Umowa. Zamawiający i Wykonawca w dalszej części umowy łącznie mogą być zwani Stronami.

Transkrypt

1 Załącznik nr 7 do SIWZ Umowa zawarta w dniu. pomiędzy: Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej w Białymstoku, z siedzibą przy ul. Kombatantów 7, Białystok, NIP , reprezentowanym przez Elżbietę Rajewską-Nikonowicz Dyrektora, zwanym dalej Zamawiającym, a.., reprezentowanym przez:. zwanych dalej Wykonawcą. Zamawiający i Wykonawca w dalszej części umowy łącznie mogą być zwani Stronami. Mając na względzie art. 94 w zw. z art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), po rozpatrzeniu ofert złożonych w postępowaniu, zostaje zawarta umowa następującej treści: Wykonawca oświadcza, że jest właścicielem/posiada prawo korzystania potwierdzone oświadczeniem właściciela Hotelu zwanego dalej Hotelem, mieszczącego się w..., który posiada niezbędne zaplecze infrastrukturalne, wyposażenie i możliwości organizacyjne do świadczenia usług restauracyjnych wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze planowanych przez Zamawiającego konferencji i warsztatów organizowanych w ramach zadania,,wsparcie Regionalnych Ośrodków Polityki Społecznej w zakresie utworzenia Obserwatorium Integracji Społecznej współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Projekt pn.,,koordynacja na rzecz aktywnej integracji, Priorytet I,,Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2,,Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej. 2. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędne uprawnienia do wykonania przedmiotu umowy w zakresie wskazanym w 2. niniejszej umowy, a także, że uprawnienia takie posiadają osoby działające w imieniu Wykonawcy, którymi będzie się posługiwał. Wykonawca zobowiązany jest do nadzorowania osób, przy pomocy których wykonywać będzie przedmiot umowy i odpowiada za ich działania Przedmiotem umowy jest świadczenie usług restauracyjnych wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze szkoleń warsztatowych i konferencji w okresie wrzesień-grudzień 2012 r. Przedmiot zamówienia podzielony jest na 2 kategorie:

2 sala do dyspozycji w godz sala do dyspozycji w godz KONFERENCJE JEDNODNIOWE (bez noclegu) Liczba uczestników (80-100) 2 przerwy kawowe oraz obiad ustawienie krzeseł: kinowe 2 SZKOLENIA WARSZTATOWE (bez noclegu) Liczba uczestników (20-40) 2 przerwy kawowe oraz obiad ustawieni krzeseł: w formie podkowy wyposażenie sali: ekran, flipchart, sztaluga z papierem, rzutnik, stół pod rzutnik wyposażenie sali: ekran, flipchart sztaluga z papierem, rzutnik, stół pod rzutnik, stoły dla uczestników 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania zleconej usługi przy zachowaniu zawodowej staranności, a w szczególności zobowiązany jest zapewnić uczestnikom i trenerom szkoleń/konferencji możliwości korzystania z usługi hotelowej - restauracyjnej, określonej w 3 niniejszej umowy, zgodnie z jej przeznaczeniem oraz zobowiązany jest do przestrzegania warunków określonych w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącego załącznik nr 1 do umowy. 3. W zakres usługi hotelarsko restauracyjnej wchodzi: 1) zapewnienie wyżywienia uczestnikom i trenerom szkoleń/konferencji zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. Wszystkie posiłki podawane będą w godzinach zawartych w harmonogramie, który będzie dostarczony Wykonawcy najpóźniej 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia/konferencji oraz według menu załącznik nr 2 do umowy. 2) zapewnienie 1 sali szkoleniowej oraz 1 sali konferencyjnej zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia - załącznik nr 1 do umowy. 3) zapewnienie dostępu do faksu i do telefonu stacjonarnego na potrzeby trenerów, 4) bezpłatne zapewnienie parkingu uczestnikom i trenerom szkoleń/konferencji Zamawiający zobowiązuje się, na 5 dni roboczych przed każdym kolejnym zamówionym szkoleniem/konferencji potwierdzić jego termin telefonicznie lub pisemnie (fax; ). 2. Zamawiający zobowiązany jest każdorazowo powiadomić Hotel o spodziewanej liczbie osób, które potwierdziły swoją obecność na szkoleniu/konferencji przynajmniej 24 godziny przed usługą hotelowo - restauracyjną, o której mowa w 3 niniejszej umowy. 3. Strony ustalają, iż powyższe zamówienie przesłane będzie przez Zamawiającego do Hotelu faksem na nr. lub em na adres. 4. Odpowiedzialny za te działania i stały kontakt z Hotelem ze strony Zamawiającego jest upoważniony do tego pracownik Zamawiający zastrzega sobie, że pokrywa wyłącznie koszt efektywnie wykorzystanego wyżywienia i sali przez uczestników i trenerów szkoleń/konferencji. 6. Ustala się następujące ceny brutto dla poszczególnych usług:

3 A. Konferencja 1 dniowa cena brutto za jedną osobę grupa ok osób pierwszy poczęstunek kawowy drugi poczęstunek kawowy uzupełniany przez cały dzień jeden dwudaniowy obiad wynajem sali konferencyjnej za jeden dzień B. Szkolenie 1 dniowe cena brutto za jedną osobę grupa ok osób pierwszy poczęstunek kawowy drugi poczęstunek kawowy uzupełniany przez cały dzień jeden dwudaniowy obiad wynajem sali szkoleniowej za jeden dzień 7. Łączny koszt usług szkoleniowych/konferencyjnych wynikać będzie ze zbiorowej kalkulacji powyższych usług według zamówienia. Wykonawca może obciążyć Zamawiającego wyłącznie kwotą za rzeczywiście wykonane usługi. 8. Termin realizacji przedmiotu zamówienia wskazanego w 2 ust. 1 przewiduje się od daty podpisania umowy do 20 grudnia 2012 roku. Szczegółowy termin realizacji poszczególnych części zamówienia zostanie ustalony w dogodnym terminie dla Wykonawcy zamówienia, Zamawiającego oraz innych osób np. prelegentów konferencji/szkoleń Rozliczenie umowy, wynikające z usług świadczonych, zrealizowanych przez Wykonawcę, nastąpi w terminie 14 dni od daty doręczenia faktury VAT opiewającej na kwotę wynikającą ze zbiorowej kalkulacji, o której mowa w 3 ust. 7 do siedziby Zamawiającego. 2. Strony zgodnie ustalają, że płatność z tytułu wykonania niniejszej umowy będzie dokonana nie wcześniej niż i pod warunkiem przekazania przez Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich środków finansowych służących finansowaniu niniejszej umowy na wyodrębniony rachunek bankowy Zamawiającego.

4 3. W przypadku braku środków, o jakich mowa w powyższym ustępie, na rachunku Zamawiającego płatność z tytułu niniejszej umowy nie będzie uznana za opóźnioną. 4. Za usługi dodatkowe na rzecz uczestników spotkań (min.: parking, mini bary, zamówienia restauracyjne, itp.), nieujęte w przedmiocie zamówienia, Zamawiający nie ponosi odpłatności i nie są one objęte niniejszą umową. 5. Wynagrodzenie objęte niniejszą umową jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wykonawca wyraża zgodę na oznaczenie sal, o których mowa w 2 ust. 3 pkt. 2 umowy w logo projektu Unii Europejskiej oraz Funduszu z którego finansowany jest projekt. 2. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w mieniu Wykonawcy spowodowaną działaniem lub zaniechaniem uczestników szkolenia/konferencji. 3. Dochodzenie roszczeń powstałych w wyniku wyrządzenia wszelkich szkód przez uczestników szkoleń/konferencji będzie kierowane bezpośrednio do nich z wyłączeniem Zamawiającego. 4. Zamawiający na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926z późn. zm.) przekaże Wykonawcy dane osobowe (tj. imię i nazwisko) uczestników szkolenia a Wykonawca zobowiązuje się dysponować nimi zgodnie z przepisami powołanej wyżej ustawy. 5. Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia kontroli wykonania umowy przez Wykonawcę. 6. Wykonawca umożliwi dokonanie kontroli realizacji niniejszej umowy i udostępni wszelką związaną z tym dokumentację w okresie wynikającym z odrębnych przepisów na żądanie uprawnionej instytucji. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania niniejszej umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym w sytuacji działania na szkodę Zamawiającego, braku realizacji zadań określonych w niniejszej umowie bądź w przypadku zastrzeżeń związanych z realizacją przez Wykonawcę na zlecenie Zamawiającego innej umowy zawartej wcześniej, związanej z podobnym zakresem świadczeń, bez podania uzasadnionej przyczyny, lub prawomocnego skazania za przestępstwo. 8. Strony dopuszczają możliwość innego rozwiązania niniejszej umowy na mocy zgodnego oświadczenia woli Stron. 9. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie Strony. Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej. 10. W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. 11. Spory powstałe w wyniku realizacji umowy Strony zgodnie poddają pod rozstrzygnięcie Sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. 12. SIWZ wraz z załącznikami stanowią integralną część niniejszej umowy. 13. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron..... PODPIS I PIECZĘĆ ZAMAWIAJĄCEGO.... PODPIS I PIECZĘĆ WYKONAWCY

