P R O T O K Ó Ł. Kontrol przeprowadzono zgodnie z Upowanieniem nr 17/2005 z dnia r.

Transkrypt

1 P R O T O K Ó Ł MZO-0912/6/AJ/05 z kontroli finansowej przeprowadzonej w dniach od r. do r. oraz od r. do r. w Szkole Podstawowej nr 3 w Tychach Kontrol przeprowadzono zgodnie z Upowanieniem nr 17/2005 z dnia r. Kontrol przeprowadziła: mgr Anna Janota Rewident MZO Tychy Dane kontrolowanej jednostki: Nazwa: Szkoła Podstawowa nr 3 im. Jana Kochanowskiego Adres: Tychy, ul. Wojska Polskiego 10 Dyrektor: mgr Maria Andrzejewska do r. mgr Marek Knapczyk od r. Główna Ksigowa: Mariola Kaczorowska od r. Zakres kontroli: 1.Realizacja wydatków budetowych za rok 2004 r. oraz od r. do r. 2.rodki specjalne za rok 2004 oraz za rok 2005 oraz dochody własne od r. do r. 3.Zakładowy Fundusz wiadcze Socjalnych za rok 2004 oraz od r. do r. Szkoła Podstawowa nr 3 im. Jana Kochanowskiego, zgodnie z uchwalonym statutem z dnia r., jest szkoł publiczn, która: 1)zapewnia bezpłatne nauczanie w zakresie ramowych planów nauczania, 2)przeprowadza rekrutacj uczniów w oparciu o zasad powszechnej dostpnoci, 3)zatrudnia nauczycieli posiadajcych kwalifikacje okrelone w odrbnych przepisach, 4)realizuje: a) programy nauczania uwzgldniajce podstaw programow kształcenia ogólnego, b) ramowy plan nauczania, 5) realizuje ustalone przez Ministra Edukacji Narodowej i Sportu zasady oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów oraz przeprowadzania egzaminów i sprawdzianów. Organem prowadzcym szkoł jest gmina Tychy, a organem sprawujcym nadzór pedagogiczny nad placówk jest lski Kurator Owiaty w Katowicach. Czas trwania cyklu kształcenia w szkole podstawowej, zgodnie z przepisami w sprawie 1

2 ramowych planów nauczania wynosi 6 lat. Edukacja w szkole podstawowej przebiega w nastpujcych etapach dostosowanych do okresów rozwojowych dziecka: 1)etap I kl. I III kształcenie zintegrowane, 2)etap II kl. IV VI nauczanie blokowe. Celem kształcenia jest harmonijna realizacja zada w zakresie nauczania, kształcenia umiejtnoci i wychowania poprzez: 1) przekazanie uczniom odpowiedniej wiedzy umoliwiajcej im wyraanie własnych myli i przey oraz motywowanie do dalszej edukacji, 2) kształtowanie postawy uczniów, inspirujcej ich aktywno badawcz i ciekawo wiata oraz skłaniajcej do efektywnego spdzania wolnego czasu, 3) wyposaenie absolwentów w wiedz i umiejtnoci, wspomagajce ich samodzielno, niezbdne do dokonania wyboru dalszej drogi edukacyjnej, 4) kształtowanie umiejtnoci radzenia sobie z trudnymi sytuacjami mogcymi sprzyja siganiu po uywki lub uleganiu innym uzalenionym, 5) rozwijanie u uczniów zdolnoci do samodzielnego dokonywania wyboru zachowa właciwych dla zdrowia własnego i innych ludzi, 6)wyrabianie pozytywnego stosunku do nauki. Szkoła kształtuje rodowisko wychowawcze słuce realizacji celów okrelonych w ustawie, stosownie do warunków szkoły i wieku ucznia. Szkoła sprawuje opiek nad uczniami odpowiednio do ich potrzeb i moliwoci szkoły. Najwaniejsze ustalenia kontroli: 1. Realizacja wydatków budetowych: W trakcie czynnoci kontrolnych sprawdzeniu poddano dowody ksigowe od r. do r. (od numeru 0 do 284) oraz od r. do r. (od numeru 0 do numeru 188). Szkoła Podstawowa nr 3 jest jednostk budetow, zgodnie z 3 rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. Nr 153, poz z pón. zm.), zobligowan do prowadzenia rachunkowoci w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowoci i ustawy o finansach publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie Do ksig rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadza si, w postaci zapisu, kade zdarzenie, które nastpiło w okresie sprawozdawczym. Podstaw zapisów w ksigach rachunkowych s dowody ksigowe stwierdzajce dokonanie operacji gospodarczej - art. 20 2

3 ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z pón. zm.). Kady dowód ksigowy powinien by oznaczony numerem umoliwiajcym powizanie dowodu z zapisami ksigowymi na jego podstawie. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umoliwia ich jednoznaczne powizanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami ksigowymi (art. 14 ust. 2 ww. ustawy). Jednostka oznaczajc zbiorcze dowody ksigowe stosuje tylko ogólny numer danej grupy dowodów, co uniemoliwia jednoznaczne powizanie dowodów ródłowych z zapisami ksigowymi. Ponadto dowody ksigowe s zbyt ogólnikowo opisywane pod wzgldem przeznaczenia dokonanego wydatku. Najczciej jest to powtórzenie treci wynikajcej z faktury lub rachunku, bez bezporedniego odniesienia do działalnoci szkoły Powszechn praktyk w jednostce jest regulowanie zobowiza wynikajcych z rachunków i faktur po terminie płatnoci, np.: - Faktura nr 20901/12/2003 z dnia r. za wywóz mieci na kwot 212,16 zł dow. 7/1-2,7/2004 termin płatnoci: r., zapłacono: r., - Faktura nr z dnia r. za prenumerat czasopism na kwot 153,19 zł dow. 31/2-3/2004 termin płatnoci: r., zapłacono: r., - Rachunek nr B/00029/03/2004 z dnia r. za szkolenie BHP dow. 57/10-11/2004 termin płatnoci: r., zapłacono: r. W zwizku z powyszym naruszony zostaje art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z pon. zm.) wydatki publiczne powinny by dokonywane w wysokoci i terminach wynikajcych z wczeniej zacignitych zobowiza W jednostce wystpuje gotówkowy obrót rodków pieninych. Ewidencja obrotu gotówkowego w raportach kasowych i na koncie ksigowym 101 Kasa prowadzona jest tylko w zakresie rozchodów, natomiast przychodowe dowody kasowe nie s ujmowane w raportach kasowych, a co si z tym wie - w ksigach rachunkowych. W zwizku z powyszym, obroty wykazywane na koncie 101 dotycz tylko rozchodu gotówki pobranej z rachunku jednostki na wydatki budetowe, co nie znajduje adnego odzwierciedlenia w zasadach ewidencji ksigowej obrotu gotówkowego W dowodzie 34/2005 bankowym dowodem wpłaty została wpłacona przez Szkoł kwota 563,14 zł tytułem mylnie naliczonego i wypłaconego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2004 i zaksigowana na kontach analitycznych zapisem ujemnym: Wn 240 Ma ,14 zł. W rzeczywistoci powysza kwota została wpłacona przez pracownika gotówk (na potwierdzenie czego otrzymał on kasowy dowód przychodowy - KP - kasa przyjmie), a nastpnie odprowadzona do banku gotówkowym dowodem wpłaty. Na przeprowadzone 3

4 operacje gotówkowe nie sporzdzono raportu kasowego, w zwizku z czym nie zostały te zaewidencjonowane na koncie Na pobran gotówk czekiem gotówkowym w banku wystawiany jest dokument PK polecenie ksigowania. Poniewa gotówka pobrana z banku stanowi przychód w kasie powinno wystawia si kasowy dowód przychodowy, tj.: dowód wpłaty - KP (kasa przyjmie). Ponadto w roku 2004 dowody PK (polecenie ksigowania) nie posiadały numeracji, wymaganej art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci Wydatki budetowe kwalifikuje si do ujcia w ksigach rachunkowych według klasyfikacji zawierajcej dział, rozdział i paragraf, okrelonej w rozporzdzeniu Ministra Finansów z dnia 20 wrzenia 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz rodków pochodzcych ze ródeł zagranicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 209, poz z pón. zm.). Stwierdzono nieprawidłowoci dotyczce ksigowania poniszych wydatków: Zakup znaczków pocztowych ksigowany jest w Szkole w koszty i wydatki paragrafu 4210 Zakup materiałów i wyposaenia, np.: Faktura nr TYC3/137/2004 z dnia r. na kwot 35,95 zł (dow. 33). Natomiast zakup znaczków naley traktowa jako zakup usługi pocztowej i ksigowa na paragrafie 4300 Zakup usług pozostałych Faktur nr AKK /2005 z dnia r. za Poradnik - Personel od A do Z oraz płyt CD na łczn kwot 56,00 zł (w tym koszty pakowania i wysyłki 9,00 zł) w całoci zaksigowano na paragrafie Zakup materiałów i wyposaenia (dow. 84/3-4/2005), natomiast koszty wysyłki powinny zosta zaksigowane na paragrafie Zakup usług pozostałych W rozdziale Szkoły podstawowe, zamiast w rozdziale wietlice szkolne zaksigowano nastpujce koszty i wydatki dotyczce funkcjonujcej w Szkole wietlicy szkolnej, tj.: - dowodem 54/2,10-11/2004 zaksigowano Faktur nr 54/2004 z dnia r. na kwot 102,89 zł oraz Faktur nr 9030/53 z dnia r. na kwot 16,10 zł za materiały na remont wietlicy w koszty i wydatki rozdziału , - dowodem 217/13-14/2004 zaksigowano Faktur nr 136/04 z dnia r. na kwot 280,60 zł za napraw i legalizacj wagi oraz odwaników w koszty i wydatki rozdziału , - dowodem 84/1-2/2005 zaksigowano Faktur nr 0071/05/FVC na kwot 801,54 zł za zakup garnków do kuchni w koszty i wydatki rozdziału

5 1.5. W roku 2004 i za stycze roku 2005 sprawozdania budetowe sporzdzane były nierzetelnie, tj. wykazywane w nich dane były niezgodne ze stanem faktycznym. Zgodnie z 8 ust. 1 pkt 1 obowizujcego w tym czasie rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczoci budetowej (Dz. U. z 2001 r. Nr 24, poz. 279 z pon. zm.) sprawozdania jednostkowe winny by sporzdzane na podstawie ksig rachunkowych. 10 ust. 1 ww. rozporzdzenia nakładał na kierowników jednostek obowizek sporzdzania sprawozda rzetelnie i prawidłowo pod wzgldem merytorycznym i formalnorachunkowym, a 10 ust. 2 - wykazanie kwot zgodnych z danymi wynikajcymi z ewidencji ksigowej. Sprawozdania budetowe naleało sporzdza zgodnie z zasadami zawartymi w Instrukcji sporzdzania sprawozda budetowych w zakresie budetów jednostek samorzdu terytorialnego (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia) Rb-27S - sprawozdanie z wykonania planu dochodów budetowych. Sprawozdania Rb-27S zawierały nierzetelne dane (zgodne z ewidencj ksigow) w zakresie nalenoci, dochodów wykonanych i dochodów otrzymanych Dochody wykonane wykazuje si na podstawie danych ksigowoci analitycznej dochodów budetowych do rachunku biecego subkonto dochodów ( 3 ust. 2 ww. instrukcji), a dochody otrzymane w kwocie równej dochodom wykonanym. Wykazywane przez SP nr 3 dochody otrzymane s zgodne z dochodami wykonanymi. Dochody z tytułu wynagrodzenia dla płatnika za terminowe odprowadzenie podatku dochodowego w wysokoci 0,3 % kwoty nalenej Urzdowi Skarbowemu wykazywano w sprawozdaniu w miesicu naliczenia listy płac, mimo, e podatek nie został zapłacony i dochodu faktycznie nie otrzymano. W miesicu nastpnym dochody te odprowadzano do MZO, a podatek dalej nie został zapłacony i dochodu dalej nie wykonano (dokonywano wic rozchodu rodków przeznaczonych na wydatki budetowe), np.: W styczniu zaksigowano przychód i wykazano w sprawozdaniu jako dochody wykonane (dow. 22/2004): Wn Ma ,93 zł Wn 225 Ma ,93 zł. Wn 221 Ma ,93 zł W lutym dochody przekazano do MZO, ksigujc: Wn 222 Ma ,93 zł. Podatek odprowadzono do US równie w lutym, potrcajc kwot 12,93 zł i zaksigowano w wydatki paragrafu Wynagrodzenia osobowe pracowników w rozdziałach i Prawidłowo dochód na koncie Rachunek biecy jednostek budetowych w paragrafie 0970 Wpływy z rónych dochodów powinien zosta zaksigowany dopiero w momencie jego faktycznego otrzymania (tj. w momencie przekazania podatku do US) i wykazany 5

6 w sprawozdaniu jako dochód wykonany za miesic luty. O wykonaniu dochodu z tytułu terminowego odprowadzenia podatku decyduje nie sam fakt naliczenia podatku i zamiar odprowadzenia go w terminie, ale dzie przekazania do US, gdy dopiero wtedy moemy stwierdzi, czy został on odprowadzony w ustawowym terminie. Dochody wykonane i otrzymane w rozdziale za miesic stycze winny by zatem wykazane w kwocie 0,00 zł, a nie jak wykazano w kwocie 12,93 zł, która powinna zosta wykazana w sprawozdaniu Rb-27S dopiero za luty Nalenoci wykazywane w sprawozdaniach kwartalnych take stanowi nierzetelne dane. Nalenoci dotyczce wynagrodzenia dla płatnika przypisywane i ksigowane były przez jednostk w miesicu naliczenia listy płac i wykazywane w sprawozdaniu w tym samym momencie, co dochody wykonane. Natomiast nalenoci z powyszego tytułu równie powstaj dopiero w chwili przekazania podatku dochodowego do US w ustawowym terminie. Ponadto jednostka nie prowadzi ewidencji analitycznej do konta Nalenoci z tytułu dochodów budetowych, która powinna by prowadzona według dłuników i podziałek klasyfikacji budetowej - zgodnie z opisem konta 221 zawartym w załczniku nr 2 do rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych Rb-28S - sprawozdanie z wykonania planu wydatków budetowych. W sprawozdaniach Rb-28S wykazywano nierzetelne dane (zgodne z ewidencj ksigow) w zakresie wydatków i zobowiza Jako wydatki wykonane wykazuje si zrealizowane wydatki na podstawie danych ksigowoci analitycznej do rachunku biecego ( 8 ust. 2 pkt 3 ww. instrukcji). Powyszy sposób ksigowania wykonania dochodów z tytułu wynagrodzenia dla płatnika powodował, e ta sama kwota była równie wykazywana w wydatkach rozdziału , a tym samym sprawozdania były nierzetelne, gdy wykazywano wydatek, którego w danym miesicu faktycznie nie zrealizowano Zobowizania wykazuje si na podstawie ewidencji ksigowej na kontach rozrachunkowych zespołu 2, tj. 201, 225, 229, 231, 234, 240. Zobowizania ujmowane s na stronie Ma kont rozrachunkowych. Konsekwencj nieprawidłowego ksigowania wykonania dochodów z tytułu wynagrodzenia dla płatnika było równie nierzetelne wykazywanie zobowiza w sprawozdaniach kwartalnych za 2004 rok. Saldo konta Rozrachunki z budetami, a tym samym kwot zobowiza wobec US, nienalenie pomniejszano w miesicu naliczenia listy płac, zamiast w miesicu przekazania podatku do US. 6

7 Ponadto w sprawozdaniu Rb-28S za stycze 2004 r. w zakresie planu wykazano kwot 0, co było niezgodne z 9 ust. 1 pkt 1 rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczoci budetowej - w zakresie planu wykazuje si dane w kwotach wynikajcych z planu finansowego jednostki, po uwzgldnieniu zmian dokonanych w trybie ustawy o finansach publicznych. Od lutego 2005 r. sprawozdania Rb-27S i Rb-28S wykazywane s prawidłowo w omawianym zakresie, tj. zgodnie ze stanem faktycznym Ewidencja ksigowa na koncie Rachunek biecy jednostek budetowych powinna odbywa si zgodnie opisem konta 130 zawartym w załczniku nr 2 do rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z którym konto 130 słuy do ewidencji stanu rodków budetowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki budetowej z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budetowych objtych planem finansowym. Na koncie 130 ujmuje si wic: - rodki budetowe otrzymane na realizacj wydatków budetowych i zrealizowane wydatki budetowe (zgodnie z planem finansowym), - zrealizowane dochody budetowe oraz okresowe przelewy dochodów budetowych do budetu. Na koncie 130 obowizuje zachowanie zasady czystoci obrotów. Oznacza to, e do wszelkich innych (ni wczeniej wymienione) wpływów lub wydatków stosuje si dodatkowo techniczny zapis ujemny. Powysze zasady pozostaj w zwizku z zakresem danych wykazywanych w sprawozdaniach Rb-27S (z wykonania dochodów budetowych) i Rb-28S (z wykonania wydatków budetowych), co zostało opisane w punkcie 1.5 niniejszego protokołu. Sprawozdania sporzdza si w szczegółowoci: dział, rozdział, paragraf. Zgodnie z 12 ust. 1 pkt 5 ww. rozporzdzenia zakładowy plan kont powinien zapewnia moliwo sporzdzenia m.in. sprawozda budetowych. W SP nr 3 obroty wykazywane na koncie 130 nie s zgodne z opisem konta wynikajcym z rozporzdzenia, a konta analityczne prowadzone do konta 130 nie pozwalaj na sporzdzanie sprawozda Rb-27S W jednostce wystpuj obroty na stronie Wn i Ma kont analitycznych , , które nie zostały zaliczone przez jednostk do dochodów lub wydatków budetowych, nie powinny wic wystpowa na koncie 130. Rozporzdzenie Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczoci budetowej, w instrukcji sporzdzania 7

8 sprawozdania Rb-28S, uwzgldnia moliwo wystpienia mylnych wpływów lub wydatków na rachunku biecym jednostki, nierozliczonych do koca okresu sprawozdawczego. Zgodnie z 8 ust. 3 ww. instrukcji niewłaciwe obcienia oraz uznania rachunków biecych wykazuje si, wprowadzajc symbol 4990 zamiast paragrafu. Niewłaciwe obcienie wykazuje si zapisem zwykłym, a niewłaciwe uznanie rachunku jako liczb ujemn Ewidencja analityczna dotyczca dochodów budetowych nie jest prowadzona w zakresie działu i rozdziału klasyfikacji budetowej (np.: konto ), a take nie pozwala na ustalenie dochodów wykonanych w danym roku budetowym, gdy obroty na ww. kontach zawieraj równie dochody wykonane w roku poprzednim, które przekazano do budetu w roku biecym. Ponadto ewidencja ksigowa prowadzona w zakresie konta 130 nie uwzgldnia jego podstawowego podziału na subkonto dochodów i wydatków Zgodnie z 14 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, bilans sporzdza si na podstawie własnych ksig rachunkowych. Jednostka w pasywach bilansu jednostki budetowej sporzdzonego na dzie r. w pozycji zobowizania z tytułu wynagrodze ujła (po zaokrgleniu do pełnych złotych): a) jako stan na pocztek roku kwot ,00 zł, b) jako stan na koniec roku kwot ,00 zł. W bilansie otwarcia na dzie r. konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodze nie wykazuje zobowiza, a w bilansie zamknicia na dzie r. konto 231 wykazuje zobowizania w kwocie 323,07 zł. Rónica w kwocie ,02 zł stanowi zobowizania konta 240 Pozostałe rozrachunki. Rozbienoci midzy bilansem, a ksigami rachunkowymi wynikaj z nieprawidłowego przeksigowywania naliczonych wynagrodze, przekazywanych na rachunki bankowe pracowników, z konta 231 na konto 240, czego konsekwencj jest ksigowanie przelewów wynagrodze równie na stronie Wn konta 240. Natomiast zgodnie z opisem konta 231 (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia) na stronie Wn konta 231 ujmuje si w szczególnoci wypłaty pienine lub przelewy wynagrodze (...), natomiast saldo Ma oznacza stan zobowiza jednostki z tytułu wynagrodze. Ponadto potrcenia z listy płac dotyczce ubezpiecze na ycie ksigowane s zamiast na koncie 240 Pozostałe rozrachunki, na koncie 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Rónice wynikajce z wyliczenia składek ZUS przez program płacowy Qwark i program 8

9 Płatnik ksigowane s przez jednostk w koszty konta 760 Pozostałe przychody i koszty (np.: dow. 50/2005). Z uwagi na to, e stanowi one biece koszty wynagrodze działalnoci podstawowej powinny by ksigowane na koncie 400 Koszty według rodzajów Opis konta Fundusz jednostki zawiera informacj, i na stronie Wn konta 800 ujmuje si m.in. przeksigowanie, w roku nastpnym pod dat przyjcia sprawozdania finansowego, straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860 (załcznik nr 2 do rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych). W roku 2004 wynik finansowy przeksigowano pod dat r. (dow. 21/2004), a nie pod dat przyjcia bilansu Zgodnie z opisem konta Rozliczenie dochodów budetowych (załcznik nr 2 do rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych) na stronie Ma konta 222 ujmuje si w cigu roku budetowego okresowe lub roczne przeksigowania zrealizowanych dochodów budetowych na konto 800, na podstawie sprawozda budetowych. Ustalono, e w roku 2004 na stronie Ma oprócz dochodów wykonanych za rok 2004 (w kwocie 2.607,75 zł) zaksigowano równie dochody za rok 2003 (w kwocie 846,14 zł) przekazane do budetu w roku 2004, zaksigowane w momencie przekazania na stronie Wn konta 222. Poniewa konto 222 moe wykazywa saldo Ma, które oznacza stan dochodów budetowych zrealizowanych, lecz nieprzelanych do budetu (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia) dochody za rok 2003 powinny by wykazane na stronie Ma konta 222 w bilansie otwarcia roku 2004, gdzie nie zostały wykazane, a tym samym nie ujto ich te w pasywach bilansu jednostki za rok 2004 (stan na pocztek roku) w pozycji Rozliczenia z tytułu rodków na wydatki budetowe i z tytułu dochodów budetowych. Na dzie r. saldo na koncie 222 wykazano ju prawidłowo, tj. w kwocie 989,75 zł, na które składa si wynagrodzenie dla płatnika za grudzie 2004 r. 15,39 zł oraz odsetki bankowe za IV kw. 974,36 zł. Stan rodków pieninych na rachunku bankowym (w zwizku ze zmian banku zaewidencjonowany jako rodki pienine w drodze) wynosi na koniec roku ,75 zł, równy jest zatem dochodom nieprzekazanym Dowodami od numeru 274/2004 do numeru 276/2004 zaksigowano, na podstawie otrzymanych faktur, zobowizania z tytułu opłat za media (gaz, wod i mieci) w łcznej kwocie 2.008,27 zł, które bilansem zamknicia przeszły na rok Zgodnie z opisem konta 999 (załcznik nr 2 do rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych) na stronie 9

10 Ma konta 999 ujmuje si wysoko zaangaowanych wydatków budetowych lat przyszłych. Powysze zobowizania nie zostały jednak zaksigowane na koncie 999. Na koniec roku konto 999 moe wykazywa saldo Ma oznaczajce zaangaowanie wydatków budetowych lat przyszłych (załcznik nr 2 do ww. rozporzdzenia). Zgodnie z zasad, e w ksigach rachunkowych roku biecego jako stan na pocztek roku ujmuje si salda kont w tej samej wysokoci, co salda kont na dzie zamknicia ksig w roku poprzednim, saldo konta 999 na koniec roku powinno zosta przeniesione na rok przyszły. Jednostka nie przenosi salda konta 999, lecz dowodem numer 1 w danym roku ksiguje na stronie Ma zaangaowania roku poprzedniego obciajce rok biecy. Z uwagi na to, e konto 999 jest kontem pozabilansowym jego saldo nie jest wykazywane w bilansie jednostki Na podstawie Faktury nr 4571/307/05 z dnia r. dokonano ewidencji zakupu zestawu komputerowego na kwot 3.660,00 zł (dow. 84/20/2005). W skład nabytego zestawu wchodzi drukarka na kwot 349,00 zł, która została przyjta na stan rodków trwałych jako odrbny rodek. Natomiast Naczelny Sd Administracyjny w wyroku z dnia 29 padziernika 1998 r. (sygn. I SA/KA 309/97) uznał, e obiektem zdatnym do uytku zgodnie z jego przeznaczeniem jest kompletny komputer (jednostka centralna, ekran, klawiatura, monitor, drukarka). Ponadto warto drukarki umorzono jednorazowo, co zaksigowano jednak jak sukcesywne umorzenie rodków trwałych, z tym e z pominiciem ewidencji na kontach 401 i 761, tj.: Wn 800 Ma ,00 zł. Komputer i drukark naleało potraktowa jako jeden rodek trwały, a amortyzacj i umorzenie nalicza stopniowo od łcznej kwoty, tj ,00 zł. 2. rodki specjalne i dochody własne: W trakcie kontroli sprawdzono dowody ksigowe dotyczce rodków specjalnych od r. do r. (od numeru 0 do numeru 191) oraz za rok 2005 (od numeru 0 do numeru 14) oraz dowody ksigowe dotyczce dochodów własnych za rok 2005, tj. do r. (od numeru 1 do numeru 119) Jednostka prowadzi ewidencj obrotu gotówkowego w ograniczonym zakresie, ewidencjonujc na koncie 101 Kasa tylko niektóre z wystpujcych w jednostce gotówkowych operacji gospodarczych. SP nr 3 w ramach swojej działalnoci dodatkowej prowadzi stołówk szkoln i z powyszego tytułu pobiera odpłatno za ywienie dzieci oraz personelu. Na wpłacan gotówk wystawiane s kwitariusze przychodowe, a nastpnie gotówka ta odprowadzana jest do banku z pominiciem ewidencji na koncie 101. Ponadto w bankowym dowodzie wpłaty, bdcym załcznikiem do wycigu bankowego, brak jest jakiegokolwiek opisu, jakich numerów kwitariuszy dotyczy dana wpłata. 10

11 Prawidłowo wszystkie wpłaty gotówkowe i ich odprowadzenie do banku winny by ujmowane w raporcie kasowym i ksigach rachunkowych Dopłata do zaliczki, wynikajca z rozliczenia przez pracownika zaliczki w oparciu o przedłoone rachunki i faktury, nastpuje w formie wypłaty kolejnej zaliczki, tzw. uzupełniajcej (na druku wniosek o zaliczk ), np.: w dow. 171/5-6/2004 wypłacono zaliczk uzupełniajc na kwot 2,31 zł. Zaliczka jest to cz nalenoci wypłacana z góry na poczet tej nalenoci, z której pracownik zobowizuje si rozliczy w okrelonym terminie. Wypłaty rodków pieninych, stanowicych rónic midzy kwot udzielonej zaliczki a kwot wynikajc z rachunków zatwierdzonych do wypłaty, nie mona zatem traktowa jako zaliczki Jednostka uzyskuje dochody z tytułu wynajmu pomieszcze. Uzyskano informacj, i umowy najmu zawierane s tylko w przypadku najmu stałego, a w przypadku najmów jednorazowych umów nie zawiera si. Ponadto terminy płatnoci okrelone w umowie nie zawsze s przestrzegane. Kady wynajem bd uyczenie pomieszcze powinno zosta zawarte na pimie w formie umowy, a na kad odpłatno wystawiony rachunek, który nastpnie powinien zosta zaewidencjonowany w ksigach rachunkowych. Natomiast kada wpłata gotówkowa powinna zosta wpisana do raportu kasowego na podstawie kwitariusza przychodowego lub dowodu wpłaty KP. Zapisy zawarte w umowie, w tym dotyczce terminów płatnoci, powinny by bezwzgldnie przestrzegane Darowizny pienine na rzecz szkoły ksigowane s na koncie 750 Przychody i koszty finansowe, zamiast na koncie 760 Pozostałe przychody i koszty, np.: darowizn od PUH Nobiles 2 S.C. w kwocie 200,00 zł, z przeznaczeniem na Dzie Dziecka, zaksigowano (dow. 81/2005 ): Wn Ma Zgodnie z opisem konta 760 (załcznik nr 2 do rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych) na stronie Ma konta 760 ujmuje si pozostałe przychody operacyjne, do których zalicza si w szczególnoci odpisane przedawnione zobowizania, otrzymane odszkodowania, kary i grzywny, darowizny i nieodpłatnie otrzymane rodki obrotowe W roku 2004 wpływy z tytułu opłat za duplikaty legitymacji szkolnych klasyfikowano jako paragraf 0830 Wpływy z usług, zamiast 0690 Wpływy z opłat, np.: w dow. 72/1/2004 dokonano wpłaty za duplikaty legitymacji szkolnych w kwocie 24,00 zł i zaksigowano: Wn Ma

12 3. Zakładowy Fundusz wiadcze Socjalnych: Kontroli poddano dowody ksigowe od r. do r. (od numeru 1 do numeru 61) oraz od r. do r. (od numeru 0 do numeru 44) W toku czynnoci kontrolnych dokonano weryfikacji Regulaminu Zakładowego Funduszu wiadcze Socjalnych obowizujcego w Szkole Podstawowej nr 3 im. Jana Kochanowskiego w Tychach od dnia r W Regulaminie w art. I. Postanowienia ogólne 4 ust. 1 jako główne ródło rodków Funduszu wymieniono coroczny odpis podstawowy, naliczony w stosunku do przecitnej liczby zatrudnionych, którego wysoko okrela ustawa, tj. art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu wiadcze socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z pón. zm.). Regulamin nie zawiera zapisu na temat corocznego odpisu na zatrudnionych nauczycieli oraz na nauczycieli bdcych emerytami i rencistami, na których zgodnie z art. 53 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz z pón. zm.) równie dokonuje si odpisu w jednostce Pomidzy zapisami art. II. Osoby uprawnione do korzystania z Funduszu 1 ust. 1 i ust. 6 zachodzi sprzeczno, gdy ust. 1 jako osoby uprawnione wymienia pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, zatrudnionych na czas okrelony i nieokrelony, a ust. 6 pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, dla których to zatrudnienie stanowi jedyne miejsce pracy. Z ust. 1 wynika, e s to wszyscy pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy, natomiast z ust. 6, e tylko ci, którzy nie pozostaj w innym zatrudnieniu Regulamin w art. II. Osoby uprawnione do korzystania z Funduszu 1 ust. 7 daje jednak prawo do korzystania ze wiadcze osobom pozostajcym równie w innym zatrudnieniu, z tym e z pewnymi ograniczeniami, tj.: pracownicy, dla których praca w szkole stanowi dodatkowe zatrudnienie korzystaj z Funduszu proporcjonalnie do wielkoci zatrudnienia, w miar posiadanych rodków finansowych i w zalenoci od sytuacji materialnej rodziny. Osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu, zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu wiadcze socjalnych, s pracownicy i ich rodziny, emeryci i rencici byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze wiadcze socjalnych finansowanych z Funduszu. Ustawa nie wprowadza wic adnych ogranicze dotyczcych warunków zatrudnienia osób uprawnionych, a przyznawanie ulgowych usług i wiadcze oraz wysoko dopłat z Funduszu uzalenia jedynie od sytuacji yciowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1). Powyszy warunek zawarto równie w art. III. Zasady 12

13 przyznawania wiadcze z Funduszu 1 ust. 1 Regulaminu przyznanie wiadcze z Funduszu jest uzalenione od sytuacji rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz od moliwoci finansowej zakładu. Pomidzy wymienionymi zapisami Regulaminu wystpuje sprzeczno, gdy w przypadku pracowników, dla których praca w szkole stanowi dodatkowe zatrudnienie wysoko wiadczenia uzalenia si przede wszystkim od wielkoci zatrudnienia, a dopiero póniej od sytuacji materialnej. Z przytoczonego wczeniej zapisu Regulaminu wynika, e pracownicy ci nie maj moliwoci korzystania z Funduszu w zalenoci od sytuacji yciowej i rodzinnej Wysoko wiadczenia uzaleniono nie tylko od wymiaru etatu, ale równie od długoci zatrudnienia w roku szkolnym - art. IV. Rodzaje wiadcze z Funduszu 4 lit. a) Regulaminu dotacja do wypoczynku letniego przysługuje pracownikom administracyjnym i obsługowym, emerytom i rencistom w danym roku szkolnym. Pracownicy, którzy nie byli zatrudnieni przez cały okres od 1 wrzenia poprzedniego roku do 31 sierpnia biecego roku korzystaj ze wiadczenia proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Powysze powtórzono w art. IV 4 lit. c) Regulaminu - wysoko wiadczenia bdzie uzaleniona od dochodu na 1 członka rodziny brutto, zgodnie ze złoonym owiadczeniem o dochodach oraz od okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym. Sta pracy nie jest kryterium przyznawania wiadcze z ZFS, ponadto odpis dokonywany jest na rok kalendarzowy, a nie na szkolny Na podstawie art. III. Zasady przyznawania wiadcze z Funduszu 2 Regulaminu osoby uprawnione zobowizane s do złoenia owiadczenia o wysokoci dochodów na głow rodziny z chwil starania si o wiadczenie z Funduszu. Natomiast w kolejnych paragrafach art. IV. Rodzaje wiadcze z Funduszu jest zapis na temat dochodu brutto na 1 członka rodziny, a nie na głow rodziny Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z pón. zm.) w art. 21 ust. 1 pkt 78 zwalnia z podatku dochodowego dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzce działalno w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym równie połczonego z nauk, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjnoszkoleniowych i leczniczo-opiekuczych, oraz przejazdów zwizanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dzieci i młodziey do lat 18: a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu wiadcze socjalnych oraz zgodnie z odrbnymi przepisami wydanymi przez właciwego ministra niezalenie od ich wysokoci. Regulamin natomiast zawiera zapis, i dotacja do wyjazdów ródrocznych zorganizowanych tylko na terenie kraju, która dotyczy pracowników szkoły uczniów klas III szkoły podstawowej podlega opodatkowaniu (art. IV. Rodzaje wiadcze z Funduszu 6 lit. c). W trakcie kontroli ustalono, e od ww. wiadcze podatku jednak nie pobiera si. 13

14 Zgodnie z postanowieniami Regulaminu (art. IV. Rodzaje wiadcze z Funduszu 7 ust. 5) pomoc finansowa w formie poyczki mieszkaniowej oprocentowana jest w wysokoci 5 % w stosunku rocznym. Natomiast umowa zawierana z poyczkobiorcami w 1 zawiera zapis o oprocentowaniu poyczki w wysokoci 5 % przyznanej kwoty. Oprocentowanie naliczane jest zgodnie z Regulaminem, a niezgodnie z umow poyczki SP nr 3 nie prowadzi ewidencji ksigowej przychodowych dowodów kasowych, m.in. z tytułu spłat poyczek. Ewidencja gotówkowej spłaty poyczki przez poyczkobiorc odbywa si dopiero w momencie odprowadzenia przez szkoł gotówki do banku (na podstawie bankowego dowodu wpłaty) bezporednio na koncie Rachunek biecy jednostek budetowych z pominiciem konta Kasa, np.: dow. 12/2004 spłat poyczki na kwot 86,50 zł (na podstawie BDW wystawionego przez szkoł) zaksigowano nastpujco: Wn 135 Ma ,50 zł W jednostce udzielana jest znaczna ilo bezzwrotnej pomocy finansowej w formie zapomogi losowej, która nie zawsze jest wystarczajco udokumentowana, co do zasadnoci jej przyznania i jednoznacznego zakwalifikowania do ww. rodzaju pomocy. Jest to nie bez znaczenia w wietle ustawy z dnia 26 stycznia 1991 r o podatku dochodowym od osób fizycznych, na podstawie której zapomogi losowe s zwolnione od podatku do wysokoci nieprzekraczajcej w roku podatkowym kwoty zł (art. 21 ust. 1 pkt 26) Z nalenego Urzdowi Skarbowemu podatku dochodowego od osób fizycznych, od wiadcze udzielanych z ZFS, Szkoła odlicza tzw. wynagrodzenie płatnika. W roku 2004 i do maja roku 2005 wynagrodzenie potrcane z podatku jednostka pozostawiała do wykorzystania na rachunku bankowym ZFS, np.: w dow. 13/2004 naliczono naleny podatek dochodowy od osób fizycznych na łczn kwot 4.311,10 zł, który nastpnie przekazano do US (dow. 22/2004) w kwocie 4.298,17 zł, tj. po potrceniu wynagrodzenia dla płatnika w wysokoci 12,93 zł. Powysze operacje zaksigowano nastpujco: Wn 851 Ma ,10 zł Wn 225 Ma ,17 zł Wn 225 Ma ,93 zł. SP nr 3 jest jednostk budetow, która zgodnie z zasad zawart w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych pokrywa swoje wydatki bezporednio z budetu, a pobrane dochody (z wyjtkiem dochodów własnych) odprowadza na rachunek dochodów budetu jednostki samorzdu terytorialnego. rodki na działalno ZFS przekazywane s z rachunku biecego jednostki na wyodrbniony do tego celu rachunek bankowy (art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu wiadcze socjalnych). 14

