Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum nr 3 w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...
Urząd Miejski - do użytku zewnętrznego - w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK. 3,4/0912-9/2006 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Gimnazjum nr 3 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 17 maja 2006 roku do 30 maja 2006 roku przez podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 10/2006 z 15 maja 2006 roku. Zakres kontroli: 1. Wydatki rzeczowe za 2005 rok. 2. Rozliczenie środków na wydatki budżetowe za marzec 2006 rok. 3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za 2005 rok. Dyrektorem Gimnazjum nr 3 w Stargardzie Szczecińskim jest Mirosław Piotrowicz, powołany Zarządzeniem nr 238/2004 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 20 maja 2004 roku. Głównym księgowym w Gimnazjum nr 3 jest Jan Kaczmarczyk zatrudniony od 01 października 1993 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Podczas kontroli wyjaśnień udzielały: - główny księgowy Jan Kaczmarczyk, - kierownik administracyjno gospodarczy Zbadano 100% dokumentów z kontrolowanego okresu. 2
Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1) Zaniżeniu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli, co jest niezgodne z art. 53 ust. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela j. t. Dz. U. z 2003 r. Nr 118 poz. 1112 ze zm. (szczegółowy opis na str. 17). 2) Dofinansowanie krajowego wypoczynku emerytów i rencistów organizowanego we własnym zakresie niezgodnie z art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 04 marca o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych j. t. Dz. U. z 1996 r. Nr 70 poz. 335 ze zm. (szczegółowy opis na str. 16). 3) Przyznawanie ulgowych świadczeń, usług i dopłat z funduszu bez uwzględniania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu co jest niezgodne z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 04 marca 1994 r. ( Dz. U. Nr 70 poz. 335 ze zm.) oraz niezgodne 4 ust. 1 regulaminu ZFŚS Gimnazjum nr 3 z dnia 01 września 2001 roku. Dotyczy to zarówno dofinansowania wypoczynku organizowanego we własnym zakresie pracowników, wypoczynku dzieci i młodzieży oraz przyznawanie innej pomocy socjalnej (szczegółowy opis na str. 16). 4) Dokonywanie wydatków na zakup kwiatów i wiązanek co jest niezgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W rozumieniu art. 2 pkt. 1 ustawy, działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku działalności, kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Katalog celów i rodzajów wydatków określonych w powołanym przepisie, dopuszczonych i możliwych do sfinansowania z Funduszu jest zamknięty i nie podlega rozszerzeniu (szczegółowy opis na str. 16 ). 5) Nieprzestrzeganiu przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2004 r. Nr 209 poz. 2132 ze zm.) w zakresie błędnej klasyfikacji wydatków w ewidencji księgowej na 4300 (szczegółowy opis na str. 8). 3
1. Wydatki rzeczowe za 2005 rok. Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Ogółem środki przeznaczone na wydatki budżetowe w roku 2005 wyniosły 2.345.685,00 zł. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela. Plan ogółem 2.347.503,00 Wydatki ogółem 2.345.685,00 Plan działu 801 2.315.625,00 Wydatki działu 801 2.313.807,70 Plan rozdziału 80110 2.290.709,00 Wydatki rozdziału 80110 2.289.598,88 3020 wyd. niezal. do wynagr. 4010, 4040 wynagrodzenia 4110, 4120, 4170 składki na ubezpieczenia 4210, 4240 zakup mater. i wyposaż. 