Zaproszenie do składania ofert nr POKL /IFR/16 [zapytanie o cenę]

Transkrypt

1 Zaproszenie do składania ofert nr POKL /IFR/16 [zapytanie o cenę] Warszawa, r Dotyczy: zamówienia w trybie zapytania o cenę na wynajem sal, noclegów i wyżywienie do realizacji projektu Firmy Rodzinne 2 w ramach poddziałania POKL I. Składający zapytanie: Stowarzyszenie Inicjatywa Firm Rodzinnych ul. Smolna 14 m Warszawa Biuro Projektu Firmy Rodzinne 2: ul. Chodakowska 19/ Warszawa Tel. (22) Kontakt: Karina Knyż-Grzywa Koordynator ds. organizacji szkoleń Karina@firmyrodzinne.pl Kody CPV zamówienia: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi bufetowe w zakresie podawania posiłków II. Opis przedmiotu zapytania: Przedmiotem zapytania ofertowego jest wynajęcie pomieszczeń sal konferencyjnych, miejsc noclegowych, wyżywienia w terminach zgodnie z załącznikiem 1, celem prowadzenia działań szkoleniowych w ramach projektu Firmy Rodzinne 2 w Warszawie. Przedmiotem zamówienia jest: 1) wynajęcie sal konferencyjnych/szkoleniowych na 36 dni zgodnie z załącznikiem 1

2 2) noclegi dla uczestników i kadry merytorycznej projektu 50 osób podczas konferencji oraz 10 osób podczas każdego ze szkoleń 3) wyżywienie (śniadanie, obiad, kolację) plus przerwy kawowe ciągłe III. Szczegółowe warunki przedmiotu zamówienia 1. Budynek w którym znajduje się sala szkoleniowa powinien: a. znajdować się w odległości do 15 minut od Centrum Miasta Dworca PKP jednym środkiem transportu np. autobus b. być pod opieką administratora w czasie szkoleń i konferencji c. umożliwiać dostęp osobom niepełnosprawnym do sali szkoleniowej i konferencyjnej, pokoi, pomieszczeń sanitarnych d. posiadać oddzielne pomieszczenie przeznaczone na stołówkę e. posiadać przedsionek lub korytarz umożliwiający obsługę uczestników tuż przed szkoleniem lub konferencją oraz w trakcie jej trwania przez 3 osobowy zespół projektu 2. Sala na spotkania, która zapewni komfort pracy dla wskazanej w załączniku nr 1 liczby osób powinna: a. mieć stały dostęp do Internetu Wi-Fi, z możliwością podłączenia projektora, ustawienia ekranu b. umożliwiać wstawienie do sal banerów i umieszczenie informacji o realizowanym projekcie na drzwiach sali oraz w recepcji lub w holu wejściowym c. mieć klimat sprzyjający efektywnemu uczeniu się - być jasna, przytulna, wygodna (przyziemie wykluczone), d. mieć zapewnione w ogrzewanie w sezonie grzewczym. e. posiadać krzesła dla wskazanej w załączniku nr 1 liczby uczestników oraz dla trenerów. 3. Strona organizacyjna warunkiem jest: a. możliwość ustalenia godzin rozpoczęcia i zakończenia zajęć przed każdym warsztatem, b. możliwość weryfikacji ilości osób uczestniczących w spotkaniach na 2 dni przed planowana konferencją,

3 c. zapewnienie ciągłości przerw kawowych dla wskazanej w załączniku nr 1 liczby osób w trakcie trwania zajęć kawa, herbata, woda, soki, kanapki (rano) oraz ciasta (późniejsze przerwy) 4. Pokoje powinny: a. znajdować się w tym samym budynku, co sale szkoleniowe b. umożliwiać nocleg uczestnikom i trenerom dla wskazanej w załączniku nr 1 liczby osób - (z uwzględnieniem podziału na płeć) oraz ostatniego dnia szkolenia (zapewnienie uczestnikom zamykanego pomieszczenia, w którym ostatniego dnia będą mogli złożyć bagaże). c. być najwyżej dwu-osobowe. d. mieć oddzielne łazienki e. mieć przytulną atmosferę, f. być ogrzewane w sezonie grzewczym 5. Wyżywienie oczekujemy: a. zapewnienia uczestnikom i trenerom pełnego wyżywienia przez czas trwania w konferencji w tym: Śniadanie drugiego dnia (zgodnie ze szczegółową specyfikacją w załączniku 1) Obiady i kolacje ciepłe posiłki w formie bufetu Przerwy kawowe ciągłe (uzupełniane na bieżąco) zawierające kawę, herbatę, wodę, soki oraz kanapki/tartinki (pierwsza poranna przerwa) oraz ciasta w trakcie kolejnych przerw b. możliwości ustalenia pór posiłków przed każdym zjazdem. c. możliwości zapewnienia posiłków do wyboru: wegetariańskie, mięsne i uwzględnienie diet zgłoszone dwa dni przed spotkaniem. 6. Warunki płatności - Płatność po realizacji poszczególnych etapów projektu bez zaliczki. IV. Zakres i cel: Przeprowadzenie zajęć, zapewnienie noclegów i wyżywienia dla beneficjentów ostatecznych w ramach realizacji projektu Firmy Rodzinne 2 V. Termin realizacji oferty:

4 W terminie od 31 stycznia 2014 do końca lipca 2014 na realizację projektu Firmy Rodzinne. Szczegółowy terminarz zajęć określa załącznik nr 1. VI. Opis warunków, jakie musi spełnić oferta: Ofertę może złożyć Wykonawca, który dysponuje odpowiednimi pomieszczeniami. Oferta powinna być złożona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 i powinna zawierać: 1. cenę wynajęcia sali wraz z dostępem do wymienionych w pkt. III pomieszczeń 2. cenę wyżywienia (cenę jednostkową za dzień szkoleniowy i łączną) 3. cenę noclegów (cenę jednostkową za dzień szkoleniowy i łączną) 4. zdjęcie proponowanej sali szkoleniowej, przykładowego pokoju VII. Kryteria wyboru ofert i ich znaczenie : Cena 100% - oferta o najniższej cenie - całkowita kwota brutto uzyska 100 punktów. Pozostałe oferty uzyskają wartość punktową wyliczoną wg poniższego wzoru: Cn C = W Cb C liczba punktów za cenę (całkowita kwota brutto); Cn najniższa cena ofertowa (całkowita kwota brutto); Cb cena (całkowita kwota brutto) badanej oferty; W waga = 100. VIII. ZAKRES WYKLUCZENIA PODMIOTÓW Z UDZIAŁU W NINIEJSZYM ZAMÓWIENIU (zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Podsekcja 1 Zasada konkurencyjności, pkt. 8) Z niniejszego zamówienia wykluczone zostają podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, z zastrzeżeniem pkt. 12 lit b Wytycznych. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami

5 upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. IX. Miejsce i termin składania ofert: Oferta winna być złożona bezpośrednio do siedziby zamawiającego lub za pośrednictwem poczty (z dopiskiem ) na adres: ul. Chodakowska 19/31, Warszawa lub mailem na adres karina@firmyrodzinne.pl do dnia do godz Dodatkowe informacje drogą mailową: karina@firmyrodzinne.pl lub telefonicznie pod nr telefonu: Termin związania ofertą 30 dni od daty upływu składania ofert. Zamawiający informuje jednocześnie, że Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę oraz wykaże dopasowanie oferty do potrzeb organizatora. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po złożeniu oferty z zastrzeżeniem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ceny w sytuacji, kiedy podane wartości w zwycięskiej ofercie odbiegać będą od cen rynkowych, lub kiedy będą znacząco odbiegać od kwoty jaką dysponuje Zamawiający na przedmiotowe zamówienie. Uprzejmie informujemy, że: zastrzegamy sobie prawo do swobodnego wyboru oferty oraz do unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny

6 nie ponosimy kosztów związanych z przedstawieniem oferty Zapytanie ofertowe kierujemy do kilku firm i zdajemy sobie sprawę, że powyższy zapytanie może nie wyczerpać wszystkich nasuwających się wątpliwości, dlatego, przed przesłaniem do nas oferty, zapraszamy do kierowania pytań. Jeżeli zdecydują się Państwo nie odpowiadać na powyższe zapytanie, bardzo prosimy o taką informację i zapewniamy, że nie będzie to miało wpływu na kierowanie do Państwa zapytań ofertowych w przyszłości. Z poważaniem Karina Knyż-Grzywa

7 Załącznik 1 Działanie Ilość dni Planowana liczba osób Data Konferencja szkoleniowa otwierająca (jedna duża sala na osób oraz 4 mniejsze sale szkoleniowe) 2 dni Szkolenie nr 1 (jedna sala szkoleniowa dla każdej z grup na osób) Grupa 1 2 dni Grupa 2 2 dni Grupa 3 2 dni Grupa 4 2 dni Grupa 5 2 dni Szkolenie nr 2 (jedna sala szkoleniowa dla każdej z grup na osób) Grupa 1 2 dni Grupa 2 2 dni Grupa 3 2 dni Grupa 4 2 dni Grupa 5 2 dni Konferencja szkoleniowa (jedna duża sala na osób oraz 2 mniejsze sale szkoleniowe) 2 dni Szkolenie nr 3 (jedna sala szkoleniowa dla każdej z grup na osób) Grupa 1 2 dni Grupa 2 2 dni Grupa 3 2 dni Grupa 4 2 dni Grupa 5 2 dni Konferencja szkoleniowa (jedna duża sala na osób oraz 2 mniejsze sale szkoleniowe) 2 dni

8 Nazwa oferenta:.. Adres:... Tel:... FORMULARZ OFERTOWY do zamówienia nr POKL /IFR/2 Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na zamówienia w trybie zapytania o cenę na wynajem sal, noclegów i wyżywienie do realizacji projektu Firmy Rodzinne 2 w ramach poddziałania POKL współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego: Oferuję wykonanie zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym w kwocie: Kryterium Cena wynajęcia sali wraz z dostępem do wymienionych w pkt. III pomieszczeń Kwota brutto za jeden dzień Kwota brutto za całość zgodnie z załącznikiem nr 1 Kryterium Koszt przerw kawowych zawierających kawę, herbatę, soki (3 Kwota brutto za osobę, za 1 dzień szkoleniowy Kwota brutto za całość, zgodnie z załącznikiem nr 1

9 rodzaje), wodę oraz kanapki (pierwsza poranna przerwa kawowa) lub ciasta 2 rodzaje (kolejne przerwy kawowe) Kryterium Kwota brutto za osobę Kwota brutto za całość, zgodnie z załącznikiem nr 1 Catering Lunch (dwa dania, deser, woda, soki (3 rodzaje) Kolacja Kryterium Kwota brutto za pokój Kwota brutto za całość zgodnie z załącznikiem nr 1 w tym:.. pokoi 2-osobowych.. pokoi jednoosobowych Nocleg w pokoju 2- osobowym Nocleg w pokoju 1- osobowym Nie dotyczy

10 Oświadczam, że zapoznałem/am się się ze Zapytaniem Ofertowym, przyjmuję warunki w nim zawarte i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. Zobowiązuję się do wykonania zamówienia w terminach określonych w zapytaniu ofertowym. W przypadku przyznania mi zamówienia, zobowiązuję się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. Ponadto oświadczam, że: Nie jestem powiązany/a osobowo i kapitałowo z Zamawiającym tj. nie uczestniczę w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej. Nie posiadam co najmniej 10% udziałów lub akcji Zamawiającego. Nie pełnię funkcji członka organu nadzorczego, zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika. Integralną część oferty stanowią następujące dokumenty: 1) Zdjęcie pokoju 2) zdjęcie sali szkoleniowej 3)... Data i podpis oferenta