Warszawa, dnia 11 luty 2013 WND-POKL.08.01.01-30-212/12 ZAPYTANIE KONKURSOWE NR 2 GB RESOURCES POLSKA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SP. K. (DALEJ: ZAMAWIAJĄCY ) ZAPRASZA DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU DOTYCZĄCYM ZAKUPU USŁUGI WYNAJMU SALI SZKOLENIOWEJ REALIZACJI USŁUGI CATERINGOWEJ ORAZ REALIZACJA USŁUGI MIEJSC NOCLEGOWYCH CPV - Wspólny Słownik Zamówień: a. nr 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne b. nr 55320000-9 Usługi podawania posiłków c. nr 55321000-6 Usługi przygotowania posiłków d. nr 55400000-4 Usługi podawania napojów e. nr 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji f. nr 98341000-5 Usługi miejsc noclegowych Wskazanie zastosowania: FA04-5 Do celów szkoleniowych (słownik uzupełniający, sekcja F) \wskazanie zastosowania: PA01-7 Wynajmu (słownik uzupełniający, sekcja P) str. 1
Spis treści 1. Przedmiot zamówienia...3 2. Zakres zamówienia...4 3. Podmioty uprawnione do udziału w postępowaniu...5 4. Wymagane oświadczenia i dokumenty...6 5. Rodzaj i opis kryteriów wyboru...7 6. Miejsce, sposób i termin składania ofert... 10 7. Wykaz załączników... 11 Uwagi końcowe... 12 str. 2
1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w ramach realizacji otwartego projektu szkoleniowego pt. Wielkopolska Akademia GBR realizowanego w ramach Priorytetu VIII Regionalne Kadry Gospodarki, Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw w ramach PO KL. Okres realizacji projektu: Wartość projektu: Grupa docelowa: 02.02.2013-31.06.2014 r. (17 miesiące) ok. 1 470 000,00 zł ok. 300 osób Niniejsze zapytanie ofertowe prowadzone jest w toku procedury konkursowej określonej w Zasadach Finansowania POKL (pkt. 2.2.7.2 Zasada konkurencyjności) z dnia 24.12.2012r. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm). str. 3
2. Zakres zamówienia Zamówienie obejmuje: Wynajem Sali szkoleniowej: a. Wynajem sali szkoleniowej z obsługą techniczną na 203 dni szkoleniowe 1, przy czym sala musi spełniać poniższe wymagania: I. lokalizacja miasto Poznań II. dostosowanie Sali do potrzeb osób niepełnosprawnych; III. posiadać dostęp do szybkiego Internetu; IV. być wyposażona w nowoczesne rozwiązania multimedialne, w tym minimum rzutnik multimedialny, ekran oraz tablicę flipchart; V. możliwość swobodnego pomieszczenia co najmniej 12 uczestników szkoleń + trener (stoły ustawione w literę U ). b. Wynajem sali na mentoring na 720 godzin szkoleniowych 2, przy czym sala musi spełniać poniższe wymagania: I. Lokalizacja miasto Poznań; II. Dostosowanie Sali do potrzeb osób niepełnosprawnych; III. posiadać dostęp do szybkiego internetu; IV. minimum dwa biurka i dwa krzesła (dla trenera i uczestnika); V. tablicę flipchart; c. Zapewnienie wyżywienia wszystkim uczestnikom szkoleń razem 2639 osobodni. Za osobodzień Zamawiający uważa: I. wyżywienie obiad (min. ciepłe danie z dodatkami) oraz całodzienna przerwa kawowa (herbata, kawa, soki 100%, woda, ciasteczka deserowe); II. wyżywienie musi być serwowane w osobnym pomieszczeniu, innym niż sala szkoleniowa w której odbywa się szkolenie. d. Zapewnienie noclegów dla uczestników szkoleń maksymalnie 315 osobonoclegów. I. Lokalizacja miasto Poznań II. Nocleg dla uczestników szkoleń w pokojach maksymalnie dwuosobowych z łazienką III. Śniadanie wliczone w cenę Uwaga! Szkolenia odbywają się w dni robocze. Nie dopuszcza się składania ofert cząstkowych. 1 Dzień szkoleniowy to dla Zamawiającego 8 godzin szkoleniowych (45min.) 2 Godzina szkoleniowa to dla Zamawiającego 45 minut. str. 4
3. Podmioty uprawnione do udziału w postępowaniu W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełniają wszystkie nw. wymagania: a. Zaproponowana sala szkoleniowa i noclegi znajdują się w odległości nie większej niż 5 kilometrów od Dworca PKP w Poznaniu (5 kilometrów drogą dla pojazdu); b. Ośrodek, w którym znajduje się sala szkoleniowa, ma bezpłatny parking lub takowy znajduje się nie dalej niż 1 km od ośrodka; c. Ośrodek posiada minimum dwie sale szkoleniowe; d. Sale szkoleniowe są klimatyzowane; e. Okres działalności firmy nie jest krótszy niż 2 lata; f. Oferent nie jest podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Poprzez powiązanie osobowe lub kapitałowe polega w szczególności na: (a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; (b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; (c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; (d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Uwaga!! Dokładna specyfika znajduje się w Załączniku nr 1 str. 5
4. Wymagane oświadczenia i dokumenty Do przesłanej oferty należy obowiązkowo dołączyć nw. oświadczenia i dokumenty: a. Aktualny, tj. nie starszy niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert na niniejsze zapytanie odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej; b. Załącznik nr 2 (Informacje do oceny zgodnie z merytorycznymi kryteriami wyboru) wypełniony i podpisany zgodnie z formą reprezentacji oferenta; c. załącznik nr 3 (Oświadczenie o braku powiązań) - wypełniony i podpisany zgodnie z formą reprezentacji oferenta. d. załącznik nr 4 (Oświadczenie oferenta) - wypełniony i podpisany zgodnie z formą reprezentacji oferenta. Uwaga! Niezłożenie wszystkich wymaganych oświadczeń i dokumentów zgodnie z opisem lub zmiana treści oświadczeń z Załączników nr 3 i 4 będzie skutkowała odrzuceniem oferty z powodu braku spełnienia kryteriów formalnych. Zamawiający prosi o nieprzysyłanie referencji do oferty. str. 6
5. Rodzaj i opis kryteriów wyboru Ocena ofert ma dwa etapy: a. formalny, b. merytoryczny. Aby przejść do oceny merytorycznej, oferta musi zostać oceniona pozytywnie we wszystkich punktach oceny formalnej, przy czym możliwe jest uzyskanie oceny albo pozytywnej albo negatywnej (TAK/ NIE). Tym samym, jeżeli któryś z punktów oceny formalnej zostanie oceniony negatywnie, oferta nie będzie podlegała ocenie merytorycznej. Szczegółowe kryteria formalne i kryteria merytoryczne znajdują się poniżej. str. 7
O dopuszczeniu oferty do oceny merytorycznej decydować będą następujące kryteria formalne: 1. przysłanie scanu podpisanej i opieczętowanej oferty na adres mailowy podany w punkcie 6 zapytania; 2. przysłanie scanu podpisanej i opieczętowanej oferty w terminie nieprzekraczającym ostatecznego terminu składania ofert podanego w ofercie, przy czym decyduje data i godzina wpływu oferty na adres mailowy podany w punkcie 6 zapytania; 3. przysłanie podpisanych oświadczeń, dokumentów i załączników zgodnych z punktem 4 zapytania, w tym: I. odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej; II. załącznika nr 2 do zapytania; III. załącznika nr 3 do zapytania; IV. załącznika nr 4 do zapytania; 4. podpis na ofercie i na Załącznikach jest zgodny z formą reprezentacji Oferenta wskazaną w przysłanym odpisie z właściwego rejestru albo aktualnym zaświadczeniu o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej; 5. podpisy na dołączonych do oferty oświadczeniach, dokumentach i załącznikach są zgodne z formą reprezentacji Oferenta wskazaną w przysłanym odpisie z właściwego rejestru albo aktualnym zaświadczeniu o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej; 6. kopie dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem; 7. zawarcie ceny brutto wynajmu Sali szkoleniowej i zawarcie ceny brutto zapewnienia wyżywienia oraz noclegów na wzorze z załącznika nr 2; 8. zawarcie terminu zapłaty za usługę na wzorze z załącznika nr 2; 9. przysłana oferta obejmuje całość usług, nie jest ofertą wariantową, częściową ani wspólną; 10. okres działalności firmy nie jest krótszy niż 2 lata. Karta oceny formalnej projektu znajduje się w załącznik nr 5 do niniejszego zapytania. str. 8
O wyborze oferty decydować będą następujące kryteria merytoryczne: 1. Cena (najniższa maksimum) podana na wzorze załącznika nr 2 do zapytania waga 80% 2. Zaproponowany termin płatności za usługę (najdłuższy maksimum) podany na wzorze z załącznika nr 2 do zapytania waga 20%. Wzory na podstawie których przyznawane będą punkty w ocenie merytorycznej znajdują się w Załączniku nr 6 do niniejszego zapytania. Oferta, która uzyska największą łączną liczbę punktów w oparciu o podane powyżej kryteria wyboru (Oferent może uzyskać maksymalnie 100 pkt) zostanie uznana przez Zamawiającego za najkorzystniejszą i Oferent zostanie wyłoniony do realizacji usług będących przedmiotem zamówienia. str. 9
6. Miejsce, sposób i termin składania ofert W ramach niniejszego postępowania rozpatrywane będą wyłączenie oferty, które: a. Zostały przesłane jako scan (podpisane i opieczętowane) na adres mailowy Zamawiającego: UDROZDOWSKA@GBR.PL b. zostały przysłane do dnia 25 lutego 2013 do godziny 17.00 str. 10
7. Wykaz załączników Do zapytania dołączono następujące załączniki, które stanowią jego integralną część: a. Zał. 1. Specyfikacja zlecanej usługi; b. Zał. 2. Informacje do oceny zgodnie z merytorycznymi kryteriami wyboru; c. Zał. 3. Oświadczenie o braku powiązań; d. Zał. 4. Oświadczenie oferenta; e. Zał. 5 Karta oceny formalnej oferty; f. Zał. 6. Sposób przyznania punktów ocenie merytorycznej; str. 11
Uwagi końcowe a. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od podpisania umowy w przypadku nie zaakceptowania przez wykonawcę wzoru umowy. Ze względu na fakt, iż niniejsza usługa realizowana jest w ramach projektu współfinansowanego z EFS Zamawiający informuje, że umowa z Wykonawcą zawierać będzie następujące warunki: I. obowiązek udostępnienia na każde żądanie dokumentacji, w tym dokumentacji finansowej związanej z realizacją zamówienia; II. możliwość zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku ewentualnych zmian we wniosku o dofinansowanie projektu wprowadzonych w okresie jego realizacji; III. obowiązek przekazania Zamawiającemu prawa autorskich, w tym majątkowych, do utworów wykonanych na podstawie podpisanej umowy; b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny lub do zamknięcia postępowania bez wyboru oferty; c. Do upływu terminu składania ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego Zapytania ofertowego; d. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji wykazanego doświadczenia m.in. poprzez kontakt z osobami odpowiedzialnymi za realizację projektu; e. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert; f. Zamawiający nie udziela żadnych dodatkowych wyjaśnień (pisemnych bądź ustnych) podczas trwania postępowania; g. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia w tekście przysłanej oferty oczywistych pomyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta. W terminie 1 dnia od dnia zawiadomienia Oferent może nie zgodzić się na poprawienie w treści oferty oczywistych pomyłek pisarskich, w takim przypadku jego oferta podlega odrzuceniu i nie podlega ocenie formalnej ani merytorycznej. h. Oferenci ponoszą wszystkie koszty związane z przygotowaniem, kalkulacją i złożeniem oferty. str. 12
W razie pytań prosimy o kontakt z Urszula Drozdowska: tel. 0-502 122 711 mail: udrozdowska@gbr.pl Z poważaniem, Ireneusz Górecki str. 13