Przygotowanie zapytania: Paweł Korliński, Marta Stefaniak-Łubianka, Marzena Prusiecka

Transkrypt

1 Warszawa, Zapytanie ofertowe 11/2013/GSWB Kierujący zapytanie: Stowarzyszenie MONAR Zarząd Główny ul. Nowolipki 9b Warszawa KRS NIP Skład Zarządu: Jolanta Łazuga-Koczurowska Przewodnicząca ZG, Wojciech Fijałkowski Wiceprzewodniczący ZG, Robert Starzyński Sekretarz ZG, Danuta Wiewióra członek ZG, Marek Tadeusz Stefaniak członek ZG, Piotr Adamiak członek ZG, Mariusz Kowarski członek ZG, Jadwiga Władoń - członek ZG Przygotowanie zapytania: Paweł Korliński, Marta Stefaniak-Łubianka, Marzena Prusiecka Komisja Konkursowa Paweł Korliński, Marta Stefaniak-Łubianka, Marzena Prusiecka zwane dalej Zamawiającym Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art Kodeksu cywilnego na usługę cateringową, konferencyjną wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas seminarium lokalnego w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). I. Zakres usługi: Zapewnienie usługi cateringowej i konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas seminarium lokalnego: 1. Miejsce: Warszawa (okolica w średnicy max. 7 km od dworca PKP Warszawa Centralna w dzielnicy Wola) 2. Termin: Ilość osób do Ilość sal konferencyjnych 1 (słownie: jedna) dla 60 osób II. Opis przedmiotu zamówienia: Poniższa specyfikacja dotyczy wszystkich punktów zawartych w punkcie I Zakres Usługi

2 1. Usługa cateringowa: Dla spotkania Usługodawca zapewni:: a. Catering w postaci: a.1. Lunch składający się z jednego dania, a.2. Przerwę kawową trwającą od godziny do w postaci: kawy, herbaty, soków, wody gazowanej i niegazowanej, drobnych ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla określonej powyżej ilości osób. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji przestawionych przez wybranego Wykonawcę. Usługa cateringowa musi być realizowana w tym samym obiekcie, co usługa konferencyjna. 2. Usługa: wynajem sali konferencyjnej Wykonawca zapewni salę szkoleniową wraz z niezbędnym wyposażeniem: Wykonawca zapewni salę szkoleniową na seminarium. Sala powinna pomieścić ok. 60 osób, powinna mieć dostęp do bezprzewodowego Internetu, powinna być wyposażona w ekran, rzutnik multimedialny oraz 3 mikrofony bezprzewodowe. Typ sali, szkoleniowa, biznesowa, konferencyjna w zależności od propozycji przestawionych przez wybranego Wykonawcę. Sala powinna być udostępniona zamawiającemu od godziny do Szczegółowy harmonogram prac dostosowany pod potrzeby zamawiającego harmonogram zostanie dostarczony przez zamawiającego wykonawcy na 72 godziny przed każdym zaplanowanym spotkaniem Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji III. Uwagi ogólne: 1. Nie później niż na 72 godziny przed rozpoczęciem spotkania Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w szkoleniu. Tym samym ostateczne rozliczenie usługi zależne będzie od ostatecznej liczby uczestników. 2. Nie później niż 72 godziny przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający dostarczy szczegółową agendę pobytu z zaznaczeniem przerwy lunchowej. 3. Termin płatności do 14 dni od daty wykonania zamówienia według prawidłowo wystawionej faktury VAT IV. Oferta powinna zawierać: 1. Wykonawca złoży ofertę zamawiającemu według dołączonego załącznika nr Oświadczenie o braku powiązań z zamawiającym według załącznika nr Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 7 dni przed realizacją usługi. b) Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usługi oraz poinformowaniu o tym fakcie Oferenta na 72 godziny przed rozpoczęciem danego spotkania.

3 c) Możliwości skorzystania z usług większej ilości osób niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 72 godziny przed rozpoczęciem seminarium. d) Brak przedpłaty. e) Sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie, z którą będzie realizowana usługa.

4 Kryteria oceny ofert: 1. Cena usługi: a. waga procentowa kryterium - 100%, b. sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium: z Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. V. Zakres wykluczenia z możliwości realizacji Zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: - uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VI. Informacje końcowe W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty drogą mailową na adres: pkorlinski@monar.org lub w biurze Zamawiającego ul. Nowolipki 9b, Warszawa do dnia 29 maja 2013 r. do godziny Decydująca jest data i godzina wpływu oferty. Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert.

5 Załącznik nr 1.. dnia.. Dotyczy zapytania ofertowego nr 11 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam/oświadczamy, że na dzień złożenia oferty dotyczącej zapytania ofertowego nr 11/2013/GSWB nie zachodzi żadne z poniżej przedstawionych powiązań z Zamawiającym (czyli osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy): - uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.. Podpis wraz z pieczątką firmy/instytucji Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań

6 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego wzór Formularza Oferty. Oferta złożona w zapytaniu ofertowym na: Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej, wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkań grupy zarządzającej w ramach projektu systemowego 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej Nr postępowania: 11/2013/GSWB 1. Zamawiający: Stowarzyszenie MONAR, Zarząd Główny, z siedzibą w Warszawa ul. Nowolipki 9b, Warszawa KRS NIP Wykonawca: Niniejsza oferta zostaje złożona przez: Nazwa Wykonawcy: Imię i nazwisko osoby do kontaktu: Adres: Nr telefonu: Nr faksu: Adres NIP Regon 3. Oferta cenowa Koszt (Brutto) Całodniowej przerwy kawowej podczas całego spotkania w danym terminie Koszt (Brutto) Lunchu podczas spotkania w danym terminie Łączny koszt wynajęcia Sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem za całe spotkanie w danym terminie Cena łącznie* Dla 1 osoby: Łącznie dla 60 osób: Nie dotyczy *Cena łącznie musi zawierać wszystkie elementy zamówienia: wyżywienie dla 60 osób oraz koszt wynajęcia sali.

7 4. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 7 dni przed realizacją usługi. b) Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usługi oraz poinformowaniu o tym fakcie Oferenta na 72 godziny przed rozpoczęciem danego spotkania. c) Możliwości skorzystania z usług większej ilości osób niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 72 godziny przed rozpoczęciem seminarium. d) Brak przedpłaty. e) Sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie z którą będzie realizowana usługa. 5. Wykonawca gwarantuje wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią Zapytania Ofertowego. Data i Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy..