Zapytanie ofertowe ZO/7/12 w celu wyboru najkorzystniejszej oferty

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe ZO/7/12 w celu wyboru najkorzystniejszej oferty Nowy Sącz, 7 września 2012 r. I. Zamawiający: Wyższa Szkoła Biznesu NLU z siedzibą w Nowym Sączu Nowy Sącz, ul. Zielona 27 Tel , faks: NIP: ; REGON: II. W związku z realizacją umowy POKL /09-00 na dofinansowanie projektu DiAMEnT - dostrzec i aktywizować możliwości, energię, talenty, Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych, współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki zapraszamy do złożenia oferty na organizację noclegów, wyżywienia oraz wynajem sal szkoleniowych podczas warsztatów konsultacyjnych dla autorów programów projektu DiAMEnT. III. Kody CPV wg Wspólnego Słownika Zamówień: Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji IV. Postanowienia ogólne. 1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zaproszenia do upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje sie niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 4. W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i inne informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują, poza wyjątkami przewidzianymi w treści niniejszego zapytania, drogą elektroniczną. V. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja noclegów, wyżywienia oraz wynajem sal szkoleniowych podczas warsztatów konsultacyjnych dla autorów programów projektu DiAMEnT planowanych w terminie r. w Krynicy-Zdroju dla maksymalnie 17 osób. W zakres zamówienia wchodzą następujące usługi: 1. Zapewnienie zakwaterowania w terminie września 2012 r. dla maksymalnie 17 osób w obiekcie szkoleniowo-wypoczynkowym spełniającym standardy co najmniej kategorii trzygwiazdkowej na terenie Krynicy-Zdrój, w pokojach jedno- lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, pokoje z łazienką, dostępem do bezpłatnego łącza internetowego, bezpłatnym parkingiem dla uczestników warsztatów. 2. Zapewnienie wyżywienia zgodnie z zasadami higieny oraz racjonalnego żywienia określonymi w odrębnych przepisach. Wszystkie posiłki w formie bufetu szwedzkiego muszą być urozmaicone, odpowiadające normom żywieniowym dorosłych pod względem ilości i jakości oraz wartości odżywczych, bogate w witaminy, z dużą ilością warzyw i owoców kolacja uroczysta - dania na ciepło i zimno, napoje (rozbudowane menu) Strona1

2 śniadanie dania na ciepło i zimno, napoje; obiad - dwudaniowy, napoje, deser; kolacja - dania na ciepło i zimno, napoje śniadanie - dania na ciepło i zimno, napoje; obiad - dwudaniowy, napoje, deser. 3. Zapewnienie sal szkoleniowych klimatyzowanych : 1 sala g sale g sala g : 1 sala g Wyposażenie sal szkoleniowych: rzutnik multimedialny, ekran, tablica flipchartowa, dostęp do Internetu z możliwością przeprowadzenia telekonferencji. 4. Zapewnienie przerw kawowych: jedna łączna stale uzupełniana (kawa, herbata, soki, woda mineralna, ciasta, owoce) jedna łączna stale uzupełniana (kawa, herbata, soki, woda mineralna, ciasta, owoce). VI. Warunki wymagane od Wykonawcy: O wykonanie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Wykonawca wykaże się posiadaniem zaświadczenia o wpisie do właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty. w oparciu o dokumenty dołączone do oferty. 2. Posiadają wiedzę i doświadczenie. Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować osobami zdolnymi do realizacji zamówienia, przy czym warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie dwóch ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert, wykonał co najmniej trzy usługi związane z organizacją noclegów i wyżywienia oraz wynajmem sal szkoleniowych dla grup szkoleniowych min. 15-osobowych. w oparciu o dokumenty dołączone do oferty. 3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie usługi. w oparciu o oświadczenie dołączone do oferty. 4. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania. w oparciu o oświadczenie dołączone do oferty. Strona2

3 5. Nie są powiązani kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na : - uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej - posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. w oparciu o oświadczenie dołączone do oferty. 6. Niespełnienie choćby jednego z wymienionych w pkt. VI. 1-5 warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty. VII. Sposób przygotowania ofert. Miejsce i termin ich składania: 1. Oferty powinny zostać złożone w formie papierowej, pod rygorem nieważności, według wzoru oferty będącego załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania do dnia r. do godz wraz z wymaganymi załącznikami nr Do oferty wykonawcy dołączają następujące dokumenty pod rygorem wykluczenia z postępowania: 2.1. oświadczenie o spełnianiu warunków wzięcia udziału w postępowaniu załącznik nr 2; 2.2. aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, 2.3. dokumenty poświadczające doświadczenie - wykonanie co najmniej trzech usług zrealizowanych w okresie dwóch ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert, związanych z organizacją noclegów i wyżywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych dla grup szkoleniowych min. 15-osobowych (listy referencyjne lub inne dokumenty poświadczające prawidłowe wykonanie usługi), 2.4. pełnomocnictwo do złożenia oferty w niniejszym postępowaniu, jeśli Wykonawca posługuje się w celu złożenia oferty pełnomocnikiem. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Oferta, która będzie dotyczyła tylko jednej z części zamówienia zostanie odrzucona. 4. Dokumenty składa sie w oryginale albo kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 5. Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty, a także będzie miał prawo wezwać do uzupełnienia wymaganych dokumentów, jeśli nie zostaną one złożone lub będą zawierać błędy. 6. W przypadku rażącej różnicy ceny oferowanej a średnią rynkową oferta Wykonawcy zostanie odrzucona. 7. Ofertę należy umieścić w kopertach zabezpieczonych w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z ich treścią przed otwarciem ofert. Na kopercie należy umieścić napis Oferta na organizację noclegów, wyżywienia oraz wynajem sal szkoleniowych podczas warsztatów konsultacyjnych dla autorów programów projektu DiAMEnT. 8. Oferty należy przesyłać pocztą tradycyjną lub składać osobiście w Biurze Projektu DiAMEnT, Nowy Sącz, ul. Zielona 27, pok. 103 budynek D, w dni powszednie w godz , w terminie do r., do godz Strona3

4 VIII. Wybór Wykonawcy: 1. Zamawiający porówna i oceni tylko te oferty, które nie zostaną odrzucone. 2. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: L.p. Nazwa kryterium Waga kryterium ilość punktów 1 Cena oferty brutto 60 2 Doświadczenie w realizacji podobnych usług 20 3 Standard zakwaterowania 10 4 Plan wyżywienia 10 Razem Punkty zostaną wyliczone w następujący sposób: 3.1. R=C+D+Z+W, gdzie poszczególne symbole oznaczają: R suma uzyskanych punktów C - liczba punktów przyznanych danej ofercie za cenę brutto całości zamówienia D- liczba punktów przyznanych danej ofercie za doświadczenie w realizacji podobnych usług; Z liczba punktów przyznana danej ofercie za standard zakwaterowania W liczba punktów przyznanych danej ofercie za plan wyżywienia 3.2. Kryterium Cena oferty brutto (C) C=(Cm/Cx)*60 C liczba punktów przyznanych danej ofercie za cenę brutto Cm minimalna cena brutto zaoferowana w odpowiedzi na zapytanie Cx cena brutto rozpatrywanej oferty Kryterium Doświadczenie w realizacji podobnych usług (D) Maksymalna ilość punktów kryterium wynosi 20 pkt., przy czym: - 20 pkt. otrzyma Oferent, który wykaże się co najmniej dwuletnim doświadczeniem w zakresie osobowych) więcej niż pięciu w ciągu ostatnich dwóch lat (udokumentowanie listy referencyjne lub dokumenty poświadczające prawidłowe wykonanie usługi); - 10 pkt. otrzyma Oferent, który wykaże się co najmniej dwuletnim doświadczeniem w zakresie osobowych) minimum pięciu w ciągu ostatnich dwóch lat (udokumentowanie listy referencyjne lub dokumenty poświadczające prawidłowe wykonanie usługi); - 1 pkt. otrzyma Oferent, który wykaże się co najmniej dwuletnim doświadczeniem w zakresie osobowych) minimum trzech w ciągu ostatnich dwóch lat (udokumentowanie listy referencyjne lub dokumenty poświadczające prawidłowe wykonanie usługi). Strona4

5 3.4. Kryterium Standard zakwaterowania (Z): Maksymalna ilość punktów kryterium wynosi 10 pkt. Ocena standardu zakwaterowania zostanie dokonana na podstawie złożonego opisu oferowanego standardu zakwaterowania z uwzględnieniem zakresu zamówienia w skali 0-10 pkt Kryterium Plan wyżywienia (W) Maksymalna ilość punktów kryterium wynosi 10 pkt. Ocena planu wyżywienia zostanie dokonana na podstawie złożonego opisu oferowanego planu wyżywienia z uwzględnieniem zakresu zamówienia w skali 0-10 pkt Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy, którego oferta spełnia wymagania określone w zapytaniu ofertowym oraz otrzymał najwyższą ilość punktów Jeżeli w wyniku oceny ofert najwyższą ilość punktów uzyska oferta, której wartość przekracza kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na udzielenie zamówienia, oferta ta zostanie odrzucona, a wybrana zostanie następna oferta o najwyższej ilości punktów, jeżeli cena zawarta w tej ofercie nie będzie przekraczać kwoty, którą Zamawiający może przeznaczyć na udzielenie zamówienia. IX. Ogłoszenie wyników 1. Zamawiający powiadomi do 5 dni roboczych Wykonawców, których oferty zostały rozpatrzone, o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres wskazany w ofercie oraz opublikuje wyniki postępowania na stronie internetowej: X. Dodatkowe informacje 1. Oferent może zwrócić się do Zamawiającego w formie elektronicznej lub telefonicznej o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Ze strony Zamawiającego uprawnionym do udzielania wyjaśnień jest Pani Alicja Bryłka, adres abrylka@diament.edu.pl, tel Strona5