4260 zakup energii 4270, 4280, 4300, 4350 zakup usług 4410 podróże służbowe 4440 odpis na ZFŚS 6060 zakupy inwestycyjne 5.368,00 1.714.137,00 332.955,00 23.568,00 77.572,00 43.608,00 1.000,00 90.156,00 2.345,00 3020 wyd. niezal. do wynagr. 4010, 4040 wynagrodzenia 4110, 4120, 4170 składki na ubezpieczenia 4210, 4240 zakup mater. i wyposaż. 4260 zakup energii 4270, 4280, 4300, 4350 zakup usług 4410 podróże służbowe 4440 odpis na ZFŚS 6060 zakupy inwestycyjne 5.358,00 1.714.305,80 332.712,32 23.565,87 77.525,71 43.211,97 593,54 90.156,00 2.344,89 Plan rozdziału 80146 8.500,00 Wydatki rozdziału 80146 7.792,82 4240 zakup pomocy nauk. 4300 zakup usług 4410 odpis na ZFŚS 3.400,00 4.200,00 900,00 4240 zakup pomocy nauk. 4300 zakup usług 4410 odpis na ZFŚS 3.250,06 3.824,60 718,16 Plan rozdziału 80195 16.416,00 Wydatki rozdziału 80195 16.416,00 3040 nagrody 4440 odpis na ZFŚS 500,00 15.916,00 3040 nagrody 4440 odpis na ZFŚS 500,00 15.916,00 Plan działu 854 31.878,00 Wydatki działu 854 31.877,30 Plan rozdziału 85415 31.878,00 Wydatki rozdziału 85415 31.877,30 3240 stypendia dla uczniów 3260 inne formy pomocy dla uczniów 1.360,00 30.518,00 3240 stypendia dla uczniów 3260 inne formy pomocy dla uczniów 1.360,00 30.517,30 4
1.1. Na wydatki rzeczowe w dziale 801 Oświata i wychowanie w rozdziale 80110 Gimnazja w badanym okresie składały się: 51,60% 1,33% 14,35% 3,57% wydatki osobowe niezal.do wynagrodz. zakup pomocy naukowych i książek usługi pozostałe 28,76% 0,40% zakup materiałów i wyposażenia zakup energii podróże służbowe krajowe 1.1.1. 3020 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń (plan 5.368,00 zł, wykonanie 5.358,00 zł), który obejmował zakup świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów BHP: - zakup herbaty dla pracowników, którą wydano wg listy za pokwitowaniem odbioru - ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży oraz za pranie odzieży ochronnej 1.294,78 zł 4.063,22 zł 1.1.2. 4210 Zakup materiałów i wyposażenia ( plan 21.568,00 zł, wykonanie 21.568,00 zł ), który obejmował: - zakup materiałów biurowych (segregatory, kleje, toner, tusze, papier, koperty, markery, koszulki, taśmy, teczki, skoroszyty, korektory, zszywacze, zeszyty ) - prenumerata czasopism ( Wędrowiec Zachodniopomorski, Aura, Biblioteka w szkole, Głos Nauczycielski, Służba Pracownicza, Newsweck ) - zakup materiałów na potrzeby konserwatora ( gniazda, łączniki, uchwyty, puszki, łańcuch do podwieszania lamp, złączki, wąż, farba, pędzle, wałek, rozcieńczalnik, kolanka ) 5.763,46 zł 737,88 zł 2.191,41 zł - zakup testów dla gimnazjalisty 413,41 zł - zakup znaczków pocztowych 815,00 zł 5
- zakup środków czystości na bieżące potrzeby szkoły (pasta, płyny, proszki, ściereczki, worki, ręczniki, mydło) - zakup wyposażenia ( bojler, niszczarka, drzwi, stoliki, krzesła, tablica, półka, biurka, centrala telefoniczna ) 3.436,34 zł 7.841,80 zł - zakup programu komputerowego antywirusowego 138,99 zł - wykonanie książeczki czekowej 30,00 zł - zakup wkładu uzupełniającego do apteczki 199,71 zł Zakupione znaczki pocztowe ujmowane są w Rejestrze znaczków pocztowych. Rejestr prowadzony jest na bieżąco. Ewidencja księgowa znaczków prowadzona jest na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. 1.1.3. 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek (plan 2.000,00 zł, wykonanie 1.997,87 zł), który obejmował: - zakup książek i słowników 1.000,00 zł - zakup tablicy 800,00 zł - zakup wyposażenia sali gimnastycznej ( rakietki, gryf prosty, obciążenia hammertone) 197,87 zł 1.1.4. 4260 Zakup energii (plan 77.572,00 zł, wykonanie 77.525,71 zł), który obejmował: - zakup energii cieplnej 58.604,24 zł - zakup energii elektrycznej 14.611,40 zł - zakup wody 4.285,66 zł - zakup gazu 24,41 zł 1.1.5. 4270 Zakup usług remontowych (plan 20.200,00 zł, wykonanie 20.029,78 zł), który obejmował: - konserwacja systemu alarmowego 439,20 zł - konserwacja kopiarki i faxu 1.152,60 zł - likwidacja nieszczelności instalacji gazowej 920,60 zł - konserwacja gaśnic 256,20 zł 6
- montaż krat wewnętrznych 2.567,95 zł - wykonanie instalacji zasilającej gniazda 1.593,23 zł - naprawa magnetofonu, magnetowidu i video 110,00 zł - utwardzenie placu szkolnego kostką 12.444,00 zł - montaż centrali telefonicznej 546,00 zł Wydatki na utwardzenie placu szkolnego kostką nie podlegały Ustawie Prawo Zamówień Publicznych, ponieważ wartość zamówienia nie przekraczała wartości 6.000 EURO. 1.1.6. 4280 Zakup usług zdrowotnych (plan 1.750,00 zł, wykonanie 1.702,00 zł), który obejmował opłaty za badania lekarskie pracowników wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzenia wykonawczego Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 roku w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresy profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy ( Dz. U. 21 poz. 94 z 1998 r. z późn. zm.). 1.1.7. 4300 - Zakup usług pozostałych (plan 20.900,00 zł, wykonanie 20.824,17 zł), który obejmował: - usługi transportowe ( przejazd uczniów na zawody ) 1.246,88 zł - usługi pocztowo telekomunikacyjne, RTV 208,15 zł - przegląd instalacji gazowej i elektrycznej 563,07 zł - przegląd przewodów kominowych 549,00 zł - opłata za rozmowy telefoniczne 3.415,73 zł - usługa transportowa i wysyłkowa 344,65 zł - wywóz nieczystości 3.350,84 zł - monitorowanie obiektu 3.835,68 zł - usługi informatyczne i utrzymanie serwera 721,58 zł - koszt przygotowania posiłków 2.433,60 zł - wiercenie otworów 149,15 zł - zakup biletów jednorazowych 180,00 zł 7
- oprawa arkuszy ocen 42,70 zł - opłaty i prowizje bankowe 3.783,14 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4300 Zakup usług pozostałych zaksięgowano kwotę 180,00 zł za zakup biletów jednorazowych, winno być na 4410 Podróże służbowe krajowe. 1.1.8. 4350 Zakup usług dostępu do sieci Internet (plan 758,00 zł, wykonanie 656,02 zł), który obejmował opłaty za internet. 1.1.9. 4410 Podróże służbowe krajowe (plan 1.000,00 zł, wykonanie 593,54 zł), który obejmował zwrot kosztów podróży służbowych. 1.2. Na wydatki rzeczowe w dziale 801 Oświata i wychowanie w rozdziale 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli w badanym okresie składały się: 49,08% 41,71% 9,22% zakup pomocy naukowych i książek usługi pozostałe podróże służbowe krajowe 1.2.1. 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek (plan 3.400,00 zł, wykonanie 3.250,06 zł), który obejmował: - zakup ankiet do mierzenia jakości dla szkół 120,78 zł - zakup książek do biblioteki 641,30 zł - zakup wyposażenia sali gimnastycznej 1.167,68 zł - zakup wyposażenia gabinetu biologicznego 303,63 zł - zakup wyposażenia gabinetu muzycznego 769,00 zł 8
- zakup wyposażenia gabinetu chemicznego 127,67 zł - zakup klawiatury do gabinetu informatycznego 120,00 zł 1.2.2. 4300 Zakup usług pozostałych (plan 4.200,00 zł, wykonanie 3.824,60 zł), który obejmował: - szkolenia i konferencje nauczycieli 2.324,60 zł - dofinansowanie studiów dla nauczycieli 1.500,00 zł 1.2.3. 4410 Podróże służbowe krajowe ( plan 900,00 zł, wykonanie 718,16 zł ), które obejmowały zwrot kosztów podróży służbowych. 1.3. Na wydatki rzeczowe w dziale 854 Edukacyjna opieka wychowawcza w rozdziale 85415 Pomoc materialna dla uczniów w badanym okresie składały się: 1.3.1. 3240 Stypendia dla uczniów (plan 1.360,00 zł, wykonanie 1.360,00 zł), na które składały się wypłacone stypendia za wybitne wyniki w nauce. 1.3.2. 3260 Inne formy pomocy dla uczniów ( plan 31.878,00 zł, wykonanie 31.877,30 zł ), który obejmował zakup podręczników, przyborów szkolnych, obuwia, i odzieży sportowej dla uczniów będących w trudnej sytuacji materialnej. 2. Rozliczenie środków na wydatki budżetowe za marzec 2006 rok. Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: faktury, polecenia wyjazdu służbowego, wyciągi bankowe, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. 2.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.03.2006 r. 88.844,24 zł (WB nr 0028/2006) 2.1.1. Wpływy za miesiąc marzec wynosiły: otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego - WB nr 0029/2006 z dnia 02.03.2006 r. 123.000,00 zł - WB nr 0033/2006 z dnia 15-17.03.2006 r. 22.000,00 zł - WB nr 0034/2006 z dnia 18-24.03.2006 r. 27.000,00 zł - WB nr 0036/2006 z dnia 30-31.03.2006 r. 91.000,00 zł Ogółem 263.000,00 zł wpłacone środki z tytułu wynajmowanych pomieszczeń 1.910,38 zł refundacja podatku z ZFŚS 114,00 zł odsetki bankowe 0,06 zł Ogółem przychody 265.024,44 zł 9
2.1.2. Rozchody za marzec stanowiły: wypłacone wynagrodzenia pracowników 79.418,99 zł potrącenia z list płac na kwotę: 15.598,85 zł w tym: - składki członkowskie ZNP 230,40 zł - składki PZU 2.206,98 zł - spłata pożyczek KZP 11.957,50 zł - zajęcia komornicze 1.203,97 zł opłaty i prowizje bankowe 338,00 zł przekazane składki na ubezpieczenia społeczne 119.414,79 zł przekazany podatek od osób fizycznych za luty 19.742,00 zł zapłacone faktury na kwotę: 18.656,76 zł w tym: - opłata za dezynsekcję i deratyzację 659,23 zł - opłata za wodę i ścieki 991,86 zł - za aktualizację programu księgowego, zakup komputera 4.618,45 zł - za monitorowanie obiektu 405,04 zł - za energię cieplną 9.101,99 zł - za szkolenie 2.450,00 zł - za rozmowy telefoniczne 430,19 zł pobrana gotówka z banku czekiem 5.022,09 zł przekazane dochody na rachunek Urzędu Miejskiego 3.817,56 zł Ogółem rozchody 262.009,04 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 28.02.2006 r. (WB nr 0029/2006) 91.859,64 zł 2.2. Stan środków w kasie na dzień 01.03.2006 r. 0,00 zł RK nr 3/2006 za okres 01 29.03.2006 r. Kontrolą objęto raport kasowy nr 3/2006 za okres od 01 29.03.2006 r. 2.2.1. Na przychody składały się: - wpłaty gotówki z banku do kasy z tytułu zrealizowanych czeków na kwotę 5.022,09 zł - wpłata składki PZU 36,18 zł - wpłaty za dzierżawę 1.685,91 zł 2.2.2. Rozchody ogółem: w tym: wpłata gotówki do banku dnia 23.03.2006 r. wypłata delegacji przegląd instalacji gazowej zakup środków czystości opłata RTV Ogółem przychody: 6.744,18 zł 1.723,38 zł 320,68 zł 192,60 zł 385,05 zł 16,70 zł 10
zakup aparatu telefonicznego zakup materiałów na potrzeby konserwatora zakup laptopa zakup materiałów biurowych zakup biletów jednorazowych Stan środków na dzień 29.03.2006 r. RK nr 3/2006 za dzień 01 29.03.2006 r. Ogółem rozchody: 149,00 zł 176,23 zł 3.312,30 zł 289,53 zł 180,00zł 6.744,18 zł 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury, rozliczenie wyjazdu służbowego, lista wypłat, bankowy dowód wpłaty, rozliczenie zaliczki. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzonym do wypłaty. 4. Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6. Polecenia wyjazdów służbowych rozliczane były prawidłowo. 7. Zakupione bilety MZK wpisane zostały do Rejestru biletów MZK. Rejestr prowadzony jest na bieżąco. Ewidencja biletów prowadzona jest na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. 2.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień 31.03.2006 r. wynosiło 0,00 zł 101 Obroty za marzec 2006 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.03.2006 r. 6.744,18 6.744,18 13.042,07 13.042,07 - - Saldo jest zgodne z raportem kasowym nr 3/2006 z dnia 29.03.2006r. 11
