Kraków, dnia r. Zapytanie ofertowe nr 7/ROZVIYAK PROFESJONALNY/2014 Szanowni Państwo,

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe nr 7/ROZVIYAK PROFESJONALNY/204 Szanowni Państwo, Kraków, dnia r. Zapraszamy do składania ofert na wynajem sali szkoleniowej (konferencyjnej), nocleg i wyżywienie Uczestników/czek i Trenerów/ek podczas dwudniowych szkoleń w Krakowie w terminach: II III IV VI VI 204 (dot. zamówienia o nr kod CPV: hotelarskie usługi noclegowe; usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji; usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków). Dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych (np. w przypadku konsorcjum firm). Jako poszczególne części rozumie się: Część. Wynajem sali szkoleniowej Część 2. Obiad+ciągły serwis kawowy; kolacja Część 3. Nocleg dla Uczestnika/czki i Trenera/ki w cenie noclegu śniadanie. Zamawiający: prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski w związku z realizacją projektu ROZVIYAK. Profesjonalny trener organizacji współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt jest realizowany w ramach działania POKL na podstawie konkursu przeprowadzonego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. 2. Opis przedmiotu zapytania, kryteria oceny oferty oraz wykaz wymaganych dokumentów, które należy złożyć w przedmiotowym postępowaniu zawarto w Warunkach Zamówienia. 3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim na załączonym formularzu (FORMULARZ OFERTOWY) oraz załączyć wymagane dokumenty. 4. Ofertę (skan wypełnionego formularza oraz załączniki) należy przesłać na adres szkolenia@rozviyak.com (fax ) lub przesłać/dostarczyć osobiście do Biura Projektu przy ul. Rękawka 7, Kraków, w nieprzekraczalnym terminie do dnia r. do godziny 6: Zamówienie może zakończyć się wyborem kilku Wykonawców. 6. Ostatecznego wyboru najkorzystniejszej oferty/ofert dokona Kierowniczka Projektu. Wybór najkorzystniejszej oferty/ofert jest dokonywany w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria i jest dokumentowany protokołem. Po zakończonym postępowaniu zostanie przesłana informacja o wyniku postępowania do każdego Wykonawcy, który złożył ofertę. 7. Wybranie Wykonawcy/Wykonawców będzie miało miejsce r. w Biurze Projektu. Zamawiający podpisuje z Wykonawcą/Wykonawcami umowę w formie pisemnej w terminie nieprzekraczającym pierwszego dnia realizacji zamówienia. Prorozvoyovo s.c. może odstąpić od podpisania umowy lub zerwać podpisaną umowę z Wykonawcą, jeżeli na którymkolwiek etapie realizacji Przedmiotu zamówienia Wykonawca nie wywiąże się z Warunków Zamówienia. W przypadku niemożliwości wyłonienia Wykonawcy/ów prorozvoyovo s.c. ma prawo powtórzenia postępowania w trybie zasady konkurencyjności. Z poważaniem, Agnieszka Skraburska Koordynatorka Projektu Informacja dotyczy wyłącznie wyniku złożonej oferty Wykonawcy tj. o tym czy został, czy nie został wybrany

2 WARUNKI ZAMÓWIENIA. Opis przedmiotu zamówienia 2. Wybór oferty Kryteria oceny oferty, informacja na temat wag punktowych lub procentowych do poszczególnych kryteriów oceny oferty oraz informacja na temat sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium 3. Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia 4. Wykaz wymaganych dokumentów. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia: Usługa wynajmu sali szkoleniowej (konferencyjnej); Usługa cateringowa (wyżywienie): Uczestnicy + Trenerzy; Zapewnienie noclegu w Krakowie Uczestnicy. Termin realizacji zamówienia: II III IV VI VI 204 Lokalizacja i standard obiektu: Obiekt, w którym realizowana będzie usługa spełnia następujące wymogi: Lokalizacja obiektu w granicach administracyjnych miasta Krakowa. Sala szkoleniowa i miejsce zakwaterowania Uczestników/czek szkoleń zlokalizowane w jednym budynku. Ilość osób związanych z zamówieniem: ok. 0-4 Uczestników/czek oraz - 2 Trenerów/ ek (ostateczna ilość osób korzystających z danej usługi zostanie ustalona na dwa dni przed każdym szkoleniem).- Wynajem sali szkoleniowej (konferencyjnej): wynajem w godzinach 9-8 z możliwością modyfikacji godzin szkoleniowych do dwóch dni przed planowanym terminem szkolenia, sala szkoleniowa (konferencyjna) o powierzchni min. 50 m2 pozwalającej prowadzić szkolenie dla ok. 2-4 osób, z możliwością przesuwania krzeseł, przestrzenią pozwalającą na swobodne poruszanie się grupy podczas ćwiczeń (na sali szkoleniowej nie mogą znajdować się słupy, kolumny lub inne elementy, które utrudnią prowadzenie zajęć), odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, flipchart z zapasem papieru, ekran do wyświetlania obrazów z projektora multimedialnego, sala szkoleniowa powinna posiadać miejsce na umieszczenie ciągłego serwisu kawowego dla Uczestników/czek i Trenerów/ek, bliski dostęp do toalety, dostęp do Internetu, dostęp do źródeł prądu, sprawna (działająca) wentylacja lub klimatyzacja, ogrzewanie i zagwarantowanie możliwości przeprowadzenia szkolenia w ciszy, możliwość skorzystania z sali na godzinę przed zajęciami i godzinę po zajęciach, prawo do oznakowania szkolenia, np. naklejenie/rozwieszenie informacji o realizowanym szkoleniu oraz jego współfinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w miejscach ogólnie dostępnych, widocznych (np. Drzwi, tablice informacyjne). 2

3 minobsługa cateringowa/wyżywienie: Przerwa kawowa przerwa kawowa (ciągła) składająca się z: - napojów ciepłych i zimnych, kanapeczek koktajlowych oraz owoców (przed obiadem); - napojów ciepłych i zimnych, ciast i ciasteczek oraz owoców (po obiedzie) przerwa kawowa na bieżąco uzupełniana w czasie przerw szkoleniowych zgodnie z harmonogramem lub sugestiami prowadzących zajęcia, bieżąca wymiana brudnych naczyń w czasie przerw szkoleniowych zgodnie z harmonogramem lub sugestiami prowadzących zajęcia, wymagana propozycja menu. Obiad obiad w formie ciepłego posiłku składający się z: zupy, drugiego dania, deseru i napojów, wydzielone miejsce w restauracji dla grupy Uczestników/czek oraz Trenerów/ek, pora posiłku zgodna z harmonogramem lub sugestiami prowadzących zajęcia, wymagane minimum trzy propozycje zestawów menu (w tym jedno wegetariańskie) z informacją o wadze poszczególnych produktów. Śniadanie dla Uczestników/czek, dla których został przewidziany nocleg, koszt śniadania wliczony w nocleg, wymagana propozycja menu. Kolacja ciepła kolacja dla Uczestników/czek, dla których został przewidziany nocleg, wymagana propozycja menu. Nocleg: Nocleg wraz ze śniadaniem dla Uczestników/czek zgodnie z zapotrzebowaniem zgłoszonym na min. 3 dni przed szkoleniem: Nocleg ok. 8 Uczestników/czek w 2- osobowych pokojach wraz ze śniadaniem, pokój musi posiadać łazienkę (TV opcjonalnie) w założeniu dzień przed i między dniami szkolenia Nocleg dla trenera w pokoju - osobowym wraz ze śniadaniem, pokój musi posiadać łazienkę (TV opcjonalnie) w założeniu dzień przed i między dniami szkolenia Zastrzeżenia Ilość osób korzystających z wyżywienia oraz noclegu może ulec zmianie. W przypadku nieparzystej liczby osób tej samej płci Wykonawca zobowiązuje się zakwaterować część Uczestników/czek w pokojach jednoosobowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej zmiany ilości osób korzystających z wyżywienia i noclegu. Sposób informowania o w/w zmianach zawarty zostanie w umowie z Wykonawcą. 2. Wybór oferty Kryteria oceny oferty, informacja na temat wag punktowych lub procentowych do poszczególnych kryteriów oceny oferty oraz informacja na temat sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium Podstawą oceny oferty jest uzupełniony i podpisany Formularz ofertowy (załącznik) wraz z wymaganymi dokumentami (patrz: pkt 4 Wykaz wymaganych dokumentów). Poniżej kryteria oferty oraz informacja o punktach i sposobie ich przyznawania. 3

4 Kryteria oceny oferty Wagi punktowe poszczególnych kryteriów oceny Informacja na temat sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium Kryteria wymagane nie dotyczy Brak informacji lub podpisu w określonych miejscach odrzucenie oferty. Oferta złożona po terminie nie zostanie uwzględniona (wyjątek przedłużenie terminu składania ofert). możność zapewnienia sali o wymiarach min. 50m2, wyżywienia i noclegów dla Uczestników/czek we wszystkich terminach szkoleń lub niemożność zapewnienia tej samej ceny za nocleg Uczestnika/czki w pokoju jednoosobowym w przypadku nieparzystej liczby Uczestników/czek tej samej płci korzystających z noclegu odrzucenie oferty *uwaga: brak informacji traktowany będzie jako niemożność zapewnienia Położenie obiektu Cena z VAT wynajmu sali szkoleniowej za dzień (dzień = 9 godz. zegarowych + możliwość skorzystania z sali na godzinę przed zajęciami i godzinę po zajęciach) Cena z VAT noclegu Uczestnika/czki w pokoju 2- osobowym (w przypadku nieparzystej liczby osób tej samej płci Wykonawca zobowiązuje się zakwaterować część Uczestników/czek w pokojach jednoosobowych bez zwiększenia ceny noclegu za osobę) - obiekt w granicach administracyjnych miasta Krakowa do 2 km w linii prostej od Rynku Głównego 0 pkt, - powyżej 2 km w linii prostej od Rynku Głównego 0 pkt - 0 pkt cena nieprzekraczająca budżetu projektu, - 0 pkt cena przekraczająca budżet projektu do max 0%, - oferta której koszt wynajmu sali szkoleniowej przekracza 0% stawki budżetu zostanie odrzucona. 5 pkt - cena nieprzekraczająca budżetu projektu, - 0 pkt - cena przekraczająca budżet projektu do max 0%, - oferta której koszt noclegu przekracza 0% stawki budżetu zostanie odrzucona. Brak informacji lub położenie obiektu poza granicami administracyjnymi odrzucenie oferty. Ocenie podlega stawka noclegu jednej osoby w pokoju dwuosobowym. Śniadanie wliczone jest w koszt noclegu. 4

5 Cena z VAT noclegu Trenera/ki w pokoju - osobowym Cena z VAT wyżywienia jednej osoby za dzień tj. serwis kawowy ciągły, obiad Cena z VAT kolacji dla jednej osoby Termin uregulowania zobowiązania - 5 pkt - cena nieprzekraczająca budżetu projektu, - 0 pkt - cena przekraczająca budżet projektu do max 0%, - oferta której koszt noclegu przekracza 0% stawki budżetu zostanie odrzucona. - 7 pkt - cena nieprzekraczająca budżetu projektu, - 0 pkt - cena przekraczająca budżet projektu do max 0%, - oferta której koszt wyżywienia przekracza 0% stawki budżetu zostanie odrzucona. - 3 pkt cena nieprzekraczająca budżetu projektu, - 0 pkt - cena przekraczająca budżet projektu do max 0%, - oferta której koszt kolacji przekracza 0% stawki budżetu zostanie odrzucona. - 5 pkt termin powyżej 30 dni od dnia wystawienia faktury - 0 pkt - oferta z terminem zapłaty do 30 dni. Ocenie podlega stawka noclegu jednej osoby w pokoju jednoosobowym. Śniadanie wliczone jest w koszt noclegu. Wyżywienie propozycje menu 0-0 pkt Punkty przyznane na podstawie zaproponowanych zestawów. Ranking ofert uwzględniający wagę produktów i opis zaproponowanych zestawów. Dopuszcza się możliwość uwzględnienia przy punktacji opinii klientów obiektu. Jakość sali szkoleniowej / konferencyjnej: Zapewnienie tej samej sali szkoleniowej we wszystkich terminach szkolenia 0-3 pkt za każdy podpunkt (załącznik), maksymalna ilość punktów - 5 pkt - gwarancja tej samej sali szkoleniowej we wszystkich terminach szkolenia 5 pkt, - brak gwarancji 0 pkt Informacje w formularzu muszą dotyczyć sali której zdjęcie stanowi załącznik do oferty. W przypadku oferty kilku sal wymagane są oddzielne opisy i odpowiadające im zdjęcia. Wówczas w procesie oceny wyciągana jest średnia z oceny poszczególnych sal. 5

6 Bezpłatne wyposażenie dodatkowe tj. w przypadku awarii możliwość wypożyczenia rzutnika - możliwość wypożyczenia rzutnika - 5 pkt, - brak możliwości - 0 pkt W przypadku ofert o takiej samej liczbie punktów (zwycięskich) decydująca będzie informacja o dodatkowych atrakcjach oferowanych bezpłatnie Uczestni/cz/kom i Trener/k/om przez obiekt. Oferent wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski na potrzeby procesu wyboru oferty zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych. 3. Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które powiązane są z prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i/lub Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz (Partner) oraz osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i/lub Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz oraz osobami wykonującymi w imieniu prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 5% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Osobą dokonującą wyboru oferty jest Sylwia Cichowska (Kierownik Projektu). Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wykonawca musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Wykaz wymaganych dokumentów Wypełniony i podpisany formularz oferty (załącznik), Zdjęcia oferowanej sali/sal szkoleniowej/ych (widoczna cała sala), Zdjęcia pokoi lub odpowiedni link do strony www Oferenta, Zdjęcie obiektu (Hotel / ośrodek szkoleniowy), Przykładowe menu obiadu (min 3 zestawy), przerwy kawowej, śniadania oraz kolacji w ramach zaproponowanej ceny Istnieje możliwość otrzymania formularza oferty w wersji Word kontakt: szkolenia@rozviyak.comtel

7 Załącznik FORMULARZ OFERTOWY do Zapytania ofertowego nr 7/ROZVIYAK PROFESJONALNY/204 w związku z realizacją projektu DRK/POKL /5/06/202 ROZVIYAK. Profesjonalny trener organizacji współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. OFERTA NA USŁUGI HOTELOWE, CATERINGOWE ORAZ WYNAJEM SALI SZKOLENIOWEJ (*w razie oferty częściowe niepotrzebne skreślić) Miejscowość, data. Kryteria wymagane Dane wykonawcy /nazwa, adres, informacje rejestrowe: nip, regon, nr KRS/:... Miejsce świadczenia usługi /nazwa, adres/:... Dane kontaktowe w sprawie oferty /imię i nazwisko, telefon/:... Adres e- mail do kontaktu w sprawie oferty:... Termin realizacji usługi (dostępność sali/sal) Termin Dostępność obiektu / 2 Nazwa/numer oferowanej sali szkoleniowej II III IV VI VI Właściwe zaznaczyć krzyżykiem 3 Nr/nazwa umożliwiająca weryfikację, czy jest to ta sama sala we wszystkich terminach szkoleń 7

8 A) Oświadczam, iż posiadamy uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia i jeśli nasza oferta zostanie wybrana zobowiązuję się przed podpisaniem umowy przedłożyć do wglądu dokumenty potwierdzających spełnienie wymagania. B) Oświadczam, iż posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponujemy osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. C) Oświadczam, iż znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. D) Oświadczam, iż nie jesteśmy powiązani z firmą prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz (Partner) oraz osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz oraz osobami wykonującymi w imieniu prorozvoyovo s.c. Sylwia Cichowska, Rafał Cichowski i Dialog Plus Psychologiczna Akademia Umiejętności Grażyna Ślifierz czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 5% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. E) Oświadczam, iż obiekt świadczenia usługi jest zlokalizowany w obrębie granic administracyjnych miasta Krakowa. Położenie obiektu (ZAZNACZYĆ ODPOWIEDNIE): w obrębie granic administracyjnych miasta Krakowa do 2 km w linii prostej od Rynku Głównego w obrębie granic administracyjnych miasta Krakowa powyżej 2 km w linii prostej od Rynku Głównego F) Gwarantuję dostępność noclegów i wyżywienia dla Uczestników/czek i Trenerów/ek szkolenia we wskazanych terminach dostępności sali G) W przypadku nieparzystej liczby osób tej samej płci korzystających z noclegów zobowiązuje się zakwaterować część Uczestników/czek w pokojach jednoosobowych bez zwiększenia ceny noclegu za osobę. H) Oświadczam, że obiekt posiada lub jest w stanie zorganizować udogodnienia pozwalające na udział w szkoleniach osobom z niepełnosprawnością ruchową I) Oświadczam, że istnieje możliwość bezkosztowego przeniesienia terminu szkolenia w uzasadnionych przypadkach.. (czytelny podpis Wykonawcy) 8

9 2. Kryteria oceny oferty: A) Ceny: Lp. Nazwa Jednostka miary Ilość Cena jednostkowa netto VAT % Cena jednostkowa z VAT Wynajem sali szkoleniowej Dzień = 9 godz. zegarowych + możliwość skorzystania z sali na godzinę przed zajęciami i godzinę po zajęciach 2- a Obiad oraz ciągły serwis kawowy osoba/dzień 2- b Kolacja osoba/sztuka 3-a Nocleg dla Uczestnika/czki - w cenie noclegu śniadanie Nocleg os./ pokój dwuosobowy 3- b Nocleg dla Trenera/ki- w cenie noclegu śniadanie Nocleg os./ pokój jednoosobowy Termin zapłaty 4 : Uwagi: Do 30 dni Powyżej 30 dni... B) Wyżywienie: Załącznik proponowane zestawy obiadowe (min. 3 propozycje, w tym wegetariańska), w tym informacja o wadze produktów Załącznik propozycja kolacji Załącznik propozycja śniadania 4 Właściwe zaznaczyć krzyżykiem 9

10 Załącznik propozycja przerwy kawowej Uwagi: C) Informacja o obiekcie (hotelu/ośrodku szkoleniowym): Informacja o obiekcie, położeniu, dojeździe, liczbie sal szkoleniowych i pokoi, dodatkowych atrakcjach oferowanych bezpłatnie Uczestni/cz/kom i Trener/k/om:... Załącznik zdjęcie obiektu Standard pokoi i ich wyposażenie:... Załącznik zdjęcie przykładowego pokoju dwuosobowego, który będzie oferowany Uczestni/cz/kom lub odpowiedni link do strony www Oferenta D) Jakość sali szkoleniowej / konferencyjnej: ppkt : warunki sanitarne i bezpieczeństwo /tj. dostęp do toalety (położenie), liczba toalet i czynności porządkowe, informacja o wyjściu ewakuacyjnym, apteczce, gaśnicy/:... ppkt 2: warunki przestrzenne /położenie na terenie obiektu, wielkość sali, informacja o pomieszczeniach przylegających do sali/:... ppkt 3: warunki akustyczne i oświetlenie / dostęp do światła dziennego, możliwość zaciemniania sali, informacja o nagłośnieniu i przedmiotach wpływających na głośność/: 0

11 ppkt 4: warunki jakościowe /informacja o klimatyzacji i możliwości przewietrzenia pomieszczenia, kolorystyka ścian, typ podłogi: wykładzina dywanowa, płytki /:... ppkt 5: wyposażenie /typ krzeseł, informacja o dostępie do internetu, informacja o flipcharcie z zapasem papieru i ekranie do wyświetlania obrazów z projektora multimedialnego/:... Załącznik zdjęcie całej/ych oferowanej/ych sal/i szkoleniowej/ych E) Bezpłatne wyposażenie: w przypadku awarii możliwość wypożyczenia rzutnika.... (czytelny podpis Wykonawcy)