ZAPYTANIE OFERTOWE. Tryb udzielania zamówienia

Transkrypt

1 Kraków, dnia ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące wyboru ośrodka szkoleniowego (hotelu), w którym zorganizowane zostaną szkolenia wyjazdowe/integracyjne dla pracowników wszystkich działów firm Selvita i BioCentrum. W ramach zamówienia zorganizowane zostaną 3 szkolenia, każde szkolenie dla 40 osób (w dwóch mniejszych grupach). Na każde szkolenie dla 40 osób przypadać będzie 2 trenerów oraz 2 organizatorów szkolenia. Szkolenia organizowane są w projekcie pt. Program doskonalenia kompetencji pracowników firm Selvita S.A. i BioCentrum Sp. z o.o. finansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, Numer projektu: POKL /11 Kody CPV zamówienia: najem sali konferencyjno warsztatowej kod CPV (usługi najmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkania) zakwaterowanie uczestników i trenerów kod CPV (usługi hotelarskie) wyżywienie dla uczestników i trenerów szkolenia kod CPV (usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków) Nazwa i adres zamawiającego BERNDSON Sp. z o. o. ul. Feldmana 4/ Kraków Tryb udzielania zamówienia Postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

2 Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: Wynajem sal szkoleniowych na szkolenia zapewniających komfortowy udział w szkoleniu 20 uczestników wraz z wyposażeniem (min. rzutnik, ekran, flipchart) Zamawiający planuje zorganizować 3 szkolenia (każde w dwóch grupach po 20 osób; każde szkolenie wymaga zapewnienia dwóch sal szkoleniowych) Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w formie bufetu w pokojach dwuosobowych i uroczystą kolacją dla uczestników szkoleń wyjazdowych w każdym z 3 szkoleń weźmie udział 40 uczestników, ponadto Oferent zobowiązany jest zapewnić noclegi wraz z wyżywieniem dla dwóch trenerów i dwóch organizatorów (noclegi ze śniadaniem i kolacją dla trenerów i organizatorów należy wliczyć w cenę usługi dla danej grupy 40 uczestników szkolenia) Zapewnienie cateringu w czasie szkoleń (całodzienny serwis kawowy składający się z kawy, herbaty, wody, soków i ciastek oraz dwudaniowy gorący posiłek z napojem na każdy dzień szkoleniowy dla uczestników, trenerów i organizatorów) Szkolenia mogą być zorganizowane w hotelach wyłącznie na terenie woj. Małopolskiego. Szkolenia muszą się odbywać w tym samym miejscu co noclegi. Każde szkolenie trwać będzie 2 dni (16 godzin). Przewidywany termin płatności to 30 dni od daty wystawienia faktury, przy czym data zapłaty uzależniona będzie od dostępności środków przekazanych przez Instytucją Pośrednicząca finansującą projekt (WUP Kraków) na koncie dotacji. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Termin wykonania zamówienia Planowany termin szkoleń to okres 1 maja 2012 r. 31 grudnia 2013 r. O dokładnych terminach szkoleń Zamawiający będzie informował wybranych Oferentów z minimum 2 tygodniowym wyprzedzeniem. Warunki udziału w postępowaniu Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie, którzy dysponują odpowiednim potencjałem lokalowym w województwie małopolskim, technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a także posiadają niezbędne doświadczenie do wykonania zamówienia. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności. 2. Posiadają doświadczenie zbieżne z zakresem zamówienia wymaga się by Wykonawca w ciągu ostatnich 2 lat zorganizował co najmniej 20 szkoleń każde dla co najmniej 10 osobowych grup.

3 (udokumentowane oświadczeniem, przy czym Zamawiający może poprosić o przesłanie dokumentów potwierdzających doświadczenie), 3. Dysponują odpowiednim potencjałem lokalowym, technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Wykonawcy zobowiązani są do złożenia oświadczeń o spełnieniu wyżej wspomnianych warunków. Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty oświadczenia o braku ww. powiązań. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania dokumentów a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Oferentami. 1. Niniejsze postępowanie jest prowadzone w języku polskim. 2. Zamawiający porozumiewa się z Wykonawcą w formie pisemnej lub telefonicznej. Pisma można wysyłać pocztą lub składać osobiście na adres: ul. Feldmana 4/11, Kraków. 3. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się w imieniu Zamawiającego jest Pracownik biura projektu Grzegorz Baran, (gbaran@berndson.com) Tel Termin złożenia oferty Termin złożenia oferty mija roku o godz Oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Opis sposobu przygotowania oferty Oferta musi być przygotowana w formie pisemnej pod rygorem nieważności (dopuszcza się wersję elektroniczną wersja zeskanowana z podpisami) wg wzoru załączonego do zapytania ofertowego.

4 Oferta powinna zawierać: opis ośrodka szkoleniowego (hotelu) wraz z dokumentacją zdjęciową cenę brutto za przeprowadzenie 1 szkolenia dwudniowego dla grupy 40 osób zgodnie z opisem zawartym w zapytaniu. oświadczenie o braku powiązań pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą wg wzoru z zapytania ofertowego dla każdego z członków zespołu Oferentów. Oferent powinien złożyć ofertę formie elektronicznej na adres e mail: (gbaran@berndson.com lub w wersji papierowej na adres biura: ul. Feldmana 4/11, Kraków. Obie formy dostarczenia oferty powinny się odbyć za potwierdzeniem odbioru oferty przez Zamawiającego. Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia. 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający pisemnie poinformuje o tym Oferenta. 2. Umowa zostanie zawarta w terminie do 14 dni od zakończenia postępowania. 3. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę cenę i jakość złożonej oferty. Zamawiający zastosuje następujące kryteria: a) cena oferty stanowiącą cenę 1 szkolenia dwudniowego dla grupy 40 osobowe oraz trenerów i organizatorów (cenę należy wskazać dla 3 elementów składowych zapytania) 50% b) jakość Oferty Standard Ośrodka szkoleniowego (hotelu) na podstawie liczby gwiazdek hotelu (hotel 2 gwiazdkowy 5 punktów; hotel 3 gwiazdkowy 20 punktów; hotel 4 gwiazdkowy 35 punktów; hotel 5 gwiazdkowy 50 punktów) 50% 2. Sposób wyliczenia poszczególnych elementów składowych oferty a) Kryterium cenowe. Ocenie podlegać będzie cena za organizację 1 szkolenia. Punkty za cenę będą obliczane wg wzoru: Najniższa cena oferty Liczba punktów = x 100 x 50% Cena badanej oferty Maksymalna liczba punków: 50 b) Jakość Oferty. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo otrzymania do wglądu dokumentów potwierdzających przedstawioną jakość ośrodka, w tym także wizytację każdego Ośrodka szkoleniowego, który złożył Ofertę.

5 Oferenci oceniani będą wg następujących kryteriów: 5 pkt hotel 2 gwiazdkowy 20 pkt hotel 3 gwiazdkowy 35 pkt hotel 4 gwiazdkowy 50 pkt hotel 5 gwiazdkowy Dodatkowo zamawiający przyzna dodatkowe 5 punktów dla Oferenta, który przedstawił najlepsze menu obiadu, kolacji, śniadania i przerw kawowych. Wszystkie otrzymane przez Zamawiającego oferty zostaną sklasyfikowane oraz ułożone w rankingu wg przyznanych punktów za poszczególne części oceny oferty. Odrębnie oceniane będą oferty dotyczące prowadzenia szkolenia i doradztwa z poszczególnych tematów określonych w zapytaniu. 3. Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL sztywno skalkulowane kwoty na niniejszą ofertę. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje z Oferentem, który uzyska największą liczbę punktów lub odstąpić od podpisania umowy.

6 Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTY.., dnia. (miejscowość, data) Dla Firmy BERNDSON sp. z o. o. W odpowiedni na zapytanie ofertowe dotyczące wyboru ośrodka szkoleniowego (hotelu), w którym zorganizowane zostaną szkolenia wyjazdowe/integracyjne dla pracowników wszystkich działów firm Selvita i BioCentrum. W ramach zamówienia zorganizowane zostaną 3 szkolenia, każde szkolenie dla 40 osób (w dwóch mniejszych grupach). Na każde szkolenie dla 40 osób przypadać będzie 2 trenerów oraz 2 organizatorów szkolenia. Szkolenia organizowane są w projekcie pt. Program doskonalenia kompetencji pracowników firm Selvita S.A. i BioCentrum Sp. z o.o. finansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, Numer projektu: POKL /11... (nazwa podmiotu Oferenta)... (adres) Numer telefonu.. e mail NIP:.. Regon: 1. Zgłaszam swoją ofertę organizacji szkoleń. 2. Szkolenia zorganizowane zostaną w.. (proszę wskazać adres ośrodka szkoleniowego hotelu) 3. Oświadczam, że: Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności. Posiadam doświadczenie zbieżne z zakresem zamówienia tj. w ciągu ostatnich 2 lat zorganizowałem co najmniej 20 szkoleń każde dla co najmniej 10 osobowych grup. Dysponuję odpowiednim potencjałem lokalowym, technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

7 Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Do Oferty załączam opis ośrodka szkoleniowego (hotelu) wraz z dokumentacją zdjęciową (dopuszczalna jest forma elektroniczna). 5. Proponuję następującą cenę brutto za przeprowadzenie pojedynczego szkolenia:. zł, w tym: Wynajem na dwa dni dla dwóch grup sal szkoleniowych na szkolenia zapewniających komfortowy udział w szkoleniu 20 uczestników wraz z wyposażeniem (min. rzutnik, ekran, flipchart): zł Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w formie bufetu w pokojach dwuosobowych i uroczystą kolacją dla uczestników szkoleń wyjazdowych w pojedynczym szkoleniu weźmie udział 40 uczestników, ponadto Oferent zobowiązany jest zapewnić noclegi wraz z wyżywieniem dla dwóch trenerów i dwóch organizatorów (noclegi ze śniadaniem i kolacją dla trenerów i organizatorów należy wliczyć w cenę usługi dla danej grupy 40 uczestników szkolenia): zł Zapewnienie cateringu w czasie dwóch dni szkoleń dla grupy 40 uczestników oraz organizatorów i trenerów (całodzienny serwis kawowy składający się z kawy, herbaty, wody, soków i ciastek oraz dwudaniowy gorący posiłek z napojem na każdy dzień szkoleniowy dla uczestników, trenerów i organizatorów): zł 6. Oświadczam, że realizacja usług będzie prowadzona zgodnie z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym. 7. Świadom odpowiedzialności karnej oświadczam, iż dane zawarte w ofercie są zgodne z prawdą. (podpis Oferenta)

8 Załącznik nr 2. (miejscowość i data). Nazwa Oferenta. Adres Oświadczenie Ja niżej podpisany Oświadczam o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. Oświadczam, że w szczególności nie występują wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis Oferenta