2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych na dzień 31.03.2006 r. wynosiło po stronie Wn 91.859,64 zł 130 Obroty za marzec 2006 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.03.2006 r. 270.045,24 265.079,84 794.758,30 702.898,66 91.859,64 - Saldo jest zgodne z WB 0036/06 na dzień 31.03.2006 r. 3) Saldo 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami na dzień 31.03.2006 r. wynosiło po stronie Ma 9.395,90 zł 201 Obroty za marzec 2006 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.03.2006 r. 12.908,22 9.395,90 27.241,73 36.637,63-9.395,90 Saldo stanowiły zobowiązania wobec: Ma - PEC za energię cieplną 8.601,99 zł - MPGK wywóz nieczystości 388,87 zł - ochrona obiektu 405,04 zł 4) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 31.03.2006 r. wynosiło po stronie Ma 91.859,58 zł 223 Obroty za marzec 2006 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.03.2006 r. 258.100,06 263.000,00 687.640,42 779.500,00-91.859,58 Saldo stanowią otrzymane środki na wydatki budżetowe. 5) Saldo 225 Rozrachunki z budżetem na dzień 31.03.2006 r. wynosiło po stronie Ma 8.407,00 zł 225 Obroty za marzec 2006 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.03.2006 r. 19.767,00 8.546,00 37.766,00 46.173,00-8.407,00 Wykazane saldo stanowiło zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT 4 za marzec 2006 r. Kwota podatek odprowadza w terminie (WB nr 0044/2006 z 19.04.2006 r.). 12
6) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 31.03.2006 r. wynosiło po stronie Ma 61.006,81 zł 229 Obroty za marzec 2006 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.03.2006 r. 120.627,21 62.219,23 239.154,42 300.161,23-61.006,81 Saldo stanowiły składki na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń za marzec 2006 r. (przekazane na rachunek ZUS dnia 05.04.2006 r. WB nr 0039/2006). 7) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień 31.03.2006 r. wynosiło po stronie Wn 382,65 zł 234 Obroty za marzec 2006 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.03.2006 r. 180,00-817,05 434,40 382,65 - Saldo stanowi stan znaczków pocztowych w kwocie 202,65 zł, biletów MZK w kwocie 180,00 zł. 8) Saldo 400 Koszty według rodzajów na dzień 31.03.2006 r. wynosiło po stronie Wn - 552.151,99 zł 400 Obroty za marzec 2006 r. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.03.2006 r. 184.780,26 0,07 552.152,25 0,26 552.151,99 - Na saldo 400 Koszty według rodzajów składały się: 1) Rozdział 80110 Gimnazja - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 409.948,04 zł - 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 72.577,18 zł - 4120 składki na Fundusz Pracy 9.764,70 zł - 4210 zakup materiałów i wyposażenia 7.369,06 zł - 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych, książek 99,44 zł - 4260 zakup energii 34.057,26 zł - 4270 zakup usług remontowych 109,80 zł - 4300 zakup usług pozostałych 7.545,11 zł - 4350 opłaty za usługi internetowe 305,10 zł - 4410 podróże służbowe krajowe 293,19 zł - 4440 odpis na ZFŚS 5.000,00 zł 13
74,935% 13,267% 0,914% 6,225% 0,054% 1,455% 0,018% 1,785% 1,347% wynagrodzenia składki na Fundusz Pracy zakup pomocy naukowych i książek usługi pozostałe odpis na ZFŚS składki na ubezp. społeczne zakup materiałów i wyposażenia zakup energii podróże służbowe krajowe 2) Rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 2.769,15 zł 4300 Zakup usług pozostałych 1.990,00 zł 4410 Podróże służbowe krajowe 23,96 zł 3) Rozdział 85415 Pomoc materialna dla uczniów: 3240 Stypendia dla uczniów 300,00 zł Ogółem koszty 552.151,99 zł 3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w roku 2005. Temat ten zbadano w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Gimnazjum nr 3 w Stargardzie Szczecińskim, plan finansowy na rok 2005, ewidencję księgową, rachunki, faktury VAT, sprawozdanie z działalności socjalnej, wnioski o przyznanie świadczeń i pożyczek, podania o przyznanie zapomogi socjalnej i zdrowotnej. Zasady tworzenia funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania jego środkami określają następujące akty prawne: - Ustawa z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70 poz. 335 ze zm.), - Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela ( Dz.U. z 2003 r. Nr 118 poz. 1112 ze zm.), - Ustawa z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych ( Dz.U. z 2001 r. Nr 79 poz. 854 ze zm.), 14
- Ustawa z dnia 23 grudnia 1994 o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz zmianie niektórych ustaw (Dz.U. Nr 110 poz. 1255 ze zm.), - Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43 poz. 168 ze zm.) - Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w roku poprzednim. Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników Gimnazjum nr 3 określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który wszedł w życie 01 września 2001 roku i został zaakceptowany przez działający w gimnazjum związek zawodowy. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z działającą stałą komisją ZFŚS. Komisja socjalna nie została formalnie powołana stosownie do zapisu 1 ust. 1 Regulaminu. Z posiedzeń komisji sporządzany był protokół, podpisany przez członków komisji, delegata ZNP oraz dyrektora. Środkami Funduszu administrował dyrektor Gimnazjum nr 3. Środki Funduszu przeznaczono na dofinansowanie: - obowiązkowego świadczenia urlopowego dla nauczycieli w wysokości odpisu podstawowego, ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym, - wypoczynku pracowników organizowanego we własnym zakresie, - wypoczynku dzieci i młodzieży organizowanego w formie kolonii wypoczynkowych i zdrowotnych, obozów wypoczynkowych oraz wypoczynku spędzonego wspólnie z rodzicami, zimowisk, zielonych szkół, - wczasów profilaktyczno - leczniczych, - wycieczek turystycznych organizowanych przez zakład pracy oraz inne podmioty, - działalności kulturalno oświatowej oraz organizacji imprez okolicznościowych, a także zakupu biletów na imprezy kulturalne, oświatowe i rozrywkowe, - pomocy w szczególnie uzasadnionych przypadkach dla osób znajdujących się w ciężkich warunkach materialnych lub dotkniętych wypadkami losowymi w postaci świadczeń rzeczowych lub pieniężnych, paczek żywnościowych, odzieży, bonów żywnościowych, - potrzeb mieszkaniowych pracowników, uzupełnienie wkładu mieszkaniowego i zaliczki na wkład mieszkaniowy, remonty i modernizację mieszkań i domów jednorodzinnych i in., Do korzystania ze świadczeń finansowanych z funduszu uprawnieni byli pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy oraz członkowie ich rodzin, emeryci i renciści byli pracownicy zakładu pracy, pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych, członkowie rodzin pracowników zmarłych w czasie zatrudnienia. Świadczenia socjalne finansowane z funduszu nie mają charakteru roszczeniowego, a podstawą przyznania pomocy był wniosek osoby uprawnionej. Osoby uprawnione w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby, mogły uzyskać bezzwrotną pomoc rzeczową lub finansową. Zapomogi udzielane były na podstawie składanych podań. Informacje o przyznaniu pomocy materialnej lub pieniężnej przekazywano bezpośrednio wnioskodawcy. 15
