mailowo. VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Kamil Czaplicki pod numerem telefonu oraz adresem kamilczaplicki@wp.pl 5