P R O T O K Ó Ł K O N T R O L I

Transkrypt

1 1 P R O T O K Ó Ł K O N T R O L I problemowej przeprowadzonej w dniach kwietnia 2007r. w Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Łodzi przy ulicy Traugutta 25. Regon : Kontrola problemowa przeprowadzona została w oparciu o postanowienia art.15 pkt 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o administracji rządowej w województwie (j.t. Dz.U. z 2001r. Nr 80, poz.872 ze zm.) oraz art.258 i 259 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000r. Nr 98, poz.1071 ze zm.) na podstawie upoważnienia Nr 13/07 z dnia 20 kwietnia 2007r. wydanego zgodnie z 3 pkt 3 i 9 Regulaminu kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Oddziału Skarg i Kontroli w Wydziale Organizacji, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w składzie: 1. Jacek Reszka starszy inspektor wojewódzki, 2. Alicja Kubiak inspektor wojewódzki. Przedmiotem kontroli była organizacja przyjmowania oraz terminowość rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Łodzi w 2006 i 2007 roku do dnia kontroli w świetle regulacji zawartych w następujących aktach prawnych: - Kodeks postępowania administracyjnego, - rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji, przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz.46), - rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej (Dz.U. Nr 161, poz.1109 ze zm.), - Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Łodzi stanowiący załącznik Nr 10 do Regulaminu Organizacyjnego Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi. Badaniem objęta została dokumentacja losowo wybranych skarg i wniosków, jakie wpłynęły do Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Łodzi w okresie czasu objętym kontrolą problemową. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Jacek Szer pełniący funkcję Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Łodzi, a jego zastępcą jest Pan Marian Głowacki. Zgodnie z zapisami 12 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego WINB udzielanie odpowiedzi na wpływające do Inspektoratu skargi należy do zakresu działania Wydziału Orzeczniczo-Prawnego, podlegającego w świetle obowiązującej struktury organizacyjnej bezpośredniemu nadzorowi Zastępcy Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Za prowadzenie rejestru skarg i wniosków, o którym mowa w 20 ust.1 pkt 1 Instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej stanowiącej załącznik do ww. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia r., odpowiedzialny jest Sekretariat ( 16 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego).

2 2 Kierownikiem Wydziału Orzeczniczo-Prawnego jest Pan Wiesław Makal. W toku kontroli - z uwagi na nieobecność Pana W. Makala informacji i wyjaśnień udzielali inspektorzy Wydziału rozpatrujący w 2006 i 2007 roku skargi wybrane losowo do badania kontrolnego, tj.panie: Dominika Balcerowska, Agnieszka Gapsa, Katarzyna Rajchert, Jolanta Rondio i Jadwiga Starożytnik oraz Panowie: Tomasz Jankowski i Robert Wiktorski. W zakresie spraw dotyczących sposobu prowadzenia w WINB rejestru skarg i wniosków informacji udzielała Pani Monika Stawiana-Marchwicka. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000r. Nr 98, poz.1071 ze zm.) w art i 2 stanowi, że kierownicy organów państwowych lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach, co najmniej raz w tygodniu, natomiast w 3 ww. artykułu stanowi, że dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny odbywać się w ustalonym dniu po godzinach pracy. W 4 powołanego artykułu zawarto zapis, że informacja o dniach i godzinach przyjęć powinna być wywieszona na widocznym miejscu w siedzibie jednostki organizacyjnej oraz w podporządkowanych jej jednostkach organizacyjnych. Zgodnie z podaną na tablicy ogłoszeń informacją Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego lub jego zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godz , a pozostali pracownicy WINB od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Inspektoratu. W toku kontroli ustalono, co następuje: Dokumentem regulującym tryb postępowania i obiegu wpływających do Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego pism jest wymienione na wstępie niniejszego protokołu rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej. W trakcie kontroli, kontrolującym okazano dokumenty potwierdzające realizację przepisów 20 ust.1 pkt 1 instrukcji kancelaryjnej, tj. prowadzone w roku 2006 i 2007 rejestry skarg i wniosków, oznaczone symbolem klasyfikacyjnym zgodnym z Jednolitym rzeczowym wykazem akt dla zespolonej administracji rządowej w województwie stanowiącym załącznik do instrukcji kancelaryjnej. Rejestr, w którym dokonywano wpisów skarg i wniosków załatwianych przez WINB w roku 2006, prowadzony był w tym okresie w formie dokumentu papierowego, a zawarte rubryki obejmowały następujące dane, tj.: l.p., nr sprawy, datę wpływu, osobę zgłaszającą skargę, przedmiot sprawy (działalność lub bezczynność powiatowych organów nadzoru budowlanego, legalność robót budowlanych, stan techniczny obiektów, itp.), sposób załatwienia (pozytywny, negatywny, przekazanie wg właściwości, inny), datę odpowiedzi na skargę, uwagi. Zawarte w okazanym rejestrze informacje nie obejmowały danych dotyczących spraw załatwianych w ramach przyjęć interesantów, są one odnotowywane w odrębnie prowadzonym do tego celu rejestrze.

3 3 Z danych zawartych w rejestrze skarg i wniosków za rok 2006 oraz udzielonych kontrolującym wyjaśnień w tym zakresie wynika, iż w roku ubiegłym do Inspektoratu wpłynęły 474 skargi, spośród których 448 załatwiono we własnym zakresie (pozytywnie 102, negatywnie 343, inny sposób 3), a 26 przekazanych zostało według właściwości. Tematyka skarg rozpatrywanych przez WINB w roku 2006 dotyczyła w większości przypadków działalności powiatowych inspektorów nadzoru budowlanego, nieprawidłowych działań inwestycyjnych oraz stanu technicznego budynków. W celu zbadania sposobu załatwiania przez WINB skarg w roku 2006 oraz przestrzegania przez Inspektorat przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w tym zakresie, a w szczególności postanowień art.237 i 238 Kpa, czynnościom kontrolnym poddana została dokumentacja 20 losowo wybranych skarg. Badaniem kontrolnym objęto następujące skargi ( pozycja w rejestrze, nr sprawy), tj.: L.p. Nr sprawy /050805/8239/TJ/05, /030448/876/TJ/06, /060061/1711/JR/06, /060243/2009/JR/06, /060244/2009/JR/06, /060222/1866/RW/06, /060278/2370/RW/06, /060367/3029/RW/06, /060474/3658/AG/06, /060675/4084,4654/AG/06, /990735/1879/DB/06, /990735/1880/DB/06, /060817/5732/DB/06, /060093/5823/DB/06, /060704/4838/JR/06, /060607/6759/JR/06, /060645/5426/JR/06, /060760/5125/AG/06, /060903/6549/AG/06, /020222/7497/AG/06. Spośród wyżej wymienionych skarg pozytywnie rozpatrzono 3 sprawy, negatywnie 9, a w inny sposób 6. W 2 przypadkach (poz.134 i 135 w rejestrze) wydane zostały przez WINB postanowienia w trybie art.37 Kpa. W trakcie badania kontrolnego skarg, rozpatrywanych przez Inspektorat w roku 2006, nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie terminowości załatwianych spraw. Przestrzegane były postanowienia co do zachowania określonego w art Kpa terminu, a w przypadkach, o których mowa w art Kpa (nie załatwienie skargi w ustawowym terminie), stosowane były postanowienia art.36 Kpa (poinformowanie zainteresowanego o przyczynach zwłoki i wskazanie nowego terminu załatwienia sprawy). Rejestr skarg z 2007 r. prowadzony jest w formie wydruku komputerowego / zał.nr.1/ i zawiera 146 zarejestrowanych skarg. Badaniem kontrolnym objęto dokumentację 11 wybranych losowo, niżej wymienionych spraw :

4 4 Lp. znak : 3 550/041051/DB 5 550/ /KR 13 WINB/7144/061032/285/RW/07 ; 0550/070141/RW/ /724/1007/DB/ / /1079/TJ/07 ; WINB/550/041051/1691/TJ/ /070154/1114/RW/07 ; WINB/0550/070154/1114; 1751/RW/07 87 WINB/550/060660/1487/DB/07 ; WINB/550/060660/1487; 1938/DB/ /040012/TJ /WJ /050805/TJ ; WINB/550/070240/2052/TJ/ /JS Podczas kontroli dokumentacji wybranych skarg za rok 2007 nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie terminowości załatwianych spraw (art i 4 Kpa). W trakcie kontroli stwierdzono natomiast stosowanie w wielu sprawach innych znaków przy pierwotnym rejestrowaniu sprawy i innych znaków w korespondencji wychodzącej /np. sprawy z rejestru skarg z 2007 r. lp. : 9, 10, 13, 66 /. W Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Łodzi ewidencjonowane są przyjęcia interesantów w dwóch odrębnych rejestrach. Jeden z rejestrów, prowadzony w formie książkowej od 2000 r. nie jest oznaczony symbolem klasyfikacyjnym, zawiera wpisy osób przyjętych w ramach przyjęć interesantów przez poszczególnych inspektorów WINB prowadzących daną sprawę. W 2006 r. w ww. rejestrze zarejestrowano 98 przyjęć interesantów, natomiast w 2007 r. do dnia kontroli zarejestrowano przyjęcie 33 interesantów. Poszczególne rubryki rejestru nie precyzują charakteru wnoszonej przez petenta sprawy, jak również nie zawierają zapisu odnośnie sposobu jej załatwienia. W rubryce,,treść sprawy,, w której należy uściślić charakter wnoszonej sprawy określając czy jest to : wniosek, skarga, podanie, odwołanie, zażalenie, prośba czy interwencja, stosowany jest jedynie zapis :,,udzielono wyjaśnień,, tylko w poz. 57,60,61,80,81,82 szczegółowo określono charakter wnoszonej przez petenta sprawy, wpisując,,skarga,,. W rubryce dotyczącej,, sposobu załatwienia,, stosowany jest ogólnikowy zapis :,,udzielono wyjaśnień,, Drugi rejestr prowadzony w formie wydruków komputerowych również nie posiada oznaczenia symbolem klasyfikacyjnym / zał. nr.2 /. W rejestrze zarejestrowane zostały osoby przyjmowane w ramach przyjęć interesantów przez kierownictwo WINB. W 2006 r. przyjętych zostało 61 osób, natomiast w 2007 r. do dnia kontroli zarejestrowano 28 przyjęć interesantów. Z przyjęć interesantów zarówno przez inspektorów WINB, jak i kierownictwo Inspektoratu nie jest sporządzany protokół. Wszystkie przyjęcia interesantów odbyły się w godzinach pracy Inspektoratu tj. w godz. od 9.00 do O przeprowadzonej kontroli dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli znajdującej się w kontrolowanej jednostce. Poinformowano Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego o przysługujących kierownikowi podmiotu kontrolowanego prawach, o których mowa 21 ust.1 i 2 i 22 ust.1 Regulaminu Kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki w

5 5 Łodzi, tj. o przysługującym, przed podpisaniem protokołu, prawie do zgłoszenia Wojewodzie Łódzkiemu umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole, w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli oraz o możliwości odmowy podpisania protokołu kontroli poprzez złożenie w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemnego wyjaśnienia odmowy. Protokół sporządzony został w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki. Łódź, dnia maja 2007r. Podpis kierownika jednostki kontrolowanej Podpisy kontrolujących 1. 2.