Zapytanie ofertowe 20/2012/GSWB

Transkrypt

1 Gdańsk, Zapytanie ofertowe 20/2012/GSWB Kierujący zapytanie: Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr Gdańsk KRS , NIP , Skład Zarządu Marcin Kowalewski - Prezes, Tomasz Maruszak - Wiceprezes, Piotr Olech - Sekretarz Komisja Konkursowa Piotr Olech, Paweł Janowski, Tomasz Wysocki Konsultacje zapytania ofertowego Katarzyna Piętka- Radca Prawny zwane dalej Zamawiającym Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art Kodeksu cywilnego na usługę noclegową, cateringową i wynajęcia sali wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkań doradczych Zespołu Badawczego w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). I. Zakres usługi: Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej i wynajęcia sali na spotkanie wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkania Zespołu badawczego: 1. Miejsce: Warszawa 2. Terminy: a r. b r. c r. d r. 3. Ilość osób nocujących Ilość osób korzystających z wyżywienia 8 5. Ilość sal 1 dla 8 osób II. Opis przedmiotu zamówienia: Poniższa specyfikacja dotyczy wszystkich punktów zawartych w punkcie I Zakres Usługi 1. Usługa noclegowa: 1 pokój dwuosobowy i 2 pokoje jednoosobowe a. usługa noclegowa musi być realizowana przez jeden obiekt hotelarsko szkoleniowy w danym terminie b. obiekt musi spełniać warunki wymagane dla hotelu, co najmniej dwugwiazdkowego c. obiekt musi dysponować pokojami 2 osobowymi z łazienką i pojedynczymi łóżkami d. obiekt musi dysponować pokojami jednoosobowi z łazienką e. lokalizacja dostęp do przystanków komunikacji publicznej w odległości maksymalnie 1 km 2. Usługa cateringowa:

2 Dla każdego spotkania Usługodawca zapewni: a. Wyżywienie dla 8 osób w postaci a.1. 1 dzień obiad i kolacja a.2. 2 dzień śniadanie, obiad i kolacja a.3. 3 dzień śniadanie i obiad Obiad- dwudaniowy obiad zasiadany w postaci gorącego bufetu zawierającego potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne i deser dla określonej powyżej ilości osób Kolacja zasiadana przystawki, danie ciepłe, napoje zimne i ciepłe dla określonej powyżej ilości osób b. 3 całodzienne przerwy kawowe w postaci: kawy, herbaty, soków, wody gazowanej i niegazowanej, drobnych ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla określonej powyżej ilości osób. Przerwy kawowe powinny być zlokalizowane w sali szkoleniowej, lub w jej bliskim otoczeniu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji przestawionych przez wybranego Wykonawcę. Usługa cateringowa opisana w ww. pkt. 2a musi być realizowana w tym samym obiekcie, co usługa noclegowa bądź sala w którym będzie spotkanie (bez konieczności wychodzenia z budynku). 3. Usługa: wynajem sali na spotkania Wykonawca zapewni salę szkoleniową wraz z niezbędnym wyposażeniem: (sala szkoleniowa powinna znajdować się w tym samym obiekcie, co usługa noclegowa). Wykonawca zapewni salę na spotkania. Sala powinna być klimatyzowana, pomieścić 8 osób, powinna mieć dostęp do bezprzewodowego Internetu, wyposażona w ekran, flipchart, papier do flipcharta, markery i rzutnik. Typ sali, szkoleniowa, biznesowa, konferencyjna w zależności od propozycji przestawionych przez wybranego Wykonawcę. a. 1 dzień 3 godziny b. 2 dzień 8,5 godziny c. 3 dzień - 4 godziny Szczegółowy harmonogram prac dostosowany pod potrzeby zamawiającego harmonogram zostanie dostarczony przez zamawiającego wykonawcy na 72 godziny przed każdym zaplanowanym spotkaniem 4. Ramowy harmonogram spotkań Czwartek 15:00 Obiad i zakwaterowanie 16:30 19:30 Zajęcia 3h 20:00 Kolacja Piątek 8:00 Śniadanie 09:00 11:30 Zajęcia 2,5 h 11:30 11:45 Przerwa kawowa 11:45 13:45 Zajęcia 2 h 14:00 Obiad 15:00 17:30 Zajęcia 2 h 17:30 17:45 Przerwa kawowa 17:45 19:45 Zajęcia 2h 20:00 Kolacja

