Wrocław, dn. 18 czerwca 2012r.

Transkrypt

1 Wrocław, dn. 18 czerwca 2012r. ZAPYTANIE OFERTOWE Numer kzk.d.zo (zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) Zapytanie ofertowe na wynajem sal, catering oraz noclegi w ramach projektu KADRY Z KLASĄ szkolenia dla kucharzy i menedżerów firm z dolnośląskiego sektora hoteli i restauracji, numer projektu WND-POKL / Zamawiający: EKSPERT Maciej Mrozek Biuro Projektu: Rynek 35, Wrocław, IV p. Biuro firmy: Fabryczna 11, Bydgoszcz tel , faks wroclaw@ekspert-szkolenia.pl 2. Określenie przedmiotu zamówienia Zakup usług noclegowych i gastronomicznych Wynajem sal, catering oraz noclegi w ramach projektu KADRY Z KLASĄ szkolenia dla kucharzy i menedżerów firm z dolnośląskiego sektora hoteli i restauracji, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL Priorytet VIII działanie Kody CPV zamówienia Wspólny Słownik Zamówień Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Usługi hotelarskie Pola kempingowe i inne miejsca noclegowe, inne niż hotelowe Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi podawania napojów Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości stanowiących własność 3. Zakres przedmiotu zamówienia 1. Wynajem sali szkoleniowej na potrzeby realizacji szkoleń. 2. Usługi gastronomiczne: wyżywienie uczestników szkolenia oraz trenera (śniadania, obiady, przerwy kawowe). 3. Usługi noclegowe dla uczestników szkoleń. 4. Inne (bezpłatne) usługi oferowane przez ośrodek konferencyjny / hotel. 4. Szczegółowy opis zamówienia Czas trwania szkolenia: 2 dni szkoleniowe Liczebność grupy: 14 osób + trener. Lokalizacja szkoleń: na terenie województwa dolnośląskiego. Terminy zjazdów: Grupa 1 weekendowa: lipca 2012 Grupa 2 tygodniowa: lipca 2012 Ilość noclegów przypadająca na uczestnika/trenera na 1 zjazd: 1 (trener i uczestnicy)

2 Struktura pokoi: pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe. Osobne pokoje dla kobiet i mężczyzn. Ostateczna liczba noclegów zostanie podana na 3 dni przed szkoleniem. Wyżywienie: Dzień I Obiad (wszyscy uczestnicy + 1 x trener) 2 x przerwa kawowa (wszyscy uczestnicy + 1 x trener) Dzień II śniadanie (tylko dla osób korzystających z noclegu) obiad (wszyscy uczestnicy + 1 x trener) 2 x przerwa kawowa (wszyscy uczestnicy + 1 x trener) Agenda szkolenia: Dzień I Blok szkoleniowy (1) Przerwa kawowa Blok szkoleniowy (2) Przerwa na obiad Blok szkoleniowy (3) Przerwa kawowa Blok szkoleniowy (4) Dzień II Blok szkoleniowy (5) Przerwa kawowa Blok szkoleniowy (6) Przerwa kawowa Blok szkoleniowy (7) Przerwa na obiad Blok szkoleniowy (8) Godziny drugiego dnia mogą ulec zmianie przesunięcie o godzinę (rozpoczęcie zajęć o godzinie 08.00, zakończenie o 15.00). Zapytanie odnosi się do zorganizowania wszystkich lub wybranych zjazdów szkolenia. 5. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej, miejsca szkolenia oraz pozostałych warunków organizacji uwaga, wszystkie wymagania muszą zostać spełnione, niespełnienie chociaż jednego dyskwalifikuje ofertę: 1. Lokalizacja obiektu, w którym odbędzie się szkolenie: na obszarze województwa dolnośląskiego. 2. Sala szkoleniowa: A) Wyposażenie sali szkoleniowej: flipchart z papierem pisaki ekran do prezentacji slajdów rzutnik multimedialny (projektor) przedłużacz stolik na sprzęt audio-video Ustawienie stołów w tzw. podkowę (literę U) B) Miejsca siedzące dla liczby osób wskazanej w formularzu cenowym. C) Możliwość przestawiania stołów w przypadku pracy w grupach. D) Sala szkoleniowa musi mieć dostęp do światła dziennego (posiadać okna) oraz możliwość zaciemnienia. E) Sala musi być odrębnym pomieszczeniem, niezależnym od sali restauracyjnej. F) Sala nie może być zaadaptowanym pokojem hotelowym. G) Możliwość oznakowania sal szkoleniowych dostarczonymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami PO KL.

3 H) Przerwa obiadowa uwzględnia ciepły posiłek oraz napój. I) Możliwość wieszania kart flipchartów oraz innych materiałów dydaktycznych na ścianach lub w przygotowanych do tego miejscach. J) Możliwość zamykania sali na klucz podczas przerw. K) W sali szkoleniowej musi być miejsce do swobodnego poruszania się uczestników podczas pracy w grupach. 3. Przerwy kawowe: 2 dziennie (minimum: kawa, herbata, ciastka, zimne napoje). 4. Po wymeldowaniu nocujących uczestników bezpłatnie dostępna zamykana przechowalnia bagażu. 5. Zaplecze sanitarne (toalety) w pobliżu sali szkoleniowej. 6. Pomieszczenia, w których będą przebywać uczestnicy szkolenia muszą mieć zapewnione zaplecze do przeprowadzenia zajęć/szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe. 7. Rozliczenie noclegów oraz posiłków na podstawie rzeczywistego zużycia. 8. Możliwość bezkosztowej zmiany terminów realizacji zamówienia. 9. Bezpłatne kolacje i śniadania dla osób korzystających z noclegu (bezpłatne świadczenia: dzień 1: kolacja, dzień 2: śniadanie). 10. Bezpłatne wyżywienie 1 (jednego) trenera (świadczenia: dzień 1: przerwa kawowa, obiad, przerwa kawowa; dzień 2: przerwa kawowa, obiad, przerwa kawowa). Zapytanie odnosi się do zrealizowania wszystkich elementów przedmiotu zamówienia. 6. Realizacja oferty Czas realizacji oferty: 2 dni ( lub ) lub 4 dni ( i ). 7. Sposób przygotowania oferty Ofertę należy przygotować w formie pisemnej na załączonych formularzach formularzu cenowym oraz formularzu ofertowym wraz z niezbędnymi załącznikami. 7. Miejsce i sposób złożenia oferty Oferty należy dostarczyć do Biura Projektu w wybrany z 4 sposobów: 1) drogą elektroniczną (skan) na adres wroclaw@ekspert-szkolenia.pl; 2) faksem na numer ; 3) osobiście na adres EKSPERT Maciej Mrozek, Biuro Projektu: Rynek 35, Wrocław, IVp.; 4) przesłać pocztą lub kurierem na adres EKSPERT Maciej Mrozek, Biuro Projektu: Rynek 35, Wrocław, IVp. 8. Termin złożenia oferty r. do godziny Termin rozstrzygnięcia zapytania ofertowego r. po godzinie Informacje dotyczące zamówienia O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej czynności lub działalności;

4 posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia; oświadczą zgodnie z prawdą, że nie toczy się przeciwko nim postępowanie o umyślne przestępstwo ani umyślne przestępstwo skarbowe. 11. Informacje dotyczące wyłączenia z realizacji zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia zostają wyłączone podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez: Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 12. Kryteria oceny oferty Przy ocenie oferty będą brane pod uwagę następujące elementy: 1) cena brutto wartość wagowa oceny cena brutto : 40% maksymalna ilość punktów: 40 Punkty za kryterium cena brutto zostaną obliczone wg następującego wzoru: cena oferty najtańszej cena oferty badanej x 40 = ilość punktów 2) odległość wartość wagowa oceny odległość : 40% maksymalna ilość punktów: 40 Punkty za kryterium odległość zostaną przyznane według następującego wzoru: Najmniejsza odległość podana w ofertach Odległość oferty badanej x 40 = ilość punktów Odległość będzie liczona na podstawie odległości wykazanej w Google Maps od adresu biura projektu (Rynek 35, Wrocław) do adresu miejsca wskazanego przez oferenta w formularzu ofertowym, w którym odbędą się szkolenia. 3) oferta bezpłatnych usług oferowanych przez ośrodek wartość wagowa oceny oferta bezpłatnych usług oferowanych przez ośrodek : 20% maksymalna ilość punktów: 20 Punkty za kryterium oferta bezpłatnych usług oferowanych przez ośrodek zostaną przyznane według następującego wzoru: Internet bezprzewodowy w sali szkoleniowej: 7 punktów

5 Bezpłatne korzystanie z ksero, skanera, faksu i drukarki (bez limitu): 7 punktów [inna bezpłatna usługa oferowana przez ośrodek]: 3 punkty [inna bezpłatna usługa oferowana przez ośrodek]: 3 punkty 13. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty O wyniku postępowania Zamawiający niezwłocznie zawiadomi drogą elektroniczną wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Jeśli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 14. Kontakt z Zamawiającym: EKSPERT Maciej Mrozek, Biuro Projektu: Rynek 35, Wrocław, IV p. Osoba do kontaktu: Joanna Kotarska, wroclaw@ekspert-szkolenia.pl, tel