Jak ewidencjonować w księgach rachunkowych pracodawcy koszty związane z używaniem tych samochodów?

Transkrypt

1 Jak ewidencjonować w księgach rachunkowych pracodawcy koszty związane z używaniem tych samochodów? Zdarza się, że przedsiębiorca zatrudniający pracownika wykorzystuje na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochód należący do tej osoby. W takiej sytuacji należy zwrócić pracownikowi koszty wykorzystania tego samochodu. Sprawdź, jak zaewidencjonować w księgach rachunkowych pracodawcy koszty związane z używaniem samochodów prywatnych pracowników do celów podróży służbowych. Nie ma znaczenia, czy pracownik wykorzystuje samochód osobowy czy auto inne niż osobowe. Samochody wykorzystywane w jazdach lokalnych W przypadku, gdy pracownik używa swojego prywatnego samochodu na bieżące potrzeby w tak zwanych jazdach miejscowych (lokalnych) konieczne jest podpisanie umowy o użytkowanie takiego auta. Ważne jest również, aby samochód taki stanowił własność lub współwłasność pracownika albo pracownik posiadał inny tytuł prawny upoważniający go do rozporządzania tym samochodem. 1 / 16

2 Zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.) w przypadku jazd miejscowych zwrot kosztów pracownikowi może być dokonany na dwa sposoby: - w sposób zryczałtowany, - na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Samochód nie jest traktowany jako narzędzie pracy. Nie będzie miał zatem zastosowania art. 23 ust 1 p Zwrot kosztów w formie ryczałtu Pierwszy sposób zakłada, że pracodawca przyznaje pracownikowi limit kilometrów. Limit ten ustala pracodawca, ale powinien być on ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć: 2 / 16

3 - 300 km - w miejscowości do 100 tys. mieszkańców, km - w miejscowości ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców, km - w miejscowości ponad 500 tys. mieszkańców. W wyjątkowych sytuacjach limit ten ulega podwyższeniu: - dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km, - dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km. Przyznane limity przelicza się wykorzystując stawki obowiązujące za 1 km w zależności od pojemności skokowej silnika. Oznacza to, iż pracownik, który otrzymał limit, może maksymalnie otrzymać: Limit km do 900 cm 3 pow. 900 cm 3 3 / 16

4 motocykl motorower ,42 250,74 69,06 41, ,70 417,90 115,10 4 / 16

5 69, ,98 585,06 161,14 96,74 Przepisy nie zabraniają pracodawcy przyznawania limitu w wyższej wysokości niż wskazana wyżej. Jedn 5 / 16

6 Konieczne oświadczenie Pamiętaj, że obowiązkiem pracownika jest złożenie pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Zwróć uwagę, że kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Przykład Pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód o pojemności skokowej powyżej 900 cm 3 do celów służbowych. W lipcu 2010 r. złożył on oświadczenie o używaniu samochodu na potrzeby służbowe, zawierające informację o tym, że przebywał dwa dni na zwolnieniu lekarskim. Również w lipcu pracownik odbył podróż służbową prywatnym samochodem, która trwała 3 dni. W czasie tej podróży pracownik przejechał 500 km. Ewidencję przebiegu pojazdu na koniec miesiąca zaakceptował przełożony. Z pracownikiem zawarta jest umowa cywilnoprawna o używaniu pojazdu do celów służbowych. Kwota miesięcznego ryczałtu wynosi 585,06, co wynika z wyliczenia 700 km 0, / 16

7 Rozliczenie ryczałtu: - ryczałt w pełnym miesięcznym wymiarze 700 km 0,8358 zł = 585,06 zł, - wyliczenie 1/22 za jeden dzień nieobecności 585,06 1 : 22 = 26,59 zł, - kwota do potrącenia z ryczałtu za 5 dni (2 dni zwolnienia lekarskiego i 2 dni delegacji) 26,59 zł 5 dni = 132,95 zł, - przysługujący ryczałt 586,06-132,95 = 452,11 zł, - obliczenie zaliczki na podatek - po zaokrągleniu do pełnych złotych 452,11 zł 18% = 81 zł, - kwota ryczałtu do wypłaty 452,11 zł - 81 zł = 371,11 zł. Zwrot kosztów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu Drugi sposób zwrotu kosztów używania samochodu w jazdach lokalnych zakłada, że pracownik będzie prowadził ewidencję przebiegu pojazdu. Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż: - dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm 3-0,5214 zł, - dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm 3-0,8358 zł, - dla motocykla - 0,2302 zł, - dla motoroweru - 0,1382 zł. 7 / 16

