Zapytanie ofertowe. na organizację usługi obejmującej. nocleg i wyżywienie, wynajem sali konferencyjnej podczas spotkania wyjazdowego. dn

Transkrypt

1 Wałbrzych Zapytanie ofertowe na organizację usługi obejmującej nocleg i wyżywienie, wynajem sali konferencyjnej podczas spotkania wyjazdowego dn W związku z realizacją projektu Fundusz Pożyczkowo-Poręczeniowy jako narzędzie zapewnienia trwałości instytucji ekonomii społecznej przez Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych w partnerstwie z Dolnośląską Federacją Organizacji Pozarządowych, Forum Aktywności Lokalnej, Stowarzyszeniem Szansa oraz Fundacją Rozwoju Ekonomii Społecznej zwracamy się do Państwa z Zapytaniem e ofertowym dotyczącym świadczenia usług obejmujących noclegi, wyżywienie oraz wynajem sali konferencyjnej dla grupy 15 osób. Zamówienie usługi będzie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VII Promocja integracji społecznej Działanie 7.4) I. Zamawiający: Forum Aktywności Lokalnej w Wałbrzychu ul. Ludowa 1C Wałbrzych, NIP

2 II. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Usługa noclegowa: a. Nocleg zorganizowane w pokojach 2 osobowych z łazienką, wraz z miejscem parkingowym. b. Ilość osób 15 c. Ilość noclegów 1 dla każdej osoby, łączna ilość noclegów15 2. Usługa wyżywienia: a. Ilość osób 15 b. 2 obiady (minimum 2 dania do wyboru łącznie z daniami wegetariańskimi) w dn , c. 2 kolacje (do wyboru z menu łącznie z daniami wegetariańskimi) dn , d. 1 śniadanie , ( stół szwedzki ), e. poczęstunek kawowy na bieżąco uzupełniany podczas trwania spotkania składający się z napojów ciepłych ( kawa, mleko, herbata, cytryna), zimnych ( woda mineralna lub soki) oraz ciastek f. Szczegółowy harmonogram posiłków dostosowany pod potrzeby zamawiającego. 3. Usługa wynajmu sali konferencyjnej: a. Ilość osób 15 b. Dostępność sprzętu: rzutnik multimedialny, ekran, tablica flipchart wraz z papierem c. Dostępność Internetu d. Możliwość przywieszania do ścian za pomocą taśm malarskich papieru typu flipchart.

3 e. Możliwość dowolnego ustawienia stołów w Sali konferencyjnej f. Umożliwienie skorzystania z bezpłatnego ksera w hotelu w razie konieczności. III. Termin płatności do 21 dni od daty przeprowadzenia spotkania zgodnie z harmonogramem IV. Harmonogram realizacji usługi : r. V. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: 1. Rezygnację z zamówionych usług przez Zamawiającego w terminie do 7 dni przed realizacją usługi. 2. Weryfikację przez Zamawiającego spełnienia kryteriów przedstawianych w ofercie przez Oferenta. 3. Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usług informowaniu o tym fakcie Oferenta przed rozpoczęciem spotkania. 4. Zwiększenia możliwości skorzystania z usług do 4 osób więcej niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie co najmniej jedną dobę przed rozpoczęciem spotkania. 5. Brak możliwości przedpłaty. 6. Sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie z którą będzie realizowana usługa. VI. Kryteria oceny ofert: 1. Spełnienie kryteriów przedstawionych w punktach I V. 2. Cena usługi (proszę wpisać ceny brutto) w podziale na: a) koszt noclegu (w przeliczeniu na jedną osobę),