15 Majc na uwadze powysze przepisy mona stwierdzi, e skoro rodki na ZFS otrzymywane s z rachunku biecego jednostki, a te z kolei z budetu gminy, to wszelkie wpływy, z wyłczeniem wymienionych w art. 7 ustawy o zakładowym funduszu socjalnym, stanowi bd dochody gminy. Regulamin jednostki w art. I. Postanowienia ogólne 4 pkt 4 jako rodki zwikszajce Fundusz, równie nie wymienia wynagrodzenia płatnika. Dochody budetowe nieprzekazane jednostce samorzdu terytorialnego z rachunku ZFS pozbawiły take gmin odsetek bankowych uzyskanych od tych dochodów, gdy zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 4 ww. ustawy rodki Funduszu zwiksza si o odsetki od rodków Funduszu. W opisanej sytuacji mamy wic do czynienia z przeznaczaniem dochodów uzyskiwanych przez jednostk budetow na wydatki ponoszone w tej jednostce, co w samej istocie popełnionego czynu jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych art. 7 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialnoci za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 14, poz. 114). Jednake z uwagi na to, e kwota nieodprowadzonych dochodów nie przekracza w roku budetowym łcznie przecitnego wynagrodzenia miesicznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, wymieniony czyn nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych (art. 26 ww. ustawy). Zalecenia pokontrolne: 1. Zapewni oznaczanie dowodów ksigowych w sposób umoliwiajcy sprawne i jednoznaczne powizanie dowodów ródłowych z zapisami ksigowymi dokonanymi na ich podstawie. 2. Dowody ksigowe, pod wzgldem przeznaczenia danego wydatku, opisywa w sposób nie pozostawiajcy wtpliwoci, co do jego celowoci. 3. Przestrzega zasady zawartej w art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z pón. zm.), zgodnie z któr wydatki publiczne powinny by dokonywane w wysokoci i terminach wynikajcych z wczeniej zacignitych zobowiza. 4. Ksigi rachunkowe prowadzi przy uwzgldnieniu przepisów ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z pón. zm.) oraz rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. Nr 153, poz z pón. zm.). 5. Dochody i wydatki klasyfikowa zgodnie z zapisami rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 20 wrzenia 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz rodków pochodzcych ze ródeł zagranicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 209, poz z pón. zm.). 6. Sprawozdania budetowe sporzdza w oparciu o zasady aktualnie zawarte w rozporzdzeniu Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczoci budetowej (Dz. U. z 2005 r. Nr 170, poz. 1426). 7. Uregulowa zasady prowadzenia i ewidencjonowania obrotu gotówkowego rodków 15

16 Powered by TCPDF ( pieninych. 8. Ujednolici działania zwizane z wynajmem bd uyczeniem pomieszcze w zakresie zawierania umów, a nastpnie przestrzega zapisów w nich zawartych. 9. Zweryfikowa Regulamin Zakładowego Funduszu wiadcze Socjalnych i dostosowa do przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu wiadcze socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z pón. zm.), majc na uwadze równie zgodno z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z pón. zm.) i w konsekwencji tego udziela wiadcze w oparciu o zasady wynikajce z Regulaminu. 10. Dochody budetowe gminy, pozostawione w jednostce na realizacj wydatków budetowych, przekaza na rachunek budetu jednostki samorzdu terytorialnego. Na powyszych ustaleniach Protokół zakoczono. Protokół składa si z 16 stron kolejno ponumerowanych i zaparafowanych przez osoby uczestniczce w postpowaniu kontrolnym. Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Pouczenie: Kierownik kontrolowanej jednostki mgr Marek Knapczyk - Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 3 w Tychach został poinformowany o prawie złoenia w cigu 14 dni od daty podpisania niniejszego protokołu dodatkowych wyjanie i uwag, co do treci protokołu do Miejskiego Zarzdu Owiaty w Tychach. Tychy, dnia... Sporzdził: Kierownik kontrolowanej jednostki: Zatwierdził: Główny ksigowy kontrolowanej jednostki: