Kontrola wydatków w dziale 853 Opieka Społeczna, rozdz Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej

Transkrypt

1 Kontrola wydatków w dziale 853 Opieka Społeczna, rozdz Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej CHARAKTERYSTYKA KONTROLI 1. Jednostka kontrolowana: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Opolu, ul. Głogowska 25 c, Opole. 2. Termin przeprowadzenia kontroli: 17.XI XI Rodzaj kontroli: kontrola problemowa 4. Okres objęty kontrolą: I, II, III kwartał 2004 r. 5. Dokumentacja: Upoważnienie do kontroli; Plan kontroli; Protokół pokontrolny. ZAKRES KONTROLI I JEJ PRZEBIEG 1. Przedmiot kontroli: Kontrolę przeprowadzono wg następującego porządku: I. Ustalenia wstępne II. Źródła finansowania działalności ROPS III. Wydatki rzeczowe dotacji - w oparciu o (wytypowaną) Uchwałę Zarządu Województwa Opolskiego Nr 1400/2004 z dnia r. IV. Kontrola zakupu usług ) usługi telekomunikacyjne (telefony) 2) umowy - zlecenia V. Kontrole wydatków na podróże służbowe Przebieg kontroli: I. USTALENIA WSTĘPNE Podstawowym, oprócz statutu aktem prawnym ROPS jest: Regulamin organizacyjny z dnia r. wprowadzony Zarządzeniem Nr 7/04 Dyrektora ROPS z dnia r. Regulamin Wynagradzania Pracowników ROPS z dnia r. wprowadzony Zarządzeniem Nr 2/00 Dyrektora ROPS z dnia r. wraz z taryfikatorem kwalifikacyjnym stanowisk pracy i zaszeregowania pracowników ROPS stanowiąca załącznik Nr 1 do ww. Zarządzenia.

2 Tabela miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników ROPS wprowadzona Zarządzeniem Nr 5/03 Dyrektora ROPS z dnia r. - Tabela miesięcznych dodatków funkcyjnych pracowników ROPS wprowadzona Zarządzeniem Nr 6/03 Dyrektora ROPS z dnia r. Analizie poddano zatrudnienie i jej strukturę. W wyniku analizy przedłożonych dokumentów stwierdza się, że stan zatrudnienia w badanej jednostce osiągnął w miesiącu październiku i listopadzie liczbę 8 pracowników - 8 etatów, co jest zgodne ze schematem organizacyjnym kontrolowanej jednostki (załącznik nr 1). Strukturę zatrudnienia obrazuje (załącznik nr 2). W wykazie zatrudnionych brakuje Głównego Księgowego, który w jednostce zatrudniony jest na umowę zlecenie, co jest zgodne z obowiązującym schematem organizacyjnym ROPS. Komisja nie wnosi zastrzeżeń co do poziomu wykształcenia pracowników. II. ŹRÓDŁA FINANSOWANIA DZIAŁALNOŚCI ROPS 1. Uchwałą Sejmiku Województwa Opolskiego Nr XVI/143/2004 z dnia r. uchwalono Budżet Województwa Opolskiego w tym plan wydatków ROPS, Rozdział w wysokości zł (w tym wynagrodzenia i pochodne zł). Nie zaplanowano dochodów. 2. Uchwała Zarządu Województwa Opolskiego Nr 1098/2004 z dnia zwiększyła polan wydatków ROPS o zł w 4210 (zakup materiałów i wyposażenia) cel pomoc rodzinie dotkniętej klęską pożaru. 3. Uchwała Zarządu Województwa Opolskiego nr 1247/2004 z dnia zwiększająca środki finansowe o kwotę zł. Środki przeznaczone są na płace i pochodne w związku z przejęciem przez ROPS nowych zadań PERON z zakresu udzielania pomocy zakładom pracy chronionej. 4. Uchwała Zarządu Województwa Opolskiego Nr 1400/2004 z dnia zwiększająca plan wydatków w ROPS w 4210 o kwotę zł, w 4300 o kwotę zł Uchwała Zarządu Województwa Opolskiego Nr 1545/2004 z dnia

3 zwiększająca środki o kwotę zł z przeznaczeniem na zwiększenie wydatków bieżących. Każdorazowo uwzględniając powyższe zwiększenia budżetu dyrektor ROPS przedkładał zmiany w planie finansowym bieżącego roku. Na dzień r. budżet rozdziału wyniósł zł (załącznik nr 3). III. WYDATKI RZECZOWE DOTACJI Do szczegółowej kontroli Komisja wytypowała dotację uruchomioną z rezerwy ogólnej województwa uchwaloną przez Zarząd Województwa Opolskiego w dniu Uchwała Nr 1400/2004 (załącznik nr 4). Środki zwiększyły się w rozdziale zakup materiałów i wyposażenia - o kwotę zł, 4300 zakup usług pozostałych - o kwotę zł, razem: zł. Rozliczenie dotacji przedstawiono w załączniku Nr 5. Różnica w środkach przyznanych w stosunku do wykonania (6.494 zł 6.271,53 = 222,3 7 zł) wynika z faktu, że do tej pory nie przedłożono faktury za bilety wstępu na basen (zdanie Nr 4 tabeli pt. Dofinansowanie kosztów wycieczki dla uczestników kolonii w Moszczance dzieci z Ukrainy ). IV. KONTROLA ZAKUPU USŁUG Usługi telekomunikacyjne. Kontrolowana jednostka korzysta z usług telekomunikacyjnych świadczonych przez ERA i NETIA. W badanym okresie przeprowadzono rozmowy za ,51 zł (załącznik Nr 6), w tym: - rozmowy krajowe ,86 zł - zagraniczne - 70,16 zł - Internet - 944,49 zł. Udział usług telefonicznych w budżecie jest wysoki, jednak Komisja Kontrolująca mając na uwadze charakter pracy ROPS odstępuje od oceny gospodarowania w tym zakresie. Uwagę skoncentrowano na rozliczeniach rozmów prywatnych. Sprawę rozliczeń prywatnych rozmów telefonicznych w ROPS reguluje Zarządzenie Dyrektora Nr 16/00 z dnia r. w sprawie korzystania z telefonów służbowych w celach prywatnych (załącznik Nr 7). Skontrolowano wyrywkowo miesiąc maj i sierpień br. Z badanych dokumentów wynika, że Zarządzenie Dyrektora jest przestrzegane i potrąca się kwoty związane z prywatnymi rozmowami: a) za okres potrącono łącznie 21,70 zł (załącznik Nr 8) b) za okres potrącono łącznie 23,31 zł (załącznik Nr 9) 2.Umowy zlecenia Wydatki jednostki na wypłaty wynagrodzeń z tytułu zawartych umów- zleceń w badanym okresie wynoszą zł (załącznik nr 10) Komisja zwróciła uwagę badając zawarte umowy-zleceń na uchybienia w następujących umowach:

4 a) Nr 1/2004 z dnia księgowość operacji gospodarczych za miesiąc 12/2003 oraz 1,2,3/2004 w terminie od Wynagrodzenie zł brutto (ilość wykonanych operacji księgowych ) b) Nr 1/04/2004 z dnia zlecająca księgowanie operacji gospodarczych za miesiąc kwiecień w terminie od Wynagrodzenie zł brutto (ilość wykonanych operacji księgowych 84) c) Nr 1/GKIO4/2004 z dnia zlecająca księgowanie operacji gospodarczych za miesiąc V i VI/2004 w terminie od Wynagrodzenie zł brutto (ilość wykonanych operacji księgowych 200) d) Nr 1/GK/06/2004 z dnia zlecająca księgowanie operacji gospodarczych za miesiąc VII/2004 w terminie Wynagrodzenie zł brutto (ilość wykonanych operacji księgowych 78). Do zakończenia kontroli tj. 30.XI.2004 nie zawarto umowy-zlecenia na księgowanie operacji gospodarczych pomimo że główny księgowy obowiązki swoje wykonuje. W trakcie kontroli przedłożono na życzenie Kontrolujących dokumenty podpisane przez głównego księgowego p. Romana Purgała, a dotyczące zakresu obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień z aneksami oraz oświadczenie o odpowiedzialności materialnej, odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości oraz przeprowadzane inwentaryzacje spisu z natury. Po kontroli realizacji umów-zleceń poproszono Pana Romana Purgała głównego księgowego oraz Pana Adama Różyckiego dyrektora ROPS o ustosunkowanie się do uchybień, tj. dat wystawienia zleceń, terminów ich realizacji, etc. Odpowiedź p. R. Purgała (załącznik nr 11) Odpowiedź p. A. Różyckiego (załączniki nr 12) V. KONTROLE WYDATKÓW NA PODRÓŻE SŁUŻBOWE Badania wydatków przeprowadzono w oparciu: 1. Ewidencję delegacji służbowych 2. Wykonano wykaz wydatków służbowych a) delegacje służbowe pracowników (środkiem transportu PKP, PKS) (załącznik Nr 13) łączny koszt delegacji wyniósł zł za 3 kwartały b) delegacje służbowe ryczałtem (samochód własny do celów służbowych) (załącznik Nr 14) łączny koszt delegacji wyniósł 398,46 za 3 kwartały Wyrywkowo przeprowadzono kontrolę następujących delegacji: - delegacja nr 24/04 z delegacja nr 7/04 z delegacja nr 26/04 z delegacja nr 27/04 z W badanych dokumentach nie stwierdzono nieprawidłowości. c) delegacji zagranicznych nie stwierdzono. 3. Wykonano wykaz ryczałtów samochodowych (załącznik Nr 15) Łączny koszt korzystania z samochodów prywatnych do celów służbowych wyniósł 1.895,47 zł. Stwierdzono, że z pracownikami korzystającymi z samochodów prywatnych do celów służbowych zawarto stosowne umowy (załącznik nr 16, 17).

5 Komisja dokonała wyrywkowo sprawdzenia rozliczeń ryczałtów (pracownik W. Saliński i D. Średzińska). Nie stwierdzono nieprawidłowości. WNIOSKI W ocenie Zespołu Kontrolującego realizacja wydatków w ROPS w badanych dokumentacji nie wykazała nieprawidłowości z wyjątkiem umów zleceń z głównym księgowym. W umowach dopatrzono się uchybienia dotyczącego: dat zawarcia umów czasu realizacji prac (za krótki w stosunku do zakresu prac księgowego) brak umów w czasie gdzie niewątpliwie praca była wykonywana. Ustalono, że średnia płaca na miesiąc wynosi 1250 zł brutto i praca księgowego ma charakter ciągły i wybiega daleko poza wyłącznie eksponowane księgowanie operacji gospodarczych. W związku z powyższym Komisja sugeruje, by stanowisko księgowego było umową o pracę, a wydatki jednostki na wypłaty wynagrodzenia ulokować przejrzyście w paragrafie 4010 Załączniki od nr I 17 stanowią integralną część protokołu kontroli. Wyniki kontroli zostały omówione na posiedzeniu podsumowującym z udziałem Kierownika Zespołu Kontrolującego Stanisława Rewieńskiego i Dyrektora ROPS Adama Różyckiego. W trakcie spotkania strona kontrolowana nie wniosła zastrzeżeń co do przeprowadzonej kontroli i została poinformowana o możliwości odwołania się do 7 dni od podpisania protokołu do Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej Sejmiku Wojewódzkiego.

6 Lista załączników do protokołu pokontrolnego z kontroli wydatków realizowanych przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Opolu: - załącznik nr 1 - Stan zatrudnienia w ROPS w Opolu od 1 stycznia do 30 września 2004r., - załącznik nr 2 Stan zatrudnienia w ROPS w Opolu w okresie od 1 stycznia 2004 do 23 listopada 2004r., - załącznik nr 3 pismo z dnia 11 października 2004r. w sprawie określenia planu finansowego ROPS w Opolu, - załącznik nr 4 pismo nr DFK.II.3012/I/35/2004 z dnia 29 lipca 2004 w sprawie zmiany w planie dochodów i wydatków budżetu Województwa Opolskiego na 2004 rok, - załącznik nr 5 pismo z dnia 23 października 2004r. prezentujące rozliczenie dotacji, - załącznik nr 6 wykaz kosztów rozmów telefonicznych, - załącznik nr 7 zarządzenie nr 16/00 Dyrektora ROPS w Opolu z dnia 12 grudnia 2000r. w sprawie korzystania z telefonów służbowych w celach prywatnych, - załącznik nr 8 pismo nr DF.DS168-4/04 z dnia 6 maja 2004r. w sprawie dokonania potrąceń z listy płac za korzystanie z telefonów służbowych w celach prywatnych, - załącznik nr 9 pismo nr DF.DS168-5/04 z dnia 24 sierpnia 2004r. w sprawie dokonania potrąceń z listy płac za korzystanie z telefonów służbowych w celach prywatnych, - załącznik nr 10 zestawienie umów-zleceń wykonywanych dla ROPS, - załącznik nr 11 wyjaśnienie dotyczące wykonywania obowiązków Głównego Księgowego w ROPS w Opolu, - załącznik nr 11 a zestawienie ilości wykonanych operacji księgowych w poszczególnych miesiącach, - załącznik nr 12 wyjaśnienie dotyczące wykonywania obowiązków Głównego Księgowego w ROPS przez pana Romana Purgała, - załącznik nr 13 zestawienie delegacji służbowych pracowniczych, - załącznik nr 14 zestawienie delegacji służbowych ryczałtowe, - załącznik nr 15 zestawienie ryczałtów samochodowych, - załącznik nr 16 umowa o używanie pojazdu do celów służbowych, - załącznik nr 17 umowa o używanie pojazdu do celów służbowych.