PROTOKÓŁ Kontrola wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników Zakładu oraz wydatków z tytułu podróży służbowych pracowników

PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 08/2011 z dnia 01.06.2011r. Zakres kontroli: Kontrola wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników Zakładu oraz wydatków z tytułu podróży służbowych pracowników Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 08.06.2011r. do dnia 31.08.2011r.. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu zwanego w dalszej części protokołu Zakład, 44-160 Rudziniec ul. Gliwicka 32. Okres objęty kontrolą: od 01.01.2011r. do 31.05.2011r.. Badanie przeprowadzono metodą wyrywkową w zakresie wydatków na wynagrodzenia oraz metodą pełną w zakresie wydatków z tytułu podróży służbowych pracowników. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz.U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami ). 2.Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami ). 5. Ustawa z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. z 2008r. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami ). 6. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy ( Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 z późniejszymi zmianami ). 7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych ( Dz. U. z 2009r. Nr 50 poz. 398 z późniejszymi zmianami). 1

8. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ( Dz. U. z 2002r. nr 236 poz. 1990 z późniejszymi zmianami ). 9. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy ( Dz. U. z 2002r. Nr 27 poz. 271 z późniejszymi zmianami ). 10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ). 11. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami ). 12. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r. Nr 128 poz. 861 ). 13. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną ( Dz. U. z 2006r. Nr 116 poz. 783 z późniejszymi zmianami ) 14. Uchwała Nr III/19/2010 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 grudnia 2010r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2011 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pan Paweł Tomecki Dyrektor Zakładu w okresie objętym kontrolą, Pan Krzysztof Szolich Dyrektor Zakładu od dnia 22.08.2011r., poprzednio Zastępca Dyrektora Zakładu Pan xxxxxxxxxx 1 Główny Księgowy Zakładu, oraz pozostali pracownicy Zakładu wykonujący w ramach obowiązków służbowych czynności objęte kontrolą. 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2

USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY I. Kierownictwo jednostki Zakład Budżetowy Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Gminy Rudziniec został utworzony Uchwałą Nr VIII/80/99 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 czerwca 1999r.. Dyrektorem Zakładu w okresie objetym kontrolą był Pan Paweł Tomecki zatrudniony na powyższym stanowisku od dnia 01.05.2009r. do dnia 16.08.2011r.. Od dnia 22.08.2011r. na stanowisku Dyrektora zatrudniony jest Pan Kszysztof Szolich, który był do dnia 21.08.2011r. zatrudniony w Zakładzie na stanowisku Zastępcy Dyrektora - od dnia 01.06.2009r.. Głównym Księgowym Zakładu jest Pan xxxxxxxxx 2 zatrudniony na powyższym stanowisku od dnia 01.02.2000r. do nadal. Zakład budżetowy mieści się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 32 na nieruchomości gruntowej o pow. 2 175 m² stanowiącą działkę nr 429/52, k.m. 26, zabudowaną budynkiem administracyjno socjalnym o powierzchni 162,57 m², oraz wiatą stalową o powierzchni 153,89 m² dla której Sąd Rejonowy w Gliwicach prowadzi księgę wieczystą nr 7140. Nieruchomość powyższa została przekazana w trwały zarząd na podstawie decyzji Wójta Gminy Rudziniec Nr GN.72244-9/07 z dnia 17.04.2007r., celem prowadzenia działalności statutowej Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu. II. Regulacje wewnętrzne jednostki Zgodnie z art. 9 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych sektor finansów publicznych tworzą samorządowe zakłady budżetowe. Zakład działa na podstawie m.in.: 1) Statut Zakładu, którego tekst przyjęto w dniu 14 października 2010r. - Uchwała Nr XLVII/637/2010 Rady Gminy Rudziniec z dnia 14 października 2010r. w sprawie nadania Statutu Zakładowi Budżetowemu Gospodarki Komunalnej i Miejszkaniowej w Rudzińcu uchwała weszła w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od dnia 01.01.2011r.. 2) Zarządzenie Nr 16/2010 Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 27 grudnia 2010r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu. 3) Zarządzenie Nr 3b/09 Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 16 czerwca 2009r. w sprawie wprowadzenia w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu regulaminu pracy 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 3

pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie Gospdarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu. 4) Zarządzenie Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 19.04.2002r. 5) Instrukcja dotycząca gospodarki kasowej w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 30.05.2002r. 6) Zarządzenie Nr 1/2003 Dyrektora ZBGKiM w Rudzińcu z dnia 12.02.2003r. w sprawie dopuszczenia do użytkowania programów komputerowych do prowadzenia ksiąg rachunkowych w ZBGKiM. 7) Procedury zapewniające kontrolę pod względem legalności, celowości i gospodarności w dysponowaniu środkami publicznymi w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 14.09.2005r.. 8) Zarządzenie Nr 6 Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu w sprawie tymczasowego dopuszczenia do stosowania w ZBGKiM w Rudzińcu istniejącej instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zmian w jej załącznikach oraz w sprawie zakładowego planu kont i zaprzestania stosowania konta 222 z dnia 27.05.2010r.. 9) Zarządzenie Nr 4/09 Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 16 czerwca 2009r. w sprawie wprowadzenia w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu. III. Kontrola kosztów wynagrodzeń osobowych pracowników oraz podróży służbowych krajowych 1. Plan finansowy oraz jego realizacja w zakresie kosztów wynagrodzeń osobowych pracowników przedstawiał się następująco: Łącznie pierwotnie planowane koszty wynagrodzeń pracowników Zakładu w 2011r. to 1 248 430,00 zł.. W dniu 15.04.2011r. dokonano zmiany w planie finansowym m.in. w zakresie kosztów wynagrodzeń, które po zmianie wyniosły 1 233 430,00 zł.. W okresie od 01.01.2011r. do 31.05.2011r. Zakład poniósł koszty w łącznej kwocie 543 136,93 zł. tj. 44,03 % planowanej kwoty. Załącznik nr 1 do niniejszego protokołu stanowi tabela przedstawiająca planowane i poniesione 4

przez Zakład koszty wynagrodzeń osobowych pracowników w okresie od 01.01.2011r. do 31.05.2011r.. 2. Plan finansowy oraz jego realizacja w zakresie kosztów podróży służbowych krajowych pracowników przedstawiał się następująco: Łącznie pierwotnie planowane koszty podróży służbowych krajowych pracowników Zakładu w 2011r. to 77 505,00 zł.. W dniu 15.04.2011r. dokonano zmiany w planie finansowym m.in. w zakresie kosztów podróży służbowych krajowych, które po zmianie wyniosły 75 463,00 zł.. W okresie od 01.01.2011r. do 31.05.2011r. Zakład poniósł koszty w łącznej kwocie 16 130,59 zł. tj. 21,38 % planowanej kwoty. Załącznik nr 1 do niniejszego protokołu stanowi tabela przedstawiająca planowane i poniesione przez Zakład koszty podróży służbowych pracowników w okresie od 01.01.2011r. do 31.05.2011r.. Łączna kwota poniesionych przez Zakład kosztów wynagrodzeń osobowych pracowników oraz podróży służbowych krajowych w okresie od 01.01.2011r. do 31.05.2011r. wyniosła 559 267,52 zł. i stanowiła 13,57 % wszystkich zaplanowanych w kwocie 4 121 396,00 zł. kosztów Zakładu w 2011r.. 3. W Zakładzie zatrudnionych jest 48 osób, których wykaz stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 10 wybranych pracowników Zakładu ( poz. 1, 3, 9, 18, 30, 34, 36, 37, 38 i 47 załącznika nr 2 do niniejszego protokołu ) oraz dowody księgowe dokumentujące wypłatę wynagrodzeń powyższym pracownikom Zakładu w okresie objętym kontrolą i stwierdzono, że: - wydatki są ponoszone na podstawie zawieranych z pracownikami umów o pracę, - listy płac są każdorazowo sporządzane przez Głównego Księgowego Zakładu, - listy płac są każdorazowo zatwierdzane do wypłaty przez Dyrektora Zakładu, - wypłaty realizowane są przelewem na konta pracowników zgodnie z oświadczeniami pracowników o wyrażeniu zgody na przekazywanie wynagrodzenia na konto bankowe, - konta bankowe na które przekazywano wynagrodzenia za miesiące styczeń, luty, marzec, kwiecień i maj 2011r. są zgodne z kontami wskazanymi w złożonych oświadczeniach zgoda na przekazywanie wynagrodzenia pracownika na rachunek bankowy ( załącznik nr 1 do regulaminu wynagradzania ), - stosowano prawidłową klasyfikację budżetową przy dokonywanych wydatkach na wynagrodzenia pracowników Zakładu, - potrącenia z wynagrodzenia są dokonywane na podstawie oświadczeń pracowników wyrażających zgodę na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia tytułem zadeklarowanych wkładów oraz spłat udzielonych pożyczek, a także kwot składek wynikających z tytułu przynależności do grupowego 5

ubezpieczenia, - wynagrodzenia są wypłacane terminowo tj. zgodnie z terminem określonym obowiązującym w Zakładzie Regulaminie Pracy, który stanowi w 41 pkt 1, że: Wynagrodzenie zasadnicze łącznie z dodatkiem stażowym i funkcyjnym oraz premią motywacyjną płatne jest co miesiąc z dołu, najpóźniej w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca. Wypłaty wynagrodzenia w okresie objętym kontrolą miały miejsce w następujących terminach: a) 26.01.2011r. wynagrodzenie za styczeń 2011r. - wyciąg bankowy Nr WB/000017/01/2011 z dnia 26.01.2011r., b) 24.02.2011r. wynagrodzenie za luty 2011r. - wyciąg bankowy Nr WB/000018/02/2011 z dnia 24.02.2011r., c) 28.03.2011r. wynagrodzenie za marzec 2011r. - wyciąg bankowy Nr WB/000020/03/2011 z dnia 28.03.2011r., d) 27.04.2011r. wynagrodzenie za kwiecień 2011r. - wyciąg bankowy Nr WB/000018/04/2011 z dnia 27.04.2011r., e) 25.05.2011r. wynagrodzenie za maj 2011r. - wyciąg bankowy Nr WB/000018/05/2011 z dnia 25.05.2011r.. - pracownicy Zakładu spełniają wymagania kwalifikacyjne do zajmowanych stanowisk określone w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 16 czerwca 2009r. - wyj. stanowi pracownik wymieniony w poz. 34 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu, który jest zatrudniony na stanowisku robotnik wykwalifikowany. Pracownik posiada udokumentowane w aktach osobowych wykształcenie podstawowe, podczas gdy do zatrudnienia na stanowisku robotnika wykwalifikowanego wymagane jest min. wykształcenie zasadnicze zawodowe. - składniki wynagrodzenia są zgodne z umowami o pracę zawartymi z pracownikami Zakładu, dokumentacją potwierdzającą poprzednie okresy zatrudnienia oraz obowiązującymi przepisami wyj. stanowi: a) dodatek za wysługę lat dla pracownika wymienionego w poz. 18 załącznika nr 2 do niniejszego protokołu naliczono i wypłacano w wysokości 12 % wynagrodzenia zasadniczego począwszy od 01.11.2010r. podczas gdy z dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia wynika, że dodatek za wysługę lat powinien być naliczony i wypłacany w wysokości 12 % począwszy od 01.03.2011r.. b) dodatek za wysługę lat dla pracownika wymienionego w poz. 30 załącznika nr 2 do niniejszego protokołu naliczono i wypłacono w wysokości 13 % wynagrodzenia zasadniczego począwszy od 01.02.2011r. podczas gdy z dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia wynikało, 6

że dodatek za wysługę lat powinien być naliczony i wypłacany w wysokości 13 % począwszy od 01.03.2011r. Wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia regulują: - w zakresie minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego załącznik nr 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, - w zakresie dodatku za wysługę lat art. 38 ust 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych, - w zakresie dodatku funkcyjnego dodatek funkcyjny przyznawany jest na podstawie art 36 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych oraz 40 obowiązującego w Zakładzie regulaminu wynagradzania ( wzór pisma o przyznaniu dodatku funkcyjnego stanowi załącznik nr 5 do obowiązującego w Zakładzie regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie ). - w zakresie dodatku specjalnego - dodatek specjalny przyznawany na podstawie art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych; przyznawany jest w Zakładzie na podstawie wniosku o przyznanie dodatku specjalnego z tytułu zwiększonych obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań ( wzór wniosku stanowi załącznik nr 6 do obowiązującego w Zakładzie regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie), zgodnie z zapisami 41 regulaminu wynagradzania w okresie objętym kontrolą dodatek specjalny był przyznany jednemu pracownikowi Zakładu ( poz. 34 wykazu pracowników stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego protokołu ). Dodatek był przyznany na okres od 15.10.2010r. do 30.04.2011r. w wysokości 46% najniższego wynagrodzenia w Zakładzie tj. 506,00 zł. miesięcznie. Ponadto pracownikom Zakładu przysługują nagrody jubileuszowe na podstawie art. 38 ust 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych w okresie objętym kontrolą pracownikom Zakładu objetym kontrolą nie przysługiwały nagrody jubileuszowe, a tym samym nie zostały przyznane i wypłacone. Podczas kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono, że nie wszyscy pracownicy Zakładu posiadają zakresy czynności na 10 osób objętych kontrolą 7 osób nie posiadało zakresu czynności ( pracownicy wymienieni w poz. 1, 3, 9, 18, 34, 36, 47 załącznika nr 2 do niniejszego protokołu ). Obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie pracownika, który podejmuje pracę na określonym stanowisku, z zakresem jego obowiązków, sposobem wykonywania pracy oraz podstawowymi uprawnieniami zgodnie z art. 94 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r Kodeks pracy. Zakres czynności pracownika jest dokumentem wskazującym jakie zadania pracownik powinien wykonywać w ramach zawartej z nim umowy o pracę. Zakres czynności stanowi doprecyzowanie 7

określonego w umowie rodzaju pracy. Oprócz czynności można wskazać również podległość służbową pracownika, zakres odpowiedzialności i uprawnień. Przepisy nie nakładają obowiązku sporządzenia pisemnego zakresu czynności jednak forma pisemna zakresu czynności przynosi wymierne korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Obie strony mają jasną sytuację, czego od siebie oczekiwać. 4. Kontrolą objęto dowody księgowe dokumentujące wydatki ponoszone na podróże służbowe krajowe pracowników Zakładu i stwierdzono, że: Koszty podróży służbowych pracowników Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu w okresie od 01.01.2011r. do 31.05.2011r. przedstawiały się następująco: Okres Koszty delegacji Koszty ryczałtów Razem Styczeń 1 350,04 zł. 2 188,20 zł. 3 538,24 zł. Luty 1 554,52 zł. 2 363,01 zł. 3 917,53 zł. Marzec 872,78 zł. 2 000,11 zł. 2 872,89 zł. Kwiecień 919,37 zł. 1 907,41 zł. 2 826,78 zł. Maj 984,54 zł. 1 990,61 zł. 2 975,15 zł. Razem: 5 681,25 zł. 10 449,34 zł. 16 130,59 zł. W okresie objetym kontrolą obowiązywało 10 umów z pracownikami Zakładu na używanie samochodów prywatnych do jazd lokalnych wykaz umów stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. Kontrolą objęto m.in. zgodność liczby kilometrów wykazywanych w oświadczeniach o używaniu prywatnego pojazdu do celów służbowych z liczbą kilometrów określoną w zawartych z pracownikami Zakładu umowach o używanie samochodu prywatnego do celów słuzbowych i stwierdzono zgodność w powyższym zakresie. Kontrolą objęto także zgodność wykazanych w oświadczeniach nieobecności pracowników z listą obecności i stwierdzono, na ogół zgodność w powyższym zakresie wyj. stanowili: a) pracownik ujęty w poz. 43 wykazu pracowników za styczeń z listy obecności wynikało, że pracownik był 5 dni ( od 10.01. do 14.01. ) na urlopie wypoczynkowym podczas gdy w oświadczeniu nie wykazano dni nieobecności w pracy w miesiącu styczniu, b) pracownik ujęty w poz. 42 wykazu pracowników za styczeń z listy obecności wynikało, że pracownik był 1 dzień ( 21.01. ) na urlopie wypoczynkowym podczas gdy w oświadczeniu nie wykazano dni nieobecności w pracy w miesiącu styczniu, c) pracownik ujęty w poz. 18 wykazu pracowników - za maj z listy obecności wynikało, że pracownik był 5 dni roboczych ( od 01.05. do 09.05. 2011r. ) na zwolnieniu lekarskim, podczes gdy w oświadczeniu nie wykazano nieobecności w pracy w miesiącu maju. 8

Zgodnie z 36 pkt 1 obowiązującego w Zakładzie regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie: Oświadczenie o używaniu własnego auta do celów służbowych, o którym mowa w 34 ust 3 niniejszego regulaminu, w danym miesiącu pracownik składa u inspektora ds. administracji i kadr zakładu do 20 dnia kalendarzowego następnego miesiąca. Kontrolą objęto oświadczenia pracowników i stwierdzono, że data sporządzenia oświadczeń wskazuje w następujących przypadkach na ich sporządzenie po terminie 20 dnia kalendarzowego następnego miesiąca : a) oświadczenia za miesiąc marzec w dniu 22.04.2011r. oświadczenia sporządzone przez pracowników wymienionych w poz. 42 i 43 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu,w dniu 26.04.2011r. oświadczenia sporządzone przez pracowników wymienionych w poz. 17, 18, 27, 29, 37, 38 wykazu stanowiącego załącznika nr 2 do ninejszego protokołu, w dniu 27.04.2011r. oświadczenia sporządzone przez pracowników wykazanych w poz. 4 i 30 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu, b) oświadczenia za miesiąc kwiecień w dniu 22.05.2011r. oświadczenia sporządzone przez pracowników wymienionych w poz. 18, 27, 28, 37 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu, w dniu 23.05.2011r. oświadczenie sporządzone przez pracownika wymienionego w poz. 38 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu, w dniu 24.05.2011r. oświadczenia sporządzone przez pracowników wymienionych w poz. 4 i 30 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu oraz w dniu 26.05.2011r. Oświadczenie sporządzone przez pracownika wymienionego w poz. 17 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. c) oświadczenia za miesiąc maj w dniu 27.06.2011r. oświadczenia sporzadzone przez pracowników wymienionych w poz. 4, 17, 27, 28, 30, 37, 38 wykazu pracowników stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Delegacje służbowe pracowników Zakładu ujmowane są w rejestrze delegacji prowadzonym w Zakładzie. W okresie objętym kontrolą tj. od 01.01.2011r. do 31.05.2011r. w rejestrze ujęto 69 delegacji służbowych. Kontrolą objęto dowody księgowe dokumentujące koszty podróży służbowych krajowych pracowników Zakładu i stwierdzono, że: - wypłata zwrotu kosztów podróży jest realizowana na podstawie zawieranych z pracownikami Zakładu umów, poprzedzanych wnioskami pracowników o wyrażenie zgody na przejazd prywatnym samochodem, - rachunek kosztów podróży jest przedkładany zgodnie z terminem określonym w załączniku nr 1 do instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Zakładzie z dnia 19.04.2002r. stanowiącym 9

schemat obiegu dokumentów księgowych tj. w terminie do 10 dni po podróży wyj. stanowią: a) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 100/2010 z dnia 01.12.2010r. obejmujący okres od 01.12.2010r. do 31.12.2010r. został przedłożony w dniu 14.01.2011r. tj. 14 dni po ostatniej podróży objetej rachunkiem, b) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 2/2011 z dnia 03.01.2011r. - podróż miała miejsce dnia 04.01.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 26.01.2011r., c) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 3/2011 z dnia 03.01.2011r. - podróż miała miejsce dnia 03.01.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 25.01.2011r., d) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 6/2011 z dnia 13.01.2011r. - podróż miała miejsce dnia 13.01.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 26.01.2011r., e) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 10/2011 z dnia 31.01.2011r. - podróż miała miejsce dnia 31.01.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 14.02.2011r., f) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 35/2011 z dnia 25.03.2011r. - podróż miała miejsce dnia 25.03.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 08.04.2011r., g) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 41/2011 z dnia 04.04.2011r. - podróż miała miejsce dnia 04.04.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 18.04.2011r., h) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 57/2011 z dnia 13.05.2011r. - podróż miała miejsce dnia 13.05.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 24.05.2011r.. - każdorazowo w poleceniu wyjazdu są określone: cel wyjazdu, termin wyjazdu, środek transportu, - wszystkie objęte kontrolą delegacje odbywane były samochodami prywatnymi - zastosowano stawki za 1 km przebiegu pojazdu zgodne z określonymi w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, - dowody księgowe dokumentujące ponoszone koszty są każdorazowo sprawdzane pod względem formalno rachunkowym oraz zatwierdzane do zapłaty przez upoważnione osoby, brak natomiast dowodu dokonania kontroli merytorycznej dowodów księgowych. 10

Stwierdzono, że za okres od 03.01.2011r. do 31.01.2011r. nieprawidłowo wystawiono polecenie wyjazdów służbowych dla Zastępcy Dyrektora Zakładu. Powyższe polegało na braku wskazania każdorazowo miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podroży służbowej oraz celu podroży służbowej w poleceniach wyjazdow służbowych Zastępcy Dyrektora Zakładu. Powyższe polecenie było wystawione w okresie miesięcznym (tzw. jazdy zamiejscowe) w celu służbowym przez Dyrektora Zakładu. O terminie i celu podroży decydował sam Zastępca Dyrektora. Zgodnie z postanowieniami 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunkow ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej na obszarze kraju z dnia 19 grudnia 2002 r., miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podroży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podroży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Stwierdzono wystawianie jednego polecenia wyjazdu służbowego dla pracowników Zakładu na kilka odrębnych wyjazdów powyższe miało miejsce w przypadku: a) polecenia wyjazdu służbowego Nr 5/2011 z dnia 03.01.2011r. obejmującego wyjazdy na okres od 03.01.2011r. do 31.01.2011r.. b) polecenia wyjazdu służbowego Nr 9/2011 z dnia 25.01.2011r. obejmującego wyjazdy w dniu 25.01.2011r. oraz w dniu 26.01.2011r.. c) polecenia wyjazdu służbowego Nr 18/2011 z dnia 14.02.2011r. obejmującego wyjazdy w dniu 14.02.2011r. oraz 15.02.2011r.. d) polecenia wyjazdu służbowego Nr 24/2011 z dnia 24.02.2011r. obejmującego wyjazdy w dniu 24.02.2011r. oraz 25.02.2011r.. e) polecenia wyjazdu służbowego Nr 27/2011 z dnia 03.03.2011r. obejmującego wyjazdy w dniu 03.03.2011r. oraz 04.03.2011r.. f) polecenia wyjazdu służbowego Nr 38/2011 z dnia 30.03.2011r. obejmującego wyjazdy w dniu 30.03.2011r. oraz 31.03.2011r.. g) polecenia wyjazdu służbowego Nr 45/2011 z dnia 18.04.2011r. obejmującego wyjazdy w dniu 18.04.2011r. oraz 19.04.2011r.. Wątpliwości kontrolującego budzi fakt wyjazdu w dniu 05.01.2011r. pracownika ujętego w poz. 17 wykazu pracowników stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu, do miejscowości Toszek i Wielowieś z każdorazowym powrotem do Rudzińca podczas gdy odległość z Toszka do Wielowsi to 10 km. W poleceniu wyjazdu służbowego nr 4/2011 wykazano wyjazd w dniu 05.01.2011r. z Rudzińca do Toszka i z powrotem łączna odległość 34 km oraz wyjazd w dniu 11

05.01.2011r. z Rudzińca do Wielowsi i z powrotem łączna odległość to 64 km. Jak wynika z odległości pomiędzy Toszkiem, a Wielowsią tj. 10 km w jedną stronę przy odpowiednim zaplanowaniu ww podróży łączna długość trasy powinna wynieść 54 km tj. o 44 km. mniej niż wyniosła liczba kilometrów podlegająca rozliczeniu. Załącznik nr 4 do niniejszego protokołu stanowi kopia polecenia wyjazdu służbowego nr 4/2011 wraz z rachunkiem kosztów podróży oraz protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień od delegowanego pracownika Zakładu. Watpliwości kontrolującego budzi także wyjazd w dniu 11.05.2011r. pracownika ujętego w poz. 17 wykazu pracowników stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu, do miejscowości Czechowice i Pyskowice z każdorazowym powrotem do Rudzińca podczas gdy odległość z Czechowic do Pyskowic to 5 km. W poleceniu wyjazdu służbowego nr 54/2011 wykazano wyjazd w dniu 11.05.2011r. z Rudzińca do Czechowic i z powrotem łączna odległość 54 km oraz wyjazd w dniu 11.05.2011r. z Rudzińca do Pyskowic i z powrotem łączna odległość to 44 km. Jak wynika z odległości pomiędzy Czechowicami, a Pyskowicami tj. 5 km w jedną stronę przy odpowiednim zaplanowaniu ww podróży łączna długość trasy powinna wynieść 64 km tj. o 34 km. mniej niż wyniosła liczba kilometrów podlegająca rozliczeniu. Załącznik nr 5 do niniejszego protokołu stanowi kopia polecenia wyjazdu służbowego nr 54/2011 wraz z rachunkiem kosztów podróży oraz protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień od delegowanego pracownika Zakładu. Stwierdzono ponadto brak pozycji nr 32 w rejestrze delegacji jest delegacja ujęta pod nr 31 z dnia 21.03.2011r. a kolejna delegacja z dnia 22.03. ma numer 33 polecenie wyjazdu służbowego z dnia 22.03.2011r. opatrzone jest numerem 32/2011 - w załączeniu kopia rejestru delegacji oraz kopia polecenia wyjazdu służbowego Ponadto opatrzono dwa polecenia wyjazdu służbowego numerem 45/2011 w załączeniu kopie ww poleceń. W rejestrze polecenie z dnia 14.04.2011r. opatrzone jest numerem 45 natomiast polecenie z dnia 18.04.2011r. opatrzone jest numerem 46. IV. Kontrola w zakresie realizacji kontroli zarządczej w 2010r. Zgodnie z art. 68 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych, kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. 12

W Zakładzie Dyrektor nie opracował regulaminu kontroli zarządczej, stwierdzono również brak uregulowań dotyczących przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania oraz zarządzania ryzykiem. Efektem powyższego jest nieprawidłowe funkcjonowanie kontroli zarządczej w Zakładzie. V. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od 01.09.2010r. do 29.09.2010r. została przeprowadzona w Zakładzie kontrola w zakresie wykorzystania dotacji przedmiotowej udzielonej z budżetu Gminy na dowożenie uczniów do szkół. Kontrolą objęto realizację zaleceń pokontrolnych skierowanych do Dyrektora Zakładu w wyniku stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości. Stwierdzono, że Dyrektor Zakładu nie odpowiedział na piśmie w terminie 30 dni określonym w protokole kontroli z dnia 06.10.2010r. na wydane zalecenia pokontrolne. Kontrolą objęto realizacje zaleceń i stwierdzono, że: 1. Został opracowany i wprowadzony do stosowania regulamin organizacyjny Zakładu Zarządzenie Nr 16/2010 Dyrektora Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Miejszkaniowej w Rudzińcu z dnia 27 grudnia 2010r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu. Regulamin Organizacyjny określa m.in. zakres działania oraz organizację zakładu, a także podział czynności i odpowiedzialności pracowników Zakładu. 2. Nie opracowano do dnia przeprowadzania kontroli tj. do 31.08.2011r. zakładowego planu kont w sposób zalecany tj. wykazjąc w nim m.in. powiązania wzajemne z kontami funkcjonującymi w Zakładzie. W dalszym ciągu funkcjonuje w zakładzie opis kont wskazujący na powiązania z kontami nie wymienionymi w zakładowym planie kont. Powyższe dotyczy kont 011,013,760 oraz 860. 3. W dniu 21.12.2010r. - Dyrektor Zakładu wyraził zgodę na potrącenie z wynagrodzenia różnicy w wysokości 96,00 zł. wynikającej z nienaleznie wypłaconego w miesiącach marzec i kwiecień 2010r. dodatku za wysługę lat. Potrącenia dokonano w dniu 22.12.2010r. z wynagrodzenia za miesiąc grudzień 2010r. - WB Nr 254 z dnia 22.12.2010r.. 4. W dniu 18.10.2010r. Dyrektor Zakładu zwrócił się na piśmie do pracownika, który otrzymał nienależną nagrodę jubileuszową za przepracowanie 25 lat pracy o jej dobrowolny zwrot. Pracownik w odpowiedzi z dnia 25.10.2010r. zobowiązał się do zwrotu nienależnie wypłaconej narody w terminie do 20.12.2010r.. Wpłaty nagrody do kasy Zakładu dokonano w dniu 20.12.2010r. - KP Nr 3200 z dnia 20.12.2010r.. 13

5. W dniu 02.11.2010r. sporządzono aneks do umowy Nr ZP/2/08 z dnia 14.03.2008r. na zakup paliwa, określający m.in., że zakupione paliwo będzie odbierane m.in. przez pojazd marki Iveco o nr rej. SGL 8J88. 6. W dniu 21.12.2010r. Główny Księgowy Zakładu przedstawił w piśmie do Skarbnika Gminy Rudziniec rozliczenie dotacji przemiotowej przeznaczonej na dowóz dzieci do szkoły specjalnej w Pyskowicach. W wyniku ponownego rozliczenia dotacji do ilości rzeczywiście przejechanych kilometrów dotacja wypłacona przez Urząd na konto Zakładu była niższa od pierwotnie planowanej na 2010r. o 7 988,68 zł.. 7. W dniu 02.11.2010r. zobowiązano wszystkich kierowców w Zakładzie, w tym kierowcy autobusu szkolnego do rzetelnego obliczania danych zawartych w kartach drogowych ze szczególnym uwzględnieniem wykazywania w karcie drogowej dokładnej ilości tankowanego paliwa niedokonywania zaokrągleń, w celu zapewnienia zgodności danych wykazywanych na karcie z faktycznym stanem paliwa w zbiorniku. Stwierdzono, że w większości zalecenia pokontrolne zostały zrealizowane w sposób prawidłowy. STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Zatrudnienie pracownika wymienionego w poz. 34 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu, legitymującego się wykształceniem podstawowym, na stanowisku robotnika wykwalifikowanego w Zakładzie, podczas gdy zapisy obowiązującego Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz obowiązującego w Zakładzie regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 16 czerwca 2009r. stanowią, że na stanowisku robotnika wykwalifikowanego wymagane jest min. wykształcenie zasadnicze zawodowe. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Zakładu, który zatrudnił pracownika na stanowisku robotnika wykwalifikowanego pomimo braku świadectwa dokumentującego wymagane wykształcenie. 2. Nieprawidłowo naliczono i wypłacano dodatek za wysługę lat dla pracownika wymienionego w poz. 18 załącznika nr 2 do niniejszego protokołu poprzez naliczenie i wypłatę w wysokości 12 % wynagrodzenia zasadniczego począwszy od 01.11.2010r. podczas gdy z dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia wynikało, że dodatek za wysługę lat powinien być naliczony i wypłacany w wysokości 12 % począwszy od 01.03.2011r.. Wynagrodzenie zasadnicze ww pracownika wynosiło w okresie od 01.11.2010r. do 01.03.2011r. 1 800,00 zł.. 14

Łącznie wypłacono pracownikowi o 72,00 zł. tj. ( 4 x 18,00 zł. ) więcej niż wynikało z prawidłowego obliczenia dodatku za wysługę lat. Nieprawidłowo naliczono i wypłacono dodatek za wysługę lat dla pracownika wymienionego w poz. 30 załącznika nr 2 do niniejszego protokołu poprzez naliczenie i wypłatę w wysokości 13 % wynagrodzenia zasadniczego począwszy od 01.02.2011r. podczas gdy z dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia wynikało, że dodatek za wysługę lat powinien być naliczony i wypłacany w wysokości 13 % począwszy od 01.03.2011r.. Wynagrodzenie zasadnicze ww pracownika wynosiło w okresie od 01.02.2011r. do 01.03.2011r. 2 606,00 zł.. Łącznie wypłacono pracownikowi o 26,06 zł. więcej niż wynikało z prawidłowego obliczenia dodatku za wysługę lat. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi pracownik Zakładu odpowiedzialny za prowadznie spraw kadrowych pracowników Zakładu. 3. Nieprawidłowo wykazano w oświadczeniach o korzystaniu z własnego pojazdu liczbę dni nieobecności w pracy, co skutkowało wypłaceniem ryczałtu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w nieprawidłowej wysokości. Powyższe stwierdzono w poniższych przypadkach: a) pracownik ujęty w poz. 43 wykazu pracowników za styczeń z listy obecności wynikało, że pracownik był 5 dni ( od 10.01. do 14.01. ) na urlopie wypoczynkowym podczas gdy w oświadczeniu nie wykazano dni nieobecności w pracy w miesiącu styczniu w związku z powyższym pracownik otrzymał o 57,00 zł. więcej niż wynikało z dokumentacji potwierdzającej obecność pracownika w pracy miesiącu styczniu 2011r.. b) pracownik ujęty w poz. 42 wykazu pracowników za styczeń z listy obecności wynikało, że pracownik był 1 dzień ( 21.01. ) na urlopie wypoczynkowym podczas gdy w oświadczeniu nie wykazano dni nieobecności w pracy w miesiącu styczniu - w związku z powyższym pracownik otrzymał o 11,40 zł. więcej niż wynikało z dokumentacji potwierdzającej obecność pracownika w pracy miesiącu styczniu 2011r.. c) pracownik ujęty w poz. 18 wykazu pracowników - za maj z listy obecności wynikało, że pracownik był 5 dni roboczych ( od 01.05. do 09.05. 2011r. ) na zwolnieniu lekarskim, podczes gdy w oświadczeniu nie wykazano nieobecności w pracy w miesiącu maju - w związku z powyższym pracownik otrzymał o 57,00 zł. więcej niż wynikało z dokumentacji potwierdzającej obecność pracownika w pracy w miesiącu maju 2011r.. Kopie oświadczeń ww pracowników oraz list obecności za styczeń i maj 2011r. stanowią załącznik nr 6 do niniejszego protokołu. 15

Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowośc ponosi pracownik Zakładu odpowiedzialny za kontrolę merytoryczną oświadczeń i ich weryfikację z ewidencją czasu pracy pracowników. 4. Sporządzanie oświadczeń o używaniu własnego auta do celów służbowych po terminie określonym w przepisach obowiązującego w Zakładzie regulaminu wynagradzania, jako termin przekazania inspektorowi ds. administracji i kadr w poniższych przypadkach: a) oświadczenia za miesiąc marzec w dniu 22.04.2011r. oświadczenia sporządzone przez pracowników wymienionych w poz. 42 i 43 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu,w dniu 26.04.2011r. oświadczenia sporządzone przez pracowników wymienionych w poz. 17, 18, 27, 29, 37, 38 wykazu stanowiącego załącznika nr 2 do ninejszego protokołu, w dniu 27.04.2011r. oświadczenia sporządzone przez pracowników wykazanych w poz. 4 i 30 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu, b) oświadczenia za miesiąc kwiecień w dniu 22.05.2011r. oświadczenia sporządzone przez pracowników wymienionych w poz. 18, 27, 28, 37 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu, w dniu 23.05.2011r. oświadczenie sporządzone przez pracownika wymienionego w poz. 38 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu, w dniu 24.05.2011r. oświadczenia sporządzone przez pracowników wymienionych w poz. 4 i 30 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu oraz w dniu 26.05.2011r. Oświadczenie sporządzone przez pracownika wymienionego w poz. 17 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. c) oświadczenia za miesiąc maj w dniu 27.06.2011r. oświadczenia sporzadzone przez pracowników wymienionych w poz. 4, 17, 27, 28, 30, 37, 38 wykazu pracowników stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Zgodnie z 36 pkt 1 obowiązującego w Zakładzie regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie: Oświadczenie o używaniu własnego auta do celów służbowych, o którym mowa w 34 ust 3 niniejszego regulaminu, w danym miesiącu pracownik składa u inspektora ds. administracji i kadr zakładu do 20 dnia kalendarzowego następnego miesiąca. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponoszą pracownicy sporządzający i przedkładający oświadczenia po terminie określonym w uregulowaniach wewnętrznych. 5. Przedkładanie rachunków kosztów podróży po terminie określonym w załączniku nr 1 do instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Zakładzie z dnia 19.04.2002r. stanowiącym schemat obiegu dokumentów księgowych tj. w terminie do 10 dni po podróży w następujących przypadkach: 16

a) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 100/2010 z dnia 01.12.2010r. obejmujący okres od 01.12.2010r. do 31.12.2010r. został przedłożony w dniu 14.01.2011r. tj. 14 dni po ostatniej podróży objetej rachunkiem, b) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 2/2011 z dnia 03.01.2011r. - podróż miała miejsce dnia 04.01.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 26.01.2011r., c) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 3/2011 z dnia 03.01.2011r. - podróż miała miejsce dnia 03.01.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 25.01.2011r., d) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 6/2011 z dnia 13.01.2011r. - podróż miała miejsce dnia 13.01.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 26.01.2011r., e) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 10/2011 z dnia 31.01.2011r. - podróż miała miejsce dnia 31.01.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 14.02.2011r., f) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 35/2011 z dnia 25.03.2011r. - podróż miała miejsce dnia 25.03.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 08.04.2011r., g) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 41/2011 z dnia 04.04.2011r. - podróż miała miejsce dnia 04.04.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 18.04.2011r., h) rachunek kosztów podróży dot. polecenia wyjazdu służbowego Nr 57/2011 z dnia 13.05.2011r. - podróż miała miejsce dnia 13.05.2011r., a rachunek kosztów podróży przedłożony został 24.05.2011r.. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponoszą pracownicy Zakładu, którzy przedkładają rachunki kosztów podróży po terminie określonym w uregulowaniach wewnetrznych. 6.Brak dowodu dokonania kontroli merytorycznej dowodów księgowych dokumentujących ponoszone koszty podróży służbowych krajowych ( rachunek kosztów podróży ) - zgodnie z postanowieniami pkt 2, 4, 6 i 7 dotyczącej procedury obiegu dokumentacji finansowo księgowej wprowadzone na podstawie Zarządzenia Dyrektora Zakładu Nr 6 z dnia 27.05.2010 r. dowody własne i obce muszą być sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym oraz merytorycznym przez odpowiedzialne osoby. Kontrola dowodow musi być przeprowadzona przed ich ujęciem w ewidencji księgowej. Sprawdzenie dowodów księgowych pod względem 17

merytorycznym, co polega na zbadaniu: zgodności z planem, umową, zleceniem lub zamówieniem, legalności i celowości gospodarczej, zgodności cen z obowiązującymi cennikami, taryfami lub przepisami, zgodności danych cyfrowych, dotyczących ilości jednostek względnie zakresów rzeczowych zleconych robot, usług. Kontrola merytoryczna dowodu księgowego musi być przeprowadzona niezwłocznie po otrzymaniu dokumentów. Główny księgowy po otrzymaniu sprawdzonych pod względem merytorycznym dowodow księgowych i zatwierdzonych przez Dyrektora przeprowadza kontrolę formalno rachunkową tych dowodów, która polega na zbadaniu m.in., czy dowody są zupełne tzn. czy zawierają wszystkie dane niezbędne do zobrazowania czynności, dla których udowodnienia mają służyć, w przypadku stwierdzenia, że dowody księgowe nie były skontrolowane należy je zwrocić do właściwej komorki w celu uzupełnienia. W powyższej Instrukcji brak uregulowań w zakresie wskazania osoby ze stanowiska, która byłaby odpowiedzialna za dokonanie takiej kontroli merytorycznej. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Zakładu, który jest zobowiązany m.in. do wprowadzania procedur wewnętrznych w Zakładzie. 7. Nieprawidłowo wystawiono polecenie wyjazdów służbowych za okres od 03.01.2011r. do 31.01.2011r. dla Zastępcy Dyrektora Zakładu. Powyższe polegało na braku wskazania każdorazowo miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podroży służbowej oraz celu podroży służbowej w poleceniach wyjazdow służbowych Zastępcy Dyrektora Zakładu. Powyższe polecenie było wystawione w okresie miesięcznym (tzw. jazdy zamiejscowe) w celu służbowym przez Dyrektora Zakładu. O terminie i celu podroży decydował sam Zastępca Dyrektora. Zgodnie z postanowieniami 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunkow ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej na obszarze kraju z dnia 19 grudnia 2002 r., miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podroży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podroży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Zakładu, który wystawił powyższe polecenie wyjazdów służbowych dla Zastępcy Dyrektora Zakładu. 8. Brak opracowanych procedur dot. funkcjonowania kontroli zarządczej w Zakładzie w tym uregulowań dotyczących przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania oraz zarządzania ryzykiem. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki zgodnie z art. 69 ust 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. 18

Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Zakładu, który jest zobowiązany do zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej w Zakładzie. ZALECENIA POKONTROLNE 1. Zatrudniać pracowników w Zakładzie na stanowiskach, na które posiadają oni kwalifikacje zawodowe tj. zgodnie z zapisami obowiązującego Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz obowiązującego w Zakładzie regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Zakładzie Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu z dnia 16 czerwca 2009r.. W przypadku braku udokumentowania przez pracownika posiadania wymaganego wykształcenia dokonać odpowiednich zmian dostosowując zajmowane stanowisko do udokumentowanego wykształcenia. 2. Prawidłowo obliczyć dodatek za wysługę lat dla pracowników wymienionych w poz. 18 i 30 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Wystąpić do ww pracowników z wnioskiem o dobrowolny zwrot nienależnie wypłaconego dodatku za wysługę lat. W przypadku braku dobrowolnego zwrotu rozważyć dochodzenie należności od osoby odpowiedzialnej za powyższą nieprawidłowość, na podstawie przepisów Działu V Odpowiedzialność materialna pracowników ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy. Zobowiązać osobę odpowiedzialną za prowadzenie spraw kadrowych w Zakładzie do analizy wszystkich pracowników Zakładu w zakresie obliczenia stażu pracy będącego podstawą do wypłaty dodatku za wysługę lat. 3. Wystąpić do pracowników wymienionych w poz. 18, 42 i 43 wykazu stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego protokołu o dobrowolny zwrot nienależnie wypłaconego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do jazd lokalnych. W przypadku braku dobrowolnego zwrotu rozważyć dochodzenie należności od osoby odpowiedzialnej za powyższą nieprawidłowość, na podstawie przepisów Działu V Odpowiedzialność materialna pracowników ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy. Zobowiązać osobę odpowiedzialną za kontrolę merytoryczną oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego do jazd lokalnych do każdorazowej weryfikacji danych wykazywanych przez pracowników w oświadczeniach z ewidencją czasu pracy pracowników Zakładu. 4. Zobowiązać pracowników, którzy mają zawarte umowy o używanie samochodu prywatnego do jazd lokalnych do terminowego przedkładania ww oświadczeń pracownikowi Zakładu zatrudnionemu na stanowisku inspektora ds. administracji i kadr. 5. Zobowiązać pracowników Zakładu do przedkładania rachunków kosztów podróży po odbytej podróży służbowej w terminie zgodnym z uregulowaniami wewnętrznymi obowiązującymi 19

w Zakładzie. 6. Podjąć działania w celu uzupełnienia procedur w zakresie kontroli merytorycznej dokumentów księgowych oraz w zakresie dokumentowania odbywanych podroży służbowych w Zakładzie zgodnie z postanowieniami dotyczącymi procedur obiegu dokumentacji finansowo księgowej wprowadzonej na podstawie Zarządzenia Dyrektora Zakładu Nr 6 z dnia 27.05.2010 r., mając na uwadze przepisy art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 7. Polecenia wyjazdów służbowych wystawiać każdorazowo z określeniem terminu i celu podróży. Ustalić procedury wewnętrzne regulujące zasady rozliczania zwrotów kosztów podróży służbowych, mając na uwadze przepisy art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 8. Opracowanać w formie pismenej procedury dot. funkcjonowania kontroli zarządczej w Zakładzie zgodnie z art. 69 ust 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Ponadto opracować zakładowy plan kont wykazjąc w nim m.in. prawidłowe zgodne ze stanem faktycznym powiązania wzajemne z kontami funkcjonującymi w Zakładzie. Proponuję także rozważyć sporządzenie zakresów czynności wszystkim pracownikom Zakładu nie posiadającym zakresów czynności w formie pismnej. Powyższe zalecenia kieruję do Dyrektora Zakładu, zobowiązując jednocześnie do odpowiedzi na piśmie w terminie 30 dni od dnia podpisania niniejszego protokołu, z realizacji wykonania zaleceń pokontrolnych. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Plan finansowy i jego realizacja w zakresie kosztów wynagrodzeń pracowników oraz podróży służbowych krajowych poniesionych przez Zakład w okresie od 01.01.2011r. do 31.05.2011r. 2. Wykaz pracowników Zakładu, zatrudnionych w okresie objętym kontrolą. 3. Wykaz umów zawartych z pracownikami Zakładu, w oparciu o które realizowano wydatki na podróże służbowe krajowe. 4. Kopia polecenia wyjazdu służbowego nr 4/2011 z dnia 05.01.2011r. wraz z rachunkiem kosztów podróży oraz protokołem przyjęcia ustnych wyjaśnień z dnia 31.08.2011r. 5. Kopia polecenia wyjazdu służbowego nr 54/2011 z dnia 11.05.2011r. wraz z rachunkiem kosztów podróży oraz protokołem przyjęcia ustnych wyjaśnień z dnia 31.08.2011r. 6. Kopie oświadczeń pracowników oraz list obecności za styczeń i maj 2011r.. 20

Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Dyrektor Zakładu, pan Krzysztof Szolich, został poinformowany o przysługującym na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 08/2011 Rudziniec 07.09.2011r. Zakład Budżetowy Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu 44-160 Rudziniec Telefon 32 230 32 63 (pieczątka kontrolowanej jednostki) GŁÓWNY KSIĘGOWY DYREKTOR ZBGKiM w Rudzińcu Grzegorz Nowak xxxxxxxxxx 3 mgr inż. Krzysztof Szolich ( podpis kontrolującego) ( podpis Głównego Księgowego Zakładu ) ( podpis Dyrektora Zakładu ) 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 21