5 Załącznik nr 1 do umowy kawowe, 1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług restauracyjnych wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze planowanych przez Zamawiającego w okresie od września do 20 grudnia 2012 konferencji i warsztatów organizowanych w ramach realizowanego przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku zadania,,wsparcie Regionalnych Ośrodków Polityki Społecznej w zakresie utworzenia Obserwatorium Integracji Społecznej współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Projekt pn.,,koordynacja na rzecz aktywnej integracji, Priorytet I,,Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2,,Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej, 2. LOKALIZACJA Usługi będą realizowane w obiekcie znajdującym się w odległości do 5 km od centrum Białegostoku. Za centrum Białegostoku uznaje się Rynek Kościuszki. 3. TERMIN I PLANOWANE KATEGORIE REALIZACJI ZAMÓWIENIA Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji zaplanowanych przez Zamawiającego 2 konferencji i 2 szkoleń warsztatowych od dnia podpisania umowy do 20 grudnia 2012r. Ostateczne terminy planowanych konferencji i szkoleń warsztatowych zostaną wskazane przez Zamawiającego co najmniej na 3 tygodnie przed planowaną konferencją czy spotkaniem warsztatowym. Ostateczna liczba uczestników konferencji/spotkania warsztatowego zostanie podana na 3 dni przed planowanym spotkaniem. 1. KONFERENCJE jednodniowa w godz osób 2 przerwy obiad jednodniowa w godz osób 2 przerwy kawowe, obiad 2. 2 SZKOLENIA WARSZTATOWE jednodniowe w godz osób 2 przerwy kawowe, obiad jednodniowe w godz osób 2 przerwy kawowe, obiad 4. WYMAGANIA DOTYCZĄCE POSZCZEGÓLNYCH KATEGORII ZAMÓWIENIA Kategoria I KONFERENCJE Konferencje składają się z następujących usług: a) pierwszy poczęstunek kawowy, b) drugi poczęstunek kawowy uzupełniany przez cały dzień, c) dwudaniowy obiad podawany w formie bufetu szwedzkiego d) sala szkoleniowa na ok. 100 osób, w tym kinowe ustawienie krzeseł Kategoria II SZKOLENIA WARSZTATOWE

6 Szkolenia warsztatowe składają się z następujących usług: a) pierwszy poczęstunek kawowy, b) drugi poczęstunek kawowy uzupełniany przez cały dzień, c) dwudaniowy obiad podawany w formie bufetu szwedzkiego d) sala na ok. 40 osób, w tym ustawienie krzeseł w formie podkowy 5. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYŻYWIENIA Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wyżywienie dla każdego uczestnika konferencji, szkolenia warsztatowego. Wybrany do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru propozycje zestawów obiadowych. Zamawiający każdorazowo przy składaniu zamówienia na poszczególne działanie, wskaże wybrany zestaw. Ogólnie na menu składa się: a) pierwszy poczęstunek kawowy - kawa, śmietanka do kawy, herbata, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, kanapki min. 3szt/os., owoce (min. 3 rodzaje) 150g/os., b) drugi poczęstunek kawowy uzupełniany przez cały dzień - kawa, śmietanka do kawy, herbata, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, kanapki min. 2szt/os., ciasto (typu sernik, wuzetka, kremówka itp.) 2szt=150g/os., owoce (min. 3 rodzaje) 150g/os., c) obiad dwudaniowy wraz z napojami w formie bufetu szwedzkiego podany na zastawie obiadowej ze sztućcami - zupa min. 300 ml/os., drugie danie (mięso/ryba) min g/os., dodatki (ziemniaki lub ryż lub kasza lub frytki) min. 200g/os., surówki min. 100 g/os., deser, kompot lub soki min. 200ml/os. i woda mineralna min. 200ml/os. Obiady oraz przerwy kawowe zostaną podane w formie stołu szwedzkiego wraz z profesjonalną obsługą kelnerską. Poczęstunek kawowy powinien być ustawiony w Sali lub przy sali szkoleniowej/warsztatowej/seminaryjnej. Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił jednorodną zastawę stołową stosownie do ilości uczestników szkolenia/warsztatu/seminarium, obrusy na nakrycie stołów, serwetki jednorazowe w serwetnikach. Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń plastikowych. Godziny posiłków zostaną uzgodnione z Zamawiającym. 6. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SALI, W KTÓREJ ODBĘDĄ SIĘ PRZERWY KAWOWE ORAZ OBIAD 1.Stół na bufet kawowy w sali (lub przy sali) szkoleniowej, 2.Sala, w której zostanie podany obiad powinna być wyposażona w stoły i krzesła umożliwiające konsumpcję posiłku przez uczestników konferencji i szkoleń warsztatowych (sala winna znajdować się w pobliżu sali szkoleniowej). 7. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SAL SZKOLENIOWYCH I SEMINARYJNYCH Wykonawca musi dysponować salą konferencyjną oraz salą szkoleniową. Sala konferencyjna powinna pomieścić min. 100 osób (ustawienie krzeseł: kinowe), sala szkoleniowa powinna pomieścić min. 40 osób (ustawienie krzeseł: podkowa+stoły). Sale mają stanowić odrębne pomieszczenia, z odrębnymi wejściami. Sale muszą być klimatyzowane i wyposażone w następujący sprzęt: 1. sprzęt do prezentacji (ekran, flipchart, rzutnik, stół pod rzutnik i pod laptop, zasilanie z przewodami), 2. nagłośnienie, mikrofony bezprzewodowe, możliwość odtworzenia dźwięku z laptopa,

7 3. stoły i tapicerowane krzesła (w ilości adekwatnej do liczby uczestników danej konferencji/szkolenia warsztatowego), 4. stół recepcyjny przy wejściu do sal, 5. mównica lub stół prezydialny dla prowadzących Zamawiający, co najmniej 3 dni robocze przed danym działaniem wskaże godziny w jakich sale szkoleniowe/warsztatowe/seminaryjne powinny być dostępne dla Zamawiającego. Działania realizowane będą w dniach tygodnia - od poniedziałku do piątku. Stoły i krzesła powinny być ustawione w podkowę-w przypadku szkoleń warsztatowych; w przypadku konferencji preferowanym ustawieniem krzeseł jest ustawienie kinowe. Zamawiający dopuszcza zmiany w ustawieniach wynikające ze specyfiki danego działania. Ewentualne zmiany będą zgłoszone Wykonawcy co najmniej 3 dni robocze przed danym działaniem. Sale muszą posiadać zaplecze sanitarne toalety powinny znajdować się w pobliżu sal szkoleniowych. Sale muszą spełniać następujące wymogi: - bezpieczeństwa, - oświetleniowe, - akustyczne, - temperatura w sali powinna oscylować w przedziale C. 8. DODATKOWE WYMAGANIA LOKALOWE Sale o których mowa w przedmiocie umowy, powinny znajdować się w jednym budynku. Obiekt musi być przystosowany do obsługi osób niepełnosprawnych. 9. INNE USŁUGI Wykonawca musi zapewnić: możliwość oznaczenia sal konferencyjnych/szkoleniowych oraz drzwi wejściowych obgiektu przez Zamawiającego zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie informatyzacji i promocji POKL; przechowywanie materiałów promocyjnych i szkoleniowych oraz sprzętu (np. laptop, rzutnik) w wyodrębnionym, zamkniętym pomieszczeniu; przechowywanie odzieży wierzchniej uczestników konferencji/szkoleń warsztatowych do czasu zakończenia spotkania.

8 Załącznik nr 2 do umowy Każdorazowo przy składaniu zamówienia na poszczególne działanie, Zamawiający wskaże wybrany zestaw z poniżej podanych propozycji : I. Zestawy obiadowe: Dania mięsne: Zestaw 1. (napoje); Zestaw 2. (napoje); Zestaw 3. (napoje); Dania jarskie: Zestaw 4.

9 (napoje); Zestaw 5. (napoje); II. Poczęstunek kawowy: pierwszy poczęstunek kawowy składający się zawsze z - kawy, śmietanki do kawy, herbaty, cytryny, cukru, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków, kanapek min. 3szt/os., owoców (min. 3 rodzaje) 150g/os.. drugi poczęstunek kawowy uzupełniany przez cały dzień składający się zawsze z- kawy, śmietanki do kawy, herbaty, cytryny, cukru, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków, kanapek min. 2szt/os., ciasta (typu sernik, wuzetka, kremówka itp.) 2szt=150g/os., owoców (min. 3 rodzaje) 150g/os..