3 Sobota 08:00 Śniadanie 09:00 11:00 Zajęcia 2h 11:00 11:15 Przerwa kawowa 11:15 13:15 Zajęcia 2h 13:30 Obiad i wyjazd Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji III. Uwagi ogólne: 1. Nie później niż na 72 godziny przed rozpoczęciem spotkania Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w szkoleniu. Cena będzie zależna od ostatecznej liczby uczestników. 2. Nie później niż 72 godziny przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający dostarczy szczegółową agendę pobytu z zaznaczeniem godzin poszczególnych posiłków, przerw kawowych, godzin wykorzystania sal szkoleniowych. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić założenia planu spotkania. 3. Termin płatności do 14 dni od daty wykonania części zamówienia określonej w pkt I pkt 1-3 według prawidłowo wystawionej faktury VAT IV. Oferta powinna zawierać: 1. Wykonawca złoży ofertę zamawiającemu według dołączonego załącznika nr Oświadczenie o doświadczeniu w organizowaniu konferencji, szkoleń, spotkań warunek konieczny. 3. Oświadczenie o braku powiazań z zamawiającym według załącznika nr Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 72 godzin przed realizacją usługi. b) Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usługi oraz poinformowaniu o tym fakcie Oferenta na 72 godzin przed rozpoczęciem danego spotkania. c) Możliwości skorzystania z usług większej ilości osób niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 72 godziny przed rozpoczęciem szkolenia. d) Brak przedpłaty. e) Sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie, z którą będzie realizowana usługa. V. Kryteria oceny ofert: 1. Doświadczenie w organizowaniu konferencji, szkoleń, spotkań warunek konieczny oceniany na zasadzie spełnia/nie spełnia 2. Cena usługi: a. waga procentowa kryterium - 100%, b. sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium oferta z najkorzystniejszą ceną otrzymuje 5 punktów, a każda kolejno mniej korzystna pod względem ceny o jeden punkt mniej. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych dla trzech punktów przedstawionych powyżej w pkt I Zakres usługi.

4 VI. Zakres wykluczenia z możliwości realizacji Zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: - uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VII. Informacje końcowe W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty drogą mailową na adres p.janowski@pfwb.org.pl lub w biurze Zamawiającego ul. Ks. J. Zator Przytockiego 4, Gdańsk do dnia 17 maja 2012 r. do godziny Decydująca jest data wpływu oferty. Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert.

5 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego 20/2012/GSWB.. dnia.. Dotyczy zapytania ofertowego nr OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam/oświadczamy, że na dzień złożenia oferty dotyczącej zapytania ofertowego nr 20/2012/GSWB nie zachodzi żadne z poniżej przedstawionych powiązań z Zamawiającym (czyli osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy): - uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.. Podpis wraz z pieczątką firmy/instytucji Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań

6 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego wzór Formularza Oferty. Oferta złożona w zapytaniu ofertowym na: Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej, wynajem sali wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkań Zespołu Badawczego w ramach projektu systemowego 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej Nr postepowania: 20/2012/GSWB 1. Zamawiający: Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr Gdańsk KRS , NIP , 2. Wykonawca: Niniejsza oferta zostaje złożona przez: Nazwa Wykonawcy: Imię i nazwisko osoby do kontaktu: Adres: Nr telefonu: Nr faksu: Adres NIP Regon 3. Oferta cenowa: Koszt (Brutto) w Łączny koszt Cena łącznie PLN Wyżywienie dla jednej osoby podczas całego spotkania w danym terminie wynajęcia Sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem za całe spotkanie w danym terminie (dla 8 osób) Koszt (brutto) w PLN noclegu dla jednej osoby w pokoju 2- osobowym za całe spotkanie w danym terminie Koszt (brutto) w PLN noclegu dla jednej osoby w pokoju 1- osobowym za całe spotkanie w danym terminie Dla 1 osoby: Łącznie dla 8 osób: Nazwa obiektu hotelowo szkoleniowego Standard obiektu Adres obiektu

7 4. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 72 godzin przed realizacją usługi. b) Weryfikację przez Zamawiającego spełnienia kryteriów przedstawianych w ofercie przez Oferenta. c) Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usługi oraz poinformowaniu o tym fakcie Oferenta na 72 godzin przed rozpoczęciem danego spotkania. d) Możliwości skorzystania z usług większej ilości osób niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej jedną dobę przed rozpoczęciem szkolenia. e) Brak przedpłaty. f) Sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie, z którą będzie realizowana usługa. 5. Wykonawca gwarantuje wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią Zapytania Ofertowego. Data i Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy..