Kraków, dnia 21.02.2013 r. Zapytanie ofertowe nr 5/ROZVIYAK/2013 Szanowni Państwo, Zapraszamy do składania ofert na wynajem sali szkoleniowej (konferencyjnej), wyżywienie i nocleg Uczestników/czek oraz Trenerów/ek podczas szkoleń w Bydgoszczy w terminach: 16-17.03.2013, 13-14.04.2013, 8-9.06.2013, 6-7.07.2013 (dot. zamówienia o nr kod CPV: 55110000-4 hotelarskie usługi noclegowe; 55120000-7 usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji; 55300000-3 usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków). Dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych. 1. Zamawiający: prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski w związku z realizacją projektu ROZVIYAK. Proaktywny trener w organizacji opartej na wiedzy współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt jest realizowany w ramach działania 2.2.2 POKL na podstawie konkursu przeprowadzonego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. 2. Opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz wykaz wymaganych dokumentów, które należy złożyć w przedmiotowym postępowaniu zawarto w Warunkach Zamówienia. 3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim na załączonym formularzu (FORMULARZ OFERTOWY) oraz załączyć wymagane dokumenty. 4. Ofertę (skan wypełnionego formularza oraz załączniki) należy przesłać na adres katarzyna.gzyl@prorozvoyovo.com (fax. 12 252 05 49) lub przesłać na adres Biura Projektu przy ul. Por. A. Stawarza 14/2, 30-514 Kraków, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 07.03.2013 r do godz. 15:00. 5. Zamówienie dotyczy realizacji częściowych zamówień przez wykonawców i może zakończyć się wyborem kilku Wykonawców. 6. Ostatecznego wyboru najkorzystniejszej oferty/ofert dokona Kierownik Projektu. Wybór najkorzystniejszej oferty/ ofert jest dokonywany w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria i jest dokumentowany protokołem. Po zakończonym postępowaniu zostanie przesłana informacja o wyniku postępowania do każdego Wykonawcy, który złożył ofertę 1. Wybranie Wykonawcy/Wykonawców i ewentualne rozpoczęcie negocjacji będą miały miejsce 07.03.2013 r. w Biurze Projektu. Zamawiający podpisuje z Wykonawcą/ Wykonawcami umowę w formie pisemnej w terminie nieprzekraczającym dnia realizacji zamówienia. Prorozvoyovo s.c. może odstąpić od podpisania umowy, jeżeli cena wybranej oferty przewyższa kwotę, którą zamierzało przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub podjąć negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności Wykonawcą, a w ostateczności powtórzyć postępowanie w trybie zasady konkurencyjności. Z poważaniem, Rafał Cichowski Kierownik Projektu 1 Informacja dotyczy wyłącznie wyniku złożonej oferty Wykonawcy
WARUNKI ZAMÓWIENIA 1. Opis przedmiotu zamówienia 2. Wybór oferty - Kryteria oceny oferty, informacja na temat wag punktowych lub procentowych do poszczególnych kryteriów oceny oferty oraz informacja na temat sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium 3. Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia 4. Wymagane dokumenty 1. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia: Usługa wynajmu Sali szkoleniowej (konferencyjnej), obsługi cateringowej (wyżywienie) oraz zapewnienie noclegu dla Uczestników/czek oraz Trenerów/ek (łącznie) w Bydgoszczy. Termin realizacji zamówienia: 16-17.03.2013, 13-14.04.2013, 8-9.06.2013, 6-7.07.2013 Lokalizacja i standard obiektu: Obiekt, w którym realizowana będzie usługa spełnia następujące wymogi: Lokalizacja obiektu w granicach administracyjnych miasta Bydgoszcz. Sala szkoleniowa i miejsce zakwaterowania Uczestników/czek szkoleń zlokalizowane w jednym budynku lub budynkach sąsiadujących, położonych od siebie w odległości nie większej niż 100 m. Ilość osób związanych z zamówieniem: ok. 10-14 Uczestników/-czek oraz 1-2 Trenerów/ ek (ostateczna ilość osób zostanie ustalona na dwa dni przed każdym szkoleniem) Wynajem sali szkoleniowej (konferencyjnej): wynajem w godzinach 9-18 z możliwością modyfikacji godzin szkoleniowych do dwóch dni przed planowanym terminem szkolenia, sala szkoleniowa (konferencyjna) o powierzchni min. 45 m2 pozwalającej prowadzić szkolenie dla ok. 12 osób, z możliwością przesuwania krzeseł, przestrzenią pozwalającą na swobodne poruszanie się grupy podczas ćwiczeń (na sali szkoleniowej nie mogą znajdować się słupy, kolumny lub inne elementy, które utrudnią prowadzenie zajęć), odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, flipchart z zapasem papieru, ekran do wyświetlania obrazów z projektora multimedialnego, sala szkoleniowa powinna posiadać miejsce na umieszczenie serwisu kawowego dla Uczestników/-czek i Trenerów/ -ek, bliski dostęp do toalety, dostęp do Internetu, dostęp do źródeł prądu, sprawna (działająca) wentylacja lub klimatyzacja, ogrzewanie i zagwarantowanie możliwości przeprowadzenia szkolenia w ciszy, możliwość skorzystania z sali na godzinę przed zajęciami i godzinę po zajęciach, prawo do oznakowania szkolenia, m.in. naklejenie/rozwieszenie informacji o realizowanym szkoleniu oraz jego współfinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w miejscach ogólnie dostępnych, widocznych (np. drzwi, tablice informacyjne).
Obsługa cateringowa/ wyżywienie: Przerwa kawowa przerwa kawowa (ciągła) składająca się z napojów ciepłych i zimnych, ciast i ciasteczek oraz owoców dostępnych od pierwszej godziny szkoleniowej, przerwa kawowa na bieżąco uzupełniana w czasie przerw szkoleniowych zgodnie z harmonogramem lub sugestiami prowadzących zajęcia, bieżąca wymiana brudnych naczyń w czasie przerw szkoleniowych zgodnie z harmonogramem lub sugestiami prowadzących zajęcia, wymagana propozycja menu. Obiad obiad w formie ciepłego posiłku składający się z: zupy, drugiego dania, deseru i napojów, wydzielone miejsce w restauracji dla grupy Uczestników/-czek oraz Trenerów/-ek, pora posiłku zgodna z harmonogramem lub sugestiami prowadzących zajęcia, wymagane minimum trzy propozycje zestawów menu z informacją o wadze poszczególnych produktów. Kolacja dla Uczestników/ -czek oraz Trenerów/ -ek dla których został przewidziany nocleg, koszt kolacji wliczony w nocleg, wymagana propozycja menu. Śniadanie dla Uczestników/ -czek oraz Trenerów/ -ek dla których został przewidziany nocleg, koszt śniadania wliczony w nocleg, wymagana propozycja menu. Nocleg: Nocleg wraz ze śniadaniem i kolacją dla Uczestników/czek oraz Trenerów/ek zgodnie z zapotrzebowaniem zgłoszonym na min. 3 dni przed szkoleniem: Nocleg ok. 6 Uczestników/czek w 2-osobowych pokojach wraz ze śniadaniem i kolacją, pokój musi posiadać łazienkę, (TV opcjonalnie): 15-17.03.2013, 12-14.04.2013, 7-9.06.2013, 5-7.07.2013 Nocleg 1 Trenera/ki w 1-osobowym pokoju wraz ze śniadaniem i kolacją, pokój musi posiadać łazienkę, (TV opcjonalnie): 15-17.03.2013, 12-14.04.2013, 7-9.06.2013, 5-7.07.2013 Zastrzeżenia Ilość osób korzystających z wyżywienia oraz noclegu może ulec zmianie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej zmiany ilości osób korzystających z wyżywienia i noclegu. Sposób informowania o w/w zmianach zawarty zostanie w umowie z Wykonawcą. 2. Wybór oferty - Kryteria oceny oferty, informacja na temat wag punktowych lub procentowych do poszczególnych kryteriów oceny oferty oraz informacja na temat sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium
Podstawą oceny oferty jest uzupełniony i podpisany formularz oferty (załącznik) wraz z wymaganymi dokumentami. Poniżej kryteria oferty oraz informacja o punktach i sposobie ich przyznawania. Kryteria oceny Wagi punktowe poszczególnych kryteriów oceny Informacja na temat sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium Kryteria wymagane dotyczy Brak informacji lub podpisu w określonych miejscach odrzucenie oferty. Oferta złożona po terminie nie zostanie uwzględniona (wyjątek przedłużenie terminu składania ofert). możność zapewnienia sali, wyżywienia i noclegów dla Uczestników/czek we wszystkich terminach szkoleń odrzucenie oferty Położenie obiektu Zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych w Bydgoskiej Strefie Płatnego Parkowania Uczestnikom/czkom i Trenerom/kom korzystającym z własnego środka transportu Cena z VAT wynajmu Sali szkoleniowej za dzień Obiekt w granicach administracyjnych miasta Bydgoszcz do 2 km w linii prostej od Starego Rynku 10 pkt., powyżej 2 km w linii prostej od Starego Rynku 0 pkt. Zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych 5 pkt., niemożność zapewniania bezpłatnych miejsc parkingowych 0 pkt. 10 pkt. - cena nieprzekraczająca budżetu projektu, 0 pkt. - cena przekraczająca budżet projektu do max 10%, oferta której koszt wynajmu Sali szkoleniowej przekracza 10% stawki budżetu zostanie odrzucona. (załącznika). Brak informacji lub położenie obiektu poza granicami administracyjnymi miasta Bydgoszcz odrzucenie oferty. (załącznika). Dotyczy ośrodków zlokalizowanych w Strefie Płatnego Parkowania. (załącznika). Cena z VAT noclegu 10 pkt. - cena
Uczestnika/czki w pokoju 2- osobowym Cena z VAT noclegu Trenera/ki w pokoju 1- osobowym Cena z VAT wyżywienia jednej osoby za dzień tj. serwis kawowy, obiad Termin uregulowania zobowiązania nieprzekraczająca budżetu projektu, 0 pkt. - cena przekraczająca budżet projektu do max 10%, oferta której koszt noclegu przekracza 10% stawki budżetu zostanie odrzucona. 10 pkt. - cena nieprzekraczająca budżetu projektu, 0 pkt. - cena przekraczająca budżet projektu do max 10%, oferta której koszt noclegu przekracza 10% stawki budżetu zostanie odrzucona. 10 pkt. - cena nieprzekraczająca budżetu projektu, 0 pkt. - cena przekraczająca budżet projektu do max 10%, oferta której koszt wyżywienia przekracza 10% stawki budżetu zostanie odrzucona. 5 pkt. termin powyżej 30 dni od dnia wystawienia faktury 0 pkt. - oferta z terminem zapłaty do 30 dni lub brak informacji. (załącznika). Ocenie podlega stawka noclegu jednej osoby w pokoju dwuosobowym. Śniadanie i kolacja wliczone są w koszt noclegu. (załącznika). Ocenie podlega stawka noclegu jednej osoby w pokoju jednoosobowym. Śniadanie i kolacja wliczone są w koszt noclegu. (załącznika). (załącznika). Wyżywienie propozycje menu 0-10 pkt. Punkty przyznane na podstawie zaproponowanych zestawów. Ranking ofert. Dopuszcza się możliwość uwzględnienia przy punktacji opinii klientów obiektu. Jakość Sali szkoleniowej / konferencyjnej: 0-3 pkt. za każdy podpunkt (załącznik), maksymalna ilość punktów - 15 pkt. Informacje w formularzu muszą dotyczyć Sali której zdjęcie stanowi załącznik do oferty. W przypadku oferty kilku Sal wymagane są oddzielne opisy i odpowiadające im zdjęcia. Ocenie podlega jeden
Zapewnienie tej samej sali szkoleniowej we wszystkich terminach szkolenia Bezpłatne wyposażenie dodatkowe tj. w przypadku awarii możliwość wypożyczenia rzutnika Gwarancja tej samej sali szkoleniowej we wszystkich terminach szkolenia 5 pkt., brak gwarancji 0 pkt. możliwość wypożyczenia rzutnika 5 pkt., brak możliwości 0 pkt. wskazany opis. (załącznika). (załącznika). W przypadku ofert o podobnej liczbie punktów (zwycięskich) decydująca będzie informacja o obiekcie i atrakcjach. Oferent wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski na potrzeby procesu wyboru oferty zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych. 3. Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które powiązane są z prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz (Partner) oraz osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz oraz osobami wykonującymi w imieniu prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Osobą dokonującą wyboru oferty jest Rafał Cichowski (Kierownik Projektu) Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wykonawca musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
4. Wymagane dokumenty Wypełniony i podpisany formularz oferty (załącznik), Zdjęcia oferowanej Sali szkoleniowej (widoczna cała sala), Zdjęcia pokoi lub link do strony internetowej, Zdjęcie obiektu (Hotel / ośrodek szkoleniowy), Przykładowe menu obiadu (min 3 zestawy), przerwy kawowej, kolacji oraz śniadania w ramach zaproponowanej ceny Istnieje możliwość otrzymania formularza oferty w wersji Word kontakt: katarzyna.gzyl@prorozvoyovo.com.
Załącznik FORMULARZ OFERTOWY do zapytania ofertowego nr 5/ROZVIYAK/2013 w związku z realizacją projektu DRK/POKL2.2.2-014/0021/4/08/2011 ROZVIYAK. Proaktywny trener w organizacji opartej na wiedzy współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Miejscowość, data OFERTA NA USŁUGI HOTELOWE, CATERINGOWE ORAZ WYNAJEM SALI SZKOLENIOWEJ 1. Kryteria wymagane Dane wykonawcy/ nazwa, adres, nip, regon, nr KRS/wpis do ewidencji działalności/:... Miejsce świadczenia usługi/ nazwa, adres/:... Dane kontaktowe w sprawie oferty/ imię i nazwisko, telefon/:... Adres e-mail do kontaktu w sprawie oferty:... Termin realizacji usługi: Termin Tak/ 2 Nazwa/numer oferowanej sali 3 16-17.03.2012 Tak 13-14.04.2013 Tak 08-09.06.2013 Tak 06-07.06.2013 Tak 2 Właściwe zaznaczyć krzyżykiem 3 Nr/nazwa umożliwiająca weryfikację, czy jest to ta sama sala we wszystkich terminach szkoleń
A) Oświadczam, iż posiadamy uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia i jeśli nasza oferta zostanie wybrana zobowiązuję się przed podpisaniem umowy dostarczyć kserokopię dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania. B) Oświadczam, iż posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponujemy osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. C) Oświadczam, iż znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. D) Oświadczam, iż nie jesteśmy powiązani z firmą prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz (Partner) oraz osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz oraz osobami wykonującymi w imieniu prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. F) Oświadczam, iż obiekt świadczenia usługi jest zlokalizowany w obrębie granic administracyjnych miasta Bydgoszcz. Położenie obiektu: w obrębie granic administracyjnych miasta Bydgoszcz do 2 km w linii prostej od Starego Rynku w obrębie granic administracyjnych miasta Bydgoszcz powyżej 2 km w linii prostej od Starego Rynku G) Gwarantuję bezpłatne zapewnienie miejsc parkingowych Uczestnikom/czkom i Trenerom/kom korzystającym z własnego środka transportu (dotyczy ośrodków zlokalizowanych w Strefie Płatnego Parkowania w Bydgoszczy): Tak dotyczy H) Gwarantuję dostępność noclegów, sali i wyżywienia dla Uczestników/czek i Trenerów/ek szkolenia w terminach i na zasadach podanych w zapytaniu ofertowym. I) Oświadczam, iż istnieje możliwość bezkosztowego przeniesienia terminu szkolenia w uzasadnionych przypadkach.. (czytelny podpis Wykonawcy)
2. Kryteria oceny podstawowe: A) Ceny: Lp. Nazwa Jednostka miary Ilość Cena jednostkowa netto VAT % Cena jednostkowa z VAT 1 Wynajem sali szkoleniowej dzień/ 9 godz. zagarowych + możliwość użytkowania 1 godz. przed i po szkoleniu 1 2 Obiad oraz serwis kawowy osoba/ dzień 1 3 Nocleg dla Trenera/ki / w cenie noclegu śniadanie i kolacja 4 Nocleg dla Uczestnika/czki - w cenie noclegu śniadanie i kolacja Termin zapłaty 4 : Nocleg 1 os./ pokój jednoosobowy Nocleg 1 os./ pokój dwuosobowy 1 1 Uwagi: Do 30 dni Powyżej 30 dni.. B) Wyżywienie: Załącznik proponowane zestawy obiadowe w tym informacja o wadze produktów Załącznik propozycja kolacji Załącznik propozycja śniadania Załącznik propozycja przerwy kawowej 4 Właściwe zaznaczyć krzyżykiem
Uwagi: C) Informacja o obiekcje (hotelu/ośrodku szkoleniowym): Informacja o obiekcje, położeniu, dojeździe, liczbie sal szkoleniowych i pokoi: Oferowane atrakcje w trakcje pobytu (bezpłatne): Oferowane atrakcje w trakcje pobytu (płatne): Załącznik zdjęcie obiektu Standard pokoi i ich wyposażenie: Załącznik zdjęcie przykładowego pokoju jednoosobowego i dwuosobowego D)Sala szkoleniowa / konferencyjna: Jakość Sali szkoleniowej / konferencyjnej: warunki sanitarne / tj. dostęp do toalety (położenie), czynności porządkowe/: bezpieczeństwo /położenie na terenie obiektu, informacja o wyjściu ewakuacyjnym, apteczce, gaśnicy itd, /:
warunki akustyczne /w tym informacja o nagłośnieniu, wielkości Sali i przedmiotach wpływających na głośność, informacja o pomieszczeniach przylegających do Sali/: warunki jakościowe /w tym informacja o klimatyzacji, możliwości przewietrzenia pomieszczenia, kolorystyce ścian, wyposażenie wygodne krzesła, typ podłogi, dostęp do internetu, flipchart z zapasem papieru, ekran do wyświetlania obrazów z projektora multimedialnego/: oświetlenie / tj. dostęp do światła dziennego, możliwość zaciemniania Sali, itd./ Załącznik zdjęcie całej Sali szkoleniowej E) Bezpłatne wyposażenie: w przypadku awarii możliwość wypożyczenia rzutnika. Tak F) Gwarancja tej samej sali szkoleniowej we wszystkich terminach szkolenia. Tak... (czytelny podpis Wykonawcy)