3. PRZEDMIOT I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA. 2) Celem ogólnym projektu jest podniesienie kompetencji społecznych 540 pracowniczek

Transkrypt

1 Białystok, dnia ZAPYTANIE OFERTOWE na: Wynajem sal szkoleniowych w Olsztynie wraz z usługą gastronomiczną (cateringiem) oraz noclegami dla uczestników projektu: Kobiecy kapitał. 1. OZNACZENIE ZAMAWIAJĄCEGO Towarzystwo Amicus ul. Brukowa 28 lok. 8, Białystok tel./fax. +48 (85) Osoba do kontaktu: Paulina Wolfram tel. (085) ; kom paulina.w@bia.pl 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych Wykonawców, umieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie Zamawiającego 3. PRZEDMIOT I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1) Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal szkoleniowych wraz z usługą gastronomiczną (cateringiem) oraz noclegami dla uczestników projektu: Kobiecy kapitał, współfinansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Poddziałanie (CPV: Hotelarskie usługi noclegowe; Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków). 2) Celem ogólnym projektu jest podniesienie kompetencji społecznych 540 pracowniczek i pracodawczyń MMSP z terenów środkowo wschodniej części Polski poprzez realizację

2 do r. szkoleń z zakresu: komunikacji społecznej, zarządzania sobą oraz negocjacji. 3) W ramach projektu przeprowadzonych zostanie 45 dwudniowych szkoleń (16 godzin - każde szkolenie w jednostkach lekcyjnych 45 min.). 4) W ramach niniejszego zamówienia Wykonawca zaoferuje salę szkoleniową wraz z usługą gastronomiczną (cateringiem) oraz noclegami na terenie miasta Olsztyna. Szkolenia będą odbywały się w dni powszednie w grupach max. 15 osobowych w terminie lutego 2012 roku trzy grupy max. 15 osobowe - nocleg dla max. 12 osób; Uwaga: W przypadku nieutworzenia grupy szkoleniowej (min. 12 osób) dla terminu szkolenia określonego w pkt 4 lit. c), Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od realizacji zamówienia w powyższym terminie, o czym poinformuje Wykonawcę przed planowanym terminem szkolenia. W takiej sytuacji rozliczenie między Zamawiającym a Wykonawcą nastąpi na podstawie faktycznie zrealizowanych usług. 5) W ramach zamówienia Wykonawca zapewni: a) salę wykładową mogącą pomieścić jednocześnie minimum 15 osób (w ustawieniu tzw. podkowa), wyposażoną w infrastrukturę szkoleniową oraz sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran projekcyjny, nagłośnienie, flipchart), z dostępem do Internetu, dostosowaną do potrzeb osób niepełnosprawnych. Możliwość umieszczenia w sali banerów reklamujących projekt; b) catering podczas szkolenia obejmujący obiad i 2 przerwy kawowe każdego dnia: - dla max 45 osób w terminie lutego 2012 r. Zamawiający nie dopuszcza zastawy plastikowej oraz sztućców z tworzywa sztucznego. c) nocleg dla osób spoza miejsca szkolenia, zgodnie z następującymi wymaganiami: dla max. 12 osób w terminie r. pokoje maksymalnie dwuosobowe; pokoje powinny odpowiadać standardowi hotelu co najmniej dwóch gwiazdek w rozumieniu przepisów 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie /Dz. U z 2006 roku Nr 22, poz. 169/; każdy pokój będzie miał zapewnioną łazienkę; śniadanie dla osób nocujących; nocleg w niedalekiej odległości od dworca (dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej). Zamawiający zastrzega, że liczba uczestniczek korzystających z noclegu może ulec zmniejszeniu. W związku z tym Zamawiający zapłaci za faktycznie zamówione noclegi. d) organizację i obsługę recepcji oraz procesu rejestracyjnego, umożliwiającego dystrybucję materiałów szkoleniowych.

3 6) Wykaz miejsc organizacji szkoleń, noclegów i sal konferencyjnych Wykonawca załączy do oferty. 7) Wykonawca zapewni nocleg, catering oraz sale wykładowe w jednym obiekcie (w ramach jednego szkolenia), usytuowanym w centrum miasta, w niedalekiej odległości od dworca, z dogodnym dojazdem środkami komunikacji miejskiej. 4. WARUNKU UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1) O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) zorganizowali co najmniej dwa zamówienia obejmujące swoim zakresem wynajem sal wraz z usługą gastronomiczną oraz noclegiem nie wcześniej niż 2 lata przed terminem składania ofert; b) posiadają doświadczenie we współpracy z podmiotami z branży szkoleniowo konferencyjnej; 2) Wykonawca wykaże spełnianie powyższego warunku poprzez podanie przedmiotu, dat wykonania i odbiorców w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1. 3) Nie podlegają wykluczeniu ze względu na powiązania osobowo lub kapitałowo z Beneficjentem tj. z Towarzystwem Amicus z siedzibą w Białymstoku. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1) Wykonawca zaoferuje organizację szkoleń obejmującą sale wykładowe, wyżywienie oraz nocleg dla uczestników szkoleń zgodnie z wymogami określonymi w pkt 3.

4 2) Ofertę należy sporządzić pisemnie na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Wszystkie kwoty w formularzu ofertowym należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3) Cena ofertowa przedstawiona przez Wykonawcę musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia oraz będzie ceną niezmienną do końca jego realizacji. 4) Jeżeli gdziekolwiek w ofercie lub składanych łącznie z nią dokumentach jest wymagany podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy, podpis ten musi umożliwić identyfikację tożsamości osoby go składającej, tj. powinien być złożony wraz z imienną pieczątką lub czytelny z podaniem imienia i nazwiska. 5) Do oferty należy załączyć: a) odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej; b) jeżeli ofertę podpisuje osoba inna niż to wynika z dokumentów rejestrowych (KRS, ewidencja działalności gospodarczej), wówczas wraz z ofertą należy złożyć oryginał pełnomocnictwa albo notarialnie potwierdzoną kopię. 6) Koszty, związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca. 7) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 8) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 9) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 6. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1) Oferty należy składać w terminie do dnia 27 lutego 2012 r. do godz ) - em na adres paulina.w@bia.pl 3) faxem na numer ) lub osobiście w siedzibie Zamawiającego - Towarzystwo Amicus, ul. Brukowa 28 lok. 8, Białystok. 5) Otwarcie ofert nastąpi tego samego dnia w siedzibie Zamawiającego o godz ) Ofertę należy oznaczyć: Wynajem sal szkoleniowych w Olsztynie wraz z usługą gastronomiczną (cateringiem) oraz noclegami dla uczestników projektu: Kobiecy kapitał.

5 7) Oferty, które wpłyną po terminie wyznaczonym na składanie ofert nie będą rozpatrywane. 8) Termin związania ofertą wynosi 10 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 7. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE KIEROWAŁ SIĘ PRZY WYBORZE OFERTY 1) Kryterium wyboru oferty: cena ofertowa brutto - 100%. 2) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który przedstawi najniższą cenę i którego oferta będzie odpowiadała wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym. 8. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY 1) Niezwłocznie po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta została wybrana o terminie zawarcia umowy. 2) W przypadku niezałączenia do oferty odpisu z właściwego rejestru albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej), Wykonawca zobowiązany jest przed podpisaniem umowy przedstawić Zamawiającemu powyższe dokumenty. ZATWIERDZIŁ Piotr Sobolewski Prezes Zarządu Adam Kozłowski Wiceprezes Zarządu Białystok, dnia Lista załączników Formularz ofertowy Załącznik nr 1.