4 b) koszt wyżywienia (w przeliczeniu na jedną osobę) w tym: i. cena obiadu ii. cena kolacji iii. cena przerwy kawowej c) dodatkowe usługi gratisowe świadczone przez hotel w ramach zamówienia lub oferowane przez hotel dostępne za opłatą dla uczestników spotkania. d) Koszt wynajmu Sali konferencyjnej ( koszt za godzinę oraz za cały dzień) 3.Standard hotelu (jakość świadczonych usług). 4.Parking dla gości. W przypadku pobierania u Państwa opłaty klimatycznej, proszę o zawarcie kosztu w cenie noclegu. VII. Data, miejsce i forma nadsyłania ofert: Oferty należy składać do 21 października 2011 r faksem lub pocztą elektroniczną pod następujący adres: Forum Aktywności Lokalnej ul. Ludowa 1C Wałbrzych ewelina@forum.hb.pl tel./fax

5 Ofertę przedstawić należy na formularzu przygotowanym przez Zamawiającego, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. W formularzu należy zaznaczyć czy w w.w. terminie usługa możliwa jest do realizacji przez Oferenta. Wszystkich dodatkowych informacji na temat Zapytania ofertowego udziela Ewelina Groń tel Potwierdzenie rezerwacji w wybranym hotelu będzie dokonane w terminie 3 dni od zakończenia procedury wyboru oferty.

6 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Miejscowość, data. Oferta na organizację usługi obejmującej nocleg, wyżywienie oraz wynajem Sali konferencyjnej podczas spotkania wyjazdowego I. Dane Oferenta oraz dane do kontaktu II. Oferujemy realizację usługi spełniającą wymagania zamawiającego, zgodnie z poniższym opisem: 1. Nocleg dla grupy 15 osób zorganizowane w pokojach 2 osobowych z łazienką z dostępem do miejsca parkingowego. 2. Wyżywienie dla grupy 15 osób serwowane w czasie trwania szkoleń i obejmujące: a) 2 obiady dla 15 osób zgodnie z opisem zawartym w zapytaniu w dn , b) 2 kolacje dla 15 osób zgodnie z opisem zawartym w zapytaniu dn

7 c) 1 śniadanie dla 15 osób ( stół szwedzki ) dn d) poczęstunek kawowy dla 15 osób zgodny z opisem zawartym w zapytaniu na bieżąco uzupełniany podczas trwania spotkania Wynajem Sali konferencyjnej w dniach zgodnie z opisem zawartym w zapytaniu w tym umożliwienie skorzystania z bezpłatnego ksera w hotelu w razie konieczności. II. Lokalizacja miejsce realizacji usługi:.. IV. Wyrażamy zgodę na termin płatności za realizację usługi do 21 dni po zakończeniu realizacji usługi Z przedstawionego poniżej harmonogramu dysponujemy wolnymi terminami w następujących dniach: Data szkolenia Wolny termin (proszę zaznaczyć X) r r.

8 V. Oferent wyraża zgodę na: 1. Przyjęcie Rezygnacji z zamówionych usług przez Zamawiającego w terminie do 7 dni przed realizacją usługi. 2. Weryfikację przez Zamawiającego spełnienia kryteriów przedstawianych w ofercie przez Oferenta. 3. Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usług i poinformowaniu o tym fakcie Oferenta przed rozpoczęciem danego spotkania. 4. Zwiększenia możliwości skorzystania z usług do 4 osób więcej niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie co najmniej jedną dobę przed rozpoczęciem spotkania. 5. Brak możliwości przedpłaty. 6. Sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie z którą będzie realizowana usługa. VI. Koszt realizacji usługi (ceny netto i brutto) koszt noclegu na grupę oraz osobę.. koszty wyżywienia w przeliczeniu na grupę oraz osobę koszty sali konferencyjnej w przeliczeniu na godzinę i dzień...

9 dodatkowe usługi wliczone w cenę usługi świadczone przez hotel lub oferowane przez hotel dodatkowe usługi dostępne za opłatą uczestników spotkania propozycje menu obiadu oraz kolacji wraz z daniami wegetariańskimi ( w załączeniu ) Miejscowość, data Podpis