Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1 Dom Szkoleń i Doradztwa Aleksandra Mykowska ul. Tarnowskiego 6/ Kraków ZAPYTANIE OFERTOWE DSD/03/2011/H Kraków, r. Dotyczy zamówienia prowadzonego zgodnie z zasadą konkurencyjności na wynajem sal szkoleniowych, usługi cateringowe oraz noclegi dla trenerów i uczestników szkoleń na potrzeby realizacji Projektu, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki: Kluczowe Kompetencje w Biznesie, nr umowy WND-POKL / ZAMAWIAJĄCY Dom Szkoleń i Doradztwa Aleksandra Mykowska ul.tarnowskiego 6/1-2, Kraków Tel Adres strony internetowej zamawiającego: 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE 2.1 Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 223, poz z 2007r) 2.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia nieniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 2.3 Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia etc. W ramach postępowania Zamawiający i Wykonawca przekazują osobiście, faksem lub drogą elektroniczną. 2.4 Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 2.5 Zamawiający nie dopuszcza skladania ofert cząstkowych. 3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest udostępnienie Sali szkoleniowej oraz zapewnienie cateringu w postaci przerw kawowych i przerwy obiadowej oraz noclegu dla trenerów i uczestników szkoleń w okresie listopad 2011 luty Współny słownik CPV usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji usługi restauracyjne i dotyczące podawnaia posiłków usługu bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków hotelarskie usługi noclegowe 3.2 Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie najmu Sali szkoleniowej (kod CPV 551), zgodnej z poniższymi szczegółowymi wymaganiami: 1

2 dostępność sali przez 8h (9:00-17:00) odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, możliwość zorganizowanie stanowisk pracy w podgrupach: co najmniej 4 oddzielne stoliki o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, z możliwością rozstawienia ich w odległości co najmniej 2 m od siebie, rozmiar Sali min. 47m 2 łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdka + przedłużacz), ekran lub przynajmmniej jedna biała ściana (lub bardzo jasna) pionowa ściana, na której można wyświetlać obraz z rzutnika, flipchart, dostęp do Internetu, miejsce na catering, dostęp do toalety (bliski, na tym samym piętrze), klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury, odpowiednia odległość od źródeł hałasu, zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej i/lub bagażu, dostępność miejsc parkingowych dla trenerów, obsługi szkoleniowej oraz uczestników 3.3 Przedmiotem zamówienia są usługi careringowe, zapewniające przerwy kawowe oraz przerwę obiadową dla trenerów i uczestników szkoleń (kod CPC 553/555), zgodnie z poniższymi założeniami: przerwa kawowa będzie się składać z: kawy, herbaty, wody mineralnej, ciastek obiad: zupa, drugie danie, woda, Wykonawca zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia, gwarantowana dostępność usługi w terminach szkoleń. 3.4 Przedmiotem zamówienia są usługi noclegowe dla trenerów oraz uczestników szkoleń (kod CPV 551), zgodnie z poniższymi wymaganiami: usługa noclegu będzie realizowana dla osób zgłoszonych przez Zamawiającego, do 8 osób w ramach każdego dwudniowego szkolenia, usługa noclegu obejmować będzie kolację oraz śniadanie dla osób zgłoszonych przez Zamawiającego, gwarantowana dostępność noclegów w terminach szkoleń. 2

3 3.5 Dodatkowo w ramach niniejszego zamówienia należy uwzględnić następująca zagadanienia: Sala szkoleniowa musi znajdować się w Małopolsce Planowana ilosć osób: 6-11 uczestników plus 1 trener lub uczestników plus 2 trenerów Szkolenie odbędzie sięw dniach listopada 2011r Daty ewentualnych kolejnych szkoleń zostaną będą przekazaywane z minumum dwutygodniowym wyprzedzeniem w formie zapytania o dostępnośc terminu Zamawiający będzie informował o szczegółowym zamówieniu (ilośc osób, menu: w tym dania mięsne i wegetariańskie, ilość noclegów) na 3-4 dni przed planowanym szkoleniem. Zamawiający zastrzega możliwosć zmiany liczby uczetsników szkolenia na 1 dzień przed szkoleniem Zamawiający jest związany umową o dofinansowanie Projketu z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Krakowie. W uwagi na finansowanie Projketu z Europejskiego Funduszu Społecznegi oraz budżetu państwa i możliwe opóźnienia w wpłacie kolejnych transz dotacji, Zamawiający zastrzega, iż minimalny termin płatności wynosi 14 dni. O sytuacji ewentualnych opóźnień z wyżej wymienionych powodów Zamawiający będzie każdorazowo informował Wykonawcę. 4. WYKONAWCY O udzielenie nieniejszego zamówienia mogą ubiegac się Oferenci (hotele, ośrodki szkoleniowe, etc. dysponujące salą szkoleniową, cateringiem i zapleczem noclegowym) spełniające powyższe kryteria oraz dodatkowo: 4.1 akceptują treść zapytania ofertowego, bez zastrzeżeń złożenie oferty uważane jest za akceptację treści zapytania; 4.2 złożą kompletną ofertę, sporządzoną zgodnie z wymaganiami zawartymi w niniejszym zapytaniu; 4.3 posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa, nakładają obowiązek ich posiadania; 3

