WOJEWODA MAŁOPOLSKI. WO-IV Kraków, 20 GRU Szanowna Pani Czesława Rzadkosz Wójt Gminy Łukowica Łukowica Łukowica

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV Kraków, 20 GRU Szanowna Pani Czesława Rzadkosz Wójt Gminy Łukowica Łukowica Łukowica WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w Urzędzie Gminy Łukowica, Łukowica 334, Łukowica, w dniu 28 września 2012 r. przeprowadzona została kontrola w następującym zakresie: 1) Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk - przez Monikę Bystrowicz, starszego inspektora wojewódzkiego, 2) Ewidencja ludności i dowody osobiste - przez Dariusza Okońskiego, starszego inspektora wojewódzkiego. Okres objęty kontrolą: 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2011 r. 3) Weryfikacja informacji o liczbie spraw dotyczących realizacji zadań zleconych (rejestracja stanu cywilnego, zmiana imion i nazwisk, ewidencja ludności i dowody osobiste) prowadzonych w okresie od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2010 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli kontrolowana działalność została oceniona pozytywnie z uchybieniem. Na tę ocenę wpłynęło jedno uchybienie polegające na stosowaniu nieprawidłowej pieczęci urzędowej przy wydawaniu decyzji administracyjnych przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łukowicy. Powyższej oceny dokonano na podstawie następujących ustaleń: 1. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łukowicy pełniła Pani Ewa Majda zatrudniona na tym stanowisku od dnia 5 września 2009 r. na podstawie umowy o pracę - w oparciu o przepis art. 6a ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264), zwanej dalej p.a.s.c.. W 2011 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łukowicy sporządzono ogółem: 12 aktów urodzenia, Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 55 aktów małżeństwa, 46 aktów zgonu. Akty stanu cywilnego sporządzone zostały w systemie komputerowym - akty urodzenia na luźnych kartach przeznaczonych do oprawy, natomiast akty małżeństwa i aktu zgonu w księgach stanu cywilnego obejmujących lata Stwierdzono prawidłowe adnotacje o zamknięciu ksiąg za dany rok kalendarzowy i o otwarciu ich na rok następny. Wszystkie akty sporządzono bardzo starannie i czytelnie. Stosowano właściwą numerację aktów stanu cywilnego oraz prawidłową pisownię nazwisk i dat zgodnie z zasadami określonymi w przepisach 2 ust. 2 i 3, 3 i 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem MSWiA. W szczególności, nazwiska i imiona osób oraz nazwy miejscowości wpisywano w pełnym brzmieniu bez skrótów, zaś daty zdarzeń stwierdzonych w aktach wpisywano słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności: dzień, miesiąc, rok. W aktach stanu cywilnego sporządzonych na podstawie decyzji o wpisaniu treści zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego zgodnie z przepisem art. 73 ust. 1 p.a.s.c. nazwy miejscowości położonych za granicą wpisywano w brzmieniu oryginalnym w alfabecie łacińskim, jak o tym stanowi przepis 14 ust. 2 rozporządzenia MSWiA. Zgodnie z dyspozycją przepisu 16 rozporządzenia MSWiA skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były odrębnie dla każdego rodzaju aktów (urodzenia, małżeństwa i zgonu) sporządzonych w danym roku kalendarzowym. Wszystkie akty urodzenia w okresie objętym kontrolą sporządzone zostały na podstawie decyzji o wpisaniu treści zagranicznego aktu do polskiej księgi urodzeń, zgodnie z przepisem art. 73 ust. 1 p.a.s.c. Poddano kontroli akty Nr 1/2011, 6/2011 i 12/2011 wraz z aktami zbiorowymi. Dokumentacja została skompletowana prawidłowo. Realizując zalecenie wydane w wyniku poprzedniej kontroli (pismo Wojewody Małopolskiego Nr KA.V z 15 października 2007 r.) do akt zbiorowych obok samych decyzji stanowiących podstawę sporządzenia aktów w księgach stanu cywilnego włączono w szczególności odpisy zagranicznych aktów stanu cywilnego podlegających transkrypcji wraz z ich urzędowymi tłumaczeniami na język polski. W aktach zbiorowych do aktów urodzenia Nr 1/2011 i 12/2011 znajdowały się także decyzje o uzupełnieniu ich treści, a w przypadku aktu urodzenia Nr 6/2011 decyzja o jego uzupełnieniu i sprostowaniu wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę ich wydania. W zakresie rejestracji małżeństw skontrolowano akty Nr 30-50/2011 i 55/2011 wraz z aktami zbiorowymi. Do akt zbiorowych aktów małżeństwa sporządzonych na podstawie decyzji o wpisaniu treści zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego zgodnie z przepisem art. 73 ust. 1 p.a.s.c. (akty Nr 40/2011 i 55/2011) włączone zostały zagraniczne odpisy aktów małżeństwa wraz z tłumaczeniami na język polski dokonanymi przez tłumacza przysięgłego, decyzje stanowiące podstawę sporządzenia aktów w księgach stanu cywilnego, a także decyzje o uzupełnieniu treści sporządzonych aktów wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę ich wydania. Do akt zbiorowych pozostałych skontrolowanych aktów małżeństwa włączono zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz odpisy aktów stanu cywilnego nupturientów. W przypadku aktów dotyczących małżeństw zawartych 2

3 w formie określonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 1964 r. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.), zwanej dalej k.r.o., (akty Nr 30-37/2011, 39/2011, 41-50/2011) stwierdzono prowadzenie (od 2005 r.) stosownego rejestru składanych w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łukowicy zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Wydawane na podstawie złożonych zapewnień zaświadczenia, o których mowa w art. 4 1 k.r.o., zawierały dane określone w tym przepisie, tj. informację o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed Kierownikiem oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci. Wydane zaświadczenia gromadzono w opatrzonej spisem spraw teczce aktowej o symbolu USC Kontrola wykazała zachowanie zarówno terminu ważności zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego, jak i 5 dniowego terminu przekazywania przez duchownych do Urzędu Stanu Cywilnego w Łukowicy zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Data wpływu zaświadczenia do Urzędu każdorazowo odnotowywana była na wpływającym dokumencie. Kontrola wybranych aktów zgonu Nr 15-33/2011 wraz z aktami zbiorowymi wykazała, że we wszystkich przypadkach zgłoszenia zgonów dokonywane były w ustawowym terminie i przez osoby do tego uprawnione zgodnie z treścią art. 65 p.a.s.c. W aktach zbiorowych poszczególnych aktów zgonu każdorazowo znajdowała się karta zgonu (w przypadku aktu Nr 31/2011 także oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia, iż dowód osobisty zmarłego nie został odnaleziony). Mimo iż żadna ze znajdujących się w skontrolowanych aktach zbiorowych kart zgonu nie zawierała danych na temat dokładnej godziny zgonu osoby, której akt dotyczył w większości przypadków w rubryce godzina zgonu w akcie odnotowana została informacja o godzinie zdarzenia. Wyjątek dotyczył jedynie aktu Nr 29/2011, w którym - zgodnie z kartą zgonu - wpisano datę i godzinę znalezienia zwłok, a także aktu Nr 31/2011, w którym rubryka godzina zgonu została wykreślona. Odnosząc się do powyższych ustaleń należy wskazać, że zarówno data jak i godzina zgonu są danymi mającymi doniosłe znaczenie chociażby dla kwestii spadkowych. Dane te jeżeli są umieszczane w akcie zgonu - powinny mieć odzwierciedlenie w dokumentach stanowiących podstawę sporządzenia aktu, które to dokumenty - zgodnie z art. 17 ust. 2 p.a.s.c. - należy włączyć do akt zbiorowych. Jeżeli zaś stanowiąca podstawę sporządzenia aktu karta zgonu nie zawiera stosownych danych, to wówczas - w myśl przepisu art. 67 ust. 2 p.a.s.c. - każdorazowo powinno się wpisać w rubryce aktu zgonu stosowną adnotację o ich braku. W szczególności nie jest możliwe umieszczanie w akcie informacji o dacie i godzinie zgonu na podstawie ustnego oświadczenia osoby zgłaszającej zdarzenie. Kwestia ta została omówiona w trakcie kontroli i nie wymaga wydania zalecenia pokontrolnego. Wyrywkowa kontrola dokumentacji zgromadzonej w teczkach aktowych USC Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, USC Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego oraz Odpisy wielojęzyczne aktów stanu cywilnego wykazała, że w kontrolowanym okresie większość podań o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego składana była bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łukowicy, na specjalnie przygotowanych w tym celu formularzach. Jakkolwiek w formularzach podawane były dane osób wnioskujących (imię nazwisko, miejsce zamieszkania) oraz zawierały one opatrzone datą, pisemne potwierdzenia odbioru dokumentów przez strony, to jednoczenie nie przewidziano w nich rubryk do odnotowania informacji o dokumencie tożsamości wnioskodawców oraz do określenia uprawnienia do uzyskania dokumentu na podstawie przepisu art. 83 ust. 1 i 2. p.a.s.c. Zgodnie z uzyskanymi wyjaśnieniami, wszystkie osoby zgłaszające się osobiście po odpisy aktów stanu cywilnego, były proszone o okazanie dokumentu tożsamości w celu potwierdzenia ich uprawnienia do uzyskania odpisów. Konieczność każdorazowego odnotowywania w podaniach danych z dokumentów tożsamości 3

4 wnioskodawców została omówiona w trakcie kontroli, w związku z czym nie wymaga wydania zalecenia pokontrolnego. W przypadku podań o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego wpływających do Urzędu Stanu Cywilnego w Łukowicy za pośrednictwem poczty, zakres podanych w nich informacji wskazywał na istnienie uprawnienia wnioskodawców do uzyskania dokumentów - zgodnie z przywołanymi wyżej przepisami (np. sprawy Nr USC , USC ). W przypadku występowania o wydanie odpisu za pośrednictwem pełnomocnika osoby uprawnionej do podania załączane było stosowne pełnomocnictwo. Drogą pocztową odpisy doręczane były listami poleconymi ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Przekazywanie danych o zmianach w aktach stanu cywilnego do organów ewidencji ludności i organów wydających dowody osobiste dokumentowane było w teczkach aktowych USC Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego Przypiski wysalane/otrzymane oraz USC Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego EL/BDO, w której rejestrowano zarówno zawiadomienia przekazywane do komórki ewidencji ludności i dowodów osobistych w Urzędzie Gminy Łukowica, jak i te kierowane na zewnątrz do organów innych jednostek samorządu terytorialnego. W zakresie przestrzegania w prowadzonych postępowaniach przepisów p.a.s.c. oraz przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.) zwanej dalej k.p.a. poddano kontroli dokumentację spraw Nr USC , USC , USC , USC , USC (wpisanie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego), USC , USC , USC , USC (uzupełnienie treści aktów stanu cywilnego), USC (sprostowanie i uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego), a także USC (skrócenie ustawowego terminu do zawarcia związku małżeńskiego). W skontrolowanych sprawach nie stwierdzono przypadków naruszenia w toku postępowań właściwych przepisów materialnych w szczególności art. 73 ust 1 p.a.s.c. (transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego) oraz art. 28 i art. 36 p.a.s.c. (odpowiednio sprostowanie i uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego). W zakresie przestrzegania w prowadzonych postępowaniach przepisów k.p.a. ustalono, że podania o dokonanie danej czynności urzędowej składane były w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łukowicy przez wszystkie strony postępowania (np. w przypadku aktów urodzenia małoletnich dzieci rodziców dziecka, a w odniesieniu do aktów małżeństwa obojga małżonków), co nie stwarzało konieczności zawiadamiania innych poza wnioskodawcami stron postępowania o jego wszczęciu. Wszystkie skontrolowane decyzje zostały wydane w terminach określonych w art. 35 k.p.a i zawierały prawidłowe pouczenie o przysługującym prawie odwołania się do Wojewody Małopolskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łukowicy. Nie stwierdzono przypadków powoływania nieaktualnych w chwili wydania decyzji publikatorów aktów prawnych stanowiących podstawę rozstrzygnięcia, ani przypadków powoływania nieprawidłowej lub niepełnej podstawy prawnej wydanych decyzji. (powoływano we właściwy sposób nie tylko materialną podstawę orzekania, ale również przepis art. 104 k.p.a. określający sposób załatwienia sprawy w drodze decyzji administracyjnej). Zrealizowanie zostało zatem wydane w wyniku poprzedniej kontroli zalecenie w powyższym zakresie. Doręczenie decyzji w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego w Łukowicy potwierdzane było na egzemplarzu decyzji pozostawianym w teczce aktowej. W przypadku doręczenia rozstrzygnięcia drogą pocztową w aktach znajdowały się zwrotne potwierdzenia odbioru. 4

5 Stwierdzono jednocześnie, że pieczęć urzędowa odciskana na wszystkich wydawanych decyzjach wskazywała nie Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego jako organ wydający decyzję, lecz Urząd Stanu Cywilnego Łukowicy - jako jednostkę organizacyjną Urzędu Gminy. Treść pieczęci urzędowej nie odpowiadała zatem przepisom art. 2a pkt 3 i art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 235, poz z późn. zm.), które stanowią, że pieczęci urzędowej używają m. in. gminy, związki międzygminne oraz ich organy, zaś w otoku pieczęci urzędowej powinien być podana nazwa podmiotu uprawnionego do używania takiej pieczęci. Jak z kolei wynika z przepisów p.a.s.c. organem gminy właściwym rzeczowo w sprawach z zakresu rejestracji stanu cywilnego jest kierownik urzędu stanu cywilnego. W 2011 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łukowicy zarejestrowano i rozpatrzono 1 sprawę z zakresu zmiany imion i nazwisk w trybie administracyjnym dotyczącą zmiany imienia kobiety na imię faktycznie używane (sprawa Nr USC ). W trakcie kontroli ustalono, że wniosek został złożony zgodnie z właściwością miejscową przez osobę, której obydwa akty stanu cywilnego (urodzenia i małżeństwa) figurują w stosownych księgach Urzędu Stanu Cywilnego w Łukowicy. Wniosek zawierał dane określone w przepisie art. 11 ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 220, poz. 1414), tj. w szczególności dane osoby wnioskującej, imię na jakie miała nastąpić zmiana i uzasadnienie. Na wezwanie Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łukowicy załączono doń również dokumenty potwierdzające faktyczne używanie imienia, na które miał nastąpić zmiana a także informację o Numerze PESEL i numerze dowodu osobistego wnioskodawczyni. Tym samym wydane w wyniku poprzedniej kontroli zalecenie dotyczące umieszczania w aktach spraw dotyczących zmiany imion i nazwisk danych o dokumentach potwierdzających tożsamość i obywatelstwo wnioskodawców (względnie włączania do akt kopii tych dokumentów) uznać można za zrealizowane. Decyzja została wydana z zachowaniem terminu określonego w art. 35 k.p.a. Jako materialną podstawę rozstrzygnięcia powołano art. 4, oraz art. 12 cytowanej wyżej ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Rozstrzygnięcie włączono do akt zbiorowych aktu urodzenia oraz aktu małżeństwa wnioskodawczyni. Stwierdzono jednocześnie, iż zawiadomienie o dokonanej zmianie przekazane zostało do komórki ewidencji ludności i dowodów osobistych w Urzędzie Gminy Łukowica - jak tego wymaga przepis art. 13 ust.1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Niezależnie od powyższego stwierdzono przekazanie zawiadomienia o dokonanej zmianie imienia także do Krajowego Rejestru Karnego, właściwego Urzędu Skarbowego, Komendy Policji oraz Wojskowej Komendy Uzupełnień, co o ile było postępowaniem właściwym na gruncie art. 11 poprzedniej ustawy z 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z późn. zm.) obowiązującej do 12 czerwca 2009 r. o tyle w obecnym stanie prawnym nie znajduje już uzasadnienia. Przekazywanie zawiadomień do wskazanych wyżej organów jest zatem czynnością zbędną. Sytuacja ta została omówiona w trakcie kontroli i nie wymaga wydania zalecenia pokontrolnego. W okresie objętym kontrolą poza teczkami zawierającymi akta zbiorowe do aktów urodzenia małżeństwa i zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łukowicy założono i prowadzono następujące teczki aktowe: USC.5350 Statystyka urodzeń, małżeństw i zgonów, USC.5352 Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego, USC.5353 Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg, USC.5354 Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca, 5

6 USC.5355 Zmiany imion i nazwisk, USC.5356 Nadawanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie, USC.5360 Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, USC.5361 Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, USC.5362 Odpisy zupełne skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego (z podziałem na podteczki dla odpisów skróconych, zupełnych i wielojęzycznych), USC Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego Przypiski wysłane/otrzymane, USC Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego EL/BDO, USC.5364 Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego. Teczki aktowe prowadzone były zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67), ogłoszonego 20 stycznia 2011 r. i obowiązującego - z mocą wsteczną od 1 stycznia 2011 r. Z uwagi na powyższą zmianę regulacji prawnej odstąpiono od sprawdzenia wykonania wydanego w wyniku poprzedniej kontroli zalecenia w zakresie przestrzegania przepisów nieobowiązującego już w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.). Urząd Stanu Cywilnego w Łukowicy usytuowany jest na piętrze budynku Urzędu Gminy. Składa się z jednego pokoju biurowego, w którym oprócz spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego załatwiane są także sprawy ewidencji ludności i dowodów osobistych. W tym samym pomieszczeniu w prawidłowy sposób przechowywane i zabezpieczone są księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe oraz druki i pieczęcie. Księgi stanu cywilnego zachowane są w stanie dobrym i oprawione. W szczególności stwierdzono, iż zgodnie z zaleceniem wydanym w wyniku poprzedniej kontroli poddane zostały oprawie wszystkie akty stanu cywilnego sporządzone w Urzędzie Stan Cywilnego w Łukowicy w 2006 r. 2. Ewidencja ludności i dowody osobiste Sprawy z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych w okresie objętym kontrolą prowadziła Pani Maria Babik - inspektor ds. obywatelskich. Wymienioną w czasie nieobecności zastępowała Pan Ewa Majda - Kierownik USC. Kontrola potwierdziła prawidłową realizację przez Urząd Gminy Łukowica (zwany w dalszej części niniejszego projektu wystąpienia pokontrolnego Urzędem) zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Ewidencja ludności oraz ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzone były w formie i na zasadach określonych w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych, z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych, (tj. ewidencja ludności w systemie teleinformatycznym, a ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w formie elektronicznej). Obieg dokumentów służących do aktualizacji prowadzonych dla Gminy Łukowica zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 6

7 odbywał się prawidłowo. Zdarzenia wynikające z ruchu ludności, a także ze zmiany danych osobowych wprowadzane były do zbiorów meldunkowych. Zastosowany przez Urząd program teleinformatyczny KORELACJA do prowadzenia ewidencji ludności spełniał wszystkie wymagania w zakresie gromadzenia danych określonych w przepisie art. 44a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W trakcie kontroli, kontrolujący otrzymał informację, że w dniu 31 grudnia 2011 roku na terenie Gminy Łukowica zameldowanych było 9718 stałych mieszkańców oraz 145 osób na pobyt czasowy. W okresie objętym kontrolą przyjęto w Urzędzie: 155 zgłoszeń pobytu stałego, 57 zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego oraz 107 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. Zgłoszenia pobytu czasowego trwającego do 3 miesięcy dokonały 2 osoby. Z urzędów stanu cywilnego wpłynęło: 149 odpisów skróconych aktu urodzenia, 106 odpisów skróconych aktu małżeństwa, 5 odpisów skróconych aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie oraz 99 odpisów skróconych aktu zgonu. W 156 przypadkach kontrolowany Urząd zwrócił się do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (a od listopada 2011 r. do Ministra Spraw Wewnętrznych) o nadanie numeru PESEL (lub jego wymianę) i wszystkie czynności w powyższym zakresie zostały prawidłowo dokonane. Powyższe zdarzenia stanowiły podstawę do aktualizacji zbioru meldunkowego prowadzonego w kontrolowanym Urzędzie, wojewódzkiego zbioru meldunkowego prowadzonego przez wojewodę oraz zbioru PESEL. Aktualizacji dokonywano również w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach dowodowych wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych /Dz. U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1743/ - rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 stycznia 2011 r. Osoby zgłaszające pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności, a przyjęte w Urzędzie formularze meldunkowe zawierały wszystkie dane wymagane przepisem art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Powyższych ustaleń dokonano sprawdzając wyrywkowo wytypowane do kontroli zgłoszenia meldunkowe, tj. zgłoszenie pobytu stałego, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego, zgłoszenie pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. W okresie objętym kontrolą Urząd zawiadamiał właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach adresowych osób podlegających wojskowemu obowiązkowi meldunkowemu w terminie trzech dni od dnia dopełnienia obowiązku meldunkowego, czyli zgodnie z przepisem 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480). Wysyłka zawiadomień odnotowywana była w spisie spraw założonym dla teczki aktowej SO Zawiadomienia dla WKU. Nie stwierdzono naruszenia przepisów 3 ust. 1 w związku z 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1742). Urząd po wprowadzeniu danych do gminnego zbioru meldunkowego przekazywał 7

8 wojewodzie dane w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o zmianie tych danych. Kontrolując wydawanie zaświadczeń w trybie przepisów art. 44g ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych stwierdzono, że Urząd na wniosek zainteresowanej osoby prawidłowo wydawał zaświadczenia w oparciu o posiadane zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Dla powyższych spraw została w Urzędzie założona teczka aktowa SO Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydawanych dowodów osobistych - zaświadczenia. W kontrolowanym okresie zostało w Urzędzie wydanych 219 zaświadczeń. Sprawdzając wytypowane do kontroli sprawy stwierdzono, że wydawanie zaświadczeń odbywało się w sposób prawidłowy. Poświadczenia zameldowania wydawane były w dniu złożenia podania. W sytuacji gdy wydanie poświadczenia wymagało uiszczenia opłaty skarbowej do wniosku dołączany był dowód zapłaty, natomiast gdy o wydanie zaświadczenia występowała osoba trzecia, do wniosku dołączane było stosowne pełnomocnictwo. Wnioski o udostępnienie danych, które wpłynęły do Urzędu w okresie objętym kontrolą, rejestrowane były w teczce aktowej SO.5345 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydawanych dowodów osobistych. W spisie spraw dla przedmiotowej teczki zarejestrowanych zostało 56 wniosków, które załatwiono bez zbędnej zwłoki. O udostępnienie danych, w oparciu o złożony wniosek, najczęściej występowali: komornicy sądowi, urzędy skarbowe, Policja. W sytuacji, gdy Urząd nie był właściwy do załatwienia sprawy, wniosek przekazywany był do organu właściwego. Zawiadomienie o przekazaniu, zgodnie z dyspozycją przepisu art ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego, zawierało uzasadnienie. Powyższego ustalenia dokonano kontrolując sprawę znak: SO Podczas kontroli sprawdzono prawidłowość przepływu danych pomiędzy zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzędzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, że wytypowane do kontroli: zgłoszenia pobytu stałego, zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego, zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminu załatwiania sprawy, uprawnień strony w postępowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). W okresie objętym kontrolą dla spraw z zakresu ewidencji ludności została w Urzędzie założona teczka aktowa znak: SO Sprawy meldunkowe. W spisie spraw dla powyższej teczki zarejestrowany został jeden wniosek. Sprawa ta została przez Wójta Gminy Łukowica załatwiona w drodze decyzji administracyjnej orzekającej o umorzeniu postępowania. Badając akta powyższej sprawy o numerze: SO stwierdzono uchybienie proceduralne polegające na naruszeniu przepisu art Kodeksu postępowania administracyjnego, poprzez niewyjaśnienie w uzasadnieniu prawnym podstawy prawnej decyzji oraz nieprzytoczenie przepisu prawa, to jest przepisu art k.p.a. będącego podstawą prawną wydanego rozstrzygnięcia. W trakcie kontroli udzielono pracownikowi prowadzącemu sprawy meldunkowe szczegółowego instruktażu i dlatego odstąpiono od wydania zaleceń w powyższym zakresie. 8

9 Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym związanej, prowadzenie i aktualizację ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Urząd dysponował 1 zestawem komputerowym do realizacji dowodów osobistych. Kartę dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 2 osoby. W kontrolowanym okresie w Urzędzie przyjęto 631 wniosków o wydanie dowodu osobistego. W dniu kontroli 49 wyprodukowanych dowodów osobistych pozostawało w Urzędzie do wydania mieszkańcom Gminy Łukowica. Organizacja pracy na stanowiskach dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców Gminy Łukowica, którzy ubiegali się o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego porównywane były z danymi znajdującymi się w zbiorze meldunkowym kontrolowanego Urzędu oraz z danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłożenie tego dokumentu przez osobę wnioskującą było niezbędne. Po takiej weryfikacji dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o wydanie dowodu osobistego, które zostały przyjęte w Urzędzie w okresie od 25 do 27 września 2012 r. o numerze formularza: E , E , E , E Powodem złożenia przedmiotowych wniosków był między innymi: utrata dowodu osobistego, zmiana danych oraz wydanie pierwszego dowodu osobistego. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie wyżej wymienione wnioski zostały przyjęte w sposób prawidłowy. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a także przy jego odbiorze. Przy wręczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w części B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty, po jego unieważnieniu w sposób określony w przepisie 33 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2009 r. Nr 47, poz. 384) zwracany był wnioskodawcy. Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzędu za pośrednictwem Komendy Powiatowej Policji w Limanowej. Dokumentacja stanowiąca podstawę do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Kontrolując wytypowane do kontroli koperty dowodowe o serii i numerze: AUA , AUA , AUB , AUB , AUB , pod względem ich kompletności, a także prawidłowości wydawania dowodów osobistych stwierdzono, że dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna, a dowody osobiste zostały wydane prawidłowo. Dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w prowadzonym dla Gminy Łukowica zbiorze meldunkowym powyższych nowo wydanych dowodów osobistych stwierdzając, że wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru w sposób prawidłowy. Koperty dowodowe, zgodnie z przepisem 28 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1743), oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, 9

10 numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego. Wezwanie o kopertę dowodową umieszczano w dotychczasowym miejscu przechowywania koperty - zgodnie z ust. 3 powołanego 28 cyt. rozporządzenia. Podczas kontroli, kontrolujący otrzymał informację, że w okresie objętym kontrolą Urząd na żądanie otrzymał z innych urzędów gmin w celu połączenia dokumentacji 53 koperty dowodowe, a wysłał w tym samym celu 45 kopert dowodowych. W okresie objętym kontrolą dla spraw z zakresu dowodów osobistych zostały w Urzędzie założone teczki aktowe znak: SO.5344 Obsługa dowodów osobistych, SO Utrata dowodu osobistego - zaświadczenia, SO Unieważnienia dowodów osobistych, SO Rejestr wysłanych kopert dowodowych, SO Rejestr przysłanych kopert dowodowych, SO Dokumentacja dotycząca pośrednictwa w wydawaniu dowodów osobistych, SOP Rejestr unieważnień dowodów osobistych. Kontrolując dokumentację zawartą w powyższych teczkach aktowych stwierdzono, że sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były w Urzędzie w sposób prawidłowy, z zachowaniem wymogów określonych w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.) - rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 stycznia 2011 roku. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zgłoszono 47 utrat dowodu osobistego. Osobom, które zawiadomiły o utracie dowodu osobistego, zgodnie z przepisem 25 ust. 2 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty, wydano zaświadczenia. Urząd prawidłowo aktualizował dokumentację dowodową w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Dowody osobiste przekazywane przez urzędy stanu cywilnego wraz z zawiadomieniem o zgonie, wydanym zgodnie z przepisem 32 ust. 3 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty, w sytuacji gdy osoba zawiadamiająca nie odebrała dowodu osobistego osoby zmarłej, były unieważniane w Systemu Obsługi Obywatela (dot. dokumentów nowego wzoru) lub kasowane w ewidencji kartotecznej (dot. książeczkowych dowodów osobistych). Skasowany dowód osobisty wraz z zawiadomieniem, zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r., przechowywany był w kopercie dowodowej. W przypadku, gdy kierownik urzędu stanu cywilnego zwracał skasowany dowód osobisty zgłaszającemu zgon, w kopercie dowodowej przechowywane było stosowne zawiadomienie zawierające dane określone w przepisie 32 ust. 7 cyt. wyżej rozporządzenia W oparciu o skontrolowane koperty dowodowe osób zmarłych, o serii i numerze: ACX , AEK , AGF , APX , ACW , stwierdzono, że wszystkie czynności dotyczące unieważniania dowodów osobistych osób zmarłych wykonane zostały prawidłowo zarówno w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, jak i w prowadzonym w Urzędzie zbiorze meldunkowym. Formularze do wydania dowodów osobistych jako druki ścisłego zarachowania, dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkańcom Gminy Łukowica oraz karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w szafie pancernej. W trakcie kontroli stwierdzono, iż wszystkie zalecenia wydane przez Wojewodę Małopolskiego w wystąpieniu z dnia 12 października 2007 r., znak KA.V

11 w wyniku kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie Łukowica zostały wykonane, a mianowicie: formularze meldunkowe zawierały wymagane wpisy, powiadamiano właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach adresowych osób podlegających obowiązkowi wojskowemu zgodnie z przepisami 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480), wykazy osób zmarłych dla urzędów skarbowych przekazywano zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z późn. zm.), po wprowadzeniu danych do gminnego zbioru meldunkowego dane te przekazywano wojewodzie małopolskiemu w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o zmianie tych danych. udostępnianie danych osobowych z gminnych zbiorów meldunkowych odbywało się na podstawie stosownego wniosku o udostępnienie danych, przy wydawaniu zaświadczeń osobom trzecim, występującym w imieniu wnioskodawcy przestrzegano by osoby te legitymowały się ich pełnomocnictwem, stanowisko pracy ds. ewidencji ludności i wydawania dowodów zorganizowano w taki sposób, że strony nie mają dostępu do dokumentacji znajdującej się na tym stanowisku. 3. Weryfikacja ilości prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania ilości spraw prowadzonych w 2010 r. dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej zadeklarowanych przez Urząd Gminy Łukowica z faktyczną ilością prowadzonych spraw. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowiącej załącznik do niniejszego wystąpienia pokontrolnego. W wyniku weryfikacji dokonano następujących ustaleń szczegółowych. Urząd Stanu Cywilnego: 1. Sporządzanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgony) ilość zadeklarowana: 113 ilość ustalona w trakcie kontroli: 113 Sprawdzono ilość aktów sporządzonych w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. (12 aktów urodzenia, 67 aktów małżeństwa, 34 akty zgonu). 2. Liczba wydanych decyzji administracyjnych i postanowień ilość spraw zadeklarowana: 40 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 40 Ustalono na podstawie dokumentacji spraw zgromadzonych w teczkach aktowych: USC.5150/10 Wpisywanie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego, USC.5135/10 Postępowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego, oraz USC.5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego (postanowienia o przekazaniu sprawy do załatwienia zgodnie z właściwością). 3. Liczba wydanych odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojęzycznych) ilość spraw zadeklarowana:

12 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 736 Ustalenia oparto na dokumentacji z teczek aktowych: USC.5140/10 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, USC.5141/10 - Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego oraz uzyskanych w trakcie kontroli ustnych wyjaśnień. 4. Liczba decyzji w sprawie zmiany imienia i nazwiska ilość spraw zadeklarowana: 1 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 1 Ustalono na podstawie dokumentacji z teczki aktowej USC.5139/10 Ustalenie brzmienia i pisowni imion i nazwisk. Ewidencja ludności i dowody osobiste: Weryfikację z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych oparto na zgromadzonej w teczkach aktowych dokumentacji, takiej jak: zgłoszenia meldunkowe, akty stanu cywilnego, wnioski o wydanie dowodu osobistego, wydane zaświadczenia oraz otrzymane zawiadomienia o utracie dowodu osobistego. W wyniku kontroli teczek aktowych znak: SO.5113 Zgłoszenia meldunkowe dotyczące zameldowania i wymeldowania, SO.5118 Udostępnianie danych osobowych, SO.5119 Informacje przekazywane w systemie PESEL dla WKU, innych organów i urzędów, SO Decyzje dotyczące wymeldowań, rozbieżności nie stwierdzono. W związku z powyższymi ocenami, uwagami i wnioskami zalecam Pani Wójt podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonego w wyniku kontroli uchybienia poprzez stosowanie - przy wydawaniu decyzji administracyjnych - pieczęci urzędowej, zgodnej z przepisem art. 2a pkt 3 i art. 16 c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 235, poz z późn. zm.), tj. wskazującej jako organ wydający decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łukowicy. Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę o przekazanie przez Pana Burmistrza, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykonania zalecenia, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych uchybień. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Lucyna Gajda Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców... (podpis i pieczęć kierownika jednostki kontrolującej) 12