Spotkania współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1 Spotkania współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Załącznik 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia: Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie poszukuje Wykonawcy na organizację spotkań w 2015 r.: Podkomitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Województwa Warmińsko-Mazurskiego (1 spotkanie), Regionalnej Sieci Tematycznej Województwa Warmińsko-Mazurskiego (2 spotkania), Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (3 spotkania). Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie miejsca spotkań w Olsztynie wraz z obsługą restauracyjną i konferencyjną. Spotkania odbywać się będą w salach mieszczących się w hotelach o standardzie 3 lub 4-gwiazdkowym. Wykonawca w ramach obsługi w/w spotkań jest zobowiązany zapewnić: Spotkanie Podkomitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Województwa Warmińsko-Mazurskiego: 1. Sala konferencyjna dla wskazanej liczby osób wraz z następującym wyposaŝeniem: krzesła dla, stół prezydialny dla wskazanej liczby osób, oświetlenie, nagłośnienie, mikrofony bezprzewodowe, rzutnik multimedialny, laptop, ekran, dostęp do internetu, klimatyzacja. Obiad serwowany: przystawka, zupa, II danie (danie główne), deser, gorące napoje (kawa, herbata) oraz zimne napoje (woda mineralna): kawa świeŝo parzona, herbata (co najmniej 2 rodzaje herbat w torebkach), Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 1 obiadu w trakcie 1 spotkania. Tabela 1 Spotkanie Podkomitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Województwa Warmińsko-Mazurskiego Zakres zamówienia

2 1. jednodnio we 30 1 II-III 1 sala konferencyjna dla 30 osób, ustawienie stołów w literę U, uczestnicy siedzą tylko po zewnętrznej stronie stołu Spotkanie Regionalnej Sieci Tematycznej Województwa Warmińsko-Mazurskiego: 1. Sala konferencyjna dla wskazanej liczby osób wraz z następującym wyposaŝeniem sali: krzesła dla, stół prezydialny dla wskazanej liczby osób, oświetlenie, nagłośnienie, mikrofony bezprzewodowe, rzutnik multimedialny, laptop, ekran, dostęp do Internetu, klimatyzacja. Obiad serwowany: zupa, II danie (danie główne), deser, gorące napoje (kawa, herbata) oraz zimne napoje (woda mineralna): kawa świeŝo parzona, herbata (co najmniej 2 rodzaje herbat w torebkach), Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 1 obiadu w trakcie jednego spotkania. Tabela 2 Spotkania Regionalnej Sieci Tematycznej Województwa Warmińsko-Mazurskiego Zakres zamówienia 1. jednodniowe 35 1 II dla 35 osób, ustawienie stołów 2. jednodniowe 35 1 II-IV dla 35 osób, ustawienie stołów Spotkanie Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją PO KL: 1. Sala konferencyjna dla wskazanej liczby osób wraz z następującym wyposaŝeniem sali: krzesła dla, stół prezydialny dla wskazanej liczby osób, oświetlenie, nagłośnienie, mikrofony bezprzewodowe, rzutnik multimedialny, laptop, ekran, dostęp do Internetu, klimatyzacja. Obiad serwowany: zupa, II danie (danie główne), deser, gorące napoje (kawa, herbata) oraz zimne napoje (woda mineralna): kawa świeŝo parzona, herbata (co najmniej 2 rodzaje herbat w torebkach), Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 1 obiadu w trakcie jednego spotkania.

3 Tabela 3 Spotkania Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją PO KL zakres zamówienia 1. jednodniowe 25 1 I-II 2. jednodniowe 25 1 II-IV 3. jednodniowe 25 1 III-IV Liczba spotkań W przypadku wyboru Wykonawcy na wszystkie spotkania ogólna planowanych spotkań moŝe ulec zmniejszeniu o 3 spotkania. W przypadku Wyboru dwóch lub więcej Wykonawców na organizację w/w spotkań spotkań, które mogą się nie odbyć jest ustalona dla kaŝdego rodzaju spotkań indywidualnie: Regionalna Sieć Tematyczna Województwa Warmińsko-Mazurskiego zmniejszenie maksymalnie o 1 spotkanie, Regionalna Grupa Sterująca Ewaluacją PO KL zmniejszenie maksymalnie o 2 spotkania. Zamawiający nie ponosi Ŝadnych kosztów za spotkania, które się nie odbyły. Zmianie mogą ulec równieŝ planowane y poszczególnych spotkań. Sprawy organizacyjne Przed kaŝdym spotkaniem menu będzie ustalane z Zamawiającym na 3 dni kalendarzowe przed spotkaniem. Zamawiający na minimum 2 tygodnie przed planowanym em spotkania poinformuje drogą ową Wykonawcę o dokładnej dacie planowanego wydarzenia oraz na 1 dzień kalendarzowy przed datą rozpoczęcia spotkania o maksymalnej liczbie jego. Ostateczna danego spotkania moŝe być niŝsza niŝ maksymalna. Osoby współpracujące Wykonawca zapewni personel do obsługi technicznej spotkań, obsługi restauracyjnej oraz wyznaczy osobę do kontaktów roboczych między Wykonawcą i Zamawiającym. Przy realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza moŝliwość porozumiewania się z Wykonawcą drogą ową oraz za pomocą telefonów i faksu.

4 Podstawowe zasady współpracy W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieŝąco współpracował z Zamawiającym. Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego. Termin wykonania zlecenia Wykonawca jest zobowiązany wykonać zamówienie w ie do dnia 20 grudnia 2015 r. od dnia podpisania umowy. Opis sposobu przygotowania oferty Oferent powinien przygotować ofertę na zał. formularzu ofertowym. Potencjalni Wykonawcy nie mają obowiązku składania ofert na realizację wszystkich spotkań określonych w SOPZ. Zamawiający dopuszcza złoŝenie oferty przez Wykonawcę na realizację wszystkich spotkań lub realizację wybranej grupy spotkań (Podkomitetu Monitorującego PO KL Woj. W-M, Regionalnej Sieci Tematycznej Woj. W-M, Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją PO KL). Wybór Wykonawcy w oparciu o określone kryterium będzie dokonywany odrębnie dla kaŝdej z w/w grup. Wybór wykonawcy zostanie dokonany na podstawie następującego kryterium: 1. Cena (C) waga 100 % (100 pkt.) NajniŜsza cena brutto spośród badanych ofert C = x 100 pkt Cena brutto badanej oferty Termin składania ofert: Oferty naleŝy przesyłać elektronicznie na adresy: dfs@warmia.mazury.pl m.klimowski@warmia.mazury.pl lub składać (osobiście, pocztą lub kurierem) w wersji papierowej w ie do 5 marca 2015 r. do godz (decyduje data wpłynięcia do Zamawiającego) na adres:

5 (p. 361) Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dopiskiem: Oferta dot. realizacji usługi restauracyjnej 1. Oferty złoŝone po ie nie będą rozpatrywane. 2. Oferent moŝe przed upływem u składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 3. Ocena zostanie dokonana w ie 10 dni kalendarzowych, a wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony na stronie internetowej pod adresem: W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych dokumentów (ew. przedstawienia przez Oferenta dodatkowych wyjaśnień). 5. Zamawiający zastrzega sobie moŝliwość negocjacji zaproponowanych warunków realizacji oraz ceny za wykonanie usługi z wybranym Wykonawcą. 6. Informujemy, iŝ Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów. 7. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak równieŝ nie jest ogłoszeniem w rozumieniu Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Dodatkowe informacje: Osoba do kontaktów merytorycznych: Pan Marcin Klimowski, tel. (89) , m.klimowski@warmia.mazury.pl. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronach: Zamówienie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach.