Specyfikacja zapytania ofertowego

Transkrypt

1 Specyfikacja zapytania ofertowego Z dnia Do , do godziny CZĘŚĆ I I.Informacje o zamawiającym 1. Zamawiający: 2. Siedziba: ul. Chmielna 6 lok 6., 3. NIP: REGON zkzmw@zmw.pl 6. Strona internetowa: 7. Telefon: Fax: II. Oferty częściowe, wariantowe, zamówienia uzupełniające 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. III. Sposób porozumiewania się oferenta z zamawiającym 1. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z oferentami jest: Aleksandra Szymańska Kierownik Biura Związku Młodzieży Wiejskiej Tel , adres aleksandra.szymanska@zmw.pl 2. Oferenci mogą porozumiewać się z osobami reprezentującymi podmiot zamawiający w dni robocze w godzinach: Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne dodatkowe informacje oferent i zamawiający przekazują pisemnie, faksem lub osobiście za potwierdzeniem odbioru.

2 CZĘŚĆ II PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA I. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie 3 rodzajów usług: zapewnienie noclegów, zapewnione wyżywienie oraz wynajmu sali wykładowej na szkolenia w ramach jednego obiektu na terenie województwa wielkopolskiego, powiatu kaliskiego. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu pt. Wielkopolska Sieć Organizacji Pozarządowych współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.4. Rozwój potencjału trzeciego sektora, Podziałanie Rozwój dialogu obywatelskiego. 1. Zakwaterowanie W szkoleniach udział weźmie łącznie 40 osób ( 2 grupy szkoleniowe x 20 osób ), zgodnie z harmonogramem wskazanym poniżej. Dodatkowo wykonawca zobowiązuje się zapewnić nieodpłatnie zakwaterowanie 2 osobom stanowiącym obsługę szkolenia osoby oddelegowane przez Zamawiającego w trakcie każdego ze szkoleń. Zamówienia w zakresie zakwaterowania dotyczy zapewnienia usług hotelowych w następującym standardzie: a) pokoje jedno, dwu i trzyosobowe, łóżka oddzielne; b) wyposażenie: pokój + łazienka, pełen węzeł sanitarny, stół oraz krzesła, TV (ewentualnie odbiornik radiowy), szafa na ubrania; c) dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych Szkolenia odbędą się według następującego harmonogramu:

3 Harmonogram szkoleń 1. Wtorek gr I -śniadanie (2h) + 15 min (2h) + 15 min (2h) ciepły posiłek (2h) + 15 min (2h) + 15 min ciepły posiłek 2. Środa gr I cd. - śniadanie (2h) (2h) (2h) ciepły posiłek - gr II (2h) (2h) ciepły posiłek 3. Czwartek gr II cd. - śniadanie (2h) (2h) + 15

4 ciepły posiłek (2h) (2h) ciepły posiłek 2. Wyżywienie W terminach ( edycjach ) wskazanych powyżej wykonawca zapewni wyżywienie: -według następującego schematu w danej edycji szkolenia: I dzień szkolenia 2 ciepłe posiłki, 4 przerwy kawowe, II dzień szkolenia śniadanie, 2 ciepłe posiłki, 4 przerwy kawowe, III dzień szkolenia śniadanie, 2 ciepłe posiłki, 4 przerwy kawowe. - oraz według następującego standardu wyżywienia: a) śniadanie; wędlina, ser żółty, warzywa, pieczywo, herbata, soki, woda, b) ciepły posiłek, napoje do wyboru (herbata, soki, woda), c) przerwa kawowa: kawa, herbata, soki, ciastka. 3. Sala szkoleniowa W ramach usługi wykonawca zapewni ponadto salę umożliwiającą przeprowadzenie szkoleń dla uczestników (wyposażoną w rzutnik multimedialny, tablice magnetyczne,ekran) dostosowaną do potrzeb, zgodnie z harmonogramem uwzględniającym pk. I.1 ( 16 godzin wraz z przerwami ). CZĘŚĆ III OFERTA I. Sposób przygotowania oferty. Przygotowując ofertę oferent winien zastosować się do niniejszych wymogów: 1. Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami niniejszej Specyfikacji ( formularz ofertowy musi być zgodny w treści ze wzorem formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji). 2. Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

5 3. Oferta musi być sporządzona w formie pisemnej. 4. Miejsca naniesienia ewentualnych poprawek w treści oferty i przesyłanych załączników muszą być podpisane przez osobę podpisującą ofertę. 5. Ofertę należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie lub innym zabezpieczonym opakowaniu, które bez konieczności uszkodzenia zabezpieczenia lub koperty, uniemożliwi zapoznanie się z treścią oferty przed upływem terminu jej otwarcia. Na kopercie lub innym opakowaniu powinny być umieszczone w sposób widoczny następujące informacje: a) nazwa i adres zamawiającego ul. Chmielna 6 lok. 6 b) dopisek: Oferta dotycząca realizacji usługi zakwaterowania, wyżywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych w ramach projektu Wielkopolska Sieć Organizacji Pozarządowych 6. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za przedwczesne otwarcie oferty, jeżeli koperta lub inne opakowanie nie będą trwale zabezpieczone przed przypadkowym ich otwarciem lub niewłaściwie oznakowane. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo, przed upływem terminu składania ofert, do ewentualnej zmiany lub wycofania niniejszego zapytania ofertowego. 8. Oferent może zastrzec, że załączone do oferty dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. Nr 47, poz. 211 z późń. zm.) nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania. Zastrzeżone dokumenty powinny być załączone na końcu oferty i opatrzone napisem następującej treści Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. 9. Wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złożeniem oferty ponosi oferent. 10. nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo, z zastrzeżeniem dotyczącym nieotrzymania żadnej oferty. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań

6 w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonywującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: - uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, -posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, -pełnienia funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, -pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku do pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oferent dołącza do oferty podpisane oświadczenie o braku ww. powiązań załącznik nr 2 do oferty (w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem). II. Miejsce i termin składania i otwierania ofert 1. Termin składania ofert upływa do godzinie Oferty należy składać w siedzibie zamawiającego przy ul. Chmielna 6 lok. 6 w Warszawie osobiście lub na poniższy adres pocztowy: ul. Chmielna 6 lok.6 Decyduje data dostarczenia oferty do zamawiającego. 3. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za brak dotrzymania terminu dostarczenia ofert wysłanych za pośrednictwem poczty lub kuriera. III. Termin związania oferta. 1. Zamawiający jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

7 CZĘŚĆ IV WYBÓR OFERTY PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO IV. Kryteria oceny ofert. Pierwszym kryterium oceny oferty jest cena ( waga 90% ) Na potrzeby dokonania oceny nadesłanych ofert zostanie przyjęta łączna cena brutto usługi za szkolenia dla 40 osób łącznie. W kryterium Cena maksymalna liczbę punktów (90) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę. Liczba punktów dla każdej następnej oferty zostanie obliczona w następujący sposób Cena najniższa Liczba punktów = x 90 Cena oferty ocenianej Drugim kryterium oceny oferty jest doświadczenie ( 10% wagi ), maksymalna liczba punktów 10, wyliczamy według następującego wzoru Liczba punktów uzyskanych poprzez ofertę badaną Wartość punktowa oferty = x 10 Max. liczba punktów możliwych do uzyskania Liczba punktów uzyskanych przez ofertę badaną oznacza liczbę punktów przyznaną przez komisję konkursową. Komisja konkursowa ustali będzie wartość punktową na podstawie analizy i oceny danych przedstawionych przez Wykonawców w Wykazie rekomendacji. Członkowie komisji konkursowej dokonają oceny oferty w kryterium Doświadczenie Oferenta, przyznając punkty w następujący sposób: a) wykazanie jednej rekomendacji: 2 pkt. b) wykazanie dwóch rekomendacji: 3 pkt. c) wskazanie trzy i powyżej rekomendace: 5 pkt. Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania przez ofertę usług według kryterium:

8 Doświadczenie oferenta wynosi 10 pkt. V. Opis sposobu obliczania ceny: 1. Oferent jest zobowiązany wskazać cenę oferty z uwzględnieniem warunków zawartych w niniejszej specyfikacji zapytania ofertowego. 2. Wszystkie ceny podane w formularzu ofertowym powinny być prezentowane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku 3. Wszelkie rozliczenia będą prowadzone wyłącznie w walucie polskiej. 4. Wskazana cena musi być ceną brutto.