4 4.4 dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz zasobami umożliwiającymi wykonanie zamówienia; 4.5 znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej, zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia. 5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Planowany termin wynajmu sal oraz zapewnienie cateringu w terminie listopada 2011 r oraz ewentualne kolejne w okresie od listopad 2011 do lutego 2012r 6. MIEJCE REAZLIZACJI ZAMÓWIENIA Małopolska 7. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ WYKONAWCY z ZAMAWIAJĄCYM Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego, celem wyjaśnienia treści zapytania ofertowego: tel , P. Marzena Pilarz Specjalista ds. EFS i administracyjnych mpilarz@domszkolen.com 8. SPOSÓB SPORZĄDZENIA OFERTY 8.1 Oferta powinna zawierać wypełniony załącznik, stanowiący załącznik do niniejszego zapytania, w tym m.in.: Cenę jednostkową netto oraz brutto za jeden dzień (8 godzin) wynajmu sali szkoleniowej Cenę jednostkową netto oraz brutto usługi cateringowej w przeliczeniu na jedną osobę (cena obiadu oraz cena przerwy kawowej) Cenę jednostkową netto oraz brutto usługi noclegowej w przeliczeniu na jedną osobę 8.2 Dodatkowo oferta powinna zawierać: Miejsce położenia sali (adres) wraz ze zdjęciem i opisem wyposażenia Przykładowe menu oferowane w usłudze cateringowej Warunki płatności Termin ważności oferty 8.3 Każda strona oferty powinna zostać parafowana, a oferta musi zostać podpisana przez osobę uprawnioną. Podpis musi być czytelny lub opatrzony pieczęcią imienną. 4

5 8.4 Zamawiający zastrzega, iż w toku postępowania, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od oferentów wyjaśnień, dotyczących treści złożonych ofert. 8.5 Komisyjne otwarcie ofert nastąpi w dniu 18 listopada 2011r. o godz. 11:00 w Siedzibie zamawiającego w Krakowie (30-528), pry u. Tarnowskiego 6/ Komisyjne posiedzenie, rozstrzygające o wyborze Wykonawcy odbędzie się w terminie i miejscu wskazanym w pkt 8.6 niniejszego zapytania. 9. SPOSÓB DOKONYWANIA WYBORU OFERT 9.1 Zamawiający, dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty będzie brał pod uwagę kompleksowość złożonej oferty, zgodnie z poniższymi kryteriami: Cena (podana cena obowiązuje w terminach wypisanych w zapytaniu) 100% (1-4pkt) 9.2 O wyborze najkorzystniejszych ofert Zamawiający zawiadomi tylko podmioty, których oferta została wybrana. 9.3 Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL sztywno skalkulowane koszty na realizację zamówienia, co powoduje iż zastrzega sobie prawo do indywidualnych negocjacji z każdym Oferentem. 10. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 10.1 Ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 18 listopada 2011r. do godz. 10:00 (decyduje data/godzina wpływu na wskazany poniże adres). Oferent powinien sporządzić ofertę w języku polskim, na formularzu, stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. Oferty, które zostaną złożone po terminie, pozostaną bez rozpatrzenia Oferta powinna być dostarczona za pośrednictwem poczty, kuriera lub dostarczona osobiście w zamkniętej kopercie na adres: Dom Szkoleń i Doradztwa Aleksandra Mykowska, ul. Tarnowskiego 6/1-2, Kraków, z dopiskiem: Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr DSD/03/2011/H, Osoba do kontaktu: Marzena Pilarz, tel ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego. 5

6 6