8 Pamiętaj, że ewidencja przebiegu pojazdu powinna być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Informacje, jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, są określone w obu ustawach podatkowych - w art. 23 ust. 5 i 7 updof oraz w art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.). Zauważ, że nie obowiązuje żaden oficjalny wzór takiej ewidencji. Powinna ona jednak zawierać co najmniej: - nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, - numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, - kolejny numer wpisu, - datę i cel wyjazdu, - opis trasy (skąd - dokąd), - liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, - stawkę za 1 kilometr przebiegu, - kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu, - podpis podatnika (zleceniodawcy, zamawiającego dzieło) i jego dane. Kierowca rozwożący pizzę prywatnym motorowerem wykazał w ewidencji przebiegu pojazdu przejechane 850 km. Po zaakceptowaniu ewidencji przez pracodawcę należy mu się zwrot 850 0,1382 = 117,47 zł. Konsekwencje podatkowe dla pracownika 8 / 16

9 Należności otrzymane przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów poniesionych na używanie samochodów prywatnych w jazdach lokalnych stanowią jego przychód ze stosunku pracy. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b updof przychód z tego tytułu jest wolny od podatku, jeżeli obowiązek zwrotu lub możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. W pozostałych przypadkach kwoty otrzymane przez pracowników tytułem zwrotu kosztów poniesionych na używanie samochodów prywatnych w jazdach lokalnych stanowią ich przychód ze stosunku pracy podlegający w całości opodatkowaniu. Konsekwencje w składkach ZUS dla pracownika Zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy nie stanowi podstawy wymiaru składek. Tak wynika z 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz ze zm.) rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zwróć jednak uwagę, że zwolnienie ze składek ZUS może być zastosowane jedynie do wysokości: 1. miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo 2. nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu. 9 / 16

10 Przykład Pracodawca przyznał pracownikowi 300 km ryczałtu miesięcznie za używanie do celów służbowych prywatnego samochodu (o pojemności silnika powyżej 900 cm 3 ). Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm 3 wynosi 0,8358 zł. Miesięczny ryczałt za sierpień 2010 r. wyniósł 250,74 zł (300 km 0,8358 zł). Pracodawca wypłacił jednak pracownikowi ryczałt w wyższej kwocie zł. Od nadwyżki w kwocie 49,26 zł (300 zł - 250,74 zł) musi naliczyć pracownikowi składki ZUS. Ujęcie w księgach rachunkowych pracodawcy Koszty związane z używaniem samochodów prywatnych pracowników do celów służbowych w układzie rodzajowym zwyczajowo kwalifikowane są do pozostałych kosztów rodzajowych. Jeśli jednostka prowadzi układ kalkulacyjny kosztów, to ujmuje się te koszty jako koszty odpowiedniego działu czy komórki organizacyjnej, na rzecz której pracuje pracownik. Przykład Pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód o pojemności skokowej powyżej 900 cm 3 do celów służbowych. W lipcu 2010 r. złożył on oświadczenie o używaniu samochodu na potrzeby służbowe, zawierające informację o tym, że przebywał 2 dni na zwolnieniu lekarskim. Ewidencję przebiegu pojazdu na koniec miesiąca zaakceptował przełożony. Z pracownikiem zawarta jest umowa cywilnoprawna o używaniu pojazdu do celów służbowych. Kwota miesięcznego ryczałtu 10 / 16

11 wynosi 585,06, co wynika z wyliczenia 700 km 0,8358. Rozliczenie ryczałtu: - ryczałt w pełnym miesięcznym wymiarze 700 km 0,8358 zł = 585,06 zł, - wyliczenie 1/22 za 1 dzień nieobecności 585,06 1 : 22 = 26,59 zł, - kwota do potrącenia z ryczałtu za 5 dni (2 dni zwolnienia lekarskiego) 26,59 zł 2 dni = 53,18 zł, - przysługujący ryczałt 586,06-53,18 = 531,88 zł, - obliczenie zaliczki na podatek - po zaokrągleniu do pełnych złotych 532 zł 18% = 96 zł, - kwota ryczałtu do wypłaty 531,88 zł - 96 zł = 435,88 zł. Ewidencja księgowa 1. Zaksięgowanie ryczałtu: Wn Pozostałe koszty rodzajowe" - 531,88, Ma Rozrachunki z pracownikami" - 531, zaliczka PDOF: Wn Rozrachunki z pracownikami" - 96,00 - w analityce imienne konto pracownika, Ma Rozrachunki z US" - 96,00. Ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów Pracodawcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, koszty związane z używaniem samochodów prywatnych pracowników do celów służbowych ujmują w kolumnie 13 Pozostałe wydatki". 11 / 16

12 Używanie samochodu przez pracowników w jazdach zamiejscowych Jeśli pracownik wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się jego miejsce pracy, w celu wykonania zadania służbowego, to mamy do czynienia z podróżą służbową. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Może on wyrazić zgodę na przejazd w podróży m.in. samochodem niebędącym własnością pracodawcy, ale konieczny jest do tego wniosek pracownika. Takie regulacje wynikają zarówno z obowiązujących: - rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz ze zm.), - rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz ze zm.), jak i - projektu nowego rozporządzenia opublikowanego na stronie internetowej Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej. Należności otrzymane przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów poniesionych na używanie samochodu prywatnego w celach służbowych, w tym w jazdach zamiejscowych, stanowią przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof. Jednak na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof jest on wolny od podatku, o ile nie przewyższa kwot określonych w wyżej wskazanych rozporządzeniach. 12 / 16

13 Oznacza to, że zwolnieniem od podatku dochodowego objęte zostały należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W myśl rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r., limit wydatków z tytułu używania samochodu prywatnego w jazdach zamiejscowych, podlegających zwrotowi, wyznacza iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Oba rozporządzenia odsyłają do stosowania stawek za 1 km przebiegu pojazdu nie wyższych niż określone w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. Przyjęcie tych stawek oznacza, że pracownikowi za przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę, która w 2010 r. nie może być wyższa niż: - 0,5214 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm 3, - 0,8358 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm 3. Warto podkreślić to, że pracodawcy spoza sfery budżetowej mają obowiązek stosować się do przepisów wymienionych rozporządzeń, o ile w zakładzie pracy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, a także kiedy przedmiotowe kwestie nie zostały uregulowane w umowie o pracę, w sytuacji, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym 13 / 16

14 pracy i nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania. Postanowienia takie mogą natomiast przewidywać inne zasady zwrotu wydatków pracownikom z tytułu używania samochodów prywatnych do celów służbowych. Pamiętaj, że jeżeli postanowienia układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub umów o pracę, obowiązujące w tym zakresie będą korzystniejsze od wynikających z powołanych rozporządzeń lub innych ustaw, to kwota nadwyżki ponad limit wynikający z tych przepisów będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W takim przypadku pracodawca będzie zobligowany doliczyć tę część należności do przychodów pracownika i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Konsekwencje w składkach ZUS dla pracownika Pamiętaj, że zwrot kosztów używania w jazdach zamiejscowych przez pracowników na potrzeby pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy nie stanowi podstawy wymiaru składek. Tak wynika z 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz ze zm.). Zgodnie z tym przepisem zwolnienie ze składek ZUS dotyczy diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika, ale tylko do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w 14 / 16

15 państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami. Jeśli pracodawca przyzna pracownikowi kwotę przewyższającą określone limity, to powinien oskładkować nadwyżkę. Ujęcie w księgach rachunkowych pracodawcy Koszty związane z używaniem samochodów prywatnych pracowników do celów podróży służbowych w układzie rodzajowym zwyczajowo kwalifikowane są do pozostałych kosztów rodzajowych razem z pozostałymi kosztami podróży służbowych. Jeśli jednostka prowadzi układ kalkulacyjny kosztów, to ujmuje się te koszty jako koszty odpowiedniego działu czy komórki organizacyjnej, na rzecz której pracuje pracownik. Ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów 15 / 16

16 Pracodawcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ujmują koszty związane z używaniem samochodów prywatnych pracowników do celów podroży służbowych w kolumnie 13 Pozostałe wydatki". Podstawa prawna: - rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.), - art. 16 ust. 1 pkt 30, art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.), - art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.), - 2 ust. 1 pkt 13 i 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz ze zm.). 16 / 16