Przyznawanie ulgowych świadczeń, usług i dopłat z funduszu nie uzależniano od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu co jest niezgodne z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 04 marca 1994 r. ( Dz. U. Nr 70 poz. 335 ze zm.) oraz niezgodne 4 ust. 1 regulaminu ZFŚS Gimnazjum nr 3 z dnia 01 września 2001 roku. Dotyczy to zarówno dofinansowania wypoczynku organizowanego we własnym zakresie pracowników, wypoczynku dzieci i młodzieży oraz przyznawanie innej pomocy socjalnej. Środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych muszą być przeznaczone na działalność socjalną tj.: udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej. Oznacza to, że przyznawanie pomocy z ZFŚS nie jest możliwe, bez uwzględnienia tzw. kryterium socjalnego, czyli sytuacji rodzinnej, osobistej i przede wszystkim materialnej pracownika. W badanym okresie dofinansowano krajowy wypoczynek urlopowy emerytów organizowany we własnym zakresie. Przepisy ustawy z dnia 04 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie dają podstaw do udzielenia tego typu pomocy emerytom, ponieważ uzależniają przyznanie jej od wykorzystania w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 dni. Emeryt, rencista nie jest już pracownikiem zakładu pracy i nie korzysta z urlopu wypoczynkowego, może jednak skorzystać z innej formy pomocy socjalnej. Osoby uprawnione ubiegające się o pomoc na cele mieszkaniowe pożyczkę, składały umotywowany wniosek. Podstawą przyznania pomocy była umowa zawarta między wnioskodawcą a dyrektorem gimnazjum, w której ustalono wysokość pożyczki, oprocentowanie, ilość i wysokość rat miesięcznych, formę spłaty, zabezpieczenie pożyczki. W roku 2005 udzielono 14 pożyczek na wniosek zainteresowanych w kolejności składanych podań. Niezgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych dokonywano wydatków na zakup kwiatów. W rozumieniu art. 2 pkt. 1 ustawy, działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku działalności, kulturalnooświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Katalog celów i rodzajów wydatków określonych w powołanym przepisie, dopuszczonych i możliwych do sfinansowania z Funduszu jest zamknięty i nie podlega rozszerzeniu. W związku z powyższym należy wprowadzić zmiany w obowiązującym Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, przede wszystkim dostosować zapisy Regulaminu do obowiązujących przepisów. 16
3.1. Rozliczenie środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe, sprawozdawczość, urządzenia księgowe i listy płac. 3.1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01-03.01.2005 roku 3.838,79 zł (WB 001/2005 ) Wpływy za 2005 rok z tytułu naliczonego odpisu wyniosły: odpis podstawowy - nauczyciele - rozdział 80110 odpis podstawowy obsługa i administracja rozdział 80110 odpis na emerytów i rencistów obsługa i administarcja rozdział 80110 odpis emeryci - rozdział 80195 Ogółem odpis na ZFŚS w 2005 r.: 81.237,00 zł 7.941,00 zł 978,00 zł 15.916,00 zł 106.072,00 zł Wykaz pracowników zatrudnionych z podziałem na etaty oraz szczegółowe wyliczenie odpisu ZFŚS przedstawia załącznik nr 1. Prawidłowy odpis podstawowy nauczycieli w rozdziale 80110 w 2005 roku powinien wynosić: 51,70 (przeciętna liczba zatrudnionych nauczycieli po przeliczeniu na pełne etaty) x 1582,00 zł (1.769,26 zł x 110% - 18,71%) = 81.789,00 zł Błędnie wyliczono i przekazano kwotę odpisu winno być 81.789,00 zł, przekazano 81.237,00 zł. Zaniżono odpis podstawowy nauczycieli w rozdziale 80110 na kwotę 552,00 zł. W terminie do 31 maja 2005 roku przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych równowartość dokonanych odpisów w wysokości 79.476,00 zł co stanowiło 75 % równowartości odpisu i jest zgodne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. odsetki bankowe odsetki od pożyczek mieszkaniowych 5.21 zł 696,90 zł Razem przychody: 106.774,11 zł 3.1.2. Rozchody Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. - opłaty i prowizje bankowe 137,00 zł - dofinansowanie do obozów dla dzieci 5.212,20 zł 17
- udzielone zapomogi dla osób uprawnionych, będących w trudnej sytuacji materialnej 4.163,40 zł - paczki świąteczne dla dzieci pracowników 2.522,10 zł - bony towarowe dla osób uprawnionych z okazji świąt 37.673,00 zł - spotkania integracyjne pracowników 10.193,82 zł - wypłata świadczenia urlopowego dla nauczycieli 29.230,06 zł - dopłata do wypoczynku dla pracowników wczasy pod gruszą 4.932,90 zł - dopłata do wypoczynku dla emerytów wczasy pod gruszą 7.668,00 zł - inne ( zakup wiązanki pogrzebowej, kwiatów na obchody Dni Stargardu, kwiatów na pożegnanie pracownika, kwiatów z okazji inauguracji roku szkolnego,) 149,00 zł - bilety do teatru, kina, na basen, na koncerty 4.198,61 zł Razem rozchody: 106.080,09 zł 3.2. Zestawienie ewidencji syntetycznej kont Księga Głównej przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo 851 Zakładowy Fundusz Socjalny na dzień 31.12.2005 r. wynosiło po stronie Ma - 42.266,39 zł 851 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2005 r. - 42.572,37 66.075,42 109.341,81-43.266,39 Saldo stanowi stan środków funduszu świadczeń socjalnych 40.564,79zł, oraz należny podatek dochodowy od osób fizycznych 2.701,60 zł, który winien być zaksięgowany w ewidencji księgowej 225 Rozrachunki z budżetem - zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. nr 153, poz. 1752 ze zm.) oraz Planem Kont Gimnazjum nr 3. Od 2006 Poleceniem Księgowym nr 31 z dnia 19.05.2006 r. dokonano prawidłowego zaksięgowania na ch 851 oraz 225. 18
2) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień 31.12.2005 r. wynosiło po stronie Wn 36.344,60 zł 234 B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2005 r. 38.733,58-117.172,34 80.827,74 36.344,60 - Saldo wykazuje stan należności z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych. 3) Saldo 135 FM Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia na dzień 31.12.2005 r. wyniosło po stronie Wn 3.315,31 zł 135 FM B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2005 r. 2.241,08-36.815,31 33.500,00 3.315,31-4) Saldo 135 FS Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia na dzień 31.12.2005 r. wyniosło po stronie Wn 3.606,48 zł 135 FS B.O. Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2005 r. 1.597,71-110.967,72 107.361,24 3.606,48 - W/w salda kont 135 FM i 135 FS są zgodne z WB nr 0066/2005 z dnia 31.12.2005 r. 19
Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzony w dniu 22 maja 2006 roku. Dyrektor Gimnazjum nr 3 Mirosław Piotrowicz został poinformowany o przysługującym mu na podstawie zarządzenia nr 335/2003 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 maja 2003 roku prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano następujących poprawek:......... Protokół podpisano bez zastrzeżeń/z zastrzeżeniami co do:........., które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński dnia... 